信息收集管理制度之歐陽家百創(chuàng)編

1、信息收集管理制度歐陽家百(2021.03.07)、目的各部門信息匯總，資源共享；了解市場最新動態(tài)，明確公司 發(fā)展方向；為新項目的提出做出參考；項目各階段信息收集與共 享，保障項目有序進行。二、總則企業(yè)的各項檔案資料是企業(yè)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少 的要素。凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值 的文件材料，必須按規(guī)定定期向公司項目管理部提交備份。公司 各部門需要安排專員對信息進行匯總整理，方便項目管理部進行 檔案管理、文書立卷的工作。三. 歸檔范圍及期限1. 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示.命令. 條例、規(guī)定、計劃等文件材料，復(fù)印后提交項目管理部備 份。2. 公司管理層

2、參與政府會議的相關(guān)記錄，由文秘總結(jié)歸納， 三天內(nèi)提交備份。3. 公司考察國內(nèi)外企業(yè)的考察記錄，一周內(nèi)提交備份。4. 公司各部門員工外出學(xué)習(xí)參觀參展等為公司收集的有用的 樣品資料信息，回公司整理后一周內(nèi)提交備份。員工憑項 目管理部幵出的收據(jù)和出差報告方可報銷差厳費。5. 公司內(nèi)部重要的會議材料，包括會議的報告、決議、總 結(jié).領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等，整 理后三天內(nèi)提交備份。6. 營銷部門與客戶交流過程中，相關(guān)產(chǎn)品市場信息.客戶需 求的總結(jié)報告，每周提交備份。7. 技術(shù)部門與客戶交流及日常生活中，總結(jié)的技術(shù)最新信息 以及其它材料，每月提交備份。8. 項目開發(fā)過程中市場調(diào)研和技術(shù)調(diào)

3、研資料，項目管理部收 集整理備份。四. 資料的管理制作資料清單，方便查找。1. 資料的歸檔：國家產(chǎn)業(yè)政策；包含政府文件以及合議紀要 等。 市場應(yīng)用及科研進展動態(tài)；按照產(chǎn)品類別分類歸檔。 公司發(fā)展方向；包含公司內(nèi)部合議指示以及新項目的開發(fā)等。2. 資料的密級分類：書廂文檔；包含公幵性文件及書籍和 機密文件及記錄。電子文檔及圖片；包含可網(wǎng)絡(luò)分享資 料和機密資料。3資料的借閱：公開性的書文檔，可以在技術(shù)部圖書室 設(shè)立專門的閱覽位，方便查閱。可公開的電子文檔及圖片資料，可以放到公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，也可以到項目管理部申請拷貝。機密文件由項目管理部保存，需領(lǐng)導(dǎo)同意批準，管理人員登記 在案方可借閱，并根據(jù)情況規(guī)定具體期 限歸還。4.資料的解密及注銷：由公司管理層審核后可以解密的材料 及時予以共享；超過時效，無利用價值的資訊材料經(jīng) 審核鑒定后予以銷毀。5.樣品歸檔及領(lǐng)用：樣品按品種分類歸檔保存，如需領(lǐng)用要 辦理樣品申請單，經(jīng)過項目管理部審批 同意，方可使用。五、獎懲制度1.對各個部門收集樣品資料信息歸檔情況，由項目管理部進 行月度考核，與各個部門的負責(zé)人獎金掛鉤，按月度考核 10%獎懲。2.項目管理部要有專人負責(zé)收集樣品資料信息，