外事文書的寫法

1、外事文書的寫法外事文書是國與國之間，外交代表機構(gòu)和有關(guān)部門進行對外交涉和禮儀往來的書信形式。它必須完全體現(xiàn)國家當前的對外方針政策和有關(guān)法規(guī)。即使是禮節(jié)性函件，假如格式、行文或內(nèi)容不合常規(guī)，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關(guān)系。因此，在外事文書的草擬和發(fā)送方面要求很嚴格，要做到文字嚴謹、準確，客套用語和格式合乎慣例。同時，收發(fā)文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態(tài)度，不能有半點馬虎。幾種外事文書1.照會照會指國家之間用于外交方面有關(guān)事宜的通知，有關(guān)問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態(tài)等方面的外交往來文書。按其重要程度分有正式

2、照會和普通照會兩種。正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成，一般不蓋機關(guān)印章。普通照會由外交機關(guān)或外交代表機關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，如蓋機關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節(jié)或授權(quán)的外交官簽名。正式照會和普通照會的區(qū)別主要在于它們使用范圍不同。正式照會用于：一是重大事情的通知。如國家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，對某國承認、斷交、復(fù)交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國財產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟等重要問題的交涉。三是隆

3、重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對某一件事的非凡重視，也有使用正式照會的。普通照會用于進行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)和交際往來。由于外事文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會。普通照會以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當?shù)馗魍饨淮頇C關(guān)的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會，以及各外交代表機關(guān)用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機關(guān)可寫“各國駐國外交代表機關(guān)”。2.對外函件對外函件，指國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及政府各部門各機構(gòu)寫給外國相應(yīng)人員與機

4、構(gòu)的書信。根據(jù)內(nèi)容情況，凡涉及重要內(nèi)容的，為正式函件；凡屬事務(wù)性和禮節(jié)性的內(nèi)容，并由有關(guān)人員簽署的國家領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信應(yīng)屬外交函件。3.備忘錄備忘錄是一國與別國外交代表機關(guān)之間使用的代表本國政府對某一事件或問題進行外交交涉時，說明有關(guān)事實、立場和法律的觀點，或者辯駁對方觀點，或者重申某些外交會談內(nèi)容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中為了對方便于記錄談話的內(nèi)容避免誤解，可預(yù)先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復(fù)對方的觀點、意見，假如用照會過于鄭重時，可使用備忘

5、錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。4.外事電報外事電報指各級國家部門、機構(gòu)及人員同外國相應(yīng)機構(gòu)及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務(wù)性聯(lián)系而制發(fā)的一種簡要文書。抬頭應(yīng)寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發(fā)電人職銜、全名或機構(gòu)名稱和發(fā)報地點。外事文書的文體要求使用外事文書首先要注重格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構(gòu)使用對外函件，不要用照會格式等等。人稱要與文書格式相適

6、應(yīng)。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關(guān)的名稱。以機構(gòu)名義書寫的對外函件也用第三人稱。簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有非凡情況，如大使作為國家的全權(quán)代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據(jù)實際情況書寫?？吞子谜Z要與格式相適應(yīng)。如普通照會開頭的“向致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關(guān)發(fā)的對外文書也

7、不用這一套語，照會結(jié)尾的致敬語使用時要注重與對方的身份、關(guān)系和場合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應(yīng)緊跟正文后面另起一段。稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡稱。文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時用全稱，以后可用簡稱。有些國家由于發(fā)生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國文字或通用

8、的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注重，應(yīng)符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。我國對外文書格式范例正式照會：國總統(tǒng)閣下閣下：。順致最崇高的敬意。中華人民共和國主席一九九年月日于普通照會例一：通知協(xié)定生效部字第號國駐華大使館：中華人民共和國外交部向國駐華大使館致意，并謹通知如下：中華人民共和國政府對于一九年月日在北京簽訂的中、兩國政府合作協(xié)定已履行了法律手續(xù)。鑒于政府已于一九年月日通知中國駐國大使館，國政府批準了該協(xié)定，根據(jù)協(xié)定第條的規(guī)定，該協(xié)定將

9、自本照會發(fā)出之日起正式生效。順致最崇高的敬意。一九年月日于北京普通照會例二：申述態(tài)度外字第號國駐上?？傤I(lǐng)事館：省人民政府外事辦公室向國駐上?？傤I(lǐng)事館致意，并謹就問題申述如下：。順致最崇高的敬意。一九年月于普通照會例三：申辦領(lǐng)事認證事宜外認字第號國駐上?？傤I(lǐng)事館：省人民政府外事辦公室向國駐上?？傤I(lǐng)事館致意，并請對公司的全權(quán)委托書，計壹份，公證書上省人民政府外事辦公室印章和出國治理處處長簽字予以認證。順致崇高的敬意。一九xx年月日于對外函件例一：吊唁國州州長閣下閣下：驚聞州先生仙逝。我謹代表省政府并以我個人的名義向你，并通過你向州政府和先生的家人，表示深切的哀悼。中國省省長一九九年月日于對外函件例

10、二：通知國駐總領(lǐng)事館：我辦根據(jù)我國有關(guān)部門的決定，現(xiàn)通知貴總領(lǐng)館如下事項：。順致崇高的敬意。一九年月日于便函例一：婉拒親愛的先生：蒙您邀請我參加圣誕晚會，甚為感謝。因我近日身體不適，不能前往，特致歉意。祝您愉快。一九年月日于備忘錄例一：對外表態(tài)國總理致國總理的備忘錄一、中國政府歡迎并且支持一九年月日至日在舉行的會議為促進中兩國解決問題所作的努力。二、。以上兩點只在中雙方官員會晤以前和會晤期間有效，不影響雙方官員在會晤中提出的其他建議和作出的最后決定。一九年月日于注：此件是作為照會附件發(fā)出的備忘錄。備忘錄例二：陳述意見。備 忘 錄根據(jù)州政府關(guān)于簽訂協(xié)定的建議，省政府表示同意進行簽訂該項協(xié)定的談判。省政府的意見，在協(xié)定中應(yīng)包括下列各款：當然上述各款可按雙方愿望補充或變更。請將上述事宜轉(zhuǎn)達貴州政府。一九年月日于注：此件為面交備忘錄電報例一：賀電縣知事閣下：欣聞閣下連任貴縣知事之際，我謹向閣下表示祝賀。祝貴縣在閣下的領(lǐng)