IT項目工程管理規(guī)范

1、操作規(guī)范V1.0二零零二 年四月目錄1. 目標 2. 工程管理規(guī)范 3. 工程施工管理 3.1 工程施工規(guī)范3.2 工程施工流程說明 13.3 工程施工流程圖 4. 工程異常情況及暫停、暫停后重新啟動處理 4.1 定義 工程異常情況處理流程工程暫停審定流程工程重新啟動操作流程5. 工程現(xiàn)場管理規(guī)范 6. 施工文檔規(guī)范 6.1 合同概況表6.2 施工計劃書6.3 工程告知書6.4 工程任務書 6.5 培訓通知書 6.6 工程備忘錄 6.7 工程會議紀要6.8 工程月報 6.9 工程費用月報6.11 工程周志 6.12 階段工作確認書 6.13 項目任務書 6.14 業(yè)務裁決書 6.15 故障記錄

2、表146.16 需求修改建議書6.17 設備訂貨申請表6.18 催款通知書 6.19 設備交驗貨報告6.20 合同設備清單6.21 系統(tǒng)初驗證書 6.22 系統(tǒng)終驗證書 6.23 工程總結報告書 7. 施工文檔管理 7.1 施工文檔編號規(guī)范7.2 施工文檔歸檔 8. 出差審批、報銷流程 8.1 目的 出差審批流程 報銷流程 9. 工程驗收管理 9.1 工程驗收費用管理9.2 應收帳款管理9.3 合同施工終結10. 工程超預算處理11. 施工文檔格式（見附件） 11.1 合同概況表11.2 項目任務書 11.3 施工計劃書 11.4 工程告知書 11.5 工程備忘錄11.6 工程會議紀要11.7

3、 工程月報 11.8 工程簡報 錯誤！未定義書簽。11.9 工程周志 11.10 需求修改建議書 11.11 故障登記表11.12 工程任務書 11.13 培訓通知書 11.14 工程師派遣單11.15 合同設備交驗貨報告11.16 合同設備清單11.17 工程狀況總覽表11.18 付款通知書 11.19 階段工作確認書 11.20 業(yè)務裁決書 11.21 系統(tǒng)初驗報告11.22 系統(tǒng)終驗報告11.23 工程總結報告1. 目標為了進一步地完善公司工程管理運作體系和加強工程管理力度，以求達到工程管理者在保證工程質量、不拖延工期、不突破工程預算的前提下 完成工程施工任務 和 與最終用戶保持長久合作

4、關系。 因此在工程施工管理的過程中牢牢把握 工程施工管理目標 以及 規(guī)范工程施工管理流程是十分重要的，為此公司根據(jù)工程施工管理的特點制定本工程管理制度，用以作為工程管理的行為準則。2. 工程管理規(guī)范仔細反復閱讀和體會工程合同條款，明確工程合同條款規(guī)定的各項責任和義務，確認用戶的具體目標和約束條件，保證工程施工計劃的實現(xiàn)。注意和項目組人員、用戶一起確認目標的優(yōu)先次序和關鍵性的要求，以及實現(xiàn)這些目標的制約條件。確認用戶哪些要求是無法滿足的，并及時與其溝通協(xié)商，力爭取得一致意見 。將工程每月進展情況及存在的問題及時通報用戶和參與工程施工的部門、客戶經(jīng)理，從反饋中體會其對工程的要求，并以此來對施工計劃

5、進行必要的調整，施工計劃的調整應通知用戶、客戶經(jīng)理和項目組各成員。市場部負責合同預付款回籠，只有當合同預付款到帳后，工程服務部才可以同意下施工任務書給相應執(zhí)行部門，如確系特殊情況，需由銷售責任人員簽署書面意見 （ 需有部門總經(jīng)理簽字和技術總裁認可） 交工程服務部，可在無預付款條件下執(zhí)行合同。工程經(jīng)理是工程合同執(zhí)行的總負責人，對施工協(xié)調上出現(xiàn)的問題負有不可推卸的責任。在公司授權范圍內，工程經(jīng)理作為實現(xiàn)公司合同工程目標的責任人，代表公司處理工程工程中非技術問題與用戶的接口關系，在此過程中，項目組各相關部門應積極配合客戶經(jīng)理完成此項工作的實施。各種驗收文件必須項目組根據(jù)工程合同編寫，并由客戶經(jīng)理組織

6、有關人員做好竣工驗收的準備工作。在個別情況下可授權項目經(jīng)理組織驗收工作。項目經(jīng)理有義務對工程施工中的所發(fā)生的工程文檔、用戶信息進行整理的工作，并遞交工程服務部歸檔。項目經(jīng)理委派工程組到用戶現(xiàn)場施工時，應根據(jù)相應的工程進度按要求填寫“ 工程任務書 ”及“ 工程告知書 ”，并提前2 個工作日交工程服務部工程主管和本部門總經(jīng)理，以確定到位的人數(shù)和任務完成的期限，并按任務負責人制定的階段計劃進行檢查和監(jiān)督，以避免人力資源的浪費，同時保證工程質量和工程進度的按計劃進行。對于客戶在系統(tǒng)運行中遇到的所有軟件和硬件方面的故障，均應由客戶填寫“ 故障紀錄表 ”，并通過客戶方工程總協(xié)調人簽字確認后，由項目經(jīng)理或工

7、程經(jīng)理交給相關執(zhí)行部門和工程服務部，要求在收到書面需求后 24 小時內給客戶明確的答復或解決方案。按合同執(zhí)行是客戶經(jīng)理一切行動的基本準則，拒絕承擔合同外的其它各方強加的干預是客戶經(jīng)理的基本權利，除特殊情況“涉及公司的品牌、信譽、及長久發(fā)展”而修改合同執(zhí)行過程，則需公司決策層簽字認可，方可改變。對于客戶要求的工作量較小的需求改變，由客戶工程總協(xié)調人填寫“ 需求修改建議表 ”，由項目經(jīng)理交給相關部門，要求在收到“ 需求修改建議表 ”后 24 小時內給客戶明確的答復或解決方案。對于客戶要求的工作量較大的需求改變，由客戶經(jīng)理與客戶進行商務談判。對于實施階段的項目，項目經(jīng)理應及時提交工程周志和階段工作確

8、認書等項目工作記錄資料給工程服務部。市場部在合同設備到達用戶現(xiàn)場時應及時組織用戶進行設備交驗并及時提交 合同設備交驗貨報告給工程服務部。在個別情況下也可授權項目經(jīng)理組織驗收。3. 工程施工管理3.1 工程施工規(guī)范3.1.1 施工組織1) 工程主管工程主管由工程服務部委派。2) 客戶經(jīng)理客戶經(jīng)理由市場部委派。3) 項目經(jīng)理項目經(jīng)理由各執(zhí)行部門委派。4) 項目組成員項目組成員由各執(zhí)行部門指派人員組成。5) 第三方資源指參與到工程建設中非本公司的資源。3.1.2 管理分工1) 工程主管a負責對所有承接的工程總體的監(jiān)控。b負責對各執(zhí)行部門下達施工任務。c負責對所有承接的工程在現(xiàn)場施工中出現(xiàn)了客戶經(jīng)理、

9、 項目經(jīng)理難以解決的問題的裁定和協(xié)調。d負責對施工文檔的審核與協(xié)調。e負責對施工文檔的審核和確認。2) 客戶經(jīng)理a負責配合項目組成員按施工計劃書施工。b負責合同設備的交驗工作。c負責協(xié)調項目組與用戶的關系。d負責工程中對用戶提出新的業(yè)務需求確認及商務談判。e負責工程合同款的催款工作。3) 項目經(jīng)理a負責項目按合同計劃要求完成開發(fā)及施工、項目各階段工作的總結和項目驗收工作。b負責對項目組成員的工作進行考評。c負責項目現(xiàn)場的日常管理。d負責對整個項目的技術解決方案的總體設計及規(guī)范。e負責并且有義務對項目組成員形成的分析、設計、開發(fā)文檔和系統(tǒng)源代碼進行管理。f負責與用戶協(xié)調項目中出現(xiàn)的問題并及時匯報

10、公司有關部門。g負責控制和盡量節(jié)約項目成本費用。h負責組織和管理公司所分配的項目資源使其充分利用。4) 項目組成員a根據(jù) 工程任務書上的任務要求按質按量地完成開發(fā)任務。b，負責和項目經(jīng)理協(xié)調，完成任務目標。c，當客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理不在現(xiàn)場時，有義務完成和用戶協(xié)調的工作。d，當客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理不在現(xiàn)場時，對施工現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，有義務及時反饋給客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理或工程服務部。3.2 工程施工流程說明1. 客戶經(jīng)理在完成相關售前工作后，將合同草案按規(guī)定送相關部門審核通過后，將合同 和最終技術方案 （根據(jù)合同實際情況包含系統(tǒng)總體方案、 PDS 布線方案、系統(tǒng)可行性分析、系統(tǒng)需求報告、合同設備采購清單

11、等復印件）提交到工程服務部，同時提交包括“聯(lián)系人”“簽約背景”“可能存在的問題”等要素的“ 合同概況表”。2. 工程服務部在收到合同相關資料1 個工作日內 ，根據(jù)合同實際情況，將最終技術方案分發(fā)到相關部門，同時召集相關部門人員召開工程內部協(xié)調會： 1）確定項目組成員，并就各成員的工作分工和責任予以書面明確； 2）分析技術方案，確定項目組工作的大致工作量，形成工程計劃草案。3. 項目經(jīng)理根據(jù)工程計劃草案，運用項目管理工具，對項目任務進行細分和階段安排，在收到 項目經(jīng)理委派書 1 個工作日內形成最終的 施工計劃書 ，并由各部門書面確認。項目經(jīng)理在制定計劃的過程中，應充分考慮到工程實施中可能發(fā)生的變

12、化，特別是在合同設備采購、軟件開發(fā)和客戶等方面的不可確定因素，給進度安排留有一定的余地，使工程計劃具有充分的可操作性。4. 執(zhí)行部門于收到相關合同資料的 2 個工作日內形成項目立項報告遞交工程服務部進行項目立項。5. 在工程進行的每個階段，由工程服務部提前將該階段的任務和期量填寫到 “項目任務書” ，交相關部門負責人簽署意見后，由相關人員執(zhí)行，相關人員完成后，必須在 “項目任務書” 上說明完成情況，由客戶和客戶經(jīng)理或項目經(jīng)理簽字后，將任務完成情況反饋給工程服務部責任人。6. “工程任務書” 所屬的任務負責人，如在施工現(xiàn)場遇到自己不能解決的問題時，處理如下： 1 ）如屬本部門問題，由其負責直接和

13、本部門協(xié)商解決，項目經(jīng)理進行協(xié)助；2）如屬跨部門問題，由工程服務部負責與相關部門進行協(xié)調，拿出解決方案。7. 客戶經(jīng)理根據(jù)合同及工程實施計劃填寫設備訂貨申請單交市場部采購人員進行采購。客戶經(jīng)理必須對市場部采購人員所下的設備訂單進行有效的跟蹤以確保最遲到貨期和設備到貨地點的及時性和有效性。8. 市場部必須對所下的合同設備定單信息及時反饋給工程服務部。合同設備到貨后，由市場部或項目組根據(jù)合同設備清單逐一檢驗，并將逐一檢驗的書面結果交客戶經(jīng)理和工程服務部。9. 客戶經(jīng)理對已檢驗的設備組織運輸至最終用戶地，并組織用戶進行合同設備驗收形成 合同設備交驗貨報告 對于合同設備錯發(fā)、遺漏，客戶經(jīng)理負有不可推卸

14、的責任，并在當月的考核中予以體現(xiàn)。10. 項目經(jīng)理在施工現(xiàn)場進行施工管理時，應及時提交相應的施工文檔，處理好項目組內部關系以及項目組與最終用戶的關系，并及時反饋有關現(xiàn)場信息。11. 項目經(jīng)理在處理合同規(guī)定的客戶培訓，如果合同規(guī)定在公司進行，需提前一周 通知公司培訓小組，如果合同規(guī)定在其它地方進行，報市場部協(xié)商解決。12. 工程在通過初驗、試運行、終驗，并取得相應的最終驗收證書后，表示工程的竣工，竣工后的系統(tǒng)的維護工作由相關執(zhí)行部門承擔。3.3 工程施工流程圖、工程實施流程圖:流程圖責任門/責任 人文件記錄市場部 工程服務部 客戶經(jīng)理 項目組人員 項目經(jīng)理 客戶經(jīng)理 采購人員 項目組 項目經(jīng)理

15、項目經(jīng)理 客戶經(jīng)理 客戶經(jīng)理合同合同概況表系統(tǒng)技術方案項目任務書工程會議紀要工程計劃草案 工程施工計劃書 工程會議紀要 設備定貨申請表 設備定貨單合同設備交驗報告 系統(tǒng)開發(fā)文檔 付款通知書 工程周志工程月報需求修改建議書故障記錄表客戶培訓記錄表 工程初、終驗報告 工程總結報告 付款通知書合同概況表/設備清單1召開工程內部協(xié)調會議，確定項 目組成員，各相關部門確定大致 工作量，形成會議紀要和計劃草 案項目經(jīng)理在1個工作日內將工程計 劃交相關部門確認，形成最終的 工程計劃客戶經(jīng)理根據(jù)工程實際情況和實際 進度，填寫 設備定貨申請表”后提 前1個工作日提交到相關部門。1 F采購人員項目組1項目組現(xiàn)場施

16、工并反饋施工信息（包括施工進 度、用戶需求、設備到貨情況、系統(tǒng)開發(fā)安 裝、市場二次開發(fā)），并形成相應的施工文件.1T根據(jù)工程合同簽署初驗、終驗文件.1工程文件整理，進行合同收款工作.（工程竣工）、業(yè)務運作分工界面（“V”表示批準者，“0”表示接受者，“T”表示提供者）：部門主要工作描述市 場 部工 程 服 務 部執(zhí) 行 部 門項 目 組技 術 總 裁采 購財 務 部1.合同評審報告T00V002.合同概況表/合同設備清單T00003.項目任務書T04.任命項目經(jīng)理00V0005.工程會議紀要/工程計劃草案000TV06.工程施工計劃書/工程任務書/工程告知書000TV007.項目立項報告書0T

17、V08.設備訂貨申請表TV09.設備訂貨合同VT010.合同設備交驗報告T0011.合同階段催款通知書T012.軟件開發(fā)規(guī)范各階段文檔0T13.工程周志/工程月報/需求修改建議書/故障登記 表/階段工作確認書/業(yè)務裁決書000T014.工程費用月報00T15.系統(tǒng)初驗報告000T016.系統(tǒng)終驗報告000TV017.工程總結報告書00TV合同評審流程：（如下圖）市場部提供合同相關資料市場部編寫得同交接流程工程麒界圖組織 合同草案工程葉戈審核資料螂流程：（如Ti除預付款工程服務部整理相關合同資料 客戶經(jīng)理組織圓相關資源到位情況 一N- 召開項目組Y同意承接 承接執(zhí)行部門提出評 審意見簽定自野艮務

18、部 下達任務書商務談判任命項目經(jīng)理通知用戶召開第4實施應廂皆型酶!：工程服務部審客戶經(jīng)理組織、項目組人員項目經(jīng)理與項目組、用戶協(xié)客戶經(jīng)理、網(wǎng)翔好 理根據(jù)施工計劃書交接合同計劃文檔交接項目組人員采購與廠家提交評審結果由 技術總裁審批 項目經(jīng)理分解任務工程服務部整理形成 工程周報、月報、合 同執(zhí)行情況一覽表制定工程計劃 草案廠項目組確認次計劃草案下達曾敬術總 蒞、相關部門m和項目組翻形成工程會議紀要期計劃書部協(xié)調參議工程服務部組織相關部毋審1k督促用戶和項目組做施工前準備形成工程周志、會備忘錄、盟同設薪踹程:告知書程服務部 工程服務部進.程務計劃書工程告知書而建交第版辛咨對等相不資料一卅二*皿、二

19、口填I寫設備采購 業(yè)墻硼E0薛流程：庫、出庫登記項目組人員反技術總裁、相關部F節(jié)下階段決策生管總經(jīng)理十一客戶繼匠成蕉圈經(jīng)理與用戶確 定培訓人員、地點、時間等信 息申請表采購填寫送貨審核、財務部我單和內檢報告審批客戶經(jīng)理、項目經(jīng)項目經(jīng)理-W1下達工程任務書草答扃經(jīng)理、項目核采購合同客戶經(jīng)理、項目、項目經(jīng)理組織人員進行培訓工作準 備_ 交驗報告、送貨單反 采購反麴財務、工程服務部 至懵信息設備安裝呼告 設備安裝報曾形成通知用戶培訓免驗報告及三、工程管理操作細則:工程階段工作評審流程:項目經(jīng)理了解階完成情況工程學亭流程： 合同階朝燔款流程:工程服務部組反饋審理橄搬落至颯翳工程1艮用戶逸般核對款項收配

20、組寸款通知書與定壤再發(fā)票申請項 計墉開具發(fā)票收NawTHv目組再準維客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理組織用戶 戚舍家參力口） L評審（建議c客戶提出服務要求，填寫理障登記表、4修改建義存修心4.1定義信息反饋科技管理部、客戶經(jīng)理相應部門提出解 決方案進行服務行翳戶經(jīng)理執(zhí)行催即作 文檔（工程服務及協(xié)金收I 進進入下階 一 段工作 善聲！M跟蹤 幽期!莪情況與雙方財務核對合同款到位信息用戶最終確認4.1.1工程異常情況是指項目組成員在按實際計劃進行工程實施時出現(xiàn)了突發(fā)性地、不可避免地、難以協(xié)調并將影響項目總體進度及項目 質量的問題，比如：合同設備沒按原計劃到位、用戶提出新的需求、 施工機房沒有按計劃準備好，用戶

21、負責人臨時改變系統(tǒng)驗收意見等事 宜。4.1.2工程暫停是指工程實施當中出現(xiàn)了重大地決策失誤或工程單位 某一方或雙方、多方提出變更合同條款或工程質量出現(xiàn)了嚴重偏差等 因素造成地暫時性無法通過協(xié)調來保證下階段工作的情況。4.2工程異常情況處理流程項目經(jīng)理或項 目組成員 組成員匯總問形Y解決方案 并與用戶協(xié)調 簽定工程備忘錄43N項目經(jīng)理或項目組成員提交經(jīng)項目經(jīng)理確認的業(yè)務裁決書至工程服務部工程服務部與相關部門及客戶經(jīng)理協(xié)調并組織專家提出解決方案項目經(jīng)理或項目，組成員匯國唯4.4 工程重項目經(jīng)理或項目組成員提交經(jīng)項目經(jīng)理新工程服務部與相關闔！咫舞費摩組或 理協(xié)調并組織專家屬郵解翱!耨調裂理喈雌S乍任

22、務并重進行下柿儂印匕*t _5.工程現(xiàn)場管理規(guī)范Y”表示通過，“ N表示未遞河察工程服務部下任曾尸Y務書給客戶經(jīng)理理與與用戶術總裁宣布信息反饋項目組譚重新實施 眼前部將信息一一決書的形式匯報技養(yǎng)總裁工程定工期5并:口百戶用理或技或,心、個現(xiàn)場指導協(xié)調NN息以業(yè)務裁裁并由技術總裁書齡 作出決策玲£項目任務書入和相呼執(zhí)行部門受% 則部甯師工場停形式迎報終止合同工程土程服箸部重新下任務 書給項目組并監(jiān)控、配 合工作。項目組成員于到現(xiàn)場施工之前應由項目經(jīng)理填寫工程施工告知書和工程任務書，工程施工告知書中應詳細說明我方的工程計劃安排、人員組織架構及請求用戶配合準備工作的事宜，工程任務書中應詳細

23、說明施工人員的工作任務、應提交的文檔、我方協(xié)調人員及用戶負責人員名單等信息，及時提交用戶負責人確認。項目經(jīng)理及項目組成員到達用戶現(xiàn)場后，應立即通知和組織用戶相關負責人召開“第一次工程會議”，會議上必需確定工程實施計劃、合作雙方的各自和共同工作安排、工程組織架構、日常工作制度及工作之間的關鍵路徑的必要事宜。雙方項目負責人簽字確認?，F(xiàn)場施工必須嚴格管理好有關項目技術資料，不可隨意放置，開發(fā)、設計、及系統(tǒng)技術方案等資料必須專人管理（一般情況下由項目經(jīng)理負責）?，F(xiàn)場開發(fā)、施工設備必須進行編號，專人負責管理，原則上不可貳人或多人使用一臺計算機。領用用戶設備時，必須與用戶相關負責確認設備的數(shù)量、品牌、型號

24、、配置等信息，并雙方簽字確認，我方領用人員必須到我方負責人處進行領用登記，開發(fā)、施工完畢按領用登記單進行清查?，F(xiàn)場施工應嚴格按照工程單位雙方“第一次工程會議”中所規(guī)定的作息時間進行考勤管理，不可擾亂用戶的正常工作制度。項目經(jīng)理應做好施工人員的考勤工作并按時反饋信息至相關部門。于現(xiàn)場工作應著裝整潔,必須穿襯衣著西褲系領帶，戴工號牌。于現(xiàn)場工作時不可大聲喧嘩、交頭接耳及抽煙、玩游戲、聽歌和看影碟、上網(wǎng)，應保持環(huán)境衛(wèi)生（建議項目經(jīng)理可安排項目組人員輪流值日），工作完畢應注意關閉設備電源避免不必要的隱患。項目組成員的開發(fā)設備上必須安裝防火墻或殺病毒軟件，不可在沒有安裝防火墻或殺病毒軟件的情況下用軟盤或

25、通過網(wǎng)絡共享來互相拷貝文件。項目組成員應根據(jù)項目經(jīng)理規(guī)定的工程任務，努力完成各自的工作，及時提交工作日志及工作周志，不得拖欠，項目經(jīng)理以此作為項目人員的考核依據(jù)。項目經(jīng)理有義務對現(xiàn)場施工出現(xiàn)的異常問題進行協(xié)調，與用戶簽定工程備忘錄并及時提交工程服務部。對無法協(xié)調的工作應及時以業(yè)務裁決書的形式匯報工程服務部，工程服務部將與有關領導協(xié)調做出下階段工作決策。項目經(jīng)理是現(xiàn)場工作的總負責人，是項目開發(fā)、施工、計劃、控制、指揮、協(xié)調工作的總設計師，應站在公司市場、合同約束及客戶服務的立場上把握項目需求，不可盲目接受用戶的將會影響我方項目進度和項目質量的開發(fā)或施工需求。對用戶提出需求修改及系統(tǒng)使用故障應及時

26、登記需求修改建議書和故障登記表。項目經(jīng)理由于公司的臨時任務不在現(xiàn)場時，應選擇工作負責及協(xié)調管理能力強的項目人員任命其臨時管理項目組。并及時轉告工程服務部人員變更信息。項目經(jīng)理應于每個項目階段工作完畢時組織用戶專家及項目組成員工作進行階段性評審，原則上不可在未評審的情況下進行下階段工作，每次階段工作的完畢應形成相應的文檔及階段工作確認書和評審報告。項目組成員在安裝程序時應對用戶的系統(tǒng)、設備配置進行檢查，原則上不可在用戶無人員陪同的情況下裝機。裝機完畢應及時請用戶確認簽字。不可在未經(jīng)過用戶許可的情況下加班?，F(xiàn)場的用戶培訓工作，項目經(jīng)理應及時填寫培訓通知書告知用戶做好準備工作，對培訓結果應記錄培訓情

27、況調查表需用戶簽字確認。項目驗收時，項目經(jīng)理應及時準備好合同中要求提交用戶的相關文檔和系統(tǒng)測試報告，組織和配合用戶做好驗收工作。6. 施工文檔規(guī)范各種施工文檔的標準格式見附錄。6.1 合同概況表描述根據(jù)工程合同描述以下內容：工程合同名稱、合同乙方簽字人、合同甲方簽字人、合 同總金額、合同提交日期、合同提交人、合同甲方負責人、聯(lián)系電話、詳細地址、合 同最遲交貨期、合同提交附帶材料、合同內容概要描述。制定人客戶經(jīng)理。接受人工程服務部、執(zhí)行部門、采購、財務部。提交時間市場部簽定合同后 1日內。關鍵要素需財務部審核確認。6.2 施工計劃書描 述施工計劃書主要描述根據(jù)工程合同書相關條款而確定的階段性目標

28、、人員配置、施工 費用控制計劃、工程進度、項目預算等內容。制定人負責此項目的項目組。接受人技術總裁、市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、米購負責人、客戶。提交時間召開第一次工程會議 1個工作日內。關鍵要素必須有各相關部門負責人和客戶的書面確認。6.3 工程告知書描 述描述項目組成員、工作任務、計劃及需用戶配合事項等內容。制定人項目經(jīng)理或客戶經(jīng)理。接受人技術總裁、市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、客戶。提交時間現(xiàn)場施工前3個工作日內。關鍵要素必須有各相關部門負責人和客戶的書面確認，將做為項目成員出差審批材料。6.4工程任務書描 述主要描述我方和用戶方、施工人員名單、施工任務、應提交文檔等有關事項。制定人項

29、目經(jīng)理或項目組成員。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、客戶。提交時間現(xiàn)場施工前2個工作日提交。關鍵要素必須相關部門確認，將做為項目成員出差審批材料。6.5 培訓通知書描 述主要描述培訓地點、時間、方式及培訓內容、用戶需準備工作等有關事項。制定人項目經(jīng)理。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、客戶。提交時間現(xiàn)場施工前2個工作日提交。關鍵要素必須相關部門、客戶確認。6.6 工程備忘錄描 述備忘錄主要描述項目組在現(xiàn)場施工過程中與最終用戶達成的施工意見以及妨礙施工階 段性目標實現(xiàn)的因素。制定人客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理。接受人技術總裁、市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、客戶負責人。提交時間不定時。關鍵要素需交最終

30、用戶主要工程負責人簽字確認。6.7 工程會議紀要描 述工程會議紀要主要記錄在工程會議上所有的決定，計劃安排，人事變動等有關事宜。制定人客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理。接受人技術總裁、市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、采購或客戶主要到會人員。提交時間會議結束1個工作日內。關鍵要素需交相關部門主要領導或最終用戶主要工程負責人簽字確認。6.8 工程簡報描 述主要記錄工程進度、相關階段工作完成情況及后階段工作安排等有關事宜。制定人工程服務部。接受人技術總裁、公司相關項目部門、項目組人員。提交時間不定期。關鍵要素內容應體現(xiàn)工程進度及后期安排。6.9 工程月報描 述工程月報主要描述在施工過程中的工程質量，人員安排，工程進

31、度等有關事項。制定人項目經(jīng)理。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門。提交時間每月2830日。關鍵要素必須按時提交。6.10 工程費用月報描 述工程費用月報主要描述在施工過程中產(chǎn)生的各種費用。制定人財務部。接受人執(zhí)行部門主管總經(jīng)理、工程服務部。提交時間每月28 30日。關鍵要素必須按時提交。6.11 工程狀況總攬表描 述工程服務部根據(jù)每個客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理提交的工程月報，整理匯總。制定人工程服務部。接受人技術總裁、各部門（有合同項目的部門）主管總經(jīng)理。提交時間每周四提交。關鍵要素必須按時提交。6.12 工程周志描 述工程周志主要描述本周工作按計劃完成情況，存在的主要問題，以及下一周的主要工 作安排

32、。制定人項目經(jīng)理。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門。提交時間每周三提交。關鍵要素必須按時提交。6.13階段工作確認書描 述描述項目階段工作完成情況及應提交文檔。制定人項目經(jīng)理。接受人工程服務部、執(zhí)行部門總經(jīng)理、客戶經(jīng)理、客戶。提交時間每項目階段工作完成后的1個工作日。關鍵要素需用戶負責人簽章。6.14項目任務書描 述描述施工計劃分解成的任務的責任人、完成期限、完成情況。制定人工程服務部。接受人任務責任部門負責人。提交時間任務開始執(zhí)行的前2個工作日。關鍵要素相關部門負責人必須于 1個工作日內反饋信息。6.15業(yè)務裁決書描 述描述工程實施中出現(xiàn)突發(fā)性地、難以協(xié)調地等問題。制定人不定。接受人工程服

33、務部、技術總裁。提交時間發(fā)現(xiàn)問題時12個小時內。關鍵要素必需項目經(jīng)理及部門總經(jīng)理簽字。6.16故障記錄表描 述記錄客戶在施工現(xiàn)場遇到的軟硬件問題。制定人客戶記錄。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門或現(xiàn)場項目組人員。提交時間發(fā)現(xiàn)問題后。關鍵要素必須有客戶主要工程負責人的確認。必須在24小時內將處理情況反饋給客戶。6.17 需求修改建議書描 述記錄在施工過程中客戶提出的細小修改。制定人客戶。接受人客戶經(jīng)理、項目經(jīng)理。提交時間不定時。關鍵要素必須有客戶主要工程負責人的確認。必須在24小時內將處理情況反饋給客戶。6.18設備訂貨申請表描 述合同設備需求情況。制定人客戶經(jīng)理。接受人技術總裁、米購負貝人。

34、提交時間按工程進度。關鍵要素核對設備清單。6.19催款通知書描 述合同階段款項和催款原由。制定人客戶經(jīng)理。接受人客戶。提交時間階段工作完成時。關鍵要素需和雙方財務人員核對確認。6.20設備交驗貨報告描 述交貨報告主要描述合同設備交驗貨的有關情況。制定人客戶經(jīng)理。接受人客戶。提交時間設備到達客戶現(xiàn)場，安裝調試完畢后1日內。關鍵要素需交最終用戶主要工程負責人簽字確認。6.21合同設備清單描 述合同設備清單主要描述合同設備的具體型號、數(shù)量等。制定人市場部。接受人采購負責人、財務部、工程服務部、客戶。提交時間合同簽定后1日內。關鍵要素交驗合同設備時需交最終用戶主要工程負責人簽字確認。6.22系統(tǒng)初驗證

35、書描 述系統(tǒng)初驗報告主要描述以下內容：A合同設備清單B合同設備安裝情況C合同設備配置情況D合同設備運行情況E應用軟件功能描述F系統(tǒng)現(xiàn)場培訓情況制定人項目經(jīng)理。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、財務部、客戶。提交時間系統(tǒng)初驗通過后1個工作日內。關鍵要素用戶主要負責人簽字。6.23系統(tǒng)終驗證書描 述系統(tǒng)終驗報告主要描述以下內容：A合同設備清單B合同設備安裝情況C合同設備配置情況D合同設備運行情況E應用軟件功能描述F服務保證期G合同執(zhí)行情況制定人項目經(jīng)理。接受人市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、財務部、客戶。提交時間系統(tǒng)終驗后1個工作日內。關鍵要素用戶主要負責人簽字、用戶單位蓋章。6.24工程總結報告

36、書描 述工程完成情況的描述、資金回籠情況、是否有遺留問題、是否有市場的二次開發(fā)、施 工文檔清單。制定人項目經(jīng)理。接受人技術總裁、市場部、工程服務部。提交時間工程竣工2個工作日內。關鍵要素文檔必須齊全；工程服務部歸檔。7 .施工文檔管理7.1 施工文檔編號規(guī)范施工文檔編號共分 3部分，中間由“-”隔開：1,工程名稱縮寫，由 4位拼音字母組成2,文檔類別：4位拼音字母+2位順序號3,制表日期：6位數(shù)字組成，年（2位）+月（2位）+日（2位） 舉例如下：XX第二次工程會議紀要，2000年5月15日召開，編號如下:HNYD-HYJY02-0005157.2 施工文檔歸檔必須歸檔的文檔有：合同、合同背景

37、分析、合同概況表、最終技術方案、施工計劃書、工程備忘錄、工程會 議紀要、工程月報、工程簡報、工程周志、工程工程任務書、故障記錄表、需求修改建 議書、設備訂貨申請表、設備交貨報告、設備驗收報告、合同設備清單、系統(tǒng)平臺驗收 報告、系統(tǒng)初驗報告、系統(tǒng)終驗報告書、工程總結報告書的復印件工程服務部處歸檔。 合同、設備驗收報告、系統(tǒng)初驗報告、系統(tǒng)終驗報告的愿件交財務部歸檔。8 .出差審批、報銷流程8.1 目的制，以達到控規(guī)范公司項目管理，使公司領導能及時了解項目資源情況，對其進行合理編 制、節(jié)約項目成本及對項目中出現(xiàn)的問題能及時協(xié)調和決策。8.2 由差審批流程工程驗收費用是指根據(jù)工程工程合同相關驗收條款而

38、組織的工程驗收會議所產(chǎn)生的費用，如 會務費，專家評審費，邀請?zhí)貏e費等，但不包含業(yè)務招待費。9.1.2 借支流程A根據(jù)預計費用額度填寫借支單，報技術總裁批準。B到財務部辦理借支手續(xù)。9.1.3 報銷流程A填寫報銷單，經(jīng)主管總經(jīng)理批準。B到財務部辦理報銷手續(xù)。1.1.4 費用歸屬 本費用計入合同成本。1.1.5 說明 此費用本著嚴格控制，厲行節(jié)約的原則，在不影響驗收結果的前提下，盡量避免此費用 的發(fā)生。此費用只有在工程合同規(guī)定的初驗或終驗環(huán)節(jié)。9.2 應收帳款管理9.2.1 責任客戶經(jīng)理有責任做好工程合同應收賬款回籠負的工作，應把合同資金回籠工作放在不可忽視的地位?？蛻艚?jīng)理根據(jù)工程合同和相應階段的

39、驗收文件，與用戶處理合同資金回籠問題，如果處理時間超過合同付款期限，客戶經(jīng)理必須在過期限后第六個工作日將實際處理情況和遇到的問題，連同驗收文件的復印件一起，通報主管總經(jīng)理、工程服務部，并同時通報財務部，以便于研究組織進行合同尾款的追繳工作。9.2.2 考核 合同資金回籠作為考核客戶經(jīng)理工作業(yè)績和獎金標準的一項依據(jù)。9.3 合同施工終結工程合同規(guī)定的相關驗收條款執(zhí)行完畢，合同資金全部回籠，表示合同施工終結，但并不表明施工服務終結。10. 工程超預算處理工程超預算處理是指在施工過程中工期延誤，由此造成的相關部門費用超出工程施工預算的處理，其處理權在主管總經(jīng)理，存在工期延誤的關鍵點有：1) 合同設備

40、晚到的原因 由于設備晚到導致的工期延誤的責任由市場部承擔。2) 工程協(xié)調的原因 由于工程協(xié)調的原因導致的工期延誤的責任由客戶經(jīng)理承擔。3) 系統(tǒng)安裝的原因 由于系統(tǒng)平臺安裝的原因導致的工期延誤的責任由項目組承擔。4) 應用軟件開發(fā)的原因 由于應用軟件開發(fā)的原因導致的工期延誤的責任由項目組承擔。5) 客戶違約的原因由于客戶的原因導致的工期延誤，客戶經(jīng)理或項目經(jīng)理必須以備忘錄的形式對其加以說 明，由客戶簽署書面意見，其延誤部分的施工費用公司承擔。6) 不可抗拒因素 由于不可抗拒因素而導致的工期延誤，其費用由公司承擔。11. 施工文檔格式(見附件)附件：各施工文檔格式11.1 合同概況表合同概況表工

41、程合同名稱合同履行地合同總金額合同甲方簽字人合同乙方簽字人合同最遲交貨期合同提交日期合同提交附帶材料合同內容概要描述合同提交人簽字聯(lián)系電話11.2 項目任務書XXXX科技股份有限公司項目任務書項目名稱項目編號任務起止時間要求完成時間項目來源項目下達時間項目歸口單位項目類別項目下達單位項目下達人項目組成員項目任務主要內容：年 月日項目承擔單位（蓋章）下達單位總經(jīng)理簽章年月日總經(jīng)理簽章項目經(jīng)理簽章年月（蓋章） 日項目承擔單位、總 經(jīng)理項目 經(jīng)理11.3施工計劃書xx科技工程項目施工計劃書工程項目名稱：合同號：項目組編號：工程施工地點：工程施工部門：成員：工程項目經(jīng)理：項目總預算（元）項目預計獎勵（

42、元）工程說明：工程進度安排：施工部門組意見年 月日工程服務部意見年 月日11.4 工程告知書工程告知書 根據(jù)項目施工計劃及貴單位的要求，我方人員將于年 月日抵達施工地點，我們將本著“熱誠服務、用戶第一”的原則，完成工作任務，同時請貴單位給予工作上的配合和支持。謝謝！X X科技股份有限公司 （蓋章）年月日項目名稱施工地點建設單位開始時間;完成時間工程師名單項目經(jīng)理電話具體工作任務安排：需貴單位配合事項：11.5 工程備忘錄工程備忘錄工程名稱工程階段工程備忘時間工程單位甲方：乙方：施工地點備忘內容：甲方代表（簽字、日期）：乙方代表（簽字、日期）：11.6 工程會議紀要工程會議紀要工程名稱會議時間會

43、議地點參加人員會議議題提 交抄 交會議內容紀要：經(jīng)討論，與會者在以下幾方面達成了一致:.甲、乙方代表（簽章）、日期:11.7 工程月報工程月報年 月工程名稱項目經(jīng)理本月工作 完成情況主要問題 及解決方案下月主要工 作安排任務名稱責任人具體描述報送單位11.8 工程簡報工程簡報文件編號：工程名稱日期記錄 人工程進度事件記錄總結后期安排報送范圍本期工程簡報共*份，其中*份分別報送到：1份保留在*部中。11.9 工程周志工程周志年 月份第一周工程名稱項目經(jīng)理本周工作 完成情況主要問題 及解決方案下周主要工 作安排任務名稱責任人具體描述報送單位11.10 需求修改建議書需求修改建議書工程名稱施工地點客

44、戶需用求提出部門：需求具體描述：需達到的目的：簽名：時間：客戶工程負責人意見：簽名：時間：以下部分由我方工程師填寫是否能實現(xiàn)：能（）不能（）解決辦法（或原因）：簽名：時間：對最終處理結果的確認客戶方：簽名：時間：我方：簽名：時間：11.11 故障登記表故障記錄表工程名稱1施工地點故障提出部門：故障現(xiàn)象描述：簽名：時間：客戶項目負責人意見：簽名：時間：以下部分由我方工程師填寫故障原因：解決辦法：簽名：解決日期：對最終處理結果的確認客戶方：簽名：時間：我方：簽名：時間：11.12 工程任務書工程任務書項目承擔部門：提交時間:項目名稱施工地點工程人員開發(fā)人員技術支持人員銷售經(jīng)理客戶 聯(lián)系人姓名職務電話項目進度階段開始日期計劃完成日期項目經(jīng)理意見業(yè)務調研口客戶需求確認口需求分析口設計 口編碼 口測試 工程 口客戶化口割接 口試運行 口初驗 口運行 口終驗任務要求1.2.3.應提交文檔：1. .2.3.請于日前反饋工作任務完成情況給項目經(jīng)理及工程服務部。（此欄視實際情況要求填寫）部門總經(jīng)理意見簽字：年月日任