檔案管理辦法(試行)

1、檔案管理辦法(試行)一、檔案實體分類方案1、行政檔案類(xz)2、人事檔案類(rs)3、財會檔案類(ck)4、基建檔案類(jj)5、聲像檔案類(sx)6、實物檔案類(sw)二、檔案管理歸檔制度(一) 、歸檔范圍凡集團各部門、單位在工作活動屮形成的、處理完畢的、具有參考價值的收發(fā)文件、電報、會 議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄、圖表、簿冊、存根、原稿和印本、照片、錄音帶等全部 文件材料都需要立卷歸檔。具體按如卜類別范圍收集、整理：1、行政檔案：按工作性質分類(共分成8人類、參見附件1 “文件材料歸檔范圍與保管期限表” 歸檔)(1) 黨群管理類(2) 行政工作類(3) 法律事務類(4) 宣傳工

2、作類(5) 后勤工作類(6) 信息管理類(7) 檔案工作類(8) 審計工作類2、人事檔案：歸檔內容(參見附件1 “文件材料歸檔范圍與保管期限表”歸檔)3、財會檔案：按工作內容分類（共分成5類，參見附件1 “文件材料歸檔范圍與保管期限表”歸檔）(1)會計報表(2)會計帳薄(3)會計憑證(4)財務管理(5)其它文件材料4、基建檔案：按工作內容分類（共分成6人類，參見附件1 “文件材料歸檔范圍與保管期限衣”歸檔）(1)建設工程依據性材料(2)設計基礎性材料(3)設計文件材料(4)監(jiān)理文件材料(5)施工文件材料(6)竣工驗收文件材料5、聲像檔案：歸檔內容（參見附件1 “文件材料歸檔范圍與保錚期限表”歸

3、檔）反映集團重人活動和歷史發(fā)展，具有保存價值的各種聲像載體6、實物檔案：歸檔內容（參見附件1 “文件材料歸檔范圍與保管期限表”歸檔）凡屬反映本集團榮苦的國際、國內獲得的獎狀、獎章、獎杯、錦旗、證書及貝有保存價值的贈 品、禮品等實物。附件1：文件材料歸檔范圍與保管期限表（二）、歸檔時間1、文書類文件材料以單位、部門為立檔單位，部門兼職檔案管理員將侮刀有價值的文件材料處理完畢后進行收集、整理并按年度進行立卷、歸檔。次年6刀底前向檔案室歸檔完畢。2、人事資料應隨時歸檔，每月底整理移交檔案室。3、當年財會檔案，在會計年度終了后可由財會部門保管2年，期滿后次年6刀底向集團檔 案室辦理移交手續(xù)。編制移交目

4、錄，一式二份。4、基建項目資料應隨時歸檔，下屬單位的基建項目文件材料，由分公司檔案員在基建項目驗收后兩個月內移交集團檔案索。5、聲像載體材料在完成制作后三個刀內歸檔。照片檔案歸檔時間為制作完成后歸檔。6、實物類材料應隨時歸檔。（三）、歸檔要求1、行政檔案類：按工作性質分類、整理并收集齊全。2、財會檔案類：按工作內容分類、整理并收集齊全。3、基建檔案類：首先按地區(qū)分類-項h分類內容分類（分為二大類：（1）文件材料類；（2） 合同、協(xié)議類；）、整理并收集齊全。三、檔案查閱利用辦法為了有效地利用檔案，開發(fā)檔案信息資源，更好地為集團各項工作提供服務，特制訂本辦法：一、集團各單位、部門、個人因工作需要查

5、閱利用集團行政管理檔案，須先填寫借閱單后分別 經部門經理和總裁辦主任審批后方可查閱。二、集團各單位、部門、個人因工作需要查閱利用集團人事檔案，須先填寫借閱單后分別經部 門經理和人力資源部總監(jiān)審批后方可杳閱。三、集團各單位、部門、個人因工作需要查閱利用集團基建檔案，須先填寫借閱單后分別經部 門經理和總裁辦主任審批后方可查閱，如需借用原件必須經副總裁或總裁批準后方可借用。四、集團各單位、部門、個人因工作需要查閱利用集團財會檔案，須先填寫借閱單后分別經部 門經理和財務副總裁審批后方可查閱。五、地方公司的員工因工作需要杏閱利用木公司的各類檔案，須先填寫借閱單后分別經部門經 理和分公司副總裁（總經理）批

6、準后方可借用。六、絕密級科技檔案只限于指定的總接需要的部門和人員查閱，同該工作僅有部門關系的人員 只能接觸有關部分；機密級科技檔案只限于該項冃直接有關的部門和人員查閱；秘密級科技檔案， 與該工作冇關的部門及人員都可查閱。非木集團的員工謝絕查閱科技檔案。七、對于重要珍貴的檔案，一般不提供原件使用。八、摘錄或復制重要的或密級檔案、財會檔案復制時，須經有關部門負責人同意，由檔案人員 負責復卬。九、凡來檔案室查檔者，原則上一律在檔案室查閱。如確需借出時，根據檔案借閱流程辦理借 閱登記手續(xù)，歸還時應當面清點、注銷。借期不得超過i天，不得代借代還。十、借閱檔案的人員,必須保守檔案的秘密,保證檔案的安全,不

7、得涂改、標記、剪裁、折拆、 劃線、抽頁、調換、圈注、損壞及丟失，違者追究責任。附件2：1、檔案借閱流程圖：（1）集團（2）地方公司（oa上建立口動流程系統(tǒng)）2、檔案資料借閱單：（1）集團（2）地方公司（0a上填寫借閱單）3、檔案檢索口錄（0a上建立檔案查找系統(tǒng)）四、檔案鑒定銷毀制度一、檔案室要按規(guī)定進行鑒定，對保管期限已滿，認為毫無保存價值的檔案予以銷毀。二、對耍鑒定銷毀的檔案，在分管主任領導下，檔案室和有關部門組成鑒定小組，采用直接鑒 定方法，以一個年度和一個項冃的成套檔案材料為棊礎，按分工、個人初鑒、集體審查，對到期的 檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經總裁批準麻，方可存毀。

8、三、銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。附件二：（集團）各類檔案借閱 流程圖附件二：（地方公司）各類檔案借閱 流程圖附件二檔案資料借閱單（集團）借閱日期姓名所屬部門、單位檔案類型采用方式行政類 人事類 財會類 基建類 聲像類 實物類原件借用原件復印査閱文件內容文件總數利用目的借閱人簽字歸還日期簽字部門領導簽章：年月日人力資源總監(jiān)、財務總監(jiān)、總裁辦主任簽章：年月日總裁或副總裁簽章：年月日檔案管理員簽章：年月日注：原則上檔案原件不外借檔案資料借閱單（地方公司）借閱日期姓名所屬部門、單位檔案類型采用方式行政類 人事類 財會類 基建類 聲像類 實物類原件借用原件復印查閱文件內容文件總數利用目

9、的借閱人簽字歸還日期簽字部門領導簽章：年月日地方公司副總裁、總經理簽章：年月日總裁或副總裁簽章：地方公司檔案管理員簽章：年月日年月日注：原則上檔案原件不外借附件一文件材料歸檔范圍與保管期限表的規(guī)定（試行）一級類 目代號 與名稱:級類目代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限1、上級黨委.團季下發(fā)的各種批示.指示.決定、規(guī)定、通知、通報以永久或長期xz11及木公司貫徹執(zhí)行的有關文件2、公司黨委、團委各種會議記錄永久或長期行黨3、公司黨委、團委年度工作計劃、總結、規(guī)章制度永久政群4、公司黨委、團委工作的請示、報告及批復水久或長期檔管5、公司及子公司黨、團組織建立和改選材料永久或長期案理6、公司評選先進支

10、部及優(yōu)秀黨員、團員的事跡、報告長期類7、公司黨、團組織工作計劃、總結，及黨員名冊、年報表永久或長期8、公司黨、團員違紀處理調查報告、批復、退黨、取消預備期等決議、永久或長期決定9、黨、團員教育、學習、黨、團風治理等材料短期10、上級和公司黨、團組織有關黨紀檢査、通報、決定長期11、黨組織關系介紹信及存根長期12、其他1、公司成立、合并、撤銷、更名等文件材料具體文件有：永久或長期121)組建公司的巾請及上級批準文件2)公司法人開業(yè)登記申請書及批準文件行3)公司組織章程政4)資金使用證明、驗資證明或資金報告工5)公司主要負賁人身份證明作6)企業(yè)法人代碼證書類7)國冇土地使用證8)中華人民共和國法人

11、營業(yè)執(zhí)照（包括合營各方所在國或地區(qū)政府主管部門發(fā)給的營業(yè)執(zhí)照）9）稅務登記證10）企業(yè)法人年鑒報告11）資金信用證明書及外方資調情況12）歷次董事會會議記錄13）歷次股東代表會議文件2、高管、總裁辦公會議記錄、紀要及討論的文件永久3、公司大事記、組織沿革材料永久4、公司領導在重要會議上的講話稿長期5、黨和國家領導人、上級機關領導人視察、檢查公司工作時重耍指示、永久或長期講話、題詞、照片、錄像、錄音等材料。6、上級或公司制訂的各項規(guī)章制度長期7、其他一級類 目代號 與名稱一級類目代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限xz行政檔 案13法律 事 務 類1、上級關于法律事務的指示及規(guī)定2、公司內部關于法

12、律事務的規(guī)章、制度、辦法3、公司參與行政或經濟訴訟所形成的材料4、其他短期長期長期14言 傳 工 作 類1、上級有關宣傳工作的指示、通知2、公司編印的簡報、時報等正式打印件和原稿3、公司編印的投資指南、建設發(fā)展情況及各種宣傳小冊子等印刷本和底稿4、各種新聞媒介發(fā)布的新聞稿5、公司各種活動的照片、錄像帶、錄音帶、電影膠片等材料6、向上級匯報的種類重要信息7、各種廣告、宣傳牌等8、其它短期 長期或短期長期長期或短期 長期或短期長期短期15后 勤 工 作 類1、后勤工作計劃、總結、制度等文件2、貴重物品購置的簽報、批示3、固定資產驗收單4、低值易耗、辦公用品帳冊5、各類協(xié)議、合同6、其他長期或短期短

13、期短期短期 長期或短期16信息管理類1、上級冇關信息工作的指示、通知、規(guī)定等2、公司信息工作的計劃、總結等3、公司信息管理的制度、規(guī)定4、公司信息管理系統(tǒng)應用的各類軟件的開發(fā)5、重要的協(xié)議、合同6、其他短期 長期或短期短期 長期或短期長期17檔 案 工 作 類1、上級有關檔案工作的指示、通知、規(guī)定2、公司檔案工作計劃、總結等文件3、公司檔案工作制度、規(guī)定4、檔案移交清冊、銷毀清冊5、公司檔案人員培訓、網絡活動記錄6、檔案的各類匯編7、計算機管理中的各種軟件8、其他短期 長期或短期長期長期短期長期 長期或短期一級類 目代號 與名稱一級類目代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限xz行政 檔 案18審

14、計 工 作 類1、公司有關審計工作的指示、規(guī)定、通知、通報2、公司有關審計工作的請示、報告及上級批復3、公司有關審計工作的制度、規(guī)定、辦法4、公司審計工作的年度計劃、總結5、專題審計材料1）公司對審計立項的指示、指示和下達的審計項目任務文件2）審計通知書3）審計報告（或復審意見），審計部門審定審計報告（復審意見）的會議 紀要或會議記錄摘要4）審計報告所列問題的證明材料5）被審計單位對審計報告的書面意見6）有關審計處理的請示、審計爭項的報告或上級領導的批復、批示7）審計（含復審）結論和決定或審計意見通知書8）被審計單位關于執(zhí)行審計結論和決定情況的報告9）罰款、沒收款、扣繳款、停1拔款，貨款，凍結

15、銀行存款，封存帳冊 等文書及回執(zhí)10）各種調查取證材料6、其他短期長期長期長期 長期或短期一級類目 代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限rs人 事 檔 案1、公司冇關人事、勞動工資、福利工作的請示、報告與上級領導的批復、 批示2、公司有關人事、勞動工資、福利工作有關制度、規(guī)定、決定、通知3、公司關于員工任免、聘任的決定、通知4、公司機構設置、人員編制的文件材料5、公司推薦、委派干部任職的文件（包括下屬單位機構設置、干部任免 的請示批復）6、公司員工招聘工作文件材料7、公司員工考核、專業(yè)職務評出工作的文件材料8、公司員工調動、辭退、處理材料9、員工業(yè)務培訓的文件材料10、公司職工花名冊11、公司人

16、事工作會議記錄、計劃、總結12、其他永久或長期長期 長期 永久長期或短期短期 長期 長期 短期 永久 長期一級類 目代號 與名稱二級類目代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限ck財會 檔 案11會 計 報 表各種會計報表（包括各級主管部門的匯總會計報表）1、主要財務指標2、月、季會計報表3、年度會計報表（決算）三年 五年 永久12會 計 帳 薄1、日記帳其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳2、明細表3、總帳4、固定資產帳（固定資產報廢清理后保存五年）5、輔助帳簿6、涉及外事會計帳簿十五年二十五年十五年十五年 十五年 永久13會計憑證1、原始憑證、記帳憑證和匯總憑證2、涉及外事的會計憑證3、銀行存款余額調查表

17、五十年 永久 三年14財 務 管 理1、公司關于財務、稅收、證券、資金、固定資產、成本價格、物價管理、 會計工作等規(guī)定、通知2、公司制定的財務管理規(guī)定制度3、公司財務管理工作計劃、總結和分析匯報4、公司有關證券管理工作的請示、報告及批復5、公司各項財務收支計劃、經費、物資等問題的請示、批復6、關于外匯管理貨款、集團購買、經費等規(guī)定、通知7、公司會計決算報表和驗資評估，咨詢證明8、有關貸款協(xié)議9、公司年、季、月經濟活動分析10、下屬單位財務年報11、其他長期或短期長期 永久或長期長期 長期或短期 長期或短期 永久或長期短期 長期或短期短期15其 它1、會計檔案移交清冊2、會計檔案保管淸冊3、會計

18、檔案銷毀消冊十五年 二十五年 二十五年一級類 目代號 與名稱級類ii代號 與名稱三級類ii代號 與名稱文件材料歸檔范圍保管期限jj基建檔案11建 設 工 程 依 據 性 材 料.11立項1、項h建議書報告及批復2、可行性研究報告及批復3、計劃任務書報告及批復永久或長期.12，、八 刖 期 管 理 性 文 件1、規(guī)劃選址意見書、選址巾請、規(guī)劃定點圖2、拆遷安置意見、協(xié)議3、建設用地紅線圖、規(guī)劃用地許可證4、征拔用土地報告、批復、土地出轉讓合同、土地核準通知 書5、規(guī)劃管理意見書、報批表、建設項日送審報告6、冇關環(huán)保、消防、人防、文管、園林、交通、宗教、航道、 河道、抗震、白蟻防治等涉及部門的管理

19、性文件7、年度計劃申請表8、審計意見書9、現(xiàn)場規(guī)劃放線記錄10、工程規(guī)劃許可證、規(guī)劃紅線圖永久或長期12設計基 礎性材 料1、地質勘察設計合同、工程地質勘測報告2、水文地質勘測報告3、地形、地貌文件材料永久或長期13設計 文 件 材 料1、設計招投標2、設計合同3、初步設計4、設計概算5、初步設計批復6、設計審查報告7、設計審查批準書長期14監(jiān) 理 文 件 材 料1、監(jiān)理招投標文件2、監(jiān)理合同3、監(jiān)理規(guī)劃4、監(jiān)理實施細則5、監(jiān)理月報6、監(jiān)理會議紀要7、合同爭議、違約報告及處理意見8、控制文件1）監(jiān)理工程師備忘錄2）監(jiān)理工程師指令單及回復3）監(jiān)理工程師通知單（質量控制及工程變更）及回復4）監(jiān)理工

20、程師聯(lián)系單5）監(jiān)理工程師通知單及回復9、監(jiān)理抽查試驗檢測報告及匯總衣10、質雖事故報告及處理意見11、工程監(jiān)理總結短期一級類 目代號 與名稱二級類目代號與名稱二級類目代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限jj基建檔案15施工文件材料.11建設單位 文件1、項h管理機構（項h經理部）及責任人名單2、項目施工管理機構（項目監(jiān)理部）及責任人名單3、項h監(jiān)理管理機構（項h監(jiān)理部）及賁任人名單4、勘測設計單位及設計人員名單5、建設單位工程變更指令單短期.12土建 工 程1、施工許可證2、施工、招投標中標通知書、招投標申請表、投標書、標函、 標底、評標記錄3、施工合同4、工程質量監(jiān)督手續(xù)5、開工報告6、工程測

21、量定位記錄7、控制網設置資料8、基槽開挖線測量資料9、圖紙會審記錄、技術交底記錄10、施工組織設計（方案）11地基驗槽及處理記錄打（試）樁記錄、樁基施工記錄、沉 降觀測記錄、軸線標髙復核驗收12、原材料試驗匯總表、原材料出廠證明、原材料復試試驗報 告、預制構件出廠合格證、試驗記錄13、土壤干實度試驗報告、土壤擊實驗報告14、絵（試塊）抗壓試驗報告、絵抗?jié)B試驗報告、商品絵出廠 合格證、復試報告15、砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告16、磴配合比通知單17、砂漿配合比通知單18、地下防水工程驗收記錄19、地基基礎驗收記錄20、鋼筋工程驗收記錄21、磴工程驗收記錄22、砌體工程驗收記錄23、預制構件進場

22、驗收記錄24、構件吊裝工程驗收記錄25、鋼木結構工程驗收記錄26、主體結構驗收記錄27、中間交工評定及驗收記錄28、門窗進場安裝驗收記錄29、屋面找平層工程驗收記錄30、屋面隔氣層工程驗收記錄31、屋而保溫層工程驗收記錄32、屋面排氣孔驗收記錄33、屋面、廁所、廚房、陽臺等注水潑水驗收記錄短期一級類 目代號 與名稱二級類目代號與名稱二級類目代號與名稱文件材料歸檔范圍保管期限jj基建檔案15施工文件 材 料2土 建 工 程34、樓地面基層驗收記錄35 地基基礎分部、分項工程質量評定表36、主體分部、分項工程質量評定表37、地面樓面分部、分項工程質量評定表3久門窗分部、分項工程質量評定表39、裝飾

23、分部、分項工程質量評定表40、層面分部、分項工程質量評定表41、現(xiàn)場施工預應力記錄42、工程竣工測量43、新型建材推廣證44、施工新技術方案45質量事故處理意見短期.13水、電、暖設部分1、招投標文件2、施工合同、施工預算3、圖紙會審、技術交底4、設備、產品質量檢查、安裝記錄1）設備、產品合格證2）設備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告3）設備女裝、試運行4）設備明細表5、隱蔽工程驗收記錄6、施工試驗記錄1）電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視系統(tǒng)末端 等測試2）樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調試3）變配電設備安裝、檢查、通電、滿負荷測試4）給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣等管道強度、嚴 密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等試驗5）電氣照明、動力、給排水、消防、采曖、通風、空調、燃 氣等系統(tǒng)調試、試運行6）電梯接地電阻、絕緣電阻