提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設方法策略

1、提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設方法策摘要：檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對于各 種大型機構都十分的重要，對于事業(yè)單位而言，檔案管理工 作具有重要的意義。在現(xiàn)階段下，我國事業(yè)單位的檔案管理 工作還有一些不足，管理人員一定要意識到檔案管理工作的 重要性。本文主要找出當前我國事業(yè)單位檔案信息化過程中 存在的不足并提出提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設的方 法。關鍵詞：事業(yè)單位檔案信息化管理不足 方法0引言檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對于各種大 型機構都十分的重要。事業(yè)單位是指以增進社會福利，滿足 社會文化、教育、科學、衛(wèi)生等方面需要，提供各種社會服 務為直接目的的社會組織。事業(yè)單位不以

2、盈利為直接目的， 其工作成果與價值不直接表現(xiàn)或主要不表現(xiàn)為可以估量的 物質(zhì)形態(tài)或貨幣形態(tài)，事業(yè)單位包括一些有公務員工作的單 位，是國家機構的重要分支；我國的事業(yè)單位主要包括各級 黨政機關，教科文衛(wèi)，以及新聞出版、體育、環(huán)境監(jiān)測、城 市建設、某些機關的附屬機構以及法律服務所等，覆蓋了人 們社會生活的方方面面。事業(yè)單位的職能在市場經(jīng)濟條件 下，市場對資源的配置起基礎性作用，起著維護國家和社會 的效率、平等和穩(wěn)定的作用。對于事業(yè)單位來說，其檔案信 息不僅記錄著我國社會、經(jīng)濟的發(fā)展，也關系著事業(yè)單位人 才的考核和培養(yǎng)，因此，事業(yè)單位內(nèi)的檔案有著極為重要的 作用。在以往的時間內(nèi)，事業(yè)單位的檔案管理工作都

3、沒有做 到位，實際上，檔案管理工作是我國事業(yè)單位工作的基礎和 重點，對領導者的正確決策有重要參考價值。近年來，隨著 網(wǎng)絡和各項新型檔案管理軟件產(chǎn)生與發(fā)展，這對我國事業(yè)單 位中傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生重要的沖擊和影響，促使檔案 管理工作朝著信息化、技術化的方向發(fā)展，新時期下現(xiàn)代科 技的發(fā)展對檔案管理工作來說是一種巨大的挑戰(zhàn)，同時也為 檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供了良好的機會。因此，在現(xiàn)階段 下，加強事業(yè)單位的檔案信息建設是事業(yè)單位改革中面臨的 重要問題。1當前我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題1.1目前，大多數(shù)事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才 檔案管理人員是實施檔案管理工作的主體，其專業(yè)素養(yǎng)決定 著事業(yè)單

4、位檔案管理工作水平的高低，目前在我國的大部分 事業(yè)單位中，專業(yè)的檔案管理人才都比較匱乏，在職的檔案 管理人員普遍年級偏大，沒有受過正規(guī)的檔案管理訓練，也 難以適應信息化水平下的檔案管理工作，加上很多檔案管理 工作在平時的工作中不夠認真仔細，敷衍了事，缺乏工作的 責任心，更沒有去主動完善檔案中缺乏的信息，導致我國事 業(yè)單位中的檔案管理工作混亂不堪。1.2事業(yè)單位管理層對檔案管理工作以及檔案管理制 度重視程度不足 目前，我國事業(yè)單位的提拔制度決定了事 業(yè)單位管理層都是通過一步步的實踐能力的考核晉升而來， 他們管理技術精湛，專業(yè)理論豐富，但是大多事業(yè)單位的高 層領導人員對檔案制度都缺乏系統(tǒng)、完善的了

5、解。除此之外, 事業(yè)單位內(nèi)部的考核制度一般只注重工作人員理論知識水 平的考核，一般傳統(tǒng)的觀念認為，只要事業(yè)單位工作人員專 業(yè)理論知識強，能夠與實踐相結合來提高事業(yè)單位的經(jīng)營能 力，就可以從本質(zhì)上提高事業(yè)單位的經(jīng)營管理水平，所以， 事業(yè)單位的領導人員大多只注重人才的培養(yǎng)和引進工作，把 檔案管理工作丟給單位的檔案管理人員來管理。實際上，事 業(yè)單位的檔案管理工作不僅關系到單位上上下下每一位工 作人員的利益，國家的經(jīng)濟利益，所以，從這一層面來講， 事業(yè)單位的管理人員必須重視起單位的檔案管理制度。1.3事業(yè)單位在檔案信息化的建設中沒有指定好嚴格 的交接制度對于事業(yè)單位來說，很少有一個工作人員在同 一個崗

6、位上一直工作直至退休，尤其是檔案管理工作相對枯 燥無味，工作隊伍也非常不穩(wěn)定，變化性較大。檔案管理工 作非常精細，每一個檔案管理人員的工作方式都有所不同。 目前，由于領導對檔案管理工作的重視程度不足，我國大部 分的事業(yè)單位也沒有指定完善的檔案管理人員離職交接手 續(xù)，如果某個工作人員離職，有沒有做好離職的交接工作， 那么接替其工作的人員就很難在短時間內(nèi)適應當前的工作， 這就給檔案管理工作的順利進行帶來了一定的困難，甚至導 致檔案管理工作混亂，很多檔案找不到出處，變成了棄檔， 給事業(yè)單位帶來了巨大的損失。1.4事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足雖然信息化 在現(xiàn)階段內(nèi)已經(jīng)得到全面的普及，但是很多事業(yè)單位

7、的檔案 管理工作尚未實現(xiàn)全面的信息化，一些重要的檔案信息仍然 采用紙質(zhì)檔案管理的方式進行收藏，紙質(zhì)檔案很容易因為天 氣等原因發(fā)生損毀，一旦損毀就基本上很難以修復，很多重 要的檔案都是在時間的流逝中漸漸失去應有的價值，且紙質(zhì) 的檔案在翻查起來難度也很大，因此，事業(yè)單位必須要全面 做好檔案管理工作的信息化，保證重要檔案的安全性。2提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設的方法策略2.1事業(yè)單位應當加強對檔案管理人員的培訓，提高 檔案管理人員的工作水平 目前，很多事業(yè)單位中檔案管理 人員年齡相對偏大，檔案管理知識老舊，沒有得到及時的更 新，他們普遍采取傳統(tǒng)的手段處理檔案工作，只能運用初級 的電腦知識，很多檔案

8、管理工作都是采用人工處理的方式， 這種方式不僅容易出錯，而且效率慢，達不到現(xiàn)代社會對檔 案管理的要求，所以，在事業(yè)單位方面，需要組織定期相關 的檔案管理知識培訓對當前的檔案管理工作人員進行系統(tǒng) 的信息化檔案管理知識培訓，幫助現(xiàn)有檔案管理人員更好、 更快的適應信息化檔案管理的發(fā)展，將傳統(tǒng)的檔案管理知識 與先進的科技信息相結合，建設一支適應現(xiàn)代社會發(fā)展的檔 案管理隊伍。2.2事業(yè)單位應當建立完善的檔案管理人員離職交接 制度離職交接程序是保證檔案工作得以順利進行的重要 制度，因此，事業(yè)單位管理人員一定要將其重視起來，對于 檔案工作人員的離職和手續(xù)交接應該規(guī)定好完善的制度，使 交接手續(xù)做到有據(jù)可循，有

9、制可依，當在職的檔案工作人員 要離開現(xiàn)有崗位時，要提前一個月做好離職申請工作，在新 員工進入單位后要將手頭工作進行詳細的書面交接，在離職 之后要留好聯(lián)系方式，區(qū)分好工作責任，方便管理人員對檔 案管理工作進行全面的掌控。2.3實施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工 作事業(yè)單位管理人員應該充分的意識到檔案信息化的重 要作用，根據(jù)實際情況，改善單位現(xiàn)有檔案管理設施，使用 行之有效的方式促進檔案工作的全面信息化，提高工作人員 的工作質(zhì)量和效率。在實施檔案信息化的過程中，一定要確 保檔案的安全，為了應對這一點，事業(yè)單位管理人員就要明 確檔案管理信息化的政策，將每一類檔案的密級程度劃分 好，要求檔案管理人員運用好電腦的加密功能，對檔案進行 全面的掌控，同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存 工作，確保資料的完整與安全。3結語對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作具有重要的意義，在 現(xiàn)階段下，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管 理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，在實現(xiàn)檔案信 息化的過程中做好檔案的管理工作，保證各種檔案的完整與 安全。參考文獻：1 玄慧蘭淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在 的問題及對策j.經(jīng)營管理，2009 (9).2 李萍，胡曉艷對事業(yè)單位'流動編”人員人