淺談事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、    淺談事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策    張忠?guī)X摘 要：在科技不斷進(jìn)步的今天，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)注意順應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展，積極采取現(xiàn)代化手段對(duì)檔案管理方面的新模式進(jìn)行探索。該研究者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了詳實(shí)的闡述，以更好地促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。關(guān)鍵詞：檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策：g271 ：a ：1672-3791（2015）03（b）-0135-01事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在日常的科研、行政事務(wù)以及其他管理活動(dòng)中形成的，對(duì)事業(yè)單位建設(shè)和社會(huì)發(fā)展具有參考價(jià)值的各種聲像、表格、文字等不

2、同載體的歷史記錄。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作不僅能為日常的管理工作提供可靠的原始依據(jù)，還能為社會(huì)發(fā)展和科學(xué)決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。該文旨在對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀的梳理，指出問(wèn)題所在，進(jìn)而提出解決的對(duì)策，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展。1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題（1）檔案管理制度不完善。檔案是社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等社會(huì)活動(dòng)而直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的歷史記錄，換句話說(shuō)一個(gè)單位只要它存在、一個(gè)人只要他活著就會(huì)有相關(guān)的檔案產(chǎn)生。但目前來(lái)看，依然有許多單位未能意識(shí)到檔案的重要性，在管理檔案的過(guò)程中沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)

3、行標(biāo)準(zhǔn)化流程，沒(méi)有制訂具體的細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)，既缺乏技術(shù)性，又缺乏科學(xué)性。有些單位只是規(guī)定了一些需要?dú)w檔材料的內(nèi)容和項(xiàng)目，沒(méi)有明確規(guī)定歸檔的時(shí)間、要求和具體的獎(jiǎng)懲措施，并且在日常檔案管理工作中缺乏有效的監(jiān)督與檢查，有的檔案甚至保存在個(gè)人手中，致使很多有價(jià)值的檔案材料流失。例如每年都會(huì)有事業(yè)單位在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行招考，而事業(yè)單位也由此招進(jìn)許多有才之士，但是一些單位并不會(huì)及時(shí)的去整理新招人員的檔案，自然也沒(méi)有及時(shí)的存檔，久而久之就導(dǎo)致檔案管理相對(duì)混亂的局面。（2）檔案管理意識(shí)淡薄。如今，效益與業(yè)績(jī)是單位發(fā)展的根本，因而很多單位會(huì)全身心的去發(fā)展業(yè)務(wù)部門的工作，而對(duì)于檔案的管理工作，有的單位直接將其忽視。他們認(rèn)為檔案

4、管理工作就是簡(jiǎn)單的進(jìn)行檔案整理和存檔，沒(méi)有什么技術(shù)性可言，然而檔案管理工作對(duì)于單位來(lái)說(shuō)是極其重要的一部分，一旦檔案流失，將會(huì)給單位或個(gè)人帶去極大的損失。有的單位設(shè)立了資料室、活動(dòng)室，唯獨(dú)沒(méi)有檔案室，很多的檔案資料分散保管，檔案保管條件及安全防護(hù)措施大多達(dá)不到要求，檔案保管存在較多的安全隱患。（3）信息化建設(shè)滯后。目前，各事業(yè)單位中均存在著硬件投入不足、現(xiàn)代化管理水平低的問(wèn)題。在當(dāng)今世界，科學(xué)技術(shù)已運(yùn)用到了各行各業(yè)中，然而許多事業(yè)單位并沒(méi)有配備專用的計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，檔案入網(wǎng)、更新等工作都沒(méi)有及時(shí)處理好，檔案整理、記錄和歸檔工作都沒(méi)有有效運(yùn)用現(xiàn)代化手段來(lái)進(jìn)行處理，所以大量的檔案資料都隨意保管

5、著，并沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。（4）檔案管理人員不專業(yè)。目前，大多數(shù)事業(yè)單位中均未設(shè)置專職檔案管理人員，大部分事業(yè)單位也是隨意安排人員來(lái)管理，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏對(duì)檔案管理分類、利用、保護(hù)等專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。檔案的處理工作看似容易，但事實(shí)上，其中包含了許多的知識(shí)，因此，在眾多因素下，絕大多數(shù)管理檔案的人員的專業(yè)素質(zhì)都相對(duì)較低，在管理檔案的過(guò)程中，沒(méi)有專業(yè)性可談。2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策（1）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)制度化管理。俗話說(shuō)“國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！睂?duì)于整個(gè)行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理工作納入單位發(fā)展的重要

6、內(nèi)容來(lái)抓，與單位業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，只有這樣才能保證單位高效、協(xié)調(diào)、有序的運(yùn)行。與此同時(shí)，建立健全檔案管理制度，明確權(quán)責(zé)分工，明確檔案管理人員職責(zé)，使檔案的收集、整理、保管和利用工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。另外，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱手續(xù)，對(duì)于借出的檔案，應(yīng)做好記錄工作，記清借出時(shí)間和歸還時(shí)間，同時(shí)，對(duì)于歸還的檔案應(yīng)在歸還時(shí)做好核對(duì)工作，確認(rèn)無(wú)誤后再將其放回原處，確保檔案在借閱過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，也不會(huì)因疏忽大意而致使檔案丟失。在對(duì)檔案進(jìn)行整理和存檔時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，這樣便于管理和查找?？傊?，在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格遵從法律法規(guī)和單位管理制度，規(guī)范檔案的管理工作。（2）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

7、。管理人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案的管理效果有著極其重要的影響，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)是提高事業(yè)單位檔案管理水平的重要途徑，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案人員的培訓(xùn)工作納入人才培訓(xùn)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)不可隨意安排人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的管理工作，應(yīng)選擇那些邏輯性強(qiáng)、處事認(rèn)真而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藖?lái)從事檔案的管理工作，并嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作，只有如此，才可確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（3）加大檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入。加大檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入力度，是檔案管理工作健康發(fā)展的物質(zhì)保障。一方面應(yīng)設(shè)立專門存放檔案的庫(kù)房，因?yàn)闄n案大多是以紙質(zhì)的形式存在的，所以對(duì)存檔環(huán)境的要求特別高，應(yīng)當(dāng)確保溫度濕度合乎要求并做

8、好通風(fēng)防火防蟲(chóng)工作，而這些都應(yīng)由專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員來(lái)進(jìn)行安排，由此確保檔案的安全。另一方面應(yīng)積極引進(jìn)和配備先進(jìn)的儀器設(shè)備來(lái)收集、儲(chǔ)存、管理各種檔案，這樣既提高工作效率，又增加檔案保管的有效空間。（4）增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展下，檔案的管理工作也漸漸的實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)信息化管理，這為檔案信息的管理和發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)非常好的契機(jī)。我們應(yīng)將事業(yè)單位的檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)而形成總的檔案網(wǎng)絡(luò)，而在檔案管理中，可將條形碼、掃描等技術(shù)根據(jù)情況來(lái)進(jìn)行運(yùn)用，為檔案的管理配備應(yīng)有的儀器，由此更好的科學(xué)化的管理檔案。例如，當(dāng)前有許多單位都采用云技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種新的管理模式大大的提升了檔案管理的科學(xué)性和效率，這也印證了運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來(lái)管理檔案是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，也只有如此，才能更好的進(jìn)行檔案管理。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，必須做到領(lǐng)導(dǎo)重視、制度完善、設(shè)備先進(jìn)、人員過(guò)硬，只有這樣才能保證檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，才能更好地為單位的科學(xué)研究和行政管理活動(dòng)服務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮檔案的社會(huì)效益，更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。參考文獻(xiàn)1 解穎嫻.信息時(shí)代電子和紙質(zhì)檔案并存的必然性分析j.蕪湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（3）.2 胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討j.蘭臺(tái)世界，2