交通運(yùn)輸會計檔案管理存在的問題及對策

1、    交通運(yùn)輸會計檔案管理存在的問題及對策    李雪丹摘 要：文中結(jié)合實(shí)踐，對于交通運(yùn)輸部門會計檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析探討，并在此基礎(chǔ)上提出一些有效的對策，希望能對提升交通運(yùn)輸部門會計檔案管理工作水平有所參考作用。關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸;會計檔案;管理措施會計檔案管理在交通運(yùn)輸單位財務(wù)管理工作當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用，但是在工作實(shí)際中發(fā)現(xiàn)很多單位只重視日常會計業(yè)務(wù)和財務(wù)資產(chǎn)管理，對會計檔案工作卻常常被忽視，造成會計檔案管理方面還非常薄弱，對交通運(yùn)輸單位財務(wù)管理質(zhì)量與水平的整體提升形成很大影響，為此加強(qiáng)交通運(yùn)輸部門會計檔案管理工作更加凸顯出其重

2、要性。下文當(dāng)中主要分析了交通運(yùn)輸部門會計檔案管理存在的主要問題，并針對這些問題提出有效的對策，以供參考。1 交通運(yùn)輸部門會計檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題1）會計檔案整理立卷不規(guī)范。大部分單位沒有嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案管理辦法和會計檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則（以下簡稱實(shí)施細(xì)則），普遍存在會計檔案整理立卷不及時，使用的案卷材料不統(tǒng)一，裝訂不整齊，卷面書寫不美觀等問題。2）保管措施不到位。一些基層單位受條件限制對會計檔案的保管措施不到位。沒有專門的檔案室，檔案柜也較陳舊，會計檔案擺放在財務(wù)室或會計人員的宿舍內(nèi)，對檔案的保管沒有采取基本的防護(hù)措施，防火、防盜、防潮、防蛀、防鼠等“十防”措施不落實(shí)。會計檔案擺放零亂，

3、有的單位檔案柜不夠，就用線繩一扎或裝在麻袋里碼在柜子頂上，查閱起來非常費(fèi)勁。大部分單位沒有將會計檔案及時移交到檔案管理部門，放到檔案室的會計檔案沒有辦理移交手續(xù)或移交手續(xù)不清。有的單位會計人員 變動時沒有移交會計檔案，新上任的會計對保管的會計檔案家底不清;有的檔案柜沒有上鎖，任由會計、出納隨意翻閱，甚至個別單位的會計憑 證由出納裝訂、歸檔、保存。3）到期的會計檔案清理銷毀不及時。會計檔案具有一定的保管期限，對到期的會計檔案應(yīng)及時清理銷毀。然而，一些基層單位對到期的會計檔案一直沒有銷毀，長期存放，一些沒利用價值的檔案占據(jù)了大部分有限的空間，給檔案管理部門造成了一定的保管壓力。4）電算化會計檔案管

4、理制度不完善。實(shí)行會計電算化后，沒有對電算化會計檔案形成相應(yīng)的管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。會計人員對電算化會計檔案的認(rèn)識概念模糊，對形成的會計檔案（如對存有財務(wù)數(shù)據(jù)的計算機(jī)硬盤、光盤和存儲芯片等磁性介質(zhì)）不知如何保管。2 存在問題的根本原因1）領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作重視不夠。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)管理人員對會計檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識，只注重日常會計業(yè)務(wù)和財務(wù)資產(chǎn)管理，忽視會計檔案管理工作，重會計業(yè)務(wù)，輕檔案管理，認(rèn)為檔案管理只是會計人員的事，與領(lǐng)導(dǎo)無關(guān)，對本單位的會計檔案工作很少過問，不甚了解;對會計檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)不夠，每年上級單位年終工作檢查考核時，會計檔案工作所占檢查內(nèi)容的比重很少，對會計檔案的檢

5、查也不認(rèn)真、不細(xì)致，甚至忽略。一些單位只注重文書檔案管理，沒有將會計檔案管理納入本單位檔案管理工作的范疇，更沒有將會計檔案工作列入議事日程，納入責(zé)任目標(biāo)管理考核。檔案局在每年進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查時，也只檢查文書檔案不檢查會計檔案。2）會計人員缺乏會計檔案管理知識。一般情況下，會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對會計檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。單位很少舉辦專門的會計檔案學(xué)習(xí)班，會計人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)會計檔案管理知識的機(jī)會很少。從書本上所學(xué)的知識很難與實(shí)踐結(jié)合，從實(shí)踐當(dāng)中掌握的檔案管理基本知識往往不符合規(guī)范化的要求。3）對會計檔案管理工作的支持力度不夠。加強(qiáng)會計檔案管理工作需要一定的人

6、力和財力支持，有些單位領(lǐng)導(dǎo)明知會計檔案管理工作中存在問題，但不當(dāng)一回事，舍不得花錢。大部分基層單位由于人力、財力投入不夠，沒有設(shè)專職檔案管理員，沒有設(shè)立專門的檔案室，檔案柜、消防器材等檔案管理設(shè)備配備不全，更談不上現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。電算化會計檔案的保管硬件方面投入更少，達(dá)不到雙備份的條件。如果要對幾十年的會計檔案進(jìn)行鑒定清理的話，需要一定的人力、財力、物力，一些單位怕麻煩，知難而退。4）責(zé)任性不強(qiáng)，制度不落實(shí)。由于一部分會計人員的責(zé)任性不強(qiáng)，對檔案管理工作不積極，不主動，歸檔不及時，裝訂不齊整，整理立卷不規(guī)范。對會計檔案管理的各項(xiàng)法規(guī)制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不學(xué)習(xí)、不掌握、不落實(shí)，工作偷懶，敷衍了事

7、。個別會計人員對會計檔案管理的重要性認(rèn)識不足，檔案法制意識淡薄，依法歸檔觀念落后，導(dǎo)致會計檔案管理工作滯后。3 加強(qiáng)會計檔案管理工作的措施1）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。會計檔案具有重要的保存和利用價值。因此，各單位要充分認(rèn)識會計檔案的作用，提高對會計檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，重視會計檔案管理工作，把會計檔案與其他檔案同等重視，一并安排，統(tǒng)一管理，并將會計檔案管理工作列入目標(biāo)管理責(zé)任進(jìn)行考核。上級財務(wù)管理部門要經(jīng)常性的檢查指導(dǎo)基層單位的會計檔案管理工作，檔案執(zhí)法部門也要把會計檔案納入檔案管理的一部分進(jìn)行檢查督導(dǎo)，把會計檔案要提高到法律的高度來加強(qiáng)管理，提高依法加強(qiáng)會計檔案

8、管理工作的意識，使其走上 法制化的軌道。2）制定規(guī)范，健全制度。要做好會計檔案管理工作，必須根據(jù)會計檔案管理辦法、會計電算化工作規(guī)范、實(shí)施細(xì)則，結(jié)合本部門、本單位的實(shí)際，建立健全一整套科學(xué)合理的管理制度，明確檔案范圍、歸檔程序、整理方法、立卷要求和保管期限，細(xì)化會計檔案的分類、組卷、編目、排序、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計檔案管理要求，明確崗位職責(zé)，制定相應(yīng)的安全保密、借閱利用制度。形成有法可依，有章可循的工作格局，確保會計檔案管理工作順利進(jìn)行。3）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。會計檔案管理工作的好壞，取決于會計人員的素質(zhì)和能力。會計人員是會計檔案管理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化的熟知、熟練程度決

9、定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員的培訓(xùn)計劃，將會計檔案管理知識作為會計人員的繼續(xù)教育內(nèi)容，定期培訓(xùn)，逐步提高檔案管理水平。對新上崗的會計人員要進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案的各項(xiàng)制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)知識與基本技能，從源頭上做好會計檔案的管理工作。必要時可組織會計人員到那些會計檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，相互交流，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，共同促進(jìn)，使全省交通運(yùn)輸系統(tǒng)的會計檔案管理工作上一個新臺階。4）落實(shí)崗位職責(zé)，提高管理水平。在加強(qiáng)會計人員檔案管理知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的同時，更應(yīng)該注意對檔案管理人員，尤其是會計人員的職業(yè)

10、道德教育，強(qiáng)化責(zé)任意識，建立和完善檔案管理工作的激勵機(jī)制，獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣。充分調(diào)動職工的工作積極性，發(fā)揮檔案管理人員的能動性、主動性，提高本單位的檔案管理水平。把搞好會計檔案管理工作變成職工的自覺行動，盡職盡責(zé)，保質(zhì)保量的完成檔案管理的各項(xiàng)工作。會計檔案的裝訂、立卷、歸檔工作必須由會計來完成，不得由出納代替。5）及時歸檔，規(guī)范立卷，定期銷毀，標(biāo)準(zhǔn)化管理。嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，歸檔要及時，立卷要規(guī)范，定期銷毀到期檔案，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。6）加大資金投入，確保保管措施。各單位應(yīng)大力支持會計檔案管理工作，加大資金投入，配備專（兼）職檔案管理人員，設(shè)立專門的檔案室。財務(wù)部門將保管一年以上的會計檔案要移交到檔案室統(tǒng)一保管。有條件的單位可配備一些電腦、掃描儀等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。消防器材、干燥劑等防護(hù)器材要定期檢查，定期更換，加強(qiáng)對檔案的防護(hù)措施，避免不必要的損失?？傊瑫嫏n案工作很重要，做好會計檔案工作并非易事。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識，提高業(yè)務(wù)操作技能，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索管理