學(xué)校電子文件歸檔制度-4

1、學(xué)校電子文件歸檔制度-4 學(xué)校電子文件歸檔制度-4之相關(guān)制度和職責(zé)，學(xué)校電子文件歸檔制度4為進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校電子檔案管理工作,有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性,依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法,特制定. 學(xué)校電子文件歸檔制度4 為進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校電子檔案管理工作,有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性,依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法,特制定本制度。 一、職責(zé)分工 電子文件的形成、積存、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須執(zhí)行全過(guò)程管理,并由專人負(fù)責(zé)。 1.學(xué)校各科室形成的電子文件,由各科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積存、鑒定和整理工作,并

2、對(duì)電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。 2.信息中心負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)指導(dǎo)和支持。 3.綜合檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。 二、歸檔范圍 1.凡是反映學(xué)校工作活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的電子文件及支持性軟件。 2.在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。 3.信息及計(jì)算機(jī)程序類文件。包括軟件任務(wù)開(kāi)發(fā)書(shū)、需求分析說(shuō)明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書(shū)、軟件文件、原程序、編寫(xiě)說(shuō)明、測(cè)試報(bào)告、修改記錄、安裝使用維護(hù)說(shuō)明等。 三、歸檔時(shí)間 歸檔時(shí)間可隨形成時(shí)間實(shí)時(shí)進(jìn)行(如:聲、像檔案等),也可以與電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)

3、文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室執(zhí)行集中統(tǒng)一管理。 四、歸檔要求 1.具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件,歸檔時(shí),電子文件與紙質(zhì)文件一并歸檔。 2.將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝到耐久性的載體上,一式兩份,一份封存保管,一份供查閱使用。關(guān)于加密電子文件,應(yīng)解密后再完成上述工作。 3.軟磁盤(pán)不可作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 4.存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)容包括編號(hào),名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。 5.電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、說(shuō)明等應(yīng)一并歸檔,并附歸檔電子文件登記表。 6.原電子文件數(shù)據(jù)載體在完成電子文件歸檔后保留一年。 五、收集整理

4、 1.在電子文件收集、積存過(guò)程中,應(yīng)采用嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。在電子文件的運(yùn)行中采納簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性、完整性。 2.建立電子檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,或通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)存到受檔案部門(mén)控制的存儲(chǔ)器上。 3.對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案,按照保管期限、歸檔科室進(jìn)行組盤(pán)、并建立盤(pán)內(nèi)文件目錄。 4.對(duì)電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型、盤(pán)號(hào)、保管期限、歸檔科室、備注等。 載體類型:磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán) 盤(pán)號(hào):按不同的載體類型分別編制流水號(hào) 保管期限:記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限 歸檔科室

5、:記錄歸檔科室名稱 備注:記錄該載體內(nèi)文件的大致內(nèi)容及有關(guān)說(shuō)明 5.對(duì)電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括:文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號(hào)、保管期限、主題詞、密級(jí)、盒號(hào)、文件頁(yè)數(shù)、借閱范圍、歸檔號(hào)、文件來(lái)源、備注等對(duì)文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承,由檔案部門(mén)給定保管期限,并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成件號(hào)。 六、鑒定銷毀 (一)電子文件的鑒定:歸檔前,電子文件的形成部門(mén)在檔案部門(mén)的協(xié)助下,對(duì)歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括: 1.對(duì)文件的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定:確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過(guò)審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統(tǒng)的檔案文件。 2.確定電子文件的

6、價(jià)值和保存期限。并據(jù)此刪除已收集積存但無(wú)保存價(jià)值的電子文件。 3.在鑒定工作的同時(shí),對(duì)電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)進(jìn)行檢測(cè)。 (二)對(duì)電子檔案的鑒定:內(nèi)容包括對(duì)已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定,把失去保存價(jià)值的電子檔案剔除銷毀。 (三)電子檔案的銷毀:應(yīng)辦理審批手續(xù)后方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除;屬機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時(shí),如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,須連同儲(chǔ)存載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。 七、質(zhì)檢與移交 1.對(duì)電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn):歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署看法。如文件形成單位采納某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完

7、整性,則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案部門(mén);檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí),應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否正常讀取、打開(kāi)或運(yùn)行;有無(wú)被感染計(jì)算機(jī)病毒;內(nèi)容是否完整,是否與歸檔移交清單一致。 2.電子檔案的移交:歸檔電子文件經(jīng)檔案部門(mén)檢查合格后,在電子檔案入庫(kù)移交登記表上登記。檔案入庫(kù)移交登記表一式兩份,由文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。 八、保管、統(tǒng)計(jì)與利用 1.電子檔案的保管應(yīng)有專用的裝具,立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷,并應(yīng)由專人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。 2.電子檔案的統(tǒng)計(jì):按年度對(duì)電子檔案的歸檔、保管、利用狀況、銷毀狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。 3.電子檔案的利用:嚴(yán)格按照借閱范圍、借閱制度,履行借閱、批準(zhǔn)手續(xù)。