麗水市電子公文交換平臺

1、麗水市及各縣（市、區(qū)）協(xié)同辦公系統(tǒng)升級改造項目公文交換操作手冊麗水市電子公文交換平臺用戶手冊麗水市政府信息中心福建榕基軟件開發(fā)有限公司二O四年一月目 錄1 前言 12 升級說明 12.1 實現公文批量簽收12.2 增加公文修改發(fā)布范圍 12.3 修改聯合發(fā)文的工作模式 22.4 增加與OA系統(tǒng)會議管理模塊會議通知的對接 32.5 增加與OA系統(tǒng)領導批示模塊的對接 33 操作指南 43.1 準備工作43.1.1 硬件配置43.1.2軟件配置43.2 系統(tǒng)登錄53.3 程序界面53.4 普通公文發(fā)布63.5 會議通知的發(fā)布113.6 聯合發(fā)文123.7 公文接收183.8 會議通知的接收203.9

2、 領導批示的接收 213.10 消息反饋223.11 常見問題解答（FAQ） 2311電子公文交換平臺以政務網為依托，實現麗水市委、市政府、人大、政協(xié)市 直各單位以及各縣市區(qū)單位之間的電子公文交換。本手冊將為普通電子公文交換平臺的用戶提供操作指南，指導用戶了解，并正確使用系統(tǒng)的操作方法。2升級說明2.1實現公文批量簽收用戶可以在待收公文視圖中，勾選要簽收的公文，然后點擊右上方的簽收 公文，實現公文的批量簽收。2.2增加公文修改發(fā)布范圍用戶可以在公文發(fā)布后，通過修改發(fā)布范圍增加或取消其中的一些接收單 位。麗水市及各縣（市、區(qū)）協(xié)同辦公系統(tǒng)升級改造項目公文交換操作手冊-10 -2.3修改聯合發(fā)文的

3、工作模式用戶使用一般公文發(fā)布的模式分發(fā)聯合蓋章公文，實現多單位同時蓋章2.4增加與OA系統(tǒng)會議管理模塊會議通知的對接用戶可以在0A系統(tǒng)會議管理模塊中發(fā)布會議通知， 當設定接收單位后，會 議通知可以通過公文交換系統(tǒng)下發(fā)給各單位。掙也甲僅奇上市瑋保禺,手才”肇蘭曳手機捋惜席譴迂廣瑋扳遷恩鳴一檢靳的色歐通？0,噩剜亙收！2.5增加與0A系統(tǒng)領導批示模塊的對接用戶可以在0A系統(tǒng)領導批示模塊中操作【送各單位辦理】，系統(tǒng)可以通過 公文交換系統(tǒng)把批示件下發(fā)給各單位。3操作指南3.1準備工作在開始使用電子公文交換平臺系統(tǒng)管理功能之前， 請確認您的計算機是否滿足下列要求:3.1.1硬件配置項目最低配置推薦配置處

4、理器Celeron 500 以上PIII 800內存64M128M硬盤100M500M3.1.2軟件配置項目推薦配置操作系統(tǒng)中文 Windows XP、2000、Win7瀏覽器In ternet Explorer 6.0 以上備注：（1） 在IE中添加本站點為受信任的站點：右擊IE屬性，選擇“安全”選項里的“受 信任”的站點，點擊站點按鈕，按站點加入即可。（2）建議不使用上網助手與 IE插件等等。（如: 3721、雅虎助手等）3.2系統(tǒng)登錄1）確認計算機已正常接入政務網。2） 打開IE瀏覽器，在地址欄輸入相應的公文交換系統(tǒng)的IP地址：如景寧縣：http:/gwjh.jn.ls.local登錄公

5、文交換平臺。如下圖所示：用戶豎*電DC3）在首次登錄的時候建議對頁面上的控件進行下載。4）在登錄頁面上輸入相應單位授予的用戶名和密碼，驗證通過后登錄電子 公文交換平臺。3.3程序界面登錄普通電子公文交換平臺之后的主頁面，如下圖:視圖按鈕：1）待收公文：顯示所有未簽收的電子公文。2）待處理公文：顯示所有已簽收但未處理完的蓋章或會辦文件。3）待跟蹤公文：顯示所有已發(fā)布但未辦結的蓋章或會辦文件。4）已收公文：顯示所有已簽收的電子公文。5）擬發(fā)公文：顯示所有已起草還未發(fā)布的電子公文。6）已發(fā)公文：顯示所有已發(fā)布的電子公文。7）通知公告：顯示各類通知公告，或寫反饋消息給指定單位。8）領導批示：顯示所有領

6、導批示件的簽收、反饋的批示件公文。9）會議管理：顯示所有下發(fā)會議的簽收、反饋的會議通知類公文3.4普通公文發(fā)布電子公文登記:1）登錄系統(tǒng)后，在擬發(fā)公文視圖右上角點擊【新建公文】按鈕，系統(tǒng)生 成一個新的公文登記表單（下圖）；公文發(fā)布2）詳細填寫好公文要素信息：（帶*號項為必填項）發(fā)文字號：如“麗政發(fā)20071號”文件標題：文件的標題，此項為必填項。文件添加：上傳正式成文的公文（.doc、.ceb等文件格式均可）。附件說明：注釋電子文件。主送機關：可通過鍵盤輸入文件主送機關統(tǒng)稱，也可以通過點擊“選擇”按 鈕來選取。抄送機關：與主送機關的操作方法相同。主題詞：可通過鍵盤輸入主題詞，但較為方便的操作方

7、法是點擊“提取”按 鈕，軟件自動從公文標題提取相關的主題詞，然后再根據實際情況加以修改。附注說明：填寫簡要的注釋。印發(fā)機關：填寫印制文件單位。印發(fā)日期：點擊“選擇”按鈕，從彈出的日期對話框選取日期。印發(fā)份數：填寫文件印發(fā)的份數。成文日期：填寫文件草擬的日期。分發(fā)范圍：光標移到該欄，自動復制主送機關、抄送機關欄的內容。用戶可 根據分發(fā)需要，點擊“選擇”增刪單位，但分發(fā)單位必須為系統(tǒng)內存在的單位。3）點擊【保存】按鈕保存此文件，如下圖所示：4）點擊【蓋章】按鈕（注意：插入電子公章u盤）系統(tǒng)將自動跳轉到添加的那份 ceb正式文件界面如下圖所示:1選擇公章；2、蓋章十二K-* L瞬V 1=忑匚-V|t

8、e-馬* Tw 爭 T g誨.明：1蓋章選擇公章方案的請示（麗土資旳 地補償安置方案，請 施*特此批復。1號）悉-經硏究，原則同意該征；安置標準、認真爼織實二O O七年一月十日5）加密：文件格式由.ceb格式轉化為.dat格式6）發(fā)布公文：直接點擊【發(fā)布】按鈕，文件將自動發(fā)送給“分發(fā)范圍”的相應單位，并保存在已發(fā)文件欄。同步發(fā)送“消息”到辦公助手提醒用戶及時收文，如果公文助手不在線，發(fā)送“短信”提醒用戶及時收文； 反之，沒有發(fā)布公文，文件將被保存在擬發(fā)公文欄。7）查看公文接收情況：在已發(fā)公文里，選擇文件，并點擊【接收情況】可查看相應單位是否已接收。如下兩圖所示:芒、簽收蓄呪簽收情況單位名稱簽收

9、人簽收時間8）取消公文發(fā)布：在已發(fā)文件視圖中，選擇文件并點擊【取消發(fā)布】按鈕（下圖）在彈出的對話框中，輸入取消發(fā)布的原因，系統(tǒng)將把該原因自動通知給所有已接收該公文的單位，如果沒有填寫取消原因，該文件則不能被取消發(fā)布。麗水市及各縣（市、區(qū)）協(xié)同辦公系統(tǒng)升級改造項目公文交換操作手冊 取游發(fā)尙請輸入文件取消發(fā)布的原因，系統(tǒng)將把該原固自動通知緒所有 已接收單位.9）修改發(fā)布范圍：在已發(fā)文件視圖中，選擇文件并點擊【修改發(fā)布范圍】 按鈕，在彈出的對話框中，分發(fā)范圍中可以增加或取消分發(fā)單位，然后點擊確定。10）重新發(fā)布公文件：取消發(fā)布公文后，可直接修改相關信息，并保存重新發(fā)布。如果不需要發(fā)布該文件，直接點擊

10、刪除按鈕【注意】：關于公文要素：公文要素信息中的“發(fā)文字號”、“標題”、“正文”和“發(fā)布范圍” 等帶*號的項目為必填項，不得為空，請公文發(fā)布單位認真填寫。 發(fā)文機關名稱、發(fā)文字號等為常用字段，系統(tǒng)提供輸入記憶功能， 第一次填寫后，下次登記可通過相應【選擇】按鈕選擇輸入內容。 發(fā)文機關，即公文的發(fā)送機關（如“市發(fā)改委”）。發(fā)文字號，由機關代字（如“市發(fā)改委” ）+發(fā)文年號（如“ 2007”） +發(fā)文序號（如“ 35”）組成。成文日期，可以通過選擇方式輸入。3.5會議通知的發(fā)布電子公文登記：流程【新建會議通知】-【填寫基本信息】-【發(fā)布通知】-【接收情況查看】【回復情況查看】21 -具體操作參照普

11、通公文發(fā)送。壬陽| y:灘二用葯T左和岀岌島欖還會邊通知i稱治謹師卅吃盧研詰沖間JOW-M-叫 31；刃;_JQ 煤耐區(qū) B1I-JJ S4 Sl;BT；g&緘 s* rj 為丄 M- ir ：E 3 3 x J. HlrTAiJ T D 1 Vj.r - z寸憂工作變也主持人主辦單愷期出咱才帕仿気趾仙港監(jiān)替盹憎常上傳陰水市確辦工毘系電詁送芝誘跆V匚占圧時言特！查看反饋情況:3.6聯合發(fā)文【新建公文】-【填寫基本信息】-【添加正式公文】-【保存】-【制版】-【A單位蓋章】-【轉蓋章】-【B單位蓋章】-【回復給 A單位】-【A單位刷新】- 【加密】T 【發(fā)布公文】 T【接收情況查看】1）新建公文

12、2）填寫基本信息3）添加正式公文4）保存5）制版6）蓋章以上步驟參照普通公文發(fā)送7） 選擇在【分發(fā)范圍】選擇發(fā)布范圍B后，點擊保存，如圖Q Sfc H-_ Jtfr | _| fIB| 胡|豊章公文8）轉蓋章，點擊【轉蓋章】按鈕，如圖點擊確定，這份文件就發(fā)送給“ B單位”：o 您確走要轉蓋章f其于職參任免的請示嗎言9） B單位蓋章1、B單位操作如下：進入公文交換平臺，在待收公文一欄中找到需要蓋章的信息，一般是 “轉蓋章XXX ”的消息，點擊進入，如圖C J 3 D U0*1r Ht MH W* E UH =畀 Hk uaai廣百 4常 r u *A 9E干尸毎fflE-t-iz-m a so

13、zMHX3L DHl號r.Ml BUB i.i% 尹“寸導號呼Uli Im膻曰上蠢2i fl M u伺披匸*主丹i 杠ak ez* a前*ai Rutrx -培*品胡R0n.ILf-gj-EE- L9 45 Bft 土立Katsn ewi-x2、蓋好章的公文就出現在已發(fā)公文里，點擊進入，打開ceb文件，蓋章已經自動更新。鼻| F I訊召比*齧 虎I 館*&壬彌St近屯LSHP?1 ISh 時序號年希養(yǎng)*KArTWtiMin li* tiMJiBT - ri . dtt IHOI 譽理宙任駙酹師VIt機污 is*吊*;*S?押卻卿3an-S3He 陽.iBitfjftwCi 左布aus砂和E啊垂

14、CPSdl*UJ-B-i4FHIML已r嶺隹:ME徒位3、A單位點擊蓋章完畢，系統(tǒng)將自動新建一份擬發(fā)公文。4、A單位打開擬發(fā)公文，進行加密、發(fā)布，操作同普通公文。5、如果需要B單位、C單位蓋章，只需要在新建公文時分發(fā)范圍中選擇兩個單位，保 存后點擊【轉蓋章】即可。分發(fā)范圍3麗水市壞保局麗水市統(tǒng)計局選擇3.7公文接收接收電子公文：1）接收電子公文：登陸電子公文交換平臺后，在“待收公文”頁面，可以 看到所有未簽收的電子公文，如下圖所示：J X QLIHi査RiHCi賓時*帯油7-百雄好._己集墜立iE m -ss y卯L:譽Bi&BA-ft無lew5&星迎目整工咖1?啊曲九向5SAX_|卓阿窗I隹

15、沖巨Xi他二直 輸比日事 * 1192$ 夏沖祎直丈加WRITP) BIUF1E 竜S+rErffR 辛汕岸年尺尸toH：i MirT+rEJFfi*?M4-g-Oi C snHK-1E11 阪需文件恫邑蔭謨?yōu)镾遅諄帕旨畏;此站丈侔査與35L4-13-Q1 S；：l.喬術環(huán)喘司袁齊王送機黃icteW酌注滬遼叩委壓克訂有煨uR印發(fā)乩持ETHm卽專跡T曲曳冃碉Wfi-0P-3S3）在公文查收頁面可以執(zhí)行下列操作：【簽收公文】：單擊該按鈕，系統(tǒng)會提示簽收成功，并可以查看、下載該 電子公文的正文和附件。【解密】：針對.dat文件格式需要解密，其它格式無需解密。【反饋】：在不能正常簽收的情況下，可在點擊

16、【反饋】反饋不能接收信 息。（通常能簽收的文件，不再反饋。）【打印】：紅頭紅章打印有份數限制麗水市及各縣（市、區(qū)）協(xié)同辦公系統(tǒng)升級改造項目公文交換操作手冊廠為堺芒 匕 打印 aw打印公文發(fā)布亙它朗主筆吸g誼宏文機捱劇朮韋晞僅IS測克金文譽帝帀云E能1口玄町；K190E-S3C 291CK482S 71MW5OC30 FJs 1.安布說國3DH-12-Qi 30:00麗術市環(huán)惶烏為布瓷臨說詞jrU-12-nf麗水市財IT；局剛憶【黑章打印】：虛章打印，沒有份數限制4）在線查看和下載正文和附件：在線瀏覽：若計算機上已安裝相應格式的正文和附件的閱讀軟件（如Microsoft Word、apabi R

17、eade等），則用鼠標單擊正文和附件，可以實現在線查看；文件下載：用鼠標右鍵單擊要下載的電子公文，選擇【目標另存為】 菜單項選擇文件存放目錄執(zhí)行【保存】。【注意】：1）在簽收電子公文之前，只能查看公文要素信息，不能查看、下載電子公 文的正文和附件內容。2）單擊待收公文進入公文瀏覽界面后，系統(tǒng)將自動向發(fā)文單位反饋瀏覽單 位、瀏覽時間；執(zhí)行簽收按鈕之后，將自動反饋簽收單位、簽收時間。3.8會議通知的接收流程如下：具體操作參照普通公文接收【待反饋會議通知】-【回復與會人員信息】-【打印】會議通知一*二，時何；三、四，就程1 討徒卜月上惟卄毘主辦單隹；雷肢審主持：曙朮內走甘 出瞎人出處爼豊宙朮幣石祐B

18、.f*SAM =秋較憧；B3水市feiSSJ六、A,扎*KM 至 2&H-U-25 10 00way3.9領導批示的接收流程如下：具體操作參照普通公文接收【待收公文】 -【簽收】-【查看正文】-【辦理反饋】或【申請延期】測試頓導批示嗎IftlMHWEstl.時毛響EF! 1*耳旦sail-lz-zl利*1坤2D15-131-I導葉詢丐ani-12-21It na耘豈隹豐-1巾司!TTT8至辦徃融扌幣論耳23麗水市及各縣（市、區(qū)）協(xié)同辦公系統(tǒng)升級改造項目公文交換操作手冊電*導批曲總JtT.shL-磯尸擄甘；凱丹訕堆H草申苗曰胡1已潘過3Qli-12-25tert阪力內爲反IZ內宵PHft13P1

19、I4-12-M祥見附件3.10消息反饋查看、接收消息反饋：1）接收消息反饋的入口：點擊“通知公告”視圖，可以看到所有待收和已收的消息反饋信息2）點擊并打開要瀏覽的一條文檔，便可閱讀詳細內容發(fā)送消息反饋:1）在首頁中，點擊【新建公告】按鈕，系統(tǒng)生成一個新的通知登記表單；2）準確填寫通知的要素信息（包括標題、發(fā)布范圍、類型、發(fā)布單位和 發(fā)布時間，其中發(fā)布范圍可從系統(tǒng)單位庫或自定義群組中選擇） 和正文內容;1）執(zhí)行【保存】按鈕；2）執(zhí)行【發(fā)布】按鈕，該通知便發(fā)送給所選擇的發(fā)布范圍。3）在文件簽收后視需要手工執(zhí)行【反饋】，也可以發(fā)布相關反饋信息3.11常見問題解答（FAQ）我為什么不能下載電子公文：原因：電子公文在簽收之后才能下載我為什么不能查看文件內容:原因：沒有