合同檔案管理辦法

1、合同檔案管理方法1. 目的為進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司 合同管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化，特制定本方法。2. 適用范圍 本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、 合同文 本不包含勞動合同 。3. 合同檔案管理原那么3.1 合同檔案由公司人事行政部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完 整、完全和有效利用。3.2 人事行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公 司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。3.3 需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同 承辦部門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同工程需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工 非經(jīng)總經(jīng)理允

2、許不得作承辦人。4. 合同文檔的管理方法4.1 合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號。4.2 合同編號規(guī)那么： 承辦部門名稱首字母 名稱縮寫，選三個字母 合同簽署年、月份六位順序號三位 。例如： CWB202102 001財務(wù)部 2021年 2月份第 1號合同4.3 合同管理實行承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度， 承 辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門主管為第一責(zé) 任人，承辦人為直接責(zé)任人。審查會簽部門對應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未 提出的，應(yīng)當(dāng)承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任。4.4 公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約， 作出承 諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。4.5

3、 合同承辦部門和人事行政部應(yīng)分別建立合同臺賬， 實行履行跟 蹤報告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由人事行政部保管，承辦部 門只留存影印件。4.6 保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明 原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。4.7 人事行政部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作， 要以原始記錄為依 據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。4.8 各部門員工可在人事行政部查閱合同文檔， 確因工作需要須借 出查閱，須進(jìn)行登記，方可在人事行政部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印 件借出。合同原件無特殊情況不得外借。4.9 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處分5. 合同文檔的移交5.1 各部門在正式簽署合同后， 須在一周內(nèi)將合同正本原件移交人 事行政部存檔。5.2 移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層 次清楚，符合其形成規(guī)律。 倘假設(shè)合同發(fā)生變更， 那么合同編號不予改變。5.3 合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方 簽字認(rèn)可前方可完成交接手續(xù)。合同管理臺賬序號合同編號合同名稱合同當(dāng)