信息化管理系統(tǒng)(ERP)需求調(diào)研報告

1、紅塔仁恒紙業(yè)有限公司信息化 管理系統(tǒng)（ERP）需求調(diào)研報告（第二稿）廣州萬迅電腦軟件有限公司armitage2001年12年20日1. 概述 32. 決策層需求 62.1 企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略有關信息 62.2 業(yè)務運作信息 72.3 其他必要的信息 93. 管理層及業(yè)務層需求 103.1 銷售部需求分析 103.2 供應部需求分析 153.3 技術部需求分析 233.4 生產(chǎn)部需求分析 253.5 設備部需求分析 293.6 財務部需求分析 333.7 人力資源部需求分析 363.8 信息部需求分析 384. 現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)分析 394.1 核心業(yè)務流程 394.2 存在問題 394.3 改進建議 4

2、31.概述珠海經(jīng)濟特區(qū) 紅塔仁恒紙業(yè) 有限公司是由 云南紅塔集團 所屬的云南紅 塔實業(yè)有限責 任公司和維爾京群島仁恒國際投資有限公司于1991年共同投 資興建的大型現(xiàn)代化造紙企業(yè)公司投資總額20億人民幣，注冊資本9800萬美 元，占地面積34萬平方米，其中廠房面積為 17萬 平方米。主要技術裝備分別從美國、德國、法國、奧地利、日本、芬蘭等國家引進。公司有二條造 紙生產(chǎn)線，一號紙機于94年12月正式投產(chǎn)，主要 生產(chǎn)“紅塔”牌高檔涂布白卡紙（定量為 180350g/m 2的系列卷筒、平板和舌頭卡紙）， 年設計能力4.5萬噸,產(chǎn)品質(zhì)量達到九十年代國際 先進水平。二號紙機于99年12月正式投產(chǎn)，主要

3、生產(chǎn)“紅塔”牌高級包裝紙板（定量為 150400g/m 2的系列卷筒、平板、舌頭卡紙及液 體飲料包裝紙和口杯紙等），年設計生產(chǎn)能力17.5 萬噸。公司現(xiàn)有員工896人，擁有一支占員工總數(shù) 32% 的具有各學科大中專學歷和研究生學歷的科技人 員隊伍，從事研究與技術開發(fā)并取得了豐厚的成 果。雄厚的技術力量和先進的產(chǎn)品檢測儀器，使公司的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)步提高并于 97 年順利通過 ISO9002 國際質(zhì)量體系認證?！凹t塔”牌高檔涂布白卡紙在卷煙、 醫(yī)藥、 食品、 化妝品和生活用品等方面廣泛使用，有效地替代 了進口，改變了國內(nèi)高檔涂布白卡紙完全依賴進 口的局面。以市場為導向、以科技為依托，向高 檔次、高技術

4、含量、高附加值、高效益的高檔包 裝紙板發(fā)展，走質(zhì)量效益型的道路，創(chuàng)一流的現(xiàn) 代化造紙企業(yè)，是“紅塔人”的信念和追求。局 面。以市場為導向、以科技為依托，向高檔次、 高技術含量、高附加值、高效益的高檔包裝紙板 發(fā)展，走質(zhì)量效益型的道路，創(chuàng)一流的現(xiàn)代化造 紙企業(yè)，是“紅塔人”的信念和追求。為了向更有競爭力公司的目標邁進，管理層希望 引入先進的管理系統(tǒng)，把全公司的設備、物流、 信息流、資金流統(tǒng)籌管理，從而降低成本，提高 效益。紅塔仁恒組織架構(gòu)圖如下:2.決策層需求作為企業(yè)管理的最高層次，決策層的核心任務是就影響 企業(yè)的業(yè)務方向和內(nèi)容，及影響企業(yè)生存和發(fā)展的重大 問題、事件進行思考并做出決策，同時監(jiān)控

5、和指引企業(yè) 的實際業(yè)務運作，領導企業(yè)在不斷變化的環(huán)境中完成自 己的使命和目標。對于紅塔仁恒決策層來說，主要的信息需求是決策支持 性的分析報告和報表，包括企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略有關和業(yè)務運 作這兩方面的信息。其他的需求包括必要的事務性和輔 助性信息。2.1企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略有關信息2.1.1企業(yè)環(huán)境作為造紙行業(yè)，環(huán)境因素對紅塔仁恒經(jīng)營戰(zhàn)略有著一定 的影響。企業(yè)決策層需要定期及不定期地獲得相關的綜 合性或?qū)ｎ}分析報告，以了解企業(yè)環(huán)境因素變化及發(fā)展 趨勢，相關的重大事件及其影響等，作為企業(yè)戰(zhàn)略性決 策的依據(jù)。這些因素主要有以下方面：宏觀發(fā)展環(huán)境對紙業(yè)發(fā)展的影響 宏觀經(jīng)濟環(huán)境?宏觀經(jīng)濟目標?宏觀經(jīng)濟政策?宏觀經(jīng)濟走勢

6、行業(yè)目標、規(guī)模?行業(yè)趨勢?行業(yè)規(guī)劃?行業(yè)結(jié)構(gòu)影響紙業(yè)公司發(fā)展的微觀環(huán)境因素影響客戶需求量的外部因素?煙草行業(yè)規(guī)?？刂?包裝行業(yè)的需求變化2.1.2戰(zhàn)略性項目和決策決策層需及時掌握對企業(yè)發(fā)展有重大影響的內(nèi)外部戰(zhàn)略 性項目和決策的相關信息，以推動和保證其達到設定的 目標。這樣的項目如：?第三期規(guī)劃?企業(yè)改革?企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃?企業(yè)信息系統(tǒng)建設2.2業(yè)務運作信息221業(yè)務運作績效業(yè)務運作績效通常通過定期的分析報表/報告，及一些關鍵業(yè)務指標情況反映出來。分析報表/報告如：?定期財務報告?成本分析?現(xiàn)金流關鍵業(yè)務指標，如：公司 總收入 稅前利潤 管理費支出銷售-產(chǎn)品銷售量 產(chǎn)品銷售額 應收帳款周轉(zhuǎn)率 客戶滿

7、意度 客戶投訴次數(shù) 供應 原材料庫存金額 產(chǎn)成品庫存金額 存貨周轉(zhuǎn)率生產(chǎn) 入庫產(chǎn)量 計劃產(chǎn)量 抄造率 成品率產(chǎn)品合格率 總成本費用 平均噸紙耗電度數(shù) 平均噸紙耗水噸數(shù) 平均噸紙耗漿噸數(shù) 平均噸紙耗油噸數(shù) 生產(chǎn)臺時 噸成本內(nèi)部管理般事故、危險性事故間平均運行時間 間隔2.3其他必要的信息信息系統(tǒng)還應當為領導層的日常工作提供必要的信息支 持，這些信息如：?請示報告?必須處理的公文?必須參加的會議?必須處理的事件?相關的必要背景信息?日程安排3.管理層及業(yè)務層需求3.1銷售部需求分析3.1.1銷售部現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)銷售部沖上海辦事處長沙辦事A武漢辦事處昆明辦事處經(jīng)理A玉溪辦事銷售計劃主管H -I發(fā)運主

8、管結(jié)算主管J' -I廣東片區(qū)銷售主管售后服務主管審核員3.1.2銷售部的職責和主要業(yè)務?根據(jù)公司年度經(jīng)營目標，制定銷售計劃;?根據(jù)市場信息，制定銷售政策，促使銷售目標的完成; ?跟蹤或開發(fā)新的客戶需求；根據(jù)客戶的要求，將公司 與客戶的合同或協(xié)議轉(zhuǎn)化為普通的銷售訂單；?合同管理，合同或協(xié)議評審、批準；?信貸控制；?將不同客戶的不同訂單轉(zhuǎn)化為按同類或近似類紙組織 的生產(chǎn)指導訂單，及業(yè)務聯(lián)系單。生產(chǎn)部將根據(jù)銷售 部的業(yè)務聯(lián)系單組織生產(chǎn)。?當客戶對產(chǎn)品的質(zhì)量有投訴時，銷售部負責協(xié)調(diào)、分 析并跟蹤問題的解決。退貨的，按退貨流程處理退換 貨。?銷售部各辦事處負責所轄區(qū)域的銷售業(yè)務，包括市場 調(diào)查、

9、市場開發(fā)、洽談訂貨合同、銜接供貨、對帳、 催款、技術服務、接待客戶的業(yè)務工作。確定的訂單 應及時傳回珠海銷售部。?發(fā)運主管負責制定發(fā)貨計劃，根據(jù)收款控制發(fā)貨。負 責異地庫存的管理，協(xié)調(diào)業(yè)務聯(lián)系單與庫存的平衡及 合同的執(zhí)行。?發(fā)運員負責與運輸公司的銜接，安排運輸事宜，向客 戶反映并跟蹤發(fā)貨、收貨情況。?結(jié)算員負責與財務部協(xié)調(diào)給客戶開發(fā)票，定期或不定 期與財務和客戶對帳，登記客戶的回款情況，供銷售 合同評審時的信貸控制參考或發(fā)貨控制的參考。?統(tǒng)計員負責按時統(tǒng)計銷售和發(fā)貨的各種報表，分類歸 檔管理合同資料。?審核員負責銷售提成費用的建帳，對銷售員或各辦事 處發(fā)生的差旅費、接待費的單據(jù)審核，以及代理商

10、的 代理費的審核。3.1.3具體業(yè)務流程需求年度合同或大客戶要貨計劃的管理? 大客戶通常簽訂年度訂貨合同或協(xié)議 （ 定義為大客戶 要貨計劃 ），包括總訂貨數(shù)量，按月的發(fā)貨計劃，價 格，付款條款等；? 具體執(zhí)行時，應該直接由客戶要貨計劃轉(zhuǎn)化為普通 的客戶訂單并及時反映大客戶要貨計劃的執(zhí)行情 況；? 當大客戶要貨計劃發(fā)生變化時，要求能夠比較其差 異，同客戶達成協(xié)議如何處理差異；? 大客戶要貨計劃應該能夠納入紅塔仁恒的主生產(chǎn)計 劃中，便于有效組織生產(chǎn)；銷售合同管理? 當形成并確認客戶的實際需求后，形成銷售合同。 銷售合同指明紙的類別、規(guī)格、包裝要求、訂貨重 量、價格、付款條款、貨運方式等。? 根據(jù)年

11、度合同或大客戶要貨計劃、回款情況，評審 銷售合同，并同技術部、 生產(chǎn)部、供應部（倉庫）溝通， 了解庫存情況、生產(chǎn)準備情況以及技術準備情況， 確定交貨日期或是否為客戶生產(chǎn)；要求系統(tǒng)提供在 線查詢，實時反映客戶所要產(chǎn)品的庫存情況、生產(chǎn) 情況、原材料準備情況、技術準備情況，模擬交貨 日期。? 批準或下達銷售合同；在超過信貸額度時，系統(tǒng)自 動鎖住，需要高層領導批準下達。? 對于客戶所要產(chǎn)品為非標準產(chǎn)品的銷售合同，必須 會同技術部、生產(chǎn)部、供應部評審，看是否能夠生 產(chǎn)；需要修改工藝標準的，必須由技術部下達工藝 變更通知單指導生產(chǎn)。? 所有的銷售合同必須存檔，便于查詢。? 系統(tǒng)必須支持零售類合同的快速錄入

12、，直接打印發(fā) 票，收款提貨一次完成。銷售發(fā)貨管理? 銷售合同的預留：如果有庫存，可以預留產(chǎn)品，產(chǎn) 生分配量。? 提貨單打?。捍蛴√嶝泦?，提貨人員按提貨單到倉 庫提貨。? 發(fā)貨計劃：要求能夠根據(jù)大客戶的要貨計劃、可以 利用的運輸能力、客戶的回款情況以及實際庫存情 況，優(yōu)化組織、控制發(fā)貨計劃。? 發(fā)貨通知單：在貨品提出倉庫后，打印發(fā)貨通知單， 用于跟蹤發(fā)運過程， 及時通知客戶貨物的發(fā)運情況， 收貨地址、日期、包裝規(guī)格、件數(shù)、運輸代理公司、 每件的條碼 （序列號 ）、重量等， 發(fā)貨單經(jīng)客戶簽收后 成為收到貨物的證據(jù)。? 運費的管理：采用運輸公司發(fā)貨時，系統(tǒng)支持采購 運費的采購訂單的維護，以及運費的結(jié)

13、算。銷售發(fā)票管理? 對于出口，需要初始發(fā)票作為報關憑證；? 系統(tǒng)支持直接由銷售合同根據(jù)簽收的發(fā)貨通知單生 成的發(fā)票打?。? 同時支持按時間段的匯總發(fā)票；? 支持退貨時的紅字發(fā)票；? 系統(tǒng)能夠同國家的金稅系統(tǒng)接口， 打印增值稅發(fā)票；? 發(fā)票打印后，系統(tǒng)與財務的應收帳集成，實時產(chǎn)生 應收帳款；? 支持第三方發(fā)票：即付款方同收貨方不同。 客戶查詢、投訴和退貨管理? 客戶查詢訂單執(zhí)行情況時，系統(tǒng)可以在線查詢銷售 合同的執(zhí)行情況，可以實時告訴客戶客戶所要產(chǎn)品 的生產(chǎn)準備情況、投產(chǎn)情況、完工入庫數(shù)量等；準 確回答客戶的查詢可以極大地提高客戶的滿意程 度，還可以協(xié)調(diào)發(fā)貨計劃，及時滿足客戶的要求；? 當客戶投

14、訴時，根據(jù)客戶訂單號或產(chǎn)品序列號查詢 銷售合同的記錄，包括產(chǎn)品類別、規(guī)格，以及生產(chǎn) 技術標準；? 產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時，可以根據(jù)系列號、軸號，追 蹤查詢其發(fā)貨情況、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)班 次、原材料以及生產(chǎn)的工藝標準和實際生產(chǎn)的工藝 條件，便于發(fā)現(xiàn)問題的原因，及時修改或找到解決 問題的方法。? 記錄所有客戶的投訴內(nèi)容，匯總歸納，分析投訴類 別，幫助改善產(chǎn)品質(zhì)量、工藝以及客戶服務流程， 提高客戶服務水平。應收帳款分析，催款? 實時登記客戶應收帳和回款情況；? 系統(tǒng)根據(jù)付款條款，對應收帳進行帳齡分析，自動 提示催款；? 系統(tǒng)可以打印對帳單，輔助催款和結(jié)算；? 系統(tǒng)能夠按辦事處的地域劃分匯總應收帳

15、款報告；? 系統(tǒng)支持大客戶的付款計劃的維護；價格管理? 為應對市場的變化，系統(tǒng)支持多種價格政策的管理 與發(fā)布，如：不同客戶分類、不同地域、不同時段、 不同合同數(shù)量下的不同價格或折扣；? 系統(tǒng)支持批量價格修改，如對某類紙不同規(guī)格的價 格調(diào)整；客戶或代理商資料管理?系統(tǒng)集中管理客戶資料，如：編碼、名稱、地址、 聯(lián)系人、發(fā)貨地址、發(fā)票地址、缺省發(fā)貨方式、付 款條款、發(fā)票類型、銷售員等；?系統(tǒng)支持一個客戶多個發(fā)貨地址的設置；?系統(tǒng)提供足夠的客戶分類字段，便于銷售的分類統(tǒng) 計以及價格政策的制定；銷售統(tǒng)計分析和預測?銷售臺帳：生產(chǎn)線、發(fā)票號碼、開票日期、片稱、 客戶名稱、產(chǎn)品代碼、產(chǎn)品名稱、等級、長、寬、

16、 規(guī)格、克重、數(shù)量、銷量（噸）、單價（美元 /噸）、 金額、稅率、銷值（元）、編號、付款方式、。?各區(qū)域銷售任務完成進度分析：?各區(qū)域貨款回籠情況分析；?按品種的銷售統(tǒng)計、預測；?按區(qū)域的銷售統(tǒng)計、預測；銷售費用、提成的審核?銷售差旅費票據(jù)審核?代理商提成的登記?銷售員提成的計算3.2供應部需求分析3.2.1供應部現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)經(jīng)理副經(jīng)理計劃員運輸協(xié)調(diào)員統(tǒng)計員儲運裝卸組322供應部的職責和主要業(yè)務?根據(jù)組織結(jié)構(gòu)圖，供應部的職責分為采購與倉庫管 理兩大類；?計劃采購管理：計劃員根據(jù)年度和月度生產(chǎn)計劃制 定年度和月度采購計劃；?詢價/報價管理?供應商資料管理?采購訂單管理?倉庫管理?運輸協(xié)調(diào)?轉(zhuǎn)庫

17、?供應商發(fā)票與貨款的核對 323具體業(yè)務流程需求請購流程?所有物料的請購需要下請購單；?根據(jù)材料的分類，由不同的采購員負責不同類物料 的采購，如：尋找供應商、詢價、比較價格，簽訂 合同（轉(zhuǎn)為采購訂單）；?請購單可能來自不同部門。生產(chǎn)用料中，采用按批 量采購策略的原材料， 由物料需求計劃（MRP）的運行生成，生產(chǎn)用料中按重訂貨點訂貨的物料則由重訂 貨建議生成請購單。 非生產(chǎn)性物料則來自其他部門， 如：設備配件的采購申請，辦公用品的申請；? 物料請購單應該經(jīng)過部門領導的批準后，流入采購 部門；系統(tǒng)要求能夠制定審批流程；? 對自動下達的采購申請單，系統(tǒng)應允許根據(jù)實際情 況對其作適當修改（如需求日期、

18、采購數(shù)量等）， 同時由于存在某些緊急采購或特殊采購（如客服中 心的采購需求），其采購申請必須手工處理，因此 系統(tǒng)也應要支持采購申請單的手工錄入。另外也希 望在手工錄入采購申請單時， 能拷貝已往的申請單， 以加快手工處理的速度；? 對于同時存在多個供應商的物料采購，系統(tǒng)在運行MR時可以自動根據(jù)事先定義好的分割百分比產(chǎn)生 不同的請購單。詢價流程? 由于材料采購需求匯總至采購部后，采購部需要向 不同供應商進行詢、報價處理，所以希望系統(tǒng)提供 這樣的功能：可以直接將采購申請單生成詢價單和 報價單，以減少手工錄入的工作量。同時在詢價單 和報價單中，需標注供應商相應材料的編碼；? 系統(tǒng)自動打印報價接受函和拒

19、絕函；? 可以進行不同訂貨量的報價的比較；采購訂單處理流程? 既可以直接從請購單或詢價單轉(zhuǎn)為采購訂單也可以 手工錄入采購訂單；? 既存在著長期的采購合作業(yè)務，也有短期的采購業(yè) 務，希望系統(tǒng)既能支持標準采購合同處理，也能支 持框架協(xié)議或批量采購訂單的采購業(yè)務。? 需根據(jù)采購金額的大小和采購物資種類等，采用不 同的審核路徑（審批人數(shù)一般超過 2人），所以希望 系統(tǒng)能按需要設置不同的審批路線并支持在線審 批，以加速審批速度。? 方便的查詢：按物料分類、供應商分類等查詢；? 采購訂單發(fā)出到供應商后，系統(tǒng)應該自動定期提示 采購員，催詢供應商確認采購訂單及交貨期；? 確認的采購訂單上的數(shù)量，應該作為在途量

20、考慮，系統(tǒng)運行MR時不能重復采購；? 系統(tǒng)能夠跟蹤采購訂單的任何修改；發(fā)生修改時，可以 打印采購訂單修改單，并發(fā)給供應商確認；? 對于供應商托管的庫存，可以根據(jù)消耗生成采購訂單；供應商管理? 系統(tǒng)不僅能夠?qū)袒拘畔⑦M行保存管理， 如供 應商分類情況 / 公司名稱 / 企業(yè)性質(zhì) /稅號/ 銀行帳號 / 法人代表 / 郵編/ 電話/ 初次合同 / 備注/ 財務狀況 / 資本結(jié)構(gòu)等，也應對同一供應商在不同地點的信息 進行分類管理；? 對于生產(chǎn)物料的供應商必須通過審核認證， 因此希望 ERP系統(tǒng)能對合格供應商進行管理；? 希望系統(tǒng)能提供一次性供應商管理的功能。 對于非生 產(chǎn)物料的采購， 可能會從

21、一些臨時性供應商處采購 ；? 系統(tǒng)能夠提供供應商評估功能， 根據(jù)供貨價格、 供貨 準時性、供貨質(zhì)量、售后服務等因素對供應商進行 考核評比，從而為選擇最優(yōu)供應商提供依據(jù) ；? 對于某些材料可能存在多個供應商， 希望系統(tǒng)能建立 采購物資從不同采購來源的采購比例關系，以便將 來采購部的采購訂單能由生產(chǎn)制造部從系統(tǒng)上直接 在線下達，而不需手工錄入。對需配額采購的物料， 希望能在生成采購訂單時，按照用戶要求進行配額 處理;制定采購計劃? 因為供應部每月需要匯總生產(chǎn)部的原材料需求報告 和倉庫的庫存報表、結(jié)合全年的采購計劃等制定月 度采購計劃。所以希望系統(tǒng)能將銷售計劃、銷售訂 單、庫存現(xiàn)有量、最小庫存量、最

22、大庫存量、未完 工的生產(chǎn)訂單及未完成的采購訂單等因素緊密結(jié)合 起來，同時結(jié)合經(jīng)濟訂貨量、采購提前期，生產(chǎn)周 期等因素，盡可能準確地自動計算物料采購需求， 以確保采購部有足夠的采購提前期，從而降低材料 庫存和采購成本。? 對于包裝材料 （紙蕊、 托盤等） ，銷售部在發(fā)送 業(yè) 務聯(lián)系單的同時系統(tǒng)可根據(jù)公式自動生成包裝材 料的需求量到供應部，并自動根據(jù)生產(chǎn)計劃生成包 裝材料的送貨時間，以減少手工勞動，避免采購的 臨時性和突發(fā)性， 同時也可減少供應商的庫存負擔。庫存件 （物品 ）基本數(shù)據(jù)維護? 制定統(tǒng)一的庫存件的編碼規(guī)則，包括原材料、輔助 材料、備品備件、成品等；? 定義物品的特征：克重、紙的類型、規(guī)

23、格、單涂 / 雙 涂等，便于查找；? 制定庫存件的分類原則， 采用 ABC 分類法管理庫存；? 確定所有庫存物品的提前期 （ 采購提前期，制造提前 期），便于系統(tǒng) MRP 運行時建議采購訂單的交貨日期 或銷售訂單的產(chǎn)品的交貨日期；? 確定所有庫存件的盤點周期；? 確定所有物品的計劃策略和數(shù)據(jù)，包括計劃策略（L4L 、 Re-order etc） 及標準；? 確定所有物品的庫存成本和成本核算方法；? 批號序列號跟蹤的選擇；先進先出；? 有效期控制；? 兩個計量單位：件和噸。庫位劃分? 對一期、二期庫存的分開管理，獨立核算；? 倉庫庫位的劃分：倉號、區(qū)號、層、格等并提供位置 號；? 倉庫種類：成品

24、倉、紙漿倉、備品備件倉等；? 遠程辦事處的庫存可以在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理；? 不同類型庫位的設置，如：質(zhì)檢區(qū)、發(fā)貨區(qū)、生產(chǎn)線 庫存區(qū)等；采購接收驗收入庫流程? 采購員將監(jiān)控供應商的生產(chǎn)狀況、裝船發(fā)運情況， 到達口岸時間、報關情況以及預計到倉庫時間，以 保障按期到貨，及時進行意外處理，同時根據(jù)實際 情況及時調(diào)整預期到貨日期。所以希望系統(tǒng)也能提 供對供應商交貨跟蹤的功能 。? 由于采購的物料既有需要全檢的生產(chǎn)原材料，也有 不需要檢驗直接入庫的備品備件，系統(tǒng)應能支持多 種采購接收流程；? 對于關鍵原材料，需要貫徹 ISO9000 的要求，系統(tǒng)應 該同質(zhì)量管理集成，在物料到達時自動提示按質(zhì)量 管理的要求檢驗

25、；? 送檢后的物料，可以有多種處理流程，如：好的入 庫、退貨、降級處理；? 可以設置送貨數(shù)量的限制，禁止超額送貨；? 采購接收報告可以全面記錄接收情況，并自動與供 應商發(fā)票的維護集成，便于對帳；? 原輔材料的入庫不分一、二期，出庫時才區(qū)分一、 二期，減少倉管人員工作復雜程度。成品發(fā)貨出庫流程 ? 對于成品的銷售出庫，嚴格按照提貨單出庫，庫存臺帳自動記錄出庫原因，如客戶提貨單號等。? 出庫時，需要根據(jù)客戶號選擇對應的成品出庫； ? 銷售退貨時，可以支持有訂單和無訂單號的退貨處理流程； 車間生產(chǎn) （維修 ）領料出庫流程 ? 生產(chǎn)領料通過生產(chǎn)訂單出庫，系統(tǒng)應該支持流程生產(chǎn)的按配方反沖物料；自動形成庫

26、存出庫臺帳； ? 生產(chǎn)物料的占用，應該形成在單量，減少可用量，以便 MRP 運行時產(chǎn)生采購申請；? 維修的備品備件的領用按維修單出庫；自動生成庫 存臺帳；? 領用物料，系統(tǒng)自動按其入庫的時間順序顯示，便 于實行先進先出的物料管理規(guī)定；生產(chǎn)成品入庫? 生產(chǎn)成品的入庫應該按生產(chǎn)訂單入庫， 自動生成庫存 臺帳；? 成品入庫應該記錄批號 / 序列號、生產(chǎn)日期；? 成品的等級管理；? 同時登記數(shù)量 （件 ）和重量 （噸 ）；? 庫存記錄可以反映客戶名或編碼 （指定客戶的成品 ） ； 儲運組工作流程? 可根據(jù)銷售部的裝卸發(fā)運通知生成叉車調(diào)配建議； ? 可記錄每臺叉車的使用情況。盤點? 支持循環(huán)盤點；? 支

27、持按區(qū)、按物品分類產(chǎn)生盤點報告盤點；? 按定義的盤點周期自動生成盤點報告盤點；? 支持實物盤點 （ 年終 ）；? 自動根據(jù)盤點結(jié)果調(diào)整庫存臺帳； 計量單位與小數(shù)點位數(shù)? 支持庫存雙計量單位，如件和噸；小數(shù)點至少3 位；庫存周轉(zhuǎn)率、呆料報告? 系統(tǒng)提供庫存周轉(zhuǎn)率報告；? 定期顯示或報告自定義的呆料報告； 庫存臺帳和財務報告? 集中的庫存臺帳管理，并且跟蹤到序列號；? 月末財務要求的庫存報告自動生成；? 所有庫存事務 （ 出入庫 ）自動產(chǎn)生相應的憑證，同總帳 集成；? 可在月未生成運費報表；成本核算方法? 支持不同的成本核算方法， 如： 標準成本、 移動平均 成本；? 一期、二期的庫存可以有不同的

28、成本設置； 零星出入庫、退貨和報廢出庫流程? 非生產(chǎn)物料的出入庫；? 零星物料的領用出庫；? 報廢的出庫；?原材料的退貨或讓步使用處理， 可與技術部共享該類 信息。3.3技術部需求分析331技術部組織結(jié)構(gòu)0 I技術部經(jīng)理A中心化驗室制漿工藝專責涂料工藝專責A 1井機化驗紙機工藝專責環(huán)保工藝專責A 2#機化驗統(tǒng)計員A研究室332技術部主要職責及業(yè)務?新產(chǎn)品開發(fā)?制定原材料、半成品、成品技術標準?制定生產(chǎn)工藝規(guī)程?編制工作聯(lián)系單?質(zhì)量管理?技術服務333技術部關鍵業(yè)務流程需求工作聯(lián)系單?系統(tǒng)可記錄工作聯(lián)系單；? 可記錄產(chǎn)品的工藝變動；?工作聯(lián)系單能與業(yè)務聯(lián)系單 （客戶訂單/合同）關聯(lián)， 生產(chǎn)計劃、

29、控制人員可方便地查閱相應的工作聯(lián)系 單；產(chǎn)品技術標準文檔管理?系統(tǒng)可對產(chǎn)品技術標準文檔進行管理，功能應包括 版本控制、權(quán)限控制；? 文檔可以方便地查詢，查詢方式包括：文檔編號、 內(nèi)容、作者、發(fā)布日期；質(zhì)量管理?可從采購、庫存、生產(chǎn)、銷售等系統(tǒng)獲得與質(zhì)量檢驗、控制相關的數(shù)據(jù)；?支持采購、庫存、生產(chǎn)合過程的控制計劃；?支持統(tǒng)計過程控制（SPC3.4生產(chǎn)部需求分析3.4.1生產(chǎn)部組織結(jié)構(gòu)»副經(jīng)理BM1J5生產(chǎn)線1 #制漿工段A 1#紙機工段經(jīng)理A 1#完成工段A 1 #涂料制備工段NA副經(jīng)理BM2生產(chǎn)線2#制漿工段屮2#紙機工段2#完成工段鍋爐工段->2#涂料制備工段In了水處理工段

30、°統(tǒng)計員現(xiàn)場工程師計劃員 安全員342生產(chǎn)部主要職責及業(yè)務?月度計劃編制?生產(chǎn)計劃編制；?生產(chǎn)計劃下達；?生產(chǎn)計劃執(zhí)行；?生產(chǎn)計劃反饋；3.4.3關鍵業(yè)務流程需求 月度計劃?系統(tǒng)可協(xié)助計劃編制人員編制月度生產(chǎn)計劃；?可根據(jù)月度生產(chǎn)計劃計算物料需求計劃；?可將月度計劃與實際生產(chǎn)進行比較；計劃編制?系統(tǒng)可協(xié)助計劃編制人員編制生產(chǎn)計劃；?可根據(jù)銷售部門的業(yè)務聯(lián)系單生成初步的生產(chǎn) 計劃安排（生產(chǎn)順序安排），計劃員可調(diào)整該 生產(chǎn)計劃；? 生產(chǎn)順序安排表內(nèi)容包括：生產(chǎn)線（BM1/BM2、 安排表編號、序號、品種、定量、規(guī)格、計劃產(chǎn)量、 業(yè)務聯(lián)系單、用戶、工藝標準、備注、擬制、審批、 下達日期；?

31、生成的生產(chǎn)計劃跨度可由計劃人員設置，計劃跨度應不小于兩周；?生產(chǎn)計劃安排可具體到班組；?生產(chǎn)計劃編制時需考慮訂單交貨日期、生產(chǎn)機臺的 可用性、計劃停機因素、包裝材料是否到位、是否 有技術部門的工作聯(lián)系單；?當生產(chǎn)計劃調(diào)整時，系統(tǒng)可自動重新生成新的生 產(chǎn)順序安排，并對受影響而延期的生產(chǎn)安排或 業(yè) 務聯(lián)系單產(chǎn)生警告；?系統(tǒng)應支持插單生產(chǎn)或加急單生產(chǎn)的計劃編制；優(yōu)化排產(chǎn)? 系統(tǒng)排產(chǎn)可根據(jù)業(yè)務聯(lián)系單的優(yōu)先級別、同一品種、同一克重、尺寸組合、設備運行效率最高原則，自動排好復卷的生產(chǎn)計劃；然后根據(jù)復卷的生 產(chǎn)計劃，自動排好切紙各工序的生產(chǎn)計劃；? 系統(tǒng)可提供優(yōu)化的套切生產(chǎn)計劃建議；計劃下達? 計劃下達后，

32、可通過系統(tǒng)自動分發(fā)到相關的生產(chǎn)工段及供應部；? 系統(tǒng)可產(chǎn)生具體到班組的計劃領 / 送料單據(jù)；? 通知的形式需包括：報表打印、電子郵件；? 對有特殊質(zhì)量要求的生產(chǎn)安排，可自動檢查相關的工作聯(lián)系單是否完備；計劃跟蹤及反饋? 可記錄每行生產(chǎn)順序安排的完成情況，包括成品入 庫量（噸 / 件）；? 針對每行生產(chǎn)順序安排的完成情況可自動匯總業(yè) 務聯(lián)系單的完成情況；? 生產(chǎn)計劃及各業(yè)務聯(lián)系單完成情況可被銷售、 供應、財務等相關部門查詢；? 可記錄到每一行生產(chǎn)順序安排的原材料的實際消耗 量；? 可將原材料實際消耗與額定消耗進行對比；? 可計算每一行生產(chǎn)順序安排的實際成本及標準成本；生產(chǎn)記錄? 可記錄每一工段的

33、關鍵生產(chǎn)數(shù)據(jù)，主要包括：復卷 機產(chǎn)量記錄、切紙機產(chǎn)量記錄、包卷機產(chǎn)量記錄、 平板包裝線產(chǎn)量記錄；? 可記錄關鍵工段的質(zhì)量檢測記錄；? 當出現(xiàn)質(zhì)量問題時能方便快速地查詢到相關的生產(chǎn) 數(shù)據(jù)，如：軸、卷及其相應的生產(chǎn)班組、所用原材 料等。生產(chǎn)過程監(jiān)控? 系統(tǒng)可記錄在同一品種、定量的生產(chǎn)時，各工段的 關鍵生產(chǎn)數(shù)據(jù)并以時間段區(qū)分，主要包括從原輔料 投入到完成入庫的全過程；? 系統(tǒng)能方便快速地查詢到有關生產(chǎn)數(shù)據(jù)如以紙件編 號查詢從制漿到完成在生產(chǎn)期間的生產(chǎn)數(shù)據(jù)與有關 質(zhì)量記錄。質(zhì)量控制與處理? 系統(tǒng)能迅速記錄出生產(chǎn)過程中成品、半成品質(zhì)量情 況及異?，F(xiàn)象，并進行數(shù)據(jù)查找與分析；? 系統(tǒng)能記錄并迅速查出生產(chǎn)過

34、程中全部質(zhì)量自檢情 況。報表及數(shù)據(jù)統(tǒng)計? 可計算出各種原輔材料及包裝材料當月實際消耗量 和單耗量，全年累計消耗量和累計單耗量；? 月底、年底相應以月報、年報反映出各種考核指標 的完成情況；? 生產(chǎn)部可查看倉庫每日發(fā)往生產(chǎn)各工段的物料數(shù) 量；? 可顯示上年度和半年度產(chǎn)品對比圖、主要消耗對比 圖，三率完成情況對比圖；? 可用快報形式反映倉庫當天入庫產(chǎn)量品種數(shù)量及全 月入庫情況，當天生產(chǎn)時間、卷取產(chǎn)量；? 可反映兩臺紙機成品紙的關鍵指標：PPS直方圖3.5設備部需求分析 3.5.1設備部組織結(jié)構(gòu)經(jīng)理設備部A 副經(jīng)理X X X X X設備管理員 #1機械專責#2機械專責液壓氣控專責機械工段A A A

35、A電氣管理員#1傳動專責#2傳動專責電氣工段X X X X A#1自控專責#2自控專責儀表工段計量室3.5.2設備部主要職責及業(yè)務?設備采購計劃?設備檔案管理?設備維護?管理備品備件 3.5.3關鍵業(yè)務流程需求設備檔案管理?設備基本屬性，設備的名稱，編碼，生產(chǎn)廠商，生產(chǎn) 日期，供貨商，安裝日期，價格，安裝位置，負責人 等基本信息。? 設 備結(jié)構(gòu)，可按層次描述出組成設備的組件、部件， 分解到可單獨管理的部件。? 設 備關系，將設備的操作位置確定為多重系統(tǒng)的一部 分。? 設 備狀態(tài)，可設置必要的測量點，并給定標準的測量 值和合理的變動范圍，做為預防性維護、故障趨勢分 析和缺陷分析的依據(jù)。設備維修計

36、劃管理? 維 修計劃生成，可從標準的故障維修方案和預防性維 護方案生成一系列的作業(yè)工單，并可將單獨的工作單 加入維修計劃。? 維 修計劃審批，可根據(jù)不同類型的工作單設置不同的 審批工作流程和權(quán)限。? 維 修計劃資源準備，可給維修計劃指定人員、設備等 資源，并可生成相應的物料需求計劃和出庫單。? 維 修計劃跟蹤控制，可根據(jù)作業(yè)計劃計劃中的工作單 的狀態(tài)來跟蹤整個維修計劃的完成情況。? 維 修計劃分析，可記錄、比較維修計劃與實際執(zhí)行情 況的差異，并進行分析。工作單管理? 工 作單生成，可根據(jù)需要單獨生成多種類型的工作單。? 工 作單狀態(tài)管理，可設置多種狀態(tài)來跟蹤工作單，并 可記錄工作完成情況和資源

37、消耗，結(jié)束工作單。? 工 作單優(yōu)先級管理，可根據(jù)不同的重要或緊急程度對 工作單設置不同的優(yōu)先級。? 工作單排程， 可根據(jù)時間、 資源、 優(yōu)先級等不同情況， 對多個工作單進行排程和優(yōu)化。設備維修方案管理? 設 備故障管理，對設備故障進行系統(tǒng)的定義，分類和 記錄跟蹤，以滿足設備系統(tǒng)性管理 要求。? 設 備故障維修方案，可對不同的故障定義標準的維護 方案，即工作單模板。包括工作程序，操作要點，人 員、設備、物料、工時的要求和消耗標準，以滿足標 準化作業(yè)的要求。? 設 備預防性維護方案，可針對不同的系統(tǒng)、周期等制 定多種類型的標準預防性維護方案， 例如周檢、 月檢、 年檢等。并可在維護方案中包括多項標

38、準作業(yè)規(guī)程。 內(nèi)容包括工作程序，操作要點，人員、設備、物料、 工時的要求和消耗標準，以滿足標準化作業(yè)的要求。外協(xié)任務管理? 外 協(xié)計劃，根據(jù)設備維修計劃及內(nèi)部資源情況制定外 協(xié)項目的計劃。? 外 協(xié)任務生成，給出外協(xié)任務的內(nèi)容，工作標準，時 間，供應商，價格，金額等。? 外 協(xié)任務審批，可根據(jù)不同類型的外協(xié)任務制定相應 的審批流程和權(quán)限。? 外 協(xié)任務發(fā)放， 將已批準的外協(xié)任務發(fā)放供應商執(zhí)行。? 外 協(xié)任務跟蹤，設定多種狀態(tài)跟蹤和記錄外協(xié)任務的 執(zhí)行情況。設備維護分析報表? 材 料及人工消耗分析，從設備維護工件單及維護記錄 中分析材料及人工消耗的情況，作為確定和調(diào)整消耗 定額依據(jù)，同時還可分析

39、異常的消耗情況，作為缺陷 分析的依據(jù)。? 故 障趨勢分析，從設備狀態(tài)記錄和故障記錄，分析設 備系統(tǒng)主要的故障趨勢。? 缺 陷分析，從故障及各類零配件的消耗情況，分析設 備和零配件的質(zhì)量情況，確定需要改進的設備和配件 缺陷，作為系統(tǒng)、設備、配件改進方案的依據(jù)。? 分 析報表定制，可根據(jù)實際需要，靈活地編制其他需 要的分析和報表。設備管理集成? 財 務管理集成：設備管理成本核算和預算控制；設備 維修計劃資金計劃。? 庫 存管理集成：根據(jù)維修計劃生成物料需求計劃；根 據(jù)維修作業(yè)（工單）生成物料出庫單；記錄維修作業(yè) 物料消耗。? 資 產(chǎn)管理集成：設備報廢，更新等變動反映到資產(chǎn)管 理。? 人力資源管理集

40、成：設備管理維護人員及其工 種，技能，薪酬，培訓管理。3.6財務部需求分析361財務部組織結(jié)構(gòu)廠_ 4七|>一期銷售會計I二期銷售會計I派駐銷售部會計總帳稅務會計成本、費用會計材料會計出納362財務部主要職責及業(yè)務財務部是公司的財務管理部門。根據(jù)國家的有關制度， 結(jié)合公司的具體情況，全面負責會計核算、資金使用、 資產(chǎn)管理和預算與分析等財務管理及工程預結(jié)算管理工 作；為公司領導進行財務決策提供依據(jù)；制定會計財務 制度，并貫徹執(zhí)行。363具體業(yè)務流程需求帳務處理? ERP系統(tǒng)與財務總帳系統(tǒng)是緊密連接的，當事務單 據(jù)（提送貨單、發(fā)票等）產(chǎn)生后，系統(tǒng)可自動生成 相關的會計分錄，通過會計人員審核后

41、可以記帳憑 證的形式轉(zhuǎn)入總帳系統(tǒng)；通過這種自動連接可大大 降低財務人員重復錄入的工作，并使總帳系統(tǒng)能從 財務的角度及時反映物流及資金流的變化；? 系統(tǒng)應支持多個利潤中心，在一套總帳科目下能對目前的一期（BM1 ）、二期（BM2）或?qū)淼娜讵毩⒑怂悖瓤缮瑟毩⒌囊部缮珊喜⒌呢攧請蟊恚? 系統(tǒng)支持多角度的成本中心設置，從不同角度反映 成本歸集情況；應收帳管理? 能與銷售管理系統(tǒng)緊密連接， 當提 / 送貨單及發(fā)票開 出后系統(tǒng)自動更新客戶應收帳款余額；? 可隨時方便查詢對客戶的銷售及發(fā)貨情況，如客戶 合同、客戶訂單、提 / 送貨單等；? 支持多幣別；? 當收到客戶付款后，可輸入系統(tǒng)并自動沖減相應

42、客 戶的應收帳款，可自動產(chǎn)生相應的會計分錄并過入 總帳；? 每月可按客戶生成對帳單；? 如客戶應收款已過期可自動產(chǎn)生催款單；? 可生成帳齡分析報表及應收帳款周轉(zhuǎn)分析報 表。客戶信貸管理? 客戶信用信息設置，可設置客戶信用限額、客戶間 信貸關系、信用復查日期、付款方式、增值稅代碼、 開戶銀行等重要信息；? 當客戶放帳額超出信用限額時可自動產(chǎn)生警告及鎖 定客戶訂單或提 / 送貨單；應付帳管理? 能與采購管理系統(tǒng)緊密連接，當錄入供應商發(fā)票后 可自動更新供應商應付帳余額；? 可方便地查詢供應商供貨情況，如采購合同、采購 訂單、入庫單等；? 可根據(jù)發(fā)票到期日期制定付款計劃；? 支持多幣別結(jié)算；? 系統(tǒng)可

43、以自動提出折扣建議并且可以手工調(diào)整；? 系統(tǒng)支持部分付款；發(fā)票管理? 可根據(jù)提 / 送貨單產(chǎn)生客戶發(fā)票；? 提供與稅控機接口，可直接通過稅控機打印增值稅 發(fā)票；? 支持退貨和紅字發(fā)票處理；固定資產(chǎn)管理? 登記固定資產(chǎn)卡片；? 固定資產(chǎn)折舊計提；成本核算? 支持實際成本和標準成本；? 可按品種、規(guī)格、訂單核算生產(chǎn)成本；? 成本數(shù)據(jù)可從其他業(yè)務系統(tǒng)自動獲??；? 支持不同角度的成本差異分析。3.7人力資源部需求分析3.7.1組織結(jié)構(gòu)培訓主管安全消防主管-s經(jīng)理保安主管勞資及福利助理公共關系助理3.7.2主要職責及業(yè)務?組織結(jié)構(gòu)及職位設置?人力資源計劃?員工招聘與選擇?培訓及發(fā)展?考核與工作表現(xiàn)改進?

44、薪酬設計與管理?職業(yè)發(fā)展與激勵機制?安全與健康?勞資關系?員工權(quán)益與紀律處分人事檔案管理?記錄人事檔案員工培訓管理?記錄員工培訓情況；?記錄員工所獲得的資歷、證書等；員工休假管理?記錄員工休假情況工資與考勤? 通過電腦考勤機記錄員工出勤情況；? 考勤記錄可與工資計算關聯(lián)，自動考慮員工班期、 假期等情況；3.8信息部需求分析3.8.1組織結(jié)構(gòu)信息部# 一A檔案室nI 經(jīng)理 A 副經(jīng)理N3.8.2主要職責及業(yè)務?檔案管理?公司網(wǎng)絡建設?網(wǎng)站維護?企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃、實施3.8.3關鍵業(yè)務需求文檔管理?支持文檔的版本管理；?支持圖形、圖象的存??；?支持文檔發(fā)布4.現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)分析紅塔仁恒現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)的

45、內(nèi)容包括為實現(xiàn)業(yè)務目標而設 置的組織機構(gòu)、業(yè)務流程、業(yè)務單據(jù)及管理信息系統(tǒng)等 兀索。4.1核心業(yè)務流程4.2存在問題通過初步的調(diào)研分析，紅塔仁恒現(xiàn)行的業(yè)務系統(tǒng)主要存在以 下問題：信息化集成度低紅塔仁恒重視對信息系統(tǒng)的建設，在過去的幾年時間里，在管理信息系統(tǒng)方面分別使用了遠方財務系統(tǒng)（目前主 要應用在固定資產(chǎn)）、金蝶財務系統(tǒng)、指紋打卡系統(tǒng)及 自行開發(fā)的HR-MIS系統(tǒng)，在生產(chǎn)控制方面則引入了先 進的DCS和QCS系統(tǒng)。但由于這些系統(tǒng)分屬不同供應商 進行開發(fā)，使得系統(tǒng)間的信息化集成度低，存在MIS 開發(fā)中常見的”信息孤島”的現(xiàn)象，難以形成數(shù)據(jù)共享 與知識積累。從而制約了管理層與決策層難以從分散、 孤立的系統(tǒng)中查看所需要的資料、數(shù)據(jù)。例如：財務部門無法通過銷售系統(tǒng)及時獲得銷售合同進度 和變化情況；設備部門在繪制備件儲備與采購計劃或安排檢修任 務時，由于無從知道現(xiàn)有庫房中某種備件的現(xiàn)有儲備 量，為了設備的安全與檢修的方便，只有加大備品備 件的儲備數(shù)量以提高生產(chǎn)的可靠系數(shù)，結(jié)果造成了庫存資金的增加；倉庫管理人員無從知道她管理的備件使用在現(xiàn)場的 哪些設備上，因此當現(xiàn)場生產(chǎn)人員到庫存領件時，雙 方只能是憑經(jīng)驗與感覺，當一個倉庫管理員休假時， 別人難以替代他的工作；DCS、QCS控制系統(tǒng)中存在著大量對管理決策有用的 數(shù)據(jù)，但是由于系