行政管理制度通用版

1、辦公設(shè)備管理制度 xxxx 公司辦公設(shè)備管理制度第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強對公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。第二條 本制度所指的“辦公設(shè)備”包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機、傳真機、 照相機、投影儀等所有辦公設(shè)備。第三條 公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第二章 辦公設(shè)備的采購第四條 辦公設(shè)備采購管理職責（1）公司行政部負責統(tǒng)一采購計劃的制訂和實施。（2）公司財務(wù)部負責審核采購費用。（3）公司總經(jīng)理負責審批采購計劃，采購合同以及采購費用。第五條 辦公設(shè)

2、備采購審批程序。（1）根據(jù)本部門實際情況，設(shè)備需求部門填寫辦公設(shè)備請購單提交行政部。2）行政部每季度對申購申請進行一次統(tǒng)計匯總， 根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設(shè)備的使 用情況制訂采購計劃， 填寫辦公設(shè)備采購審批表 ，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后提交財務(wù)部審核， 最后報請總經(jīng)理批準。（3）根據(jù)審批意見，行政部實施辦公設(shè)備采購程序。第六條 辦公設(shè)備采購程序。（1）行政部必須選擇超過三家的供應(yīng)商進行詢價。（2）采購經(jīng)辦人應(yīng)對報價資料進行認真的分析， 并參考以往的采購記錄及當時的市場 行情與供應(yīng)商進行議價。（3）經(jīng)辦人填寫辦公設(shè)備詢議價情況報告表 ，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理 審批。（4）根據(jù)審批意見，經(jīng)辦人實施

3、采購，必要時應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同 。第七條 辦公設(shè)備的驗收入庫工作程序。（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對設(shè)備進行仔細地檢驗，必要時設(shè)備需求部門應(yīng)給與協(xié)助 支持。（2）檢驗人員在辦公設(shè)備驗收單上確認簽字后，設(shè)備方可登記入庫。第八條 設(shè)備采購費用付款程序。（1）采取預付款方式時， 經(jīng)辦人員需憑 辦公設(shè)備詢議價情況報告表 或采購合同， 填寫借款單，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過后辦理預付款手續(xù)。2）采取貨到付款方式時，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價情況報告表或采購合同、辦公設(shè)備驗收單及購貨發(fā)票，辦理財務(wù)報銷手續(xù)。第九條 設(shè)備采購管理辦法。（1）行政部必須嚴格遵守公平、公開的原則，在保證質(zhì)量的

4、前提下綜合考慮價格、交 貨期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽度高的供應(yīng)商。（2）公司主要設(shè)備的采購應(yīng)有 3-5 家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高的備選供應(yīng)商。（3）所采購設(shè)備單價超過 3 萬元時，必須采取公開招標的方式進行采購。（4）設(shè)備采購人員必須嚴格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購設(shè)備過 程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴肅處理。（5）行政部與供貨商簽訂購買合同時，須對售后做出明確約定。設(shè)備驗收不合格時， 應(yīng)按照合同的約定，進行退、換貨或索賠。（6）供貨商提供報價的設(shè)備規(guī)格與辦公設(shè)備采購審批表中所列的設(shè)備規(guī)格不同或 屬于代用品的，應(yīng)及時與設(shè)備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認后，

5、方可購買。（7）設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場指導的，由行政部負責相關(guān)事宜。（8）設(shè)備采購人員應(yīng)樹立服務(wù)意識，若因缺貨等原因無法按時完成采購時，應(yīng)及時通 知需求部門，并積極與其協(xié)商處理。（9）各生產(chǎn)部門對辦公設(shè)備有緊急需求時， 可直接將部門經(jīng)理審核的購買申請?zhí)峤还?司總經(jīng)理審批。審批通過后，由行政部安排單獨采購。第三章 辦公設(shè)備的使用及維修第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴禁其他人員擅自使用。（2）使用設(shè)備前應(yīng)認真閱讀說明書，操作必須嚴格按照操作規(guī)范進行。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。（4）行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊

6、定期對辦公設(shè)備進行檢查養(yǎng)護，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。（5）需要由廠家進行專業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負責相關(guān)事宜。第十一條 辦公設(shè)備的維修。（1）當設(shè)備發(fā)生故障時，應(yīng)報請行政部安排維修。因私自處理導致設(shè)備損毀的，由責 任人承擔相應(yīng)的損失。（2）行政部應(yīng)對設(shè)備的維修情況作詳細的記錄，包括設(shè)備編號、維修日期、故障現(xiàn)象 及原因、維修費用、維修單位等。 ，并建立維修檔案。（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預防措施， 并及時通知各部門在使用設(shè)備 過程中加以防范。第十二條 辦公設(shè)備使用監(jiān)督。1）各部門經(jīng)理負責本部門所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督（2）行政部負責不定期地對辦公設(shè)備的使用情況進行檢查

7、。（3）行政部有權(quán)提請?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。第十三條 辦公設(shè)備的報廢認定及處理。（1）辦公設(shè)備因故障無法維修或無維修價值需要報廢時，行政部應(yīng)提交辦公用品報 廢清單，由公司總經(jīng)理簽字審批。（2）行政部負責處理報廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財務(wù)部入賬，同時，財務(wù)部 負責對已報廢的辦公用品進行銷賬。第四章 辦公設(shè)備的分類管理第十四條 電腦的使用管理（1）本制度中所稱“電腦”包括：主機、顯示器、鍵盤、鼠標等全部設(shè)備以及各類應(yīng) 用軟件。（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負責計算機的管理，其有權(quán)對公司任何一臺電腦實時操作、 設(shè)置等管理。（3）公司電腦使用實施“專人專管”的原則，即由每臺電腦的使用者負責電腦日

8、常操 作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。（4）未經(jīng)允許，公司網(wǎng)絡(luò)管理員之外的任何人不得擅自使用他人的電腦。5）電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開機密碼，且未經(jīng)公司批準，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導致公司遭受損失（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時進行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U 盤、移動硬盤、軟件等，以防止病毒侵入。（7）電腦上不得存放會影響、破壞公司計算機網(wǎng)絡(luò)正常運行的軟件，如黑客程序、網(wǎng) 絡(luò)代理服務(wù)器等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。（8）嚴禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進行其他娛樂活動。（9）行政部指派專人對公司電腦的硬件進行維護， 其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更

9、 換配置。（10）電腦使用者應(yīng)定期對電腦內(nèi)的資料進行整理和備份，刪除無用的文件，確保電 腦有足夠的運行空間。備份的資料可由部門統(tǒng)一保管。（11）電腦使用者離開時應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十五條 電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號碼或 私自拉線串號。（2）各部門經(jīng)理負責對電話的日常使用情況進行監(jiān)督和控制。（3）通話時要簡潔扼要，避免長時間占線，浪費時間和資源。（4）因工作原因需要撥打長途電話時，應(yīng)事先征得部門主管的允許。第十六條 打印機、復印機的使用管理（1）打印機、復印機由行政部指派專人負責使用，其他人不得擅自使用。（2）在不適用打印機、復印機

10、時，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。第十七條 傳真機的使用管理。（1）傳真機由行政部指派專人負責使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司機密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導簽字批準后方可傳送。（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。第十八條 其他辦公設(shè)備使用管理（1）公司全部辦公設(shè)備均指派專人保管和使用，未經(jīng)允許其他人不得擅自使用。（2）設(shè)備負責人應(yīng)定期養(yǎng)護設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)和使用。（3）由于設(shè)備使用人員操作不當造成設(shè)備損壞時的，應(yīng)按照設(shè)備的購置價格賠償。（4）員工進行崗位變動或離職時，應(yīng)將制定的辦公設(shè)備交與行政部審核。行政部經(jīng)理 確認后，員工方可辦理異動或離職手續(xù)。第五章 附則第

11、十九條 公司行政部有權(quán)提請?zhí)幜P違反本制度的人員。第二十條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有第二十一條 本制度自公布之日起實施。辦公設(shè)備管理流程及流程圖：在進行辦公設(shè)備管理時，可參照如下流程：（1）各部門向行政部提出購買辦公設(shè)備申請。（2）行政部對請購申請進行審核、匯總后，提交公司總經(jīng)理審批。（3）經(jīng)領(lǐng)導審批通過后，行政部負責詢價并初步選定供貨商。（4）行政部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。 根據(jù)總經(jīng)理的審批意見實施購 買。（5）行政部負責將更新設(shè)備登記入庫，并將相關(guān)資料存檔保管。（6）各職能部門按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負責監(jiān)督使用及日常維護。（7）設(shè)備發(fā)生故障時，職能部門報請行政部安排維修。對

12、于無法修復或無修復價值的 設(shè)備，行政部提交報廢申請，由公司總經(jīng)理審批。（8）審批報廢的辦公用品按照報廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。流程圖：辦公設(shè)備管理表格：(1) 辦公設(shè)備請購單：(2) 辦公設(shè)備采購審批表：(3) 辦公設(shè)備詢議價情況報告表:(4) 辦公設(shè)備驗收單:(5) 辦公設(shè)備入庫登記表:(6) 辦公設(shè)備明細表：(7) 辦公設(shè)備領(lǐng)用表：(8) 辦公設(shè)備保修單：(9) 辦公設(shè)備報修記錄表:(10) 辦公設(shè)備報廢清單：例表一：辦公設(shè)備請購單填制單位申購時間設(shè)備名稱型號規(guī)格數(shù)量申請原因特殊要求備注部門經(jīng)理審核意見例表二:辦公設(shè)備米購審批表填制部門檔案編號序號設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量預算單價申請部

13、門123預算金額行政部審核意見財務(wù)部審核意見總經(jīng)理審核意見年 月日年 月曰年 月曰填表人：填報時間:例表三:填表人:辦公設(shè)備詢議價情況報告表填制部門檔案編號、項目序號名稱規(guī)格部門廠商123經(jīng)辦人意見行政部經(jīng)理審核意見總經(jīng)理審核意見填報時間:例表四:辦公設(shè)備驗收單填制部門檔案編號設(shè)備名稱型號規(guī)格數(shù)量供應(yīng)廠商聯(lián)系方式到貨日期驗收結(jié)果檢驗人簽字填表人：填報時間:例表五：辦公設(shè)備入庫登記表填制部門檔案編號設(shè)備名稱品牌名稱型號規(guī)格顏色購買價格出廠日期購買時間使用期限附屬設(shè)備環(huán)境需求存放地點主要功能簡介使用部門責任人填表人：填報時間:例表六：辦公設(shè)備明細表填制部門檔案編號序號設(shè)備型號數(shù)量單價金額使用使用名

14、稱規(guī)格部門日期1234567填表人：填報時間:例表七：辦公設(shè)備領(lǐng)用表填制部門檔案編號設(shè)備名稱編號型號規(guī)格數(shù)量具體用途備注行政部審核意見年 月曰主管領(lǐng)導審核意見年 月曰總經(jīng)理審核意見年 月曰填表人：填報時間:例表八：辦公設(shè)備保修單填制部門檔案編號設(shè)備設(shè)備使用保修名稱編號部門時間故障現(xiàn)象責任人部門經(jīng)理審核意見填表人：填報時間:例表九：辦公設(shè)備報修就記錄表填制部門檔案編號設(shè)備名稱編號使用部門報修時間故障現(xiàn)象解決辦法經(jīng)手人備注填表人：填報時間:例表十：辦公設(shè)備報廢清單填制部門檔案編號序號編號設(shè)備名稱數(shù)量單價使用年限實際使用時間報廢原由使用部門123部門審行政部核意見審核意見總經(jīng)理審核意見XXXX公用品

15、管理制度第一章總則第一條 本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購、發(fā)放等日常管理，方便公司員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費用支出，以節(jié)約公司資源第二條 本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。第三條 行政部統(tǒng)一負責辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第二章 辦公用品的采購管理第四條 辦公用品的采購程序。（1）行政工作人員須及時掌握辦公用品的庫存情況， 并根據(jù)平時的消耗水平制作采購 計劃，明確訂購數(shù)量，填寫辦公用品申購單 。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的辦公用品申購單 ，提交公司總經(jīng)理審批。（3）審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負責采用訂購或直接購買的方式實施購買。（4

16、）所訂購辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴格根據(jù)送貨單驗收，核對型號規(guī)格、品種、 數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問題。（5）驗收人員在辦公用品驗收單上填寫驗收結(jié)果并簽字確認。（6）針對直接購買的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑辦公用品申購單以及有效發(fā)票，到 財務(wù)部辦理報銷手續(xù)； 針對采用訂貨方式采購的辦公用品， 經(jīng)辦人須憑 辦公用品申購單 及辦公用品驗收單 ，到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。第五條 辦公用品采購規(guī)定。1）經(jīng)辦人員本著“合理節(jié)約”的原則實施采購，避免重復購買造成庫存積壓；選擇供貨商時應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價廉的辦公用品（2）各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時，需向行政部提出書面申請，

17、以便行政部及時對訂購計劃進行調(diào)整。（3）行政部填寫辦公用品訂購進度控制表 ，表中應(yīng)詳細地記錄訂購日期、數(shù)量、 單價、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購買所需物品， 但事后需時間補辦相關(guān)手續(xù)。 否則，所產(chǎn)生的費用公司將不予報銷。（5）驗收結(jié)果為不合格時，由行政部負責與供貨商溝通協(xié)商，進行退換貨等相關(guān)事宜 的處理。（6）對于驗收結(jié)果為不合格的用品，財務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費用。（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過成中嚴禁收受回扣及其他禮品。確實無法拒絕時， 應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對違反者處以警告、

18、罰款、降薪 甚至辭退處理。第三章 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第六條 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。（1）領(lǐng)取辦公用品時，需以部門為單位，在規(guī)定的時間內(nèi)向行政部提交辦公用品申 領(lǐng)表，寫明所需領(lǐng)取的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字核準。2）公司規(guī)定每月 X-X 日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時間，遇節(jié)假日順延，其他時間均不予受理（3） 行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品時，于每月XX日前向各部門分發(fā)。同時 進行辦公用品發(fā)放的登記工作。寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號規(guī)格及發(fā)放日期，最后 由申領(lǐng)人簽字確認。（4）員工離職時，其已領(lǐng)取或保管的訂書器、計算器、文件架、文件盒等耐用品必須 交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負責

19、折價后向其索取賠償。（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準的特殊辦公用品可隨時申領(lǐng)。第七條 新員工入職時，可按照核定的崗位標準領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表 所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標準一覽表崗位標準配備行政文員水性筆、記事本、文件夾各1個財務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計算器各 1個部門主管鉛筆、水性筆、記事本、文件夾、計算器、訂書器各1個部門經(jīng)理鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、計算器、筆筒、文件架、文及以上人員件夾、活頁夾各一個備注因工作需要領(lǐng)用標準配備以為的辦公用品時，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序進行申領(lǐng)第四章辦公用品的保管和使用第八條 辦公用品的保管及使用管理。（1）行政部應(yīng)建立庫存辦公用品臺賬，明

20、確掌握辦公用品的庫存情況。（2）辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃整理，并定期進行盤點。盤點時如有帳物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，做到帳物相符。（3） 行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購價格核算出物品單價，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計 算出相應(yīng)的費用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進行整理、匯總及存檔。（4）水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復領(lǐng)用。（5） 離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請人不得以其新舊為由 拒絕使用。（6）行政部對已無使用價值，決定報廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。（7）樹立節(jié)約意識，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。第五章 辦

21、公用品的使用監(jiān)督第九條 各部門經(jīng)理負責監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況第十條 行政部應(yīng)定期對各部門辦公用品的領(lǐng)用申請以及實際使用情況進行核對。第十一條 行政部每月填寫辦公用品使用情況匯總表 ，一式兩份。一份存檔用于年終各部門的績效考核，另一份提交各部門經(jīng)理，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。第十二條 實行“走動管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒解決，杜絕浪費。第五章 附則第十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第十四條 本制度自公布之日起執(zhí)行。辦公用品管理流程：行政部在對辦公用品進行管理時可以按照下面的流程進行 :（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫存量以及平時的消耗量確定購買數(shù)量，提交購買申請。（2）行政部

22、經(jīng)理審核購買申請后，提交總經(jīng)理審批。（3）行政部根據(jù)審批意見實施購買。（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。（5）行政部負責驗收貨物，驗收不合格時，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。（6）驗收合格后，將所購物品登記造冊入庫保管，以備領(lǐng)用。(7) 各部門按需領(lǐng)用辦公用品流程圖:辦公用品管理表格:(1) 辦公用品申購單(2) 辦公用品驗收單(3) 辦公用品申領(lǐng)單(4) 辦公用品訂購調(diào)度控制表(5) 辦公用品領(lǐng)用記錄表(6) 辦公用品使用情況匯總表(7) 辦公用品庫存盤點表(8) 辦公用品報廢清單例表一：辦公用品申購單填制單位檔案編號序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量單價金額到貨期限具體用途備注123456行政部門審核意

23、見年 月日總經(jīng)理審核意見年 月日申請人簽字：填表日期:例表二：辦公用品驗收單填制部門檔案編號驗收人員驗收日期序號物品名稱型號卜規(guī)格數(shù)量供貨廠商到貨日期驗收結(jié)果備注12345例表三:辦公用品申領(lǐng)單申請部門檔案編號申請人申請日期序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量具體用途備注123領(lǐng)用人簽字：部門經(jīng)理簽字：例表四:辦公用品訂購調(diào)度控制表填制部門檔案編號序號物品名稱單價訂購數(shù)量訂購日期到貨日期供應(yīng)廠商承辦人備注123填表人：填表日期:例表五：辦公用品領(lǐng)用記錄表填制部門檔案編號日期物品名稱領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人所屬部門備注填表人：填表日期:例表六：辦公用品使用情況匯總表填制單位檔案編號名稱數(shù)量單價金額名稱數(shù)量單價金額簽字

24、筆打印紙圓珠筆文件夾鉛筆膠水白板筆膠棒t+7、|/ 斥匕 熒尢毛訂書機圓珠筆芯膠帶軟皮記事本雙面膠硬皮記事本檔案袋文件架便利簽筆筒裁紙刀信簽紙打孔機大頭針回形針訂書釘剪刀復寫紙印泥直尺印臺卷尺印臺油修正液電源插座插頁夾計算器填表人：填表日期:例表七：辦公用品庫存盤點表填制部門檔案編號用品名稱計量單位庫存數(shù)量帳存數(shù)量差異數(shù)量單價差異金額備注例表八:辦公用品報廢清單填制部門檔案編號序號名稱型號規(guī)格使用期限數(shù)量報廢原因備注1234使用部門意見：部門經(jīng)理簽字：行政部經(jīng)理審核意見：行政部經(jīng)理簽字：XX公司檔案管理制度第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強本公司文書檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量

25、和效率。第二 條 歸檔范圍。1、重要會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導講話、會議簡報等材料。2、本公司對外正式發(fā)文以及有關(guān)單位的來往文書。3、反映本公司主要職能的報告和總結(jié)。4、公司各種工作計劃、報告、請示、批復、會議紀要以及統(tǒng)計報表。5、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等資料。6、關(guān)于干部任免、員工獎懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。7、公司大事記以及反映公司重要活動的剪報、照片、音像資料的材料。第三條 公司行政部負責歸檔資料以及日常管理工作。第二章 檔案資料的搜集第四條 各業(yè)務(wù)部門須對辦理完畢的文件材料進行挑選、立卷，定期移交至行政部歸 檔保存。第五條 行政部應(yīng)加強與各業(yè)務(wù)部門間的聯(lián)系，掌

26、握各部門的業(yè)務(wù)情況，主動及時的 對有保存價值的文件資料進行收集。第六條 檔案管理人員應(yīng)按照下列要求點收移交文件。1、檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。2、文件處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回有關(guān)部門補齊。3、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)由主管部門負責人的確認簽字。4、與案件無關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門。5、有價證劵或其它貴重物品應(yīng)退回有關(guān)部門，由經(jīng)辦部門送公司指定的保管部門簽 收后，再將文件進行歸檔處理。第七條 歸檔要求。1、文書歸檔后，原告由行政部門歸檔，相關(guān)部門根據(jù)實際需要留存影本。如因工作 需要，經(jīng)辦部門需要保留原稿時，必須經(jīng)行政部批準，切妥善保管原

27、稿，并將影印本歸檔 原稿使用完畢后，經(jīng)辦部門應(yīng)及時送行政部歸檔并換回影本。2、經(jīng)辦部門須對移交的文件進行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文 件的保存價值，做到準確分類、合理立卷。3、案卷標題簡明，編號符合公司規(guī)范。4、立卷文件應(yīng)將正件和附件、請示與批復等統(tǒng)一立卷，避免分散5、卷內(nèi)文件應(yīng)按照形成時間或常規(guī)順序有序排列6、文件裝訂符合規(guī)范，不得出現(xiàn)破損、皺折或參差不齊等現(xiàn)象。7、檔案管理人員點收完畢后，應(yīng)填寫歸檔文件移交清單，經(jīng)雙方確認簽字后各留存保管，以備查考。&文件的歸檔時間如下表所示:不同類型文件的歸檔時間文件類型歸檔時間管理文件形成后的第二年上半年移交歸檔項目文件項目完成

28、后的三個月內(nèi)移交材料。涉及到公司業(yè)務(wù)機密或由公司外部單位形成的文件資料，應(yīng)隨時歸檔。會計文件會計年度終結(jié)后，由財務(wù)會計留存一年后移交歸檔。人力資源文件辦理完畢的一個月內(nèi)移交歸檔。第三章檔案資料的整理和分類第八條 檔案資料的整理1、檔案管理人員應(yīng)嚴格按照歸檔要求裝訂，保持案卷外觀整潔。2、根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等將案卷分類，調(diào)整不規(guī)范的編號，填寫案 卷目錄。第九條 檔案的分類。1、分類檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門、項目等因素進行三類分級。先按部門區(qū)分，然后根 據(jù)檔案的性質(zhì)分類、最后在同類中依序分為若干小類。2、檔案分類力求實用而不拘泥，若三級分類不夠用，可增設(shè)第四級“細類”。3、每個檔夾的封面

29、內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表” ，檔案歸檔時依序編號、登錄，編號原則是 每案一個“目次”。4、同一類或細類的檔案應(yīng)在一個檔夾中裝訂。檔案較多，一個檔夾不夠用時，可用 兩個以上的檔夾裝訂，并在小類或細類之后增設(shè)“卷次”編號，以便查找。第十條 檔案名稱及編號。1、檔案的各級分類應(yīng)有統(tǒng)一的名稱。名稱不能含糊籠統(tǒng)，應(yīng)以充分顯示檔案內(nèi)容性 質(zhì)為原則。2、檔號的表示方式為： A1A2-B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次3、各級匪類、卷次以及目次的編號，均已十進位阿拉伯數(shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案 多少及增長情況酌情定制。4、確定

30、檔案分類的各級名稱后，應(yīng)將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號依照一 定的順序依次排列，即編制檔案分類編號 ，以便查閱。5、檔案分類的各級名稱編號內(nèi)應(yīng)預留若干空擋，以備將來組織規(guī)模擴大或業(yè)務(wù)增多 時，隨時增補。6、檔案分類的各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。若需要修改，應(yīng)事先討 論審查，并擬定新舊檔案分類編號對照表 ，避免混淆。第十一條 檔號的編定。1、對于新檔案，應(yīng)從檔案分類編號表中查明該檔案所屬類別、卷次、目次順序， 以此來編列檔號。2、檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號，將其以同號編制。3、如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。4、編列檔號應(yīng)從左而右，左方

31、裝訂的檔案，檔號應(yīng)填寫于案件首頁的右上角， 5 裝訂 者填寫于左上角。第四章 檔案的保管第十二條 歸檔文件須依目次號順序以活頁的方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)， 并根據(jù) 實際需要注明目次號碼，以便查閱。第十三條應(yīng)在檔夾背脊上標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查找。第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時應(yīng)采取防火、放盜、防潮、 防蟲等措施。第十五條將已到達保存期限的檔案登記造冊，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。第十六條 檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限保存期限范圍永久保存公司章程、股東名冊、董事會及股東會議記錄組織規(guī)程及辦事細則財務(wù)報表不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證組織機構(gòu)設(shè)置、人

32、員任免、處罰、獎勵等。其他經(jīng)核定應(yīng)該永久保存的文件。（文件、技術(shù)資料等）長期（10年）預算決算書類會計憑證事業(yè)計劃資料其他經(jīng)核定應(yīng)該保存10年的文件。短期（5年）期滿或解除的合約其他經(jīng)核定應(yīng)該保存 5年的文件。臨時（1年）結(jié)案后沒有必要長期保存的文書第十七條 檔案銷毀時，必須由公司指派的專人與檔案管理人員同時在場進行監(jiān)督， 防止資料外泄。第五章 調(diào)卷管理第十八條 員工需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫檔案調(diào)卷申請表 ，寫明調(diào)閱原因及所需要 調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門主管核準后方可調(diào)閱。第十九條 調(diào)閱涉及公司機密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。第二十條 調(diào)閱后歸還歸檔時，檔案管理人員應(yīng)認真核查，從新歸檔，并填寫檔

33、案 調(diào)閱情況記錄表，寫明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時間、歸檔時間等信息。第二十一條 檔案調(diào)閱時間一般不得超過 2 天，對調(diào)閱期限有特殊規(guī)定的檔案應(yīng)嚴格 按照規(guī)定執(zhí)行。對逾期未歸還者，檔案管理人員負責催還。第二十二條 調(diào)閱人員應(yīng)愛護檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄 錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。第六章 附則第二十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。第二十四條 本制度自公布之日起實施。XX公司聲像管理辦法第一章 總則第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理， 全面提高檔案管理水平。第二條 收集范圍。1、反映公司主要職能活動以及經(jīng)營成果的聲像資料

34、。2、公司組織并參加的重要會議和重大活動的聲資料。3、公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。4、其他具有保存價值的聲像資料。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。1、產(chǎn)生聲像資料的各部門應(yīng)及時將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。2、檔案室要隨時收集公司具有保存價值的聲像資料。第四條 聲像檔案的手機要求。1、歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說明應(yīng)清楚完整。2、歸檔的聲像資料應(yīng)為原版，如因特殊情況無法提供原版時，經(jīng)主管領(lǐng)導審批同意 可將復制件歸檔。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負責，檔案部門給予協(xié)助支持。第六條 聲像檔案的分類與編號。1、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問題進行分類，按內(nèi)容編號。同一 內(nèi)容分錄幾盤的視為一個案卷， 編一個案卷號， 然后再將每盤帶子按照錄制順序依次編號。2、照片應(yīng)按照形成年份、問題進行分類。同屬一類的照片應(yīng)按照時間順序編號