第四章文件的整理與歸檔

1、Question： 為什么要建立檔案？為什么要建立檔案？ 檔案有何作用？檔案有何作用？ 檔案的利用檔案的利用一、立卷一、立卷 （一）立卷的概念和含義（一）立卷的概念和含義1 1立卷的概念立卷的概念 文書處理部門或人員將文書處理部門或人員將辦理完畢辦理完畢的，的，具有保存價值具有保存價值的文件材料，根據(jù)其的文件材料，根據(jù)其固有固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程，組成案卷的過程稱為立卷。稱為立卷。 第二節(jié) 立卷工作 一、立卷一、立卷2立卷的含義立卷的含義 （1）必須是）必須是辦理完畢辦理完畢的文件材料才可的文件材料才可以立卷。以立卷。 （2）必須是）必須是具有保存價值具有保存

2、價值的文件材料的文件材料才能歸檔保存。才能歸檔保存。 （3）必須按照文件在形成過程中的）必須按照文件在形成過程中的聯(lián)聯(lián)系和一定的規(guī)律系和一定的規(guī)律組成案卷。組成案卷。Question： 立卷的過程是怎么樣的？立卷的過程是怎么樣的？ 立卷程序立卷程序（二）立卷特征（二）立卷特征 在立卷過程中，按文件的基在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷本特征確定文件分類和組卷的原則和依據(jù)。的原則和依據(jù)。 具有具有共同特征的和密切聯(lián)系共同特征的和密切聯(lián)系的文件組合在一起。的文件組合在一起。 立卷特征就是按文件特征分立卷特征就是按文件特征分類和組卷。類和組卷。（二）立卷特征（二）立卷特征 立卷特征的分

3、類立卷特征的分類 （1）按文件的問題特征立）按文件的問題特征立卷卷 不同的事件、項目、專案。不同的事件、項目、專案。 eg: 1、人事類、業(yè)務(wù)類、會計類、科、人事類、業(yè)務(wù)類、會計類、科研研 產(chǎn)品類產(chǎn)品類 2、科研開發(fā)產(chǎn)品檔案（、科研開發(fā)產(chǎn)品檔案（N72、N75、N85、N97）立卷特征的分類立卷特征的分類 （2）按文件的作者特征立）按文件的作者特征立卷卷 文件責(zé)任者文件責(zé)任者 Eg:1、人事檔案類、人事檔案類 2、圖書著作類（圖書館）、圖書著作類（圖書館）立卷特征的分類立卷特征的分類（3）按文件的名稱特征立卷）按文件的名稱特征立卷 按文種進行分類和組卷按文種進行分類和組卷 通知、報告、通報、計

4、劃、安排通知、報告、通報、計劃、安排立卷特征的分類立卷特征的分類 （4）按文件的時間特征立）按文件的時間特征立卷卷 按年度分類按年度分類 按月份分類按月份分類 按日期分類按日期分類 （5）按文件的地區(qū)特征立）按文件的地區(qū)特征立卷卷 省省市市區(qū)區(qū)縣縣鎮(zhèn)鎮(zhèn)立卷特征的分類立卷特征的分類 （6）按文件的通訊者特征）按文件的通訊者特征立卷立卷 業(yè)務(wù)聯(lián)系單位業(yè)務(wù)聯(lián)系單位 Eg:1、客戶資料、客戶資料 2、業(yè)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案 3、會計檔案、會計檔案立卷特征的分類立卷特征的分類 （7）其他特征立卷）其他特征立卷 1、重要程度、重要程度 2、姓名筆畫、姓名筆畫 3、文件載體（文書、圖片、音、文件載體（文書、圖片

5、、音 頻、視頻、磁盤、光盤）頻、視頻、磁盤、光盤）（二）立卷特征的運用（二）立卷特征的運用 立卷就把立卷就把零散無序的文件零散無序的文件按按文件之間固有的共同點和聯(lián)文件之間固有的共同點和聯(lián)系點系點分門別類、有機結(jié)合、分門別類、有機結(jié)合、組成案卷組成案卷。待立卷的文書待立卷的文書（二）立卷特征的運用（二）立卷特征的運用 常用：常用： 按問題特征立卷按問題特征立卷 按制發(fā)者特征立卷按制發(fā)者特征立卷 按時間特征立卷按時間特征立卷（三）立卷特征結(jié)合運用形式（三）立卷特征結(jié)合運用形式 “年度年度組織機構(gòu)組織機構(gòu)”分類分類 eg:2009人事檔案人事檔案 2010會計檔案會計檔案 “組織機構(gòu)組織機構(gòu)年度年

6、度”分類分類 eg:人事檔案人事檔案2009 會計檔案會計檔案2010（三）立卷特征結(jié)合運用形式（三）立卷特征結(jié)合運用形式 “年度年度問題問題”分類法分類法 eg:2009M10產(chǎn)品專案產(chǎn)品專案 2010N10產(chǎn)品專案產(chǎn)品專案 “問題問題年度年度”分類法。分類法。 eg: M10產(chǎn)品專案產(chǎn)品專案2009 N10產(chǎn)品專案產(chǎn)品專案2010（二）立卷特征及其運用（二）立卷特征及其運用（2 2）立卷特征在組卷中的具體運用）立卷特征在組卷中的具體運用 一般應(yīng)以按一般應(yīng)以按問題特征問題特征組卷為主。組卷為主。 按文件的按文件的主要共同特征主要共同特征組卷。組卷。 根據(jù)文件的類型根據(jù)文件的類型，靈活運用，靈

7、活運用相應(yīng)的相應(yīng)的文件特征組卷。文件特征組卷。 二、立卷的組織工作二、立卷的組織工作（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇 1 1文書處理部門立卷文書處理部門立卷 （1 1）集中式。（）集中式。（2 2）部門式。）部門式。 （3 3）“誰辦誰立卷誰辦誰立卷”。 2 2文件處理部門與機關(guān)檔案室結(jié)合立卷文件處理部門與機關(guān)檔案室結(jié)合立卷 （1 1）組織型。）組織型。 （2 2）分工型。）分工型。（3 3）兼職型。）兼職型。 二、立卷的組織工作二、立卷的組織工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作1 1立卷工作會議立卷工作會議2 2立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)3 3文件材料的收集和清理文件材料的收集

8、和清理4 4機關(guān)檔案室在立卷工作中的作用機關(guān)檔案室在立卷工作中的作用二、立卷的組織工作二、立卷的組織工作（三）平時歸卷（三）平時歸卷 1 1平時歸卷的概念平時歸卷的概念 2 2平時歸卷的目的平時歸卷的目的 3 3平時歸卷的主要措施平時歸卷的主要措施（1 1）建立和健全平時歸卷制度。）建立和健全平時歸卷制度。 （2 2）要有平時歸卷的物質(zhì)條件。）要有平時歸卷的物質(zhì)條件。（3 3）注意平時的清查和歸卷。）注意平時的清查和歸卷。立卷工作立卷工作三、具體立卷程序三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目（一）擬訂（或修訂）立卷類目（二）文件的歸類和組卷（二）文件的歸類和組卷（三）確定案卷的保管期限（

9、三）確定案卷的保管期限（四）擬寫案卷標(biāo)題（四）擬寫案卷標(biāo)題（五）案卷的編目與編號（五）案卷的編目與編號（六）填寫與裝訂（六）填寫與裝訂（七）歸檔（七）歸檔立卷程序立卷程序案案卷卷標(biāo)標(biāo)題題卷內(nèi)文件的編號卷內(nèi)文件的編號四、案卷質(zhì)量四、案卷質(zhì)量 （一）案卷質(zhì)量要求的總原則（一）案卷質(zhì)量要求的總原則 案卷質(zhì)量必須符合立卷的基本原則，即遵循案卷質(zhì)量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。 （二）案卷質(zhì)量的一般要求（二）案卷質(zhì)量的一般要求 1 1要符合規(guī)范化

10、、標(biāo)準(zhǔn)化要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化 2 2歸檔的案卷應(yīng)齊全完整歸檔的案卷應(yīng)齊全完整 四、案卷質(zhì)量四、案卷質(zhì)量 （三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容（1 1）組卷合理。）組卷合理。 （2 2）保管期限劃分準(zhǔn)確。）保管期限劃分準(zhǔn)確。（3 3）卷內(nèi)文件的排列合理。）卷內(nèi)文件的排列合理。 （4 4）卷內(nèi)目錄清晰。）卷內(nèi)目錄清晰。（5 5）備考表填寫完整。）備考表填寫完整。 （6 6）案卷封面填寫清楚。）案卷封面填寫清楚。（7 7）案卷題名擬寫準(zhǔn)確。）案卷題名擬寫準(zhǔn)確。 （8 8）檔號編制正確。）檔號編制正確。（9 9）裝訂結(jié)實整齊。）裝訂結(jié)實整齊。 （1010）字跡材料符合耐久性的要求。）字跡材

11、料符合耐久性的要求。 一、一、立卷改革立卷改革 （一）立卷改革卷工作的目的與方向（一）立卷改革卷工作的目的與方向 1 1立改革的目的立改革的目的 （1 1）簡化立卷方法。）簡化立卷方法。 （2 2）立卷技術(shù)的普及。）立卷技術(shù)的普及。 （3 3）立卷工作現(xiàn)代化。）立卷工作現(xiàn)代化。 2 2立卷工作改革的方向立卷工作改革的方向 （1 1）改革立卷的方法，與現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和）改革立卷的方法，與現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和 手段相適應(yīng)。手段相適應(yīng)。 （2 2）以電子計算機輔助立卷方式代替手工方式。）以電子計算機輔助立卷方式代替手工方式。 （3 3）立卷工作與檔案工作一體化。）立卷工作與檔案工作一體化。一、立

12、卷改革一、立卷改革 （二）幾種簡易立卷方式的簡介（二）幾種簡易立卷方式的簡介1 1“一事一卷一事一卷”2 2“立純卷立純卷”3 3“立薄卷立薄卷”4 4“以件代卷以件代卷” 二、二、歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 （一）（一）歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則編制目的與原則編制目的與原則 1 1編制目的編制目的 由國家檔案行政管理部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和由國家檔案行政管理部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對歸檔文件整理工作加以引導(dǎo)和規(guī)范。方法，對歸檔文件整理工作加以引導(dǎo)和規(guī)范。 2 2編制原則編制原則 （1 1）簡化原則。）簡化原則。 （2 2）兼容原則。）兼容原則。 （3 3）靈活性原則。）靈活性原則。

13、 （4 4）前瞻性原則。）前瞻性原則。二、二、歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 （二）歸檔文件整理概述（二）歸檔文件整理概述 1 1歸檔文件整理歸檔文件整理 歸檔文件的整理以件為單位進行裝訂、分類、歸檔文件的整理以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化。排列、編號、裝盒，使之有序化。 2 2名詞術(shù)語名詞術(shù)語 （1 1）歸檔文件。）歸檔文件。 （2 2）歸檔文件整理。）歸檔文件整理。 （3 3）件。）件。 3 3歸檔文件整理的原則和要求歸檔文件整理的原則和要求 二、二、歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 （三）歸檔文件整理方法和步驟（三）歸檔文件整理方法和步驟 1 1裝訂裝訂 2 2分類分類 3 3排列排列 4 4編號編號 5 5編目編目 6 6裝盒裝盒二、二、歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 （四）備考表（四）備考表 1 1備考表結(jié)構(gòu)備考表結(jié)構(gòu) 備考表是記錄