行政公文處理中常見的格式問題分析

1、行政公文處理中常見的格式問題分析行政公文處理中常見的格式問題分析國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦 法（以下簡(jiǎn)稱辦法）、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（以下簡(jiǎn)稱格式） 對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的 公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1.公文格式組成部分中常見的問題 1.1 眉首部分 1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委， 各市河務(wù)（管 理）局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大，略小于XX發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)， 應(yīng)予以糾正。1.1.2. 發(fā)文字號(hào)。 上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略

2、，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號(hào) ,而經(jīng)常用方括號(hào) ，如 某黃辦XX21號(hào)；便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒有右頂格到 邊緣。1.1.3. 簽發(fā)人。有的公文將簽發(fā)人標(biāo)識(shí)為簽發(fā)， 有的將簽發(fā)人姓名居前， 如簽發(fā)： 某某、如某某：簽發(fā)；還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為：簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3 號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星， 可是有的單位黨政不分， 行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對(duì)的。1.2 主體部分 1.2.1標(biāo)題。常見

3、的問題一是字體字號(hào)不規(guī)范， 有用黑體的， 有用宋體加黑的； 有用二號(hào)字的，也有用小二號(hào)字的，不一而足。格式規(guī)定公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字。 二是標(biāo)題中濫用書名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)， 辦法規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名 稱加書名號(hào)外，標(biāo)題中一般不加書名號(hào)；有的單位報(bào)送年度工作總結(jié) 也用書名號(hào)括起來， 有的標(biāo)題中還有頓號(hào)、 逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào) ,不倫不類。1.2.2.正文小標(biāo)題。辦法規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為一、 、（一）、1.、（ 1）。格式規(guī)定小標(biāo)題使用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，但對(duì)四個(gè)層 次的標(biāo)題字體沒有區(qū)別，建議一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)用楷體，三級(jí)用 宋體加黑，四級(jí)同正文。1.2.3.附件。 附件一般在正文之下空

4、一行標(biāo)識(shí)，常見的問題是沒有與正文空開 一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號(hào)。還有就是沒有在附件左上角標(biāo)明附件或者附件 字樣。1.2.4.成文日期?？v向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日 期上，上距正文不到 1 行的空白。如空白過大，就容易被加入其他內(nèi)容。 但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個(gè)常見的問題是將零寫作 0,如二00三年二月一日，正確的 寫法應(yīng)為二O三年二月一日。1.2.5.印章。 印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方,并做到上不壓正文, 下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰,不居中,不端正,或上下壓文等,還有將印章蓋到成

5、文日期以外。1.2.6.附注。公文如有需要說明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注 ,如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系 電話等。常見的問題是請(qǐng)示沒有標(biāo)識(shí)附注, 或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。 1.3.版記部分 1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、 詞目均用黑體標(biāo)引, 且詞目之間空格不均。 規(guī)范的標(biāo)識(shí)主題詞三字用黑體,詞目用小標(biāo)宋體 3 號(hào)字體,詞目 間空一字。此外,還有表外詞不用（）括起來的現(xiàn)象, 黃河水利委員會(huì)公文 主題詞表規(guī)定表外詞用（）括起。1.3.2.抄送機(jī)關(guān)。常見的問題是有的公文還將抄報(bào)和抄送分開， 而不是統(tǒng)一為抄送； 有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時(shí)頂行，而不是與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；再 有就是最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不

6、標(biāo)句號(hào)。1.3.3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā) 日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。2. 公文組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則中常見的問題 2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)a4型，一般每個(gè)頁(yè)面排22行，每行28 個(gè)字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁(yè)面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞 訂、訂位不正等問題。2.2 頁(yè)碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條 4 號(hào)一字線，單頁(yè)碼居左空 一字，雙頁(yè)碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁(yè)碼一律居中，還有的頁(yè)碼兩側(cè)沒有一字線。2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出

7、作為公文的附件單獨(dú)表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的 不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。3. 公文格式中常見的其他問題 3.1.數(shù)字。一般情況下， 在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字， 如表示數(shù)量、 長(zhǎng)度、 高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略法和具有修辭色彩語(yǔ)句中做為詞 素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡(jiǎn)稱 必須是約定俗成的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。為方便行文，如名稱較長(zhǎng)，可在第一次使用時(shí)說明以下簡(jiǎn)稱為 再次使用時(shí)用簡(jiǎn)稱。3.3. 時(shí)間。 盡量避免使用一些交待不夠清楚的時(shí)間概念，如去年、前天等，而應(yīng)寫明

8、具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)，同時(shí)加注公歷年份。3.4. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有將間隔號(hào) 寫為點(diǎn)號(hào)的，如968洪水寫為96.8洪水，山東省志 黃 河志寫為山東省志 .黃河志。還有的連接號(hào)使用不規(guī)范，如 XX年2月2-6日，使用連接號(hào)，應(yīng)占一字的位置，并上下居中4. 規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施 4.1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)規(guī) 范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對(duì)于進(jìn)一步提 高公文的處理效率， 推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開展， 有著十分重要的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個(gè)高度去認(rèn)識(shí)規(guī)范公文格式的 重要意義。各級(jí)要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安 排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守。4.2.加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)適應(yīng)新形勢(shì)下公文處理工作的需要， 必須建 設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂于奉獻(xiàn)的文秘隊(duì)伍。加強(qiáng)文秘人員的政治理論學(xué)習(xí)， 不斷提高他們的理論和政策水平，使之認(rèn)識(shí)到文秘崗位肩負(fù)的重任，樹立一絲不茍、精益求精的工作作 風(fēng)，增強(qiáng)干好工作的自覺性。加強(qiáng)文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè) 務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.3.健全制度，規(guī)范程序各級(jí)各單位應(yīng)根據(jù)辦法和上級(jí)的實(shí)施 意見，相應(yīng)制定本單位公文處理的實(shí)施細(xì)則，建立健全有關(guān)的公文處