Word郵件合并實(shí)用教案

1、郵件合并(hbng)定義 所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔，然后將兩份文檔以一定的方式進(jìn)行( jnxng)合并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。第1頁(yè)/共27頁(yè)第一頁(yè)，共28頁(yè)。郵件(yujin)合并相關(guān)概念主文檔：指的是在合并操作(cozu)中，對(duì)合并文檔的每個(gè)部分都相同的文檔。數(shù)據(jù)源：包含要合并到文檔中的信息的不同的部分。合并文檔：將主文檔和數(shù)據(jù)源合后并得到的結(jié)果性文檔。主文檔（相同(xin tn)部分）數(shù)據(jù)源（不同部分）合并文檔（結(jié)果）第2頁(yè)/共27頁(yè)第二頁(yè)，共28頁(yè)。郵件合并通常包含(bohn)以下四

2、個(gè)步驟:第3頁(yè)/共27頁(yè)第三頁(yè)，共28頁(yè)。建立建立數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源主文檔中主文檔中插入插入合并域合并域新建新建打開(kāi)打開(kāi)主文檔主文檔數(shù)據(jù)合并數(shù)據(jù)合并到主文檔到主文檔內(nèi)容不變內(nèi)容不變的的共同文本共同文本存放存放可變的數(shù)據(jù)可變的數(shù)據(jù)相當(dāng)于變量名相當(dāng)于變量名,指指示在何處插入何示在何處插入何項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)據(jù)第4頁(yè)/共27頁(yè)第四頁(yè)，共28頁(yè)。任務(wù)(rn wu)22 宏的使用 宏是一系列計(jì)算機(jī)指令的集合。如果在Word中需要反復(fù)執(zhí)行某任務(wù)(rn wu)，可以使用宏自動(dòng)完成。 第5頁(yè)/共27頁(yè)第五頁(yè)，共28頁(yè)。相關(guān)知識(shí)與技能如果在 Microsoft Word 中反復(fù)執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)，可以使用宏自動(dòng)執(zhí)行該任務(wù)。宏是一系

3、列Word 命令和指令，這些命令和指令組合在一起，形成了一個(gè)單獨(dú)(dnd)的命令，以實(shí)現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動(dòng)化。任務(wù)任務(wù)(rn wu)22 (rn wu)22 宏的使用宏的使用第6頁(yè)/共27頁(yè)第六頁(yè)，共28頁(yè)。1. 創(chuàng)建宏創(chuàng)建宏 可以使用宏記錄器錄制一系列操作來(lái)創(chuàng)建宏，也可以在可以使用宏記錄器錄制一系列操作來(lái)創(chuàng)建宏，也可以在 Visual Basic 編輯器中輸入代碼來(lái)創(chuàng)建宏。編輯器中輸入代碼來(lái)創(chuàng)建宏。 2. 運(yùn)行宏運(yùn)行宏 工具工具宏宏查看宏，選擇宏名，單擊查看宏，選擇宏名，單擊“運(yùn)行運(yùn)行” 定義的快捷鍵定義的快捷鍵視圖視圖宏宏錄制宏錄制宏輸入宏名輸入宏名指定保存位置指定保存位置設(shè)置快捷鍵設(shè)置快捷鍵

4、錄制：錄制：執(zhí)行要包含在執(zhí)行要包含在宏中的操作宏中的操作錄制時(shí)的錄制時(shí)的光標(biāo)形狀光標(biāo)形狀視圖視圖宏宏“停止錄制停止錄制”相關(guān)相關(guān)(xinggun)知識(shí)與技能知識(shí)與技能任務(wù)(rn wu)22 宏的使用第7頁(yè)/共27頁(yè)第七頁(yè)，共28頁(yè)。任務(wù)任務(wù)23 23 目錄目錄(ml)(ml)的制作的制作任務(wù)描述 本任務(wù)通過(guò)案例介紹自動(dòng)生成目錄和索引的方法(fngf)。案例：為文檔“普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定.doc”生成目錄。第8頁(yè)/共27頁(yè)第八頁(yè)，共28頁(yè)。相關(guān)知識(shí)與技能手動(dòng)為長(zhǎng)文檔制作目錄或索引，工作量是相當(dāng)大的，而且弊端很多。例如，更改文檔的標(biāo)題內(nèi)容后，需要再次(zi c)更改目錄或索引。因此，掌握自動(dòng)生

5、成目錄和索引的方法，是提高長(zhǎng)文檔制作效率的有效途徑之一。 任務(wù)任務(wù)(rn wu)23 (rn wu)23 目錄的制作目錄的制作第9頁(yè)/共27頁(yè)第九頁(yè)，共28頁(yè)。 對(duì)各級(jí)標(biāo)題設(shè)置“標(biāo)題1、2”樣式 確定安放“目錄”的位置(wi zhi)（插入點(diǎn)） 插入目錄：“引用”選項(xiàng)卡“目錄”功能組“目錄”列表選擇“插入目錄” “目錄”對(duì)話(huà)框“目錄”選項(xiàng)卡按要求設(shè)置“格式”，“確定”后插入目錄。 目錄修改和更新 “更新目錄”對(duì)話(huà)框任務(wù)任務(wù)23 23 目錄目錄(ml)(ml)的制作的制作第10頁(yè)/共27頁(yè)第十頁(yè)，共28頁(yè)。圖3-65 “目錄(ml)”對(duì)話(huà)框任務(wù)任務(wù)(rn wu)23 (rn wu)23 目錄的制

6、作目錄的制作第11頁(yè)/共27頁(yè)第十一頁(yè)，共28頁(yè)。圖3-69 “修改(xigi)樣式”對(duì)話(huà)框任務(wù)任務(wù)(rn wu)23 (rn wu)23 目錄的制作目錄的制作第12頁(yè)/共27頁(yè)第十二頁(yè)，共28頁(yè)。1.1 創(chuàng)建(chungjin)與編輯主文檔（1）建立一個(gè)新文檔或打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的文檔(此文檔為主文檔)。（2）輸入文檔中帶有共性的部分，文件(wnjin)保存。（3）選擇“郵件” “郵件與信函”“郵件合并”項(xiàng)（如圖1-1所示）。第13頁(yè)/共27頁(yè)第十三頁(yè)，共28頁(yè)。1.2 創(chuàng)建(chungjin)或打開(kāi)數(shù)據(jù)源1、新建立(jinl)數(shù)據(jù)源第14頁(yè)/共27頁(yè)第十四頁(yè)，共28頁(yè)。圖1-3 “創(chuàng)建(chun

7、gjin)新數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框 第15頁(yè)/共27頁(yè)第十五頁(yè)，共28頁(yè)。2、打開(kāi)、打開(kāi)(d ki)數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源如果已經(jīng)有數(shù)據(jù)源，則只要(zhyo)選擇一個(gè)含有數(shù)據(jù)源的文件，如Word表格文件、Excel數(shù)據(jù)文件或者Access數(shù)據(jù)文件。第16頁(yè)/共27頁(yè)第十六頁(yè)，共28頁(yè)。3選取(xunq)數(shù)據(jù)源第17頁(yè)/共27頁(yè)第十七頁(yè)，共28頁(yè)。4、編輯郵件、編輯郵件(yujin)合并收件合并收件人人第18頁(yè)/共27頁(yè)第十八頁(yè)，共28頁(yè)。1.3 插入(ch r)合并域方法一：在主文檔中，將光標(biāo)移至插入點(diǎn)，再單擊“郵件合并”工具欄的“插入域”按鈕。插入的合并域自動(dòng)用號(hào)括起來(lái)（圖1-6所示）。方法二：對(duì)點(diǎn)右邊(yu

8、 bian)對(duì)話(huà)框中的“其他項(xiàng)目”。第19頁(yè)/共27頁(yè)第十九頁(yè)，共28頁(yè)。郵件郵件(yujin)合并合并工具欄工具欄單擊【視圖】單擊【視圖】|【工具欄】【工具欄】|【郵件合并【郵件合并(hbng)】命令，打開(kāi)【郵件合并】命令，打開(kāi)【郵件合并(hbng)】工】工具欄具欄打開(kāi)打開(kāi)(d ki)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)源源插入域插入域查看合并數(shù)據(jù)查看合并數(shù)據(jù)合并到新文檔合并到新文檔第20頁(yè)/共27頁(yè)第二十頁(yè)，共28頁(yè)。1.4 將數(shù)據(jù)(shj)合并到主文檔方法(fngf)一：點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄的“合并到新文檔”按鈕。方法(fngf)二：完成合并。第21頁(yè)/共27頁(yè)第二十一頁(yè)，共28頁(yè)。圖1-10 郵件(yujin)

9、合并結(jié)果（第1頁(yè)） 第22頁(yè)/共27頁(yè)第二十二頁(yè)，共28頁(yè)。請(qǐng)大家完成(wn chng)任務(wù) 打開(kāi)(d ki)主文檔： 邀請(qǐng)函主文檔.doc 操作方法： 查看文件：邀請(qǐng)函的制件過(guò)程.doc 樣版文件： 邀請(qǐng)函做好的樣板.doc第23頁(yè)/共27頁(yè)第二十三頁(yè)，共28頁(yè)。242021-12-8修改(xigi)樣式 操作命令：在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中單擊右下角的向下(xin xi)箭頭，打開(kāi)“樣式”列表在“樣式”列表中單擊“新建樣式”按鈕 ，彈出“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話(huà)框第24頁(yè)/共27頁(yè)第二十四頁(yè)，共28頁(yè)。第5章Word高級(jí)應(yīng)用排版(pi bn)畢業(yè)論文252021-12-8新建樣式(yngsh)第25頁(yè)/共27頁(yè)第二十五頁(yè)，共28頁(yè)。第26頁(yè)/共27頁(yè)第二十六頁(yè)，共28頁(yè)。感謝您的觀看(gunkn)！第27頁(yè)/共27頁(yè)第二十七頁(yè)，共28頁(yè)。NoImage內(nèi)容(nirng)總結(jié)郵件合并定義。第1頁(yè)/共27頁(yè)。（4）將數(shù)據(jù)合并到主文檔中執(zhí)行