南山區(qū)會(huì)計(jì)核算管理中心

1、.南山區(qū)會(huì)計(jì)核算管理中心會(huì)計(jì)檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、移交和銷(xiāo)毀等管理制度，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合南山區(qū)會(huì)計(jì)核算管理中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中心）實(shí)際，制定本辦法。第二章 會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔第二條 會(huì)計(jì)檔案整理立卷的管理，采取“三統(tǒng)一”的原則，即分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一。（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：按會(huì)計(jì)檔案管理辦法的要求，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成類(lèi)。即一類(lèi)報(bào)表，二類(lèi)賬簿，三類(lèi)憑證，四類(lèi)其他。（二）檔案形成統(tǒng)一：案冊(cè)封面、檔案裝具、存放序列統(tǒng)一。（三）管理要求統(tǒng)一：使用的檔案管理軟件統(tǒng)一；各科

2、（所）會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、憑證的裝訂厚度、方法統(tǒng)一；會(huì)計(jì)資料檔案目錄、保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)、檔案登記簿與檔案局的有關(guān)要求統(tǒng)一。第三條 立卷歸檔范圍（一）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、財(cái)務(wù)分析及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、預(yù)決算報(bào)表、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（二）會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬、其他會(huì)計(jì)賬簿。（三）會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)資料。（四）其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)對(duì)賬回執(zhí)、往來(lái)款項(xiàng)對(duì)賬回執(zhí)，其他應(yīng)當(dāng)保管的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。第四條 本中心每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由

3、主辦會(huì)計(jì)按歸檔要求負(fù)責(zé)立卷、裝訂成冊(cè)，立卷的要求如下：（一）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理及裝訂1、按編報(bào)目錄核對(duì)，檢查報(bào)表是否齊全，整理報(bào)表頁(yè)數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、漏頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。2、會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂順序?yàn)椋悍饷鏁?huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明報(bào)表（按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列）封底。3、會(huì)計(jì)報(bào)表的封面內(nèi)容要填列齊全，加蓋公章。4、會(huì)計(jì)報(bào)表分為年報(bào)、月報(bào)。年報(bào)和月報(bào)單獨(dú)整理組卷，財(cái)務(wù)分析排在報(bào)表之前共同組卷。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理和裝訂1、賬簿裝訂前，先進(jìn)行整理，檢查核對(duì)各個(gè)賬戶(hù)和頁(yè)數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)，然后按賬簿封面賬戶(hù)目錄排好順序的賬頁(yè)封底的順序裝訂。2、會(huì)計(jì)賬簿的裝訂應(yīng)牢固平整，不得有

4、折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、漏頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)賬簿的裝訂處要用牛皮紙封口，封口要嚴(yán)密并加蓋有關(guān)印章。3、每個(gè)單位在一個(gè)年度中產(chǎn)生的賬簿，可以裝訂成一冊(cè)，也可以裝訂成數(shù)冊(cè)，每?jī)?cè)頁(yè)數(shù)以250頁(yè)左右為宜。4、封面的內(nèi)容要填列完整，包括：?jiǎn)挝?、賬簿名稱(chēng)、日期、記賬人、裝訂人等。（三）會(huì)計(jì)憑證的整理和裝訂1、折疊要規(guī)范，附件要齊全、整齊，原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證封面的長(zhǎng)寬度，特別是左上角的兩條邊，線要正、無(wú)毛邊、呈直角。2、拆除金屬物，防止時(shí)間長(zhǎng)久生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的美觀、查閱和保管。破綻的票據(jù)要修補(bǔ)貼好，有重要內(nèi)容的殘缺處要嚴(yán)格查清內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)齊，或在空白處說(shuō)明情況，指明責(zé)任者，以

5、防時(shí)間長(zhǎng)久難以查對(duì)。3、憑證號(hào)碼要復(fù)查，防止號(hào)碼顛倒或缺號(hào)；檢查原始憑證和附件是否齊全；裝訂要結(jié)實(shí)，厚度應(yīng)控制在3公分以?xún)?nèi)。4、封面內(nèi)容要標(biāo)明，封面上憑證的名稱(chēng)、編號(hào)、起止號(hào)、附件張數(shù)、起止時(shí)間、主辦會(huì)計(jì)、裝訂人等項(xiàng)目要填寫(xiě)齊全，蓋全印章，以示責(zé)任。5、會(huì)計(jì)憑證一般按記賬順序裝訂，一個(gè)單位月度內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證裝訂數(shù)冊(cè)時(shí)，每?jī)?cè)都要加編冊(cè)號(hào)，注明本月共×冊(cè)，本冊(cè)是第×冊(cè)，以便查找。附件如另行裝訂，要注明是×年×月×日×號(hào)憑證的字樣，以便連續(xù)歸檔。（四）其他會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)材料的整理立卷銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)對(duì)賬回執(zhí)、往來(lái)款項(xiàng)對(duì)賬回執(zhí)按年

6、度、單位分別裝訂，年度結(jié)束后裝訂為一冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等，按其保管期限分別立卷。第五條 會(huì)計(jì)憑證的立卷，在月份結(jié)束后進(jìn)行；會(huì)計(jì)賬簿的立卷，在年度結(jié)束后進(jìn)行；財(cái)務(wù)報(bào)告（月報(bào)、年報(bào)）的立卷在月度和年度結(jié)束后分別進(jìn)行。第三章 會(huì)計(jì)檔案的保管第六條 每年末主辦會(huì)計(jì)應(yīng)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料分別整理、裝訂、歸檔。檔案封面資料應(yīng)填寫(xiě)完整，電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按期分類(lèi)做好軟件備份、刻錄，確保數(shù)據(jù)完整，并及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案移交檔案室。第七條 會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，檔案管理員必須認(rèn)真驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)。填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案交接表一式三份，移交人、接收人、監(jiān)交人各存一份。第八條

7、中心檔案管理員應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案管理要求，定期將中心歸檔的會(huì)計(jì)檔案按類(lèi)別、按順序登記存放。第九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第四章 會(huì)計(jì)檔案的借閱利用第十條 建立健全檔案查閱、利用、復(fù)制的登記制度。不論是外部借閱利用還是內(nèi)部借閱利用，都必須辦理登記手續(xù)。外部借閱需填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)書(shū)，并按程序?qū)徟?。借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。第十一條 外部借閱會(huì)計(jì)檔案的程序：（一）借閱人填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)書(shū)；（二）報(bào)借閱單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意并加蓋單位公章

8、；（三）報(bào)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；（四）到檔案室辦理借出手續(xù)。第十二條 借閱利用檔案的人員要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失，所借檔案不得隨意折疊、更改、涂寫(xiě)，如需復(fù)制，需征得檔案管理員同意。第十三條 檔案如有丟失、損壞和泄密，要追究當(dāng)事人責(zé)任。第十四條 借閱利用檔案時(shí)，注意利用效果，協(xié)助檔案管理人員收集利用效果及典型材料。第十五條 本中心的工作人員調(diào)離工作，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第十六條 借閱利用檔案，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第五章 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀第十七條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由中心檔案部門(mén)會(huì)同分管單位提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)中心負(fù)責(zé)人和主管單位負(fù)責(zé)人審批后，由監(jiān)銷(xiāo)人員認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)、監(jiān)督銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況以書(shū)面形式報(bào)告中心負(fù)責(zé)人和主管單位負(fù)責(zé)人。第十八條 保管期限已滿(mǎn)，但尚有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。第六章 附 則第十九