金色假日酒店辦公室管理制度

1、金色假日酒店辦公室管理制度 金色假日酒店是由金三元新世紀(jì)投資有限公司開發(fā)，并特聘請建國國際管理公司所管理，是具有國際性的四星級酒店，可接待不同國籍不同層次的客人。 周邊環(huán)境優(yōu)美，空氣清新，室內(nèi)設(shè)備設(shè)施先進(jìn)完善，是理想的旅游會議、休閑度假基地。金色假日酒店位于媯川北路西側(cè)總占地面積為28648.37平米，綠化率40%，車位總數(shù)60個。 酒店擁有416間設(shè)備設(shè)施完善的標(biāo)準(zhǔn)間、套間、豪華套間等各式客房。客房全部按照四星級標(biāo)準(zhǔn)裝修，具有國內(nèi)、國際直播電話、語音信箱、迷你冰箱、衛(wèi)星電視和閉路電視演播系統(tǒng)，寬帶接入等客房配套設(shè)施，24小時提供中西餐的送餐服務(wù)，為您提供無限便利。房間內(nèi)配套的客用品均按五星級

2、酒店標(biāo)準(zhǔn)配備，高檔、優(yōu)質(zhì)。 金色假日酒店經(jīng)營理念：吸納世界酒店業(yè)先進(jìn)管理精髓，融合東方文化特色，堅持以人為本、誠信求實、開拓創(chuàng)新的經(jīng)營理念，打造精品商務(wù)酒店品牌。 1、辦公室主任崗位職責(zé)2、辦公規(guī)范管理制度3、電話接聽規(guī)范制度4、特殊來電處理制度5、打電話規(guī)范管理制度6、來賓接待制度7、辦公區(qū)管理制度8、節(jié)假日值班管理制度9、會議室、接待室使用管理制度10、會議準(zhǔn)備制度11、會議記錄管理制度12、會議工作人員服務(wù)制度13、會議紀(jì)要管理制度14、辦公設(shè)備管理制度15、印章管理制度16、公文收發(fā)管理制度17、文件復(fù)印管理制度18、檔案管理制度19、文件借閱管理制度20、文件保管制度21、司機(jī)管理制

3、度22、司機(jī)交通事故處理制度23、車輛衛(wèi)生管理制度24、車輛維修保養(yǎng)制度25、公務(wù)用車管理制度26、辦公用品發(fā)放管理制度27、辦公區(qū)儀容儀表管理制度辦公室管理制度辦公室主任崗位職責(zé)1、協(xié)助辦公室總經(jīng)理做好酒店日常行政事務(wù)管理工作，對酒店總經(jīng)理負(fù)責(zé)；2、協(xié)助酒店總經(jīng)理制定酒店經(jīng)營計劃、經(jīng)營方針、政策，并嚴(yán)格履行監(jiān)督、催辦、落實之責(zé)；3、監(jiān)督檢查酒店會議、會議紀(jì)要及下發(fā)的文件落實情況，并根據(jù)具體情況下發(fā)催辦通知書，履行催辦職責(zé)；4、代表總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間工作關(guān)系，及時調(diào)和部門之間不和諧因素，建立適應(yīng)經(jīng)營需要的營業(yè)系統(tǒng)；5、根據(jù)酒店總經(jīng)理和酒店經(jīng)營需要，具體組織和安排酒店及部門級會議，發(fā)放會議通知

4、單；6、具體負(fù)責(zé)酒店及部門級會議記錄，并根據(jù)會議記錄內(nèi)容，及時整理會議紀(jì)要，交總經(jīng)理審閱后下發(fā)有關(guān)部門；7、負(fù)責(zé)和組織酒店日常工作報告、計劃、總結(jié)、請示、通知、會議記錄、會議紀(jì)要等各種文件的起草、審核、打印、收發(fā)及存檔保管等工作；8、協(xié)助酒店總經(jīng)理及各部門經(jīng)理起草、制定酒店有關(guān)經(jīng)營管理規(guī)章制度，并履行監(jiān)督職責(zé)；9、負(fù)責(zé)辦公室所轄車輛及司機(jī)日常工作管理，并根據(jù)酒店具體情況，制定相應(yīng)車輛及司機(jī)管理辦法；10、根據(jù)財務(wù)部相關(guān)費(fèi)用支出規(guī)定，負(fù)責(zé)審核、監(jiān)督職能部門日常辦公費(fèi)用支出、報銷工作；11、負(fù)責(zé)酒店營業(yè)、稅務(wù)、車輛等各種證照申請、注冊、年檢、更換手續(xù)辦理工作；12、負(fù)責(zé)酒店辦公家具、電話、傳真、電

5、腦、復(fù)印等設(shè)備使用、安裝、管理和調(diào)配工作；13、協(xié)助酒店總經(jīng)理做好對當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)行政管理部門聯(lián)絡(luò)及公關(guān)協(xié)調(diào)工作，使酒店保持暢通的外界渠道；14、代表酒店參加當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)行政管理部門召開的各種會議，并及時向總經(jīng)理匯報、落實有關(guān)會議精神；15、對酒店總經(jīng)理辦公室日常來訪、來電、來文等事務(wù)及總經(jīng)理辦公室內(nèi)勤工作進(jìn)行管理；16、完成酒店總經(jīng)理交辦的其它工作。辦公規(guī)范管理制度1、酒店所有工作人員必須按規(guī)定佩帶工作牌或胸卡；2、按酒店職員著裝規(guī)定，男性職員穿黑色或藍(lán)色西裝，女性職員穿黑色或藍(lán)色裙裝；3、辦公區(qū)桌椅擺放規(guī)范 （1）辦公桌面除辦公用品、用具、電腦、電話以外，不得擺放其它物品； （2）邊桌除文件

6、盒、電腦外無其它物品； （3）電腦放在邊桌上，主機(jī)放在邊桌下部右側(cè)； （4）推柜放在邊桌底部左側(cè)，柜面面向辦公椅方向。4、語言規(guī)范 （1）日常用語：您好，歡迎光臨，早、晚上好，再見，請問，請關(guān)照，謝謝； （2）電話用語：您好，辦公室（部），請問，麻煩您，謝謝，再見； （3）接待用語：您好，您有事嗎？您稍等，您請坐，請喝水，我通報一下，對不起，請您登記，謝謝。5、行為規(guī)范 （1）工作時間不得串崗，影響他人工作； （2）在工作時間不得做與工作無關(guān)的事務(wù)； （3）不得在辦公區(qū)內(nèi)整理儀容儀表； （4）不得隨意在辦公區(qū)內(nèi)會客，以免影響他人工作；（5）工作時間不得接待個人來訪；（6）在會客室接待公事來訪，

7、必須事先請示，批準(zhǔn)后方可在接待室接待來賓；（7）不得利用辦公電腦上網(wǎng)聊天；（8）不得在辦公時間撥打私人電話；（9）不得私自復(fù)印酒店或其它部門文件；（10）部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外出辦理公務(wù)；（11）不得私拿用公用物品或送人。接聽電話規(guī)范管理制度1、辦公室人員一定要留守電話，有事離開時，應(yīng)委托他人看守或待接電話，不得空崗；2、聽見鈴聲應(yīng)即刻接聽電話，在工作較忙情況下，電話鈴聲三聲，必須接聽電話；3、接聽電話前要發(fā)自內(nèi)心的笑一笑，將自身情緒調(diào)整到最佳狀態(tài)，讓來電方感到親切；4、如果正在處理事情，或者正在接聽電話，也要立即接聽打進(jìn)的電話，告訴對方稍后片刻，或記下對方電話號碼，稍后回電；5、如果因為工作較

8、忙而稍微遲緩接聽來電，因該向?qū)Ψ奖硎厩敢猓f聲“讓您久等了”：6、接聽電話時，要主動自報酒店名稱、部門或個人姓名，讓來電方確認(rèn)是否打錯電話或找對人；7、對方要找的人不在時，仔細(xì)詢問對方，是否希望留言或轉(zhuǎn)告，切勿立即掛斷電話，讓對方感覺沒有禮貌、修養(yǎng)；8、在聽不清對方講話時，切忌“喂喂”或大聲叫嚷，應(yīng)該客氣地請對方重復(fù)一遍，予以確認(rèn)；9、如果來電突然中斷，應(yīng)立即掛上，等候?qū)Ψ街負(fù)茈娫挘娫捴匦陆油ê笠鲃颖硎厩敢猓瑫r說明通話中斷的可能原因；10、與來電方通話完畢時，根據(jù)具體情況，向?qū)Ψ奖硎靖兄x，等對方先掛斷電話后，再輕輕放下話筒；11、電話機(jī)邊要備有電話記錄本.和記錄用筆，隨時記錄來電著姓名、

9、電話號碼和來電要點，并向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，避免出現(xiàn)記錄錯誤。附：1、電話記錄表樣本2、電話留言條樣本電話記錄表來電人單位 來電人姓名 來電人電話號碼 來電時間 來電內(nèi)容 記錄人姓名 年 月 日電話留言條 先生（女士）：今接到給您的來電，具體內(nèi)容如下：來電人姓名： 電話號碼： 來電人單位： 來電時間： 月 日（星期） 時 分 具體事項：口請您回電話 口有事您商量 口他還會在 月 日（星期） 時 分來電話 口他在 月 日（星期） 時 分上門拜訪 口請您 月 日（星期） 時 分參加會議 口有文件和資料交給您口具體留言： 電話接聽人： 留言時間： 年 月 日 時 分特殊來電處理制度1、處理日常來電時，首先

10、了解清楚對方的身份和來電意圖，不得輕易說出上司在場或有空接聽電話；2、如果對方不愿表明身份，切他要找的人又不愿接聽電話，可以明確告訴對方，真“對不起”，您要找的人暫時不在，不知我能為您做些什么；3、未弄清來電方意圖，不要輕易讓上司接聽電話，以免上司沒有思想準(zhǔn)備，措手不及；4、根據(jù)外界來電事項，電話接聽人確定由誰來接聽電話或處理來電事項，輕易不要讓上司接聽電話，干擾上司工作；5、如果上司不在現(xiàn)場，要禮貌的請對方留言，并請對方放心，本人一定及時轉(zhuǎn)交上司。不要簡單回絕對方，以免對方誤會或反感；6、如果上司工作忙 無暇接聽電話時，要坦誠的告訴對方，同時征詢對方，是否可以由其它人接聽電話。7、如果上司拒

11、絕接聽電話，電話接聽人就要設(shè)法打打圓場，告之對方“真抱歉”，某人剛剛離開，不要讓對方覺得難堪或不按；8、無法決定或無具體人接聽來電時，要準(zhǔn)確記錄來電內(nèi)容及電話號碼，事后與上司商量好了再回電。打電話規(guī)范管理制度1、打電話前必須準(zhǔn)備好與人通話事項具體內(nèi)容，弄清撥打電話目的和意義；2、有必要時，要草擬通話提綱，避免通話時產(chǎn)生疏漏，影響或消弱通話質(zhì)量；3、打電話前，準(zhǔn)備好記錄用筆和記錄本，以備通話時記錄對方陳述的電話內(nèi)容；4、認(rèn)真確認(rèn)對方電話號碼、酒店名稱、部門、接電話人姓名、職位等是否正確；5、必要時，充分準(zhǔn)備與通話內(nèi)容相關(guān)的資料，以備準(zhǔn)確回答對方提出的各種問題；6、打電話前要發(fā)自內(nèi)心的笑一笑，將自

12、身情緒調(diào)整到最佳狀態(tài)，讓對方感到親切；7、電話接通時，要主動向?qū)Ψ絾柡茫瑘蟪鲎约盒彰?、單位、部門，并說“麻煩您”，請您幫我找找某某先生或女士接聽電話，對方應(yīng)諾時，要對對方說聲“謝謝”；8、對方承辦人接聽電話時，要按事先擬好的通話提綱，有條理的陳述通話內(nèi)容；9、與對方通話時，要注意語言、語調(diào)及講話節(jié)奏運(yùn)用，盡可能讓對方聽得清楚和感到親切；10、對方告之的有關(guān)事項，要仔細(xì)記錄，并向?qū)Ψ綇?fù)述、確認(rèn)一遍，以免記錯或出現(xiàn)差錯；11、如委托對方留言或轉(zhuǎn)達(dá)時，一定要記錄轉(zhuǎn)達(dá)人姓名及所屬部門等情況，備查。來賓接待制度1、接待人員在賓客來訪前一天，提醒有關(guān)部門、有關(guān)人員、準(zhǔn)備接待賓客來訪及接洽相關(guān)事宜；2、接待

13、來賓人員必須主動、熱情、笑臉相迎，并用誠摯語言表達(dá)“歡迎光臨”之意；3、按來賓進(jìn)入順序，逐一讓座，并及時送上茶水，請來賓“休息片刻”，在談?wù)拢灰寔碣e感到窮困和尷尬；4、對未經(jīng)預(yù)約而來訪的不速之客，確認(rèn)來訪者身份和來意后，對來賓“稍候片刻”，及時請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，是否接見；5、?？蛠碓L，如果領(lǐng)導(dǎo)不愿接見，接待人員運(yùn)用圓滑手段回絕，避免出現(xiàn)難堪場面；6、對不熟悉的來賓，接待人員核實來賓身份后，向來賓的到來表示“誠摯歡迎”，并及時通報相關(guān)人員接見；7、在接收來賓名片時，一定要用雙手接過，認(rèn)真看一遍，并稱呼來賓職位，表示“歡迎光臨”；8、如果來賓約見人在酒店，接待人員請來賓“稍候片刻”，隨后通報有關(guān)

14、人員接見；9、如果來賓約見者不在酒店，可以對來賓坦誠相告，“實在不湊巧，他外出辦事了，您看怎么辦”；10、因接見人忙于工作或開會，接待人員要坦誠相告之會議所需時間，由來賓決定是否等候，并積極招待來賓；11、每位接待人員，必須認(rèn)真接待來賓，讓來賓高興而來，帶著對酒店美好的印象而歸；12、來賓告辭時，接待人員必須及時起身向來賓道別，并引路相送至門口。辦公區(qū)管理制度1、為加強(qiáng)管理，維護(hù)辦公區(qū)正常辦公秩序，凡未經(jīng)事先預(yù)約或批準(zhǔn)，外來人員一律不得進(jìn)入辦公區(qū)；2、內(nèi)部工作人員不得隨意出入其它辦公室，因公進(jìn)入也不得長時間逗留，以免影響他人辦公；3、未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意動用辦公室辦公設(shè)備、用品、資

15、料；4、禁止酒店職員在工作或休息時間帶小孩出入辦公區(qū)，影響辦公正常秩序；5、每天下班后，任何人不得出入辦公區(qū)，或者滯留辦公區(qū)內(nèi)聊天及辦理私事；節(jié)假日值班管理制度1、辦公室根據(jù)酒店人員編制及職員個人情況，合理編排節(jié)假日值班表；2、所有參加值班人員必須按節(jié)假日值班表排班順序參加節(jié)假日值班，履行值班職責(zé)；3、值班人員在節(jié)假日值班期間，按國家節(jié)假日加班的有關(guān)規(guī)定，給予相應(yīng)倍數(shù)加班工資補(bǔ)貼；4、值班人員必須規(guī)定在酒店辦公室接待室值班，在本部門辦公室值班，按離崗行為論處；5、值班人員必須認(rèn)真堅守工作崗位，隨時處理值班期間發(fā)生的一切事物；6、值班人員仔細(xì)閱讀上班值班記錄，完成上班交辦的事物；7、及時向主管領(lǐng)

16、導(dǎo)匯報超越值班管理權(quán)限的重大問題，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示處理所遇問題；8、負(fù)責(zé)節(jié)假日值辦司機(jī)、車輛管理，為酒店特殊情況下的公務(wù)用車派遣車輛；9、監(jiān)督、檢查營業(yè)區(qū)營業(yè)及管理人員值班狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時做出處理；10、認(rèn)真檢查辦公區(qū)有無治安、防火、防盜等安全隱患；11、值班期間發(fā)生和處理的一切問題，必須詳細(xì)填寫節(jié)假日值班記錄，備查。會議室、接待室使用管理制度1、辦公室負(fù)責(zé)會議室，接待室日常管理工作；2、凡屬酒店級會議，來賓接待等公務(wù)活動，可以優(yōu)先使用會議室、接待室；3、部門級會議、來賓接待等公務(wù)活動，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，履行相關(guān)手續(xù)后方可使用會議室；4、任何人和部門不得隨意搬動、借用會議室、接待室家具及其它一切

17、用品；5、會議、接待活動結(jié)束時，辦公室主任現(xiàn)場驗收會議室、接待室家具、物品有無缺損；6、會議室、接待室使用完畢后，使用部門必須恢復(fù)室內(nèi)原有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和風(fēng)貌；7、使用會議室、接待室部門必須按規(guī)定嚴(yán)格履行使用申請、審批、登記手續(xù)；8、未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室批準(zhǔn)，任何部門不得私自使用或出入會議室和接待室。會議準(zhǔn)備制度1、酒店領(lǐng)導(dǎo)按照會議的性質(zhì)、目的及需要，確定會議級別決定參加、列席會議人員名單；2、明確確定適合會議召開的具體時間，保證所有與會人員能夠按時、安心參加會議；3、注意避免會議召開期間與酒店重要經(jīng)營活動產(chǎn)生沖突，或者避免會議打亂酒店正常工作程序4、精心準(zhǔn)備、策劃會議議題，力求縮短會議時間，避免召

18、開“馬拉松”式會議，節(jié)約會議成本；5按會議性質(zhì)及參加人員結(jié)構(gòu)，精心準(zhǔn)備會議場所必備的會議器材、用品、用具6、擬定簡練、詳細(xì)的會議議事日程，下發(fā)與會人員，以便與會人員會前對會議內(nèi)容所有了解；7、根據(jù)會議性質(zhì)及參加會議人員級別，確定會議座次安排，制作與會人員座位指示標(biāo)牌8、辦公室將會議地點、時間、出席人員范圍、會議議程等內(nèi)容整理成“會議通知”下發(fā)與會部門或相關(guān)人員；9部門經(jīng)理或相關(guān)人員收到會議通知單后，及時向辦公室返回經(jīng)理簽字的會議通知單回執(zhí)，辦公室備案。附i；會議通知單樣本會議通知單會議名稱被 通知 人會議時間年 月 日 （星期） 時 分 會議地點主持人會 議議 題發(fā)文單位發(fā)放單位電話備注 回

19、執(zhí)辦公室 年 月 日下發(fā)的會議通知，于 年 月 日以收到，本部門相關(guān)人員將屆時參加會議！ 簽收人 會議記錄管理制度1、辦公室主任負(fù)責(zé)會議記錄工作；2、將會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等組織及落實情況做詳細(xì)記錄；3、對會議議題、討論發(fā)言、形成的決議等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄；4、日常會議采用摘要記錄，不必每言必記，抓住重點，摘錄要點、結(jié)論、會議通過的決議、決定等；5、重要會議必須按原話記錄與會者發(fā)言，做到有言必錄，會后及時整理成文；6、會議記錄真實記載會議的情況，客觀反映會議的內(nèi)容和進(jìn)程，作為酒店重要的檔案材料存檔；7、根據(jù)會議記錄記載的內(nèi)容及時整理會議紀(jì)要附；會議記錄表樣本會議記錄表（正頁）會議

20、時間 年 月 日（星期） 時 分會議地點出席人名單請假人名單實到人數(shù)主持人記錄人會議議題討論事項形成決議備注會議記錄表 會議主持人簽名 會議記錄人簽名 會議工作人員服務(wù)制度1、會議工作人員要及時引導(dǎo)與人員入座，或者設(shè)立座位指示標(biāo)志，與會人員按標(biāo)志就座；2、會議工作人員要將會議所需文件材料，及時發(fā)放到每個與會員手中，并履行文件發(fā)放登記手續(xù)；3、辦公室主任要認(rèn)真履行會議記錄職責(zé)，會后及時整理會議紀(jì)要，下發(fā)相關(guān)人員；4、會議工作人員要將會議進(jìn)行期間有關(guān)部門發(fā)生的特殊情況轉(zhuǎn)達(dá)與會人員，相關(guān)人員及時處理營業(yè)出現(xiàn)的問題；5、及時制止無關(guān)人員進(jìn)入會議現(xiàn)場，維護(hù)會場程序，確保會議順利進(jìn)行；6、保證會議主持人主

21、持會議所需要文件及其它用品；7、根據(jù)參加會議人數(shù)，會議工作人員事先為與會人員準(zhǔn)備茶水及水杯，確保與會人員引用水供應(yīng)；會議紀(jì)要管理制度1、辦公室主任根據(jù)會議記錄及酒店總經(jīng)理要求，負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要2、經(jīng)整理的會議紀(jì)要由總經(jīng)理、副總經(jīng)理審閱簽字確定后，下發(fā)相關(guān)人員閱讀；3、會議紀(jì)要下發(fā)至部門經(jīng)理級，相關(guān)內(nèi)容由經(jīng)理向下級傳達(dá)，辦公室不得越級下發(fā)；4、會議紀(jì)要要編撰文件編號，確定文件保密等級；5、下發(fā)會議紀(jì)要必須填寫文件發(fā)放登記表，由文件接收人簽名確定；6、會議紀(jì)要，按規(guī)范整理成冊，存檔保管；7、借閱會議紀(jì)要必須酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，履行借閱登記手續(xù)后方可借閱；8、借閱會議紀(jì)要，只能在辦公室主任辦公室觀看，不

22、得帶離辦公室主任；9、酒店決策性會議紀(jì)要不對下級下發(fā)，只有總經(jīng)理或副總經(jīng)理級人員有資格借閱。辦公設(shè)備管理制度1、辦公室統(tǒng)一對辦公區(qū)域辦公設(shè)備進(jìn)行管理、調(diào)配；2、辦公桌、電腦、打印機(jī)等設(shè)備由使用人進(jìn)行日常管理；3、辦公室傳真、打印室設(shè)備由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行管理；4、任何人不得利用辦公設(shè)備打印私話，為他人服務(wù)；5、設(shè)備使用人不得隨意拆御或更換設(shè)備零部件，據(jù)為己有；6、不得使用辦公設(shè)備上網(wǎng)聊天或下載無關(guān)資料；7、禁止外來人動用辦公設(shè)備；8、禁止借用辦公設(shè)備外出使用；9、使用人必須妥善保管辦公設(shè)備，不得出現(xiàn)損傷或損壞現(xiàn)象；10、辦公室經(jīng)常檢查辦公設(shè)備使用情況，發(fā)生問題及時處理；11、正常耗損的辦公設(shè)備，由

23、辦公室統(tǒng)一進(jìn)行管理、任何人不得私自拿用或處理；12、辦公設(shè)備統(tǒng)一由辦公室進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)、其它人或部門不得私自代辦；印章管理制度1、酒店印章由辦公室主任負(fù)責(zé)保管，其它人員不得代管；2、部門印章由部門經(jīng)理指定專人或辦公室統(tǒng)一管理，其它人不得代管；3、所有印章不得帶離辦公室，否則，追究保管人責(zé)任；4、酒店所有文件、協(xié)議及各種報表需加蓋公章時，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用；5、辦公室要嚴(yán)格履行印章使用登記手續(xù)，詳細(xì)記錄印章使用用途、批準(zhǔn)人、使用人等內(nèi)容；6、部門印章由部門經(jīng)理或辦公室履行使用登記手續(xù)，辦公室監(jiān)督使用；7、辦公室主任或部門經(jīng)理外出辦事需將印章帶離酒店，必須有兩人以上同行，監(jiān)督使用；8、未經(jīng)批準(zhǔn)

24、或履行印章式樣登記手續(xù)，不得私自使用各種印章。附；印章使用表格樣本印章使用登記表蓋印文件名稱蓋章數(shù)量印章種類蓋章日期申請人簽名審批人簽名辦公室主任簽 名經(jīng)手人簽名公文收發(fā)管理制度1、辦公室負(fù)責(zé)日常公文接收、登記、分發(fā)工作；2、屬于酒店或政府職能部門文件單位，一律由總經(jīng)理簽收，總經(jīng)理批閱登記存檔或整理下發(fā)；3、一般性文件由辦公室登記后，轉(zhuǎn)交相關(guān)人員傳閱，同時填寫傳閱記錄；4、個人或部門承辦的公文，限期落實，不得拖延；5、酒店發(fā)放文件由辦公室進(jìn)行嚴(yán)格登記，收文單位或個人要妥善保管，不得損壞、丟失；6、辦公室履行文件落實督辦職責(zé)，對文件落實不利的部門或相關(guān)人員及時下發(fā)“催辦通知書”，催促限時落實；7

25、、傳閱、落實后的公文應(yīng)及時歸類存檔，確定保密等級；8、人事變動時，原有文件持有人應(yīng)將所有文件上交辦公室，辦公室參照公文發(fā)放登記表對文件進(jìn)行驗收，不得缺少或丟失文件；9、超過存檔期限的普通文件，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀；10、秘密級以上文件銷毀時，履行登記手續(xù)后方可銷毀，不得丟失或遺漏；11、銷毀文件必須有兩人以上在場時執(zhí)行。附：1、公文收發(fā)登記表樣本2、公文催辦通知書樣本公文收發(fā)登記表文 件 資 料發(fā) 文 方收 文 方文件名稱附件編號保密等級份數(shù)發(fā)文單位發(fā)文人發(fā)文日期收文單位收文人收文日期公文催辦通知書 催辦日期： 年 月 日被催辦單位責(zé)任人文件名稱文件編號保密等級催辦事項具體要求1、被催辦單

26、位在收到“公文催辦通知書”當(dāng)日，將催辦回執(zhí)返回辦公室；2、被催辦單位在徹底落實催辦事項后，以報告形式回復(fù)催辦單位；3、回復(fù)報告一式若干份，報 單位各一份催辦單位催辦人聯(lián)系電話 回 執(zhí)辦公室： 年 月 日下發(fā)的“公文催辦通知書”已收悉，本單位保證在催辦期限內(nèi)徹底落實催辦事項。 被催辦單位責(zé)任人簽名 年 月 日文件復(fù)印管理制度1、任何人不得私自到打印室復(fù)印文件；2、酒店級文件須經(jīng)總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可復(fù)??；3、各部門復(fù)印文件須經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可復(fù)??；4、任何人不得在酒店復(fù)印室復(fù)印個人和為他人或單位復(fù)印資料；5、辦公室做好各部門文件復(fù)印登記及統(tǒng)計核算工作，將復(fù)印所生產(chǎn)的費(fèi)用，列入部門營業(yè)或行政開

27、支；6、復(fù)印室工作人員要保守酒店機(jī)密，不得向他人或外界泄露所有復(fù)印文件的內(nèi)容；7、除酒店辦公室相關(guān)人員外，其他人不得私自進(jìn)入復(fù)印室或動用復(fù)印設(shè)備；檔案管理制度1、對已得到徹底落實的酒店文件或資料，按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類后建檔保管；2、每類文件存檔都要編制歸檔所采用分類的具體排序方法，以方便文件查找；3、所有檔案借閱行為，必須嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù)，并在規(guī)定限期內(nèi)歸還存檔；4、每年清理檔案一次，撤除超過保管期限應(yīng)銷毀的文件，重新整理文件存檔索引；5、建立詳細(xì)、規(guī)范的檔案保管總目錄，以方便日常檔案存檔管理及文件調(diào)檔；6、對長期存放或借閱而造成破損的存檔文件要及時修復(fù)、補(bǔ)救、確保檔案完整；7、部門或相關(guān)

28、人員摘要或復(fù)印普通檔案文件，必須經(jīng)辦辦公室主任批準(zhǔn)后復(fù)?。?、外單位摘抄或復(fù)印普通檔案文件，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)??；9、秘密級以上文件不得摘抄或復(fù)??；10、按照文檔管理年限銷毀超過保管期限的文件，具體銷毀辦法按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。文件借閱管理制度1、借閱酒店文件，必須嚴(yán)格履行借閱審批、登記手續(xù) ；2、借閱普通文件，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱；3、秘密級、機(jī)密級文件必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，按履行登記手續(xù)后方可借閱；4、絕密級文件除酒店董事長、總經(jīng)理及相關(guān)副總經(jīng)理級人員以外，其它人不得借閱；5、所有文件借閱只能在檔案室或酒店辦公室閱讀，不得帶離辦公室主任和秘書視線范圍；6、借閱人歸還借閱文件時，文件管理人及借

29、閱人雙方當(dāng)場確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)丟失或缺損當(dāng)場處理；7、檔案管理人不得私自向他人借閱文件，否則，追究當(dāng)事人越權(quán)及失密責(zé)任；附：文件借閱登記表樣本文件借閱登記表借閱人借閱時間文件名稱文件頁數(shù)文件等級經(jīng)手人審批人文件保管制度1、永久類文件保管（1）特批性文件；（2）股東類文件；（3）管理類文件；（4）資產(chǎn)負(fù)債類文件；（5）執(zhí)照、批準(zhǔn)證書；（6）土地、建設(shè)類文件；（7）統(tǒng)計類文件；（8）契約、重要申請類文件；（9）人事任免類文件；（10）酒店章程類文件；（11）訴訟類文件；（12）客戶類文件；（13）年度財務(wù)預(yù)算類文件；2、十年期文件保管（1）會議文件；（2）工商、稅務(wù)類文件；（3）月結(jié)算類資料；（4）商業(yè)帳

30、、?。唬?）宣傳類文件。3、五年期文件保管（1）銷售帳、??；（2）采購帳，??；（3）人事類文件；（4）交易類文件；4、三年期文件保管（1）人事調(diào)動、工資類文件、資料；（2）一般經(jīng)營會議記錄文件；（3）有關(guān)通告類文件；（4）文件收發(fā)登記類資料；（5）業(yè)務(wù)日志類記錄。5、一年期文件保管（1）日常往來文書、通知類文件；（2）會議通知類文件；（3）招聘類文件；司機(jī)管理制度1、遵守考勤制度，保持正常出勤，等候辦公室派車；2、每天檢查車輛狀況，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時處理；3、不得私自做主為他人出車或開車為自己辦私事；4、服從辦公室工作安排，準(zhǔn)時出車；5、不傳播乘車人談話所涉及的內(nèi)容及機(jī)密；6、發(fā)現(xiàn)以公事名義出

31、車辦私事行為，及時向辦公室匯報；7、認(rèn)真填寫車輛行駛記錄，每天早上上班時交辦公室審核；8、不虛報公里數(shù)及過路、過橋費(fèi)用；9、不虛報加油量及加油金額；10、不虛報車輛維修費(fèi)用；11、不得開車回家或開車在外停留過夜；12、不得讓他人駕駛車輛（學(xué)車）；13、嚴(yán)禁酒后駕車，否則，承擔(dān)全部交通事故責(zé)任。附：行車記錄表樣本行車記錄表車輛牌照 記錄人姓名 出回車日期時間途徑路線出車表號回車表號公里數(shù)乘車人簽名司機(jī)交通事故處理制度1、所有司機(jī)須在上班前向酒店遞交相應(yīng)車輛安全保證金；2、負(fù)全部交通事故責(zé)任的司機(jī)承擔(dān)雙方保險以外經(jīng)濟(jì)損失總和的10%責(zé)任；3、負(fù)主要交通事故責(zé)任的司機(jī)，承擔(dān)雙方保險以外的經(jīng)濟(jì)損失總和

32、的7%責(zé)任；4、負(fù)同等交通事故責(zé)任的司機(jī)，承擔(dān)雙方保險以外的經(jīng)濟(jì)損失總和的3%責(zé)任；5、負(fù)次要交通事故責(zé)任的司機(jī)，承擔(dān)雙方保險以外的經(jīng)濟(jì)損失總和的3%責(zé)任；6、私自出車發(fā)生交通事故，雙方車輛保險以外的經(jīng)濟(jì)損失由司機(jī)自行承擔(dān)；7、酒后駕車發(fā)生交通事故，雙方車輛保險以外的經(jīng)濟(jì)損失及事故經(jīng)濟(jì)處罰由司機(jī)全額承擔(dān)。車輛衛(wèi)生管理制度1、車輛外部保持無灰塵、污跡、水跡、油跡；2、輪胎無污跡、泥土；3、機(jī)箱內(nèi)不得掛有嚴(yán)重油污及塵土；4、汽車底盤要定期沖洗，不得掛有嚴(yán)重污泥和塵土；5、前后風(fēng)擋玻璃明亮，無塵土；6、車內(nèi)無灰土、雜物、異味；7、腳墊上無塵土、污泥；8、坐墊、頭枕套無污跡、油跡；9、車內(nèi)不得堆放雜物及粘貼品；10、行李箱不得裝鮮魚、肉類、易爛、氣味較濃物品。保養(yǎng)制度1、司機(jī)應(yīng)愛護(hù)車輛，按車輛技術(shù)要求定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)；2、發(fā)現(xiàn)車輛有異常情況，及時向辦公主任匯報，同時提出維修建議和參考意見；3、司機(jī)填寫車輛維修申請單，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，到酒店定點維修廠修理車輛；4、辦公室主任及財務(wù)部出納憑汽車修理廠維修清單及零部件價格表，到修理廠支付車輛維修費(fèi)