檔案與檔案信息化數(shù)據(jù)的保護探析

1、檔案與檔案信息化數(shù)據(jù)的保護探析 檔案與檔案信息化數(shù)據(jù)的保護探析 摘 要 本文通過對現(xiàn)代信息型社會中檔案和檔案信息化保護的現(xiàn)狀進行分析，對檔案分類、檔案管理目前存在的問題做了相關分析與介紹，并結合實際情況，提出了相應改良檔案管理部門對檔案的保護管理方案，以供參考。 關鍵詞 檔案；檔案信息化；數(shù)據(jù)；保護 中圖分類號G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708138-0075-01 隨著現(xiàn)今社會的信息普及程度越來越高，檔案數(shù)據(jù)的信息化也是一項高效的檔案管理手段。實體檔案往往會占用較大的空間，并且在使用時手續(xù)較為繁瑣，十分的不便利，通過檔案的信息化能很好地改善這些情況。然而正由于電子檔案在存儲過

2、程中有數(shù)據(jù)密集、傳播快捷等特點，導致電子檔案一旦失效、喪失、泄漏，將會帶來很大的損失與風險。本文主要探討如何在如今信息錯綜復雜的環(huán)境下對檔案以及其信息化的數(shù)據(jù)進行保護，對檔案管理制度提出了一些改良方法。 1 檔案的大致分類 檔案是對一些事實和過程的紀錄文件。可以說明文件的原始性也保存了文件的記錄性，是再現(xiàn)事實的一個重要依據(jù)。其中個人檔案可以說是個人的生命軌跡輪廓，用人單位可以通過其來了解所需要招收的人才情況的重要途徑，在進行競選等政治活動時也是必不可少的局部。為了工作與生活，每個人都需要和社會上的單位、部門等進行交流和接觸，由于工作以及社會、生活的需要而必須建立起的個人檔案，其重要性絕不可無視

3、。沒有檔案的人不便于被單位或企業(yè)所了解和認識，對于個人生存十分不利。除了屬于個人的個人檔案之外，檔案還大致包括：民生政務類檔案；社會保障類檔案；國企轉制類；教育衛(wèi)生類檔案；工商管理類檔案；民政司法類檔案。這些檔案和廣闊居民群眾的自身利益關系匪淺，是構件和諧社會的根本條件。 2 現(xiàn)今檔案管理中存在的問題 2.1 對檔案管理的重視度不夠 檔案在管理過程中，由于本身數(shù)量較大，導致管理工作量較大，并且工作環(huán)節(jié)十分繁瑣。并且相關管理人員對于檔案的管理過程并不重視，管理單位也容易出現(xiàn)缺少相應的管理設備和軟件、管理人員分配缺乏、經費下發(fā)不到位等情況，使得檔案管理難以保質保量地進行。 2.2 管理機制不暢 局

4、部檔案在各類問題上涉及的方面較為廣泛，由于不同類別的檔案需要部署到不同的管理部門進行管理。就現(xiàn)行的管理機制而言，不同的管理部門對檔案的管理方法各不相同，使得相關部門溝通困難，在進行檔案整合等工作時很難順利進行。 2.3 檔案管理制度尚未完善 根據(jù)目前檔案管理管理的根本手段，大局部類別的檔案管理方式由各自的主管部門所指定，導致不同類別的檔案收集范圍和保護形式、保管期限都各不相同。在群眾對檔案需求時，不同類別的檔案的數(shù)字化程度和獲取方法都各不相同，導致在取用檔案時產生很多繁瑣的程序。 2.4 檔案數(shù)據(jù)標準不一 目前，檔案數(shù)字化進程中存在著大量的問題，例如在對檔案目錄進行數(shù)據(jù)錄入時，局部案卷目錄和該

5、卷內的文件目錄無法正常對接，對日后案卷的檢索調閱工作帶來很大的阻礙；在對檔案進行掃描存檔時，由于設備問題導致保存像素過低，產生的圖像模糊不清的情況，讓檔案在提取后無法正常使用。另外，數(shù)字化檔案的管理缺乏統(tǒng)一有序的標準。在檔案管理部門中，對于檔案的管理包括處理各機構所上傳的電子檔案文件，需將其分類歸檔管理，并對部門內部已有的檔案進行整合。在對各機構所上傳的檔案進行管理時，最好的方案是對電子文件采用自然歸檔，使其和文檔進行一體化的管理，而大局部管理部門的管理系統(tǒng)分為辦公自動化和檔案管理兩套系統(tǒng)，并且不同單位的管理系統(tǒng)也各不相同，由于這些因素而產生的各類差異導致檔案數(shù)據(jù)在傳遞時難以轉換，這樣一來對電

6、子文件進行歸檔時就會出現(xiàn)相關的難題。 3 相關管理手段與對策 3.1 對實體檔案加強管理 將相關單位的檔案管理機制和檔案管理軟件進行統(tǒng)一，實行整體有序的管理方式，實現(xiàn)檔案管理由管理型工作向效勞性工作轉變，保證群眾在使用檔案和提取檔案時能夠更加方便快捷，便于日常生活的使用。同時在對檔案管理過程中，加強管理的標準性和標準性建設，采用相應的制度將不同檔案標準不一的現(xiàn)象徹底改善。檔案行政管理部門通過自身對責任的傳達與分發(fā)，催促各部門在檔案的形成、整理和保管的過程中按照相應的制度進行操作，使得檔案的管理過程能夠有序統(tǒng)一，管理標準，形成良好的檔案資源整合共享環(huán)境。另外，在對相關部門管理制度方案進行統(tǒng)一后，

7、對于檔案管理要做相應的宣傳，爭取上級各部門以及政府對于檔案管理工作有相應的重視與支持，能夠加大資金投入量，解決在檔案管理過程中產生的更換落后設備，新建庫房等資金問題。 3.2 重視檔案信息化加工工作 實體檔案由于數(shù)量巨大，在管理過程中所消耗的時間也較多，通過為這些檔案建立電子檔，能夠很快捷地將這些檔案方便地送到需求人員手中，這些電子檔案在接受檢查時的全面率和準確率高達99%，不僅精確方便，也便于檔案的存儲和歸類，所以在后續(xù)的工作過程中，檔案數(shù)字化應該作為保護與利用檔案的重心來完成。 3.3 加強檔案數(shù)據(jù)的保護 由于檔案的信息化設計的專業(yè)面廣、過程較為復雜，在實施時有一定的難度。外聯(lián)工作的保護是

8、其重要的第一步，從立項起，通過選擇國內知名度高有實力且誠信的外包單位來對檔案進行管理，能夠很好地保證檔案的平安性。由于目前檔案信息化的形成度不高，社會中各機構和各部門對信息化檔案的認知程度各不相同，而檔案部門假設不實行相同的體制，就會導致檔案在管理過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源和業(yè)務流程差異過大，無法形成完成的互聯(lián)狀態(tài)，從而出現(xiàn)管理漏洞，造成檔案信息的外流的情況。此外，相關部門還需要加強檔案管理內部的整體性，對管理部門內部的資源進行整合，優(yōu)化內部管理網絡、資源結構和相關設備，滿足檔案需要被大量利用的特點。 電子檔案在存儲過程中有數(shù)據(jù)密集、傳播快捷等特點，導致電子檔案一旦失效、喪失、泄漏，將會帶來很大的損失與風險。對此管理部門應當要在檔案管理方面貫徹未雨綢繆的思想，在處理高密度，大規(guī)模的檔案信息管理時，對管理技術要嚴加監(jiān)督，保證資源的平安，同時和政府部門、各檔案所屬社區(qū)都保持一定的聯(lián)絡，形成嚴格的管理機構對檔案的平安進行管理。最后，加快完善相關管理制度和規(guī)定，強化管理人員的責任心，制定相應的技術措施，對各種突發(fā)事件做好預防，提高抗風險能力，使得整個檔案管理過程處于可控制狀態(tài)。 參考文獻 【1】朱嫻.從個人信息保護標準到檔案信息倫理的思考J.蘭臺世界，2021：19-