工程檔案管理規(guī)定(試行版)

1、合生創(chuàng)展集團(tuán)公司工程檔案管理規(guī)定（試行版）二一年十月1、目的為了加強(qiáng)對全集團(tuán)工程檔案管理，規(guī)范工作流程，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效地保護(hù)和利用檔案，使工程檔案資源更好地服務(wù)于公司的改革與發(fā)展，特制訂本規(guī)定。2、適用范圍本管理辦法適用于集團(tuán)工程檔案管理工作。3、引用標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)文件3.1 中華人民共和國檔案法3.2 建筑工程資料管理規(guī)程JGJ/T185-20093.3 北京市建筑工程資料管理規(guī)程DB11/T695-20103.4 集團(tuán)下發(fā)的工程管理辦法（2010-07修訂版）4、定義4.1 企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有利用和保存價值的各種形式的

2、文件材料。4.2 工程檔案：在工程項(xiàng)目前期立項(xiàng)、施工、竣工過程中形成的具有保存、查考價值，應(yīng)歸檔的各種工程資料。4.3 立卷歸檔：是指將辦理完畢具有保存價值的文件材料按其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類進(jìn)行系統(tǒng)整理、保存的過程。4.4 歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。4.5 件：是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報告與批復(fù)為一件。4.6 案卷：是由互有聯(lián)系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。4.7 電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲磁帶、磁盤或光盤

3、等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。4.8 電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持產(chǎn)品軟件、硬件說明和相關(guān)數(shù)據(jù)。5、各級公司工程檔案管理職責(zé)5.1 根據(jù)檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和其它政策性文件，集團(tuán)工程管理中心制定本集團(tuán)工程檔案歸檔管理制度，并對各級工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。5.2 地區(qū)總經(jīng)理為地區(qū)檔案第一負(fù)責(zé)人，地區(qū)工程管理中心總監(jiān)為地區(qū)工程檔案第一負(fù)責(zé)人，全面負(fù)責(zé)地區(qū)工程檔案管理工作，對項(xiàng)目工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織互檢，并定期指派工程資料管理人員到所屬項(xiàng)目公司對工程文件立卷歸檔移交情況進(jìn)行巡檢，特別是工程文件準(zhǔn)確性、完整性狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時

4、上報并提出整改意見。5.3 項(xiàng)目總經(jīng)理為項(xiàng)目檔案第一負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目工程檔案第一負(fù)責(zé)人，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程檔案管理工作，嚴(yán)格加強(qiáng)本項(xiàng)目工程檔案管理，提升員工對檔案重要性認(rèn)識，督促本項(xiàng)目檔案管理員及時進(jìn)行工程檔案歸檔及臺帳登記。5.4 地區(qū)公司、項(xiàng)目公司工程檔案管理人員必須持證上崗，并定期參加當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門組織的工程資料培訓(xùn)。5.5 地區(qū)公司根據(jù)本地區(qū)負(fù)責(zé)參照本管理辦法建立本地區(qū)項(xiàng)目所有工程檔案的保管、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱等管理制度的細(xì)則。5.6 地區(qū)公司負(fù)責(zé)驗(yàn)收并接收項(xiàng)目移交的已竣工程檔案，負(fù)責(zé)長期保管、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作。5.7 項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程全過程檔案的收集、簽

5、認(rèn)、整理、保管、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，地區(qū)公司負(fù)責(zé)定期檢查跟蹤，并形成記錄。6、工程檔案人員配備及崗位職責(zé)6.1 人員配備：地區(qū)檔案室配備具備相應(yīng)資格的專職檔案管理人員，各項(xiàng)目檔案室根據(jù)文件材料形成、收集、整理和歸檔的需要配備專職檔案管理人員。6.2 崗位職責(zé)：檔案工作人員應(yīng)持證上崗，熱愛檔案工作，忠于職守、遵紀(jì)守法、嚴(yán)守檔案機(jī)密，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。7、檔案工作的基本內(nèi)容7.1 收集：7.1.1將項(xiàng)目在各項(xiàng)管理工作中形成的應(yīng)歸檔案文件材料、資料收集齊全。7.2 整理7.2.1 分類7.2.1.1 工程檔案分類原則：以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其

6、特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。7.2.1.2 工程檔案設(shè)置兩個一級類目即：建筑工程資料管理規(guī)程規(guī)定的工程資料類和集團(tuán)內(nèi)部資料類。詳見附表工程資料歸檔范圍和分類表。7.2.1.3 工程檔案分類中的二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置。7.2.2 立卷方法：7.2.2.1 歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、編目、裝盒，使之有序化，裝訂時使用不銹鋼釘書針。文件左側(cè)、下側(cè)對齊。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)文在后；批復(fù)在前，報告（請示）在后。頁數(shù)的計(jì)算為正本與定稿的合計(jì)，以次類推。7.2.2.2 工程資料組卷，詳見建筑工程資料管理規(guī)程JGJ/T185

7、-2009，以各地區(qū)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。7.2.2.3 特殊載體檔案按年度分榮譽(yù)檔案、聲像檔案、電子檔案和印章檔案以件為單位立卷。7.3 保管7.3.1 保存檔案必須有專門庫房和專用柜架，各種門類檔案相對集中存放，案卷的排列科學(xué)有序，自左向右、自上而下地進(jìn)行。柜、架應(yīng)注明標(biāo)識，方便利用、便于存取。7.3.2 施工設(shè)計(jì)圖紙存放應(yīng)平放或卷放。7.3.3 保存檔案的庫房應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，應(yīng)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管。7.3.3.1 庫房安放溫濕度記錄儀表，每天監(jiān)控記錄登記，安裝必備的設(shè)備，掌握變化情況，隨時采取相應(yīng)措施。7.3.3.2 溫濕度儀表每年檢測一次，以確保其準(zhǔn)確性。7.3.3.3 庫房溫

8、濕度應(yīng)盡可能地控制在1424C和4560%之間。7.3.3.4 做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵等工作，并在每年的五月底之前擦拭所有的檔案柜架，投放防蟲藥物，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時處理。7.3.3.5 每年對檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施予以處理，以確保檔案庫房安全。7.3.3.6 當(dāng)遭遇火災(zāi)、水災(zāi)等不可預(yù)見的特殊災(zāi)害時，應(yīng)對貼有紅色標(biāo)識的永久保管檔案進(jìn)行搶救。7.3.3.7 非檔案管理人員禁止進(jìn)入庫房，庫房無人時，必須關(guān)燈、關(guān)門、切斷電源。7.4 統(tǒng)計(jì)7.4.1 檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠、及時填報檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報。7.4.2 建立檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)與基本情況統(tǒng)計(jì)臺

9、帳、檔案利用效果統(tǒng)計(jì)臺帳。7.5 利用7.5.1 公司重要檔案設(shè)專人、專庫保管。利用重要檔案需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意。7.5.2 為維護(hù)公司自身利益，確保檔案的安全，檔案室保存的各種門類檔案原件不得借出本公司。如確因特殊工作需要借出檔案原件的，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借出，并辦理借閱手續(xù)，登記文件借閱記錄表；7.5.3 職工因工作查考需要借閱、查閱或復(fù)制檔案內(nèi)容的，需經(jīng)本單位（部門）領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。7.5.4 借出的檔案原件，一周內(nèi)歸還。7.5.5 利用者應(yīng)對所借檔案負(fù)責(zé)，必須妥善保管，任何人不得私自拆裝、撕頁、涂改、杠畫、污損、摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄密、丟失檔案。7.5.6 員工調(diào)出單位時

10、，應(yīng)及時到檔案室歸還所借檔案。7.6 鑒定7.6.1 成立由地區(qū)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作。7.6.2 工程檔案的保管期限分為永久、長期（1550年），根據(jù)檔案的實(shí)際價值和有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確劃分各類檔案的保管期限。對于保管期限已滿的的檔案，應(yīng)進(jìn)行二次鑒定，經(jīng)鑒定仍存在利用價值的應(yīng)暫緩銷毀，對不存在利用價值的組織銷毀。8、歸檔要求與歸檔范圍8.1 歸檔要求8.1.1 各類文件資料歸檔時，由歸檔者按工程資料歸檔范圍和分類表規(guī)定類別建立臺帳，整理完成后統(tǒng)一編寫目錄（參照各地區(qū)工程資料管理規(guī)程和集團(tuán)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行），經(jīng)檔案室核對后歸檔。8.1.2 各項(xiàng)目檔案管

11、理員負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文件的保管，檔案管理員要經(jīng)常檢查書面文件及電子文件的有效性、完整性，建立文件借閱臺帳，杜絕文件的丟失、誤用現(xiàn)象的發(fā)生。文件保存時應(yīng)確保文件清晰，并容易識別和檢索；8.1.4 各項(xiàng)目公司編制和管理的工程文件和技術(shù)資料按國家、行業(yè)和施工工程所在地資料和管理規(guī)定執(zhí)行；8.1.5 歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；8.1.6 歸檔的文件資料必須齊全、完整、真實(shí)、有效、層次分明符合其形成規(guī)律，保證其具有可追溯性；8.1.7 歸檔文件的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆，紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙字跡；8.1.8 文件材料文

12、跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；8.1.9 文件材料幅面尺寸規(guī)格及裝訂按照資料管理規(guī)程要求； 8.1.10 凡歸檔文件材料必須是原始件，只能是復(fù)印件的須在簽章處加蓋紅章，機(jī)打文件材料需簽字的必須手工簽名；8.1.11 在“無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施。保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份、存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件一并歸檔保存；8.1.12 電子文件形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的形成、收集、積累和歸檔工作，并及時建立完整可查的臺帳。8.2 歸檔范圍8.2.1 建筑工程資料管理規(guī)程規(guī)定的

13、工程資料包括：A類基建文件、B類監(jiān)理資料、C類施工資料、D類竣工圖。8.2.2 集團(tuán)內(nèi)部資料包括：工程立項(xiàng)資料、招標(biāo)資料、設(shè)計(jì)資料、合約資料、內(nèi)部工程管理資料、結(jié)算資料和行政類資料。8.2.3 以上分類詳見附表工程資料歸檔范圍和分類表。9、移交9.1 項(xiàng)目公司將已竣工期區(qū)的工程檔案，整理完畢后，移交地區(qū)公司。9.2 交接雙方依據(jù)工程資料歸檔范圍和分類表檢查應(yīng)歸檔內(nèi)容是否齊全，驗(yàn)收合格后將案卷裝訂成冊。9.3 工程檔案于項(xiàng)目期區(qū)工程竣工后三個月內(nèi)向所屬地區(qū)公司移交。9.4 工程資料形成項(xiàng)目編制工程檔案審核備考表、工程檔案移交書和工程檔案移交目錄，一式份，交接雙方逐項(xiàng)核對后簽字認(rèn)可，各留一份備查。10、其它10.1 各項(xiàng)目可根據(jù)工程檔案形成特點(diǎn)按不同階段、不同內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整移交時間。10.2 各地區(qū)公司在執(zhí)行過程中可依據(jù)本