Office 郵件合并功能在提高竣工資料整理效率中的運用

1、Office“郵件合并”功能在提高竣工資料整理效率中的運用柳祖劍摘要：竣工資料內(nèi)容繁雜，所填寫數(shù)據(jù)較多，許多表格內(nèi)容需要反復(fù)調(diào)整，費時較多，且容易出錯。因此，在工程竣工資料的收集整理過程中，能否找到一種適合方法有效提高竣工資料整理效率，避免出現(xiàn)較多錯誤，成為我們亟待解決的問題。郵件合并這一方法，在竣工資料的整理中更先進、準(zhǔn)確，大大提高了工作效率，本文旨在為工程竣工資料整理中效率和質(zhì)量的提高提供一個創(chuàng)新、可靠、有效的方案，供施工者參考及施工交流。關(guān)鍵詞：竣工資料；效率；準(zhǔn)確性；郵件合并；方法；技巧一、資料整理概況竣工資料技術(shù)文件整理細(xì)則要求填寫以下三類表格。1、隱蔽工程檢查記錄，數(shù)據(jù)引用并附圖，

2、約一千余頁。其他幾種資料與此略同。2、管道施工記錄（附頁）；焊口八千余道、按順序整理后約五百頁。3、管線焊口分布圖；嵌套表格方式單個數(shù)據(jù)填充，約八百余頁。三種具有代表性的表格中數(shù)據(jù)填寫工作量大，數(shù)據(jù)繁雜，竣工資料最終都需要錄入電子文檔，統(tǒng)一歸類匯總，如果一張一張輸入整理，需要較多人力，費時較多，出錯幾率較大，需要有一種先進的工作方法來處理。二、資料整理方案方案1、使用Word人工填寫資料方式進行錄入，手動進行表中數(shù)據(jù)的調(diào)整計算。這種方式的具體操作在本文不再詳述。方案2、Excel錄入整理后復(fù)制粘貼至Word中。利用Excel的數(shù)據(jù)表處理方式對數(shù)據(jù)進行初步計算和整理，后將Excel中排序好的資料

3、整頁復(fù)制粘貼至Word表格中完成資料的整理。此種方法在現(xiàn)階段較為普及，本文不再詳述。方案3、利用普及的excel數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，利用word“郵件合并”功能將excel中的數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入為word表格，實現(xiàn)批量高效處理。我們將跟隨這種方法的實現(xiàn)做詳細(xì)的講解。三、資料整理實施過程1、隱蔽工程檢查記錄文件格式要求如下左圖，目標(biāo)文件格式如下右圖。在單位工程名稱欄內(nèi)填入線路工程第X標(biāo)段，并填入相應(yīng)工程編號。分項工程名稱填入墻的樁號標(biāo)識，設(shè)計圖號、現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)、附圖、圖上所示關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。（1）、準(zhǔn)備工作把表格中需要填寫的內(nèi)容在excel中一次排好，要有相應(yīng)的標(biāo)題行。如圖打開郵件合并工具欄，關(guān)于郵件合并的各種按

4、鈕會顯示在常用工具欄的下方，方便我們使用。在郵件合并工具欄開始操作，點擊工具欄上最左邊的設(shè)置文檔類型在主文檔類型中默認(rèn)選普通，我們改選信函。點擊第二個 “打開數(shù)據(jù)源”程序會自動將我們帶到選取數(shù)據(jù)源對話框，對話框中默認(rèn)是“我的數(shù)據(jù)源”，意欲與數(shù)據(jù)庫文件相連接，我們這里所用的數(shù)據(jù)庫是excel文件。excel也具有強大的數(shù)據(jù)功能，在我們?nèi)粘９ぷ髦惺褂煤胑xcel可以事半功倍。我們在對話框中找到事先做好的excel數(shù)據(jù)文件，打開。我們通過打開數(shù)據(jù)文件的步驟來介紹下對所用的excel數(shù)據(jù)文件都需要什么要求。表單名稱要醒目。在選擇表格對話框中，我們需要選擇對應(yīng)的表單。選擇好數(shù)據(jù)源后，郵件合并工具欄上的功

5、能按鈕變?yōu)槎伎捎?。?）、插入域操作下面開始對表格內(nèi)的內(nèi)容進行填充。我們把光標(biāo)放到應(yīng)該填寫內(nèi)容的地方，點選郵件合并工具欄內(nèi)的插入域按鈕。在接下來出現(xiàn)的“插入合并域”對話框中，我們看到的是excel表格中每列數(shù)據(jù)的標(biāo)題名稱。我們需要那一列數(shù)據(jù)就點選這列的標(biāo)題，然后點“插入”。比如，我需要填入標(biāo)段內(nèi)容，我就插入標(biāo)段題目名稱。填入表格的郵件合并數(shù)據(jù)，是以書名號和其內(nèi)部的數(shù)據(jù)列題目名稱組成的。技巧：在這里我可以一次性的插入多個數(shù)據(jù)，然后利用word的拖放功能把它們依次放到正確的位置，提高了操作效率。在excel數(shù)據(jù)表格中不僅含有普通標(biāo)題的數(shù)據(jù)列，我們把圖片在文件夾中的名稱也作為一列數(shù)據(jù)存放。將正在編輯

6、的word文檔和準(zhǔn)備插入的圖片文件放在同一文件夾內(nèi)，以至路徑相同。這是為接下來的特殊步驟向表格中批量填入圖片做好準(zhǔn)備。插入圖片不能用前面講到的插入郵件合并數(shù)據(jù)標(biāo)題的方法，圖片文件本身很難被載入到excel中，所以我們從excel中引入圖片到word中來，也是行不通的。單擊標(biāo)題欄中的 “插入”，選 “域”功能。在接下來的“域”對話框中，我們需要選擇的類別是“鏈接和索引”。接下來選擇域名“IncludPicture”，意思是 “包含圖片”；為 “文件名或URL”指定一個文件名，這里我們?nèi)我廨斎胍粋€就可以，比如“1”；點選“未隨文檔存儲的數(shù)據(jù)”；默認(rèn)“更新時保留原格式”并單擊“確定”。我們看到文檔中

7、應(yīng)該出現(xiàn)圖片的地方出現(xiàn)了一個圖片占位符，但是因為未定義圖片文件，而不得不打了一個叉號標(biāo)記。這個圖片占位符大小不可改變，有可能會讓我們的表格格式發(fā)生變化。這還不是真正的圖片，先不要管它。點選圖片占位符，按鍵盤上的組合鍵 “shift+F9”，圖片占位符代碼顯示出來。我們發(fā)現(xiàn)其中的引號內(nèi)的“1”就是我們之前定義的文件名。我們要繼續(xù)在文件名上下功夫。選中文件名“1”，點擊“插入域按鈕”調(diào)出“插入合并域”對話框，找到之前列好的“附圖”數(shù)據(jù)列標(biāo)題，插入到域代碼中文件名處。插入完成后，域代碼變成了如下圖所示，這是 “includpicture”域中嵌套“郵件合并”域的結(jié)果。使用域代碼快捷鍵“F9”我們可以

8、發(fā)現(xiàn)，已經(jīng)編輯好的域代碼已經(jīng)把圖片載入進來，只是大小尚需調(diào)整。雙擊圖片調(diào)出“設(shè)置圖片格式對話框”；在 “大小”類中，默認(rèn)點選“鎖定縱橫比”和“相對原始圖片大小”；設(shè)置高度，填入一個適宜的百分?jǐn)?shù)，點擊確定查看大小變化；可以不斷重復(fù)前面三個步驟，直到圖片大小符合要求。繼續(xù) “插入域”操作，完成表格后面的數(shù)據(jù)部分。利用“郵件合并域”將數(shù)據(jù)從excel文件到word文件工作的導(dǎo)入工作已基本完成，下面進入調(diào)試階段。單擊郵件合并工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，可以在域代碼和實際數(shù)據(jù)間轉(zhuǎn)換，方便調(diào)整格式。重復(fù)幾次，達(dá)到數(shù)據(jù)模式下格式正確的目的。單擊郵件合并工具欄上的“合并到新文檔”工具在彈出的“合并到新文檔

9、”窗口中選擇“全部”，點擊 “確定”。根據(jù)所使用計算機運算速度不同和需運算的數(shù)據(jù)量大小不同，會有一段時間的等待，這段時間就是郵件合并工具把數(shù)據(jù)從處理過的excel文件中逐個導(dǎo)入到word中我們設(shè)計好的表格中的過程。合并新文檔過程完畢，通過縮小顯示比例查看我們發(fā)現(xiàn)一個問題，所有插入的圖片都是一樣的。這是office2003的特性，需要手動操作予以改變。點擊保存，將合并出的新文檔保存到圖片所在文件目錄，也就是源文件目錄。按操作快捷組合鍵“Ctrl+A”全選次文檔，按鍵盤上的域代碼更新命令快捷鍵“F9”，圖片域得到了更新，新的圖片文件被載入到相應(yīng)位置?？梢灾貜?fù)合并新文檔的次數(shù)并不斷修改以達(dá)到格式要求

10、統(tǒng)一。下圖是完成后的文件，整齊、迅速。（3）、隱蔽工程檢查記錄（水工保護）資料整理完成。2、管道施工記錄（附頁）文件格式要求如下表1；填入內(nèi)容后格式要求如下表2。按照表格要求依次填寫樁號、鋼管規(guī)格、鋼管編號、防腐等級、單根管長(m)、連續(xù)里程(km)、焊口編號、施焊日期、焊口等級、備注、頁碼、頁數(shù)等數(shù)據(jù)。表1表2（1）、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作如圖將excel數(shù)據(jù)進行整理，把表格中需要填寫的內(nèi)容在excel中依次排好，要有相應(yīng)的標(biāo)題行。（2）、準(zhǔn)備郵件合并點擊標(biāo)題欄“工具”選項，點選“信函與郵件”選項中的“顯示郵件合并工具欄”。郵件合并工具欄如圖顯示如圖單擊“設(shè)置文檔類型”按鈕在彈出的“主文檔類型”對話框

11、中選擇“目錄”選項，單擊確定按鈕。主文檔類型改變后，我們開始尋找excel數(shù)據(jù)源。單擊“郵件合并工具欄”上的 “打開數(shù)據(jù)源”按鈕程序會自動將我們帶到選取數(shù)據(jù)源對話框，對話框中默認(rèn)是“我的數(shù)據(jù)源”，意欲與數(shù)據(jù)庫文件相連接，我們這里所用的數(shù)據(jù)庫是excel文件。excel也具有強大的數(shù)據(jù)功能，在我們?nèi)粘９ぷ髦惺褂煤胑xcel可以事半功倍。我們在對話框中找到事先做好的excel數(shù)據(jù)文件，打開。彈出選擇表格對話框，我們選擇excel文件中數(shù)據(jù)所在的表格，確定。點擊確定。下面開始對表格內(nèi)的內(nèi)容進行填充。我們把光標(biāo)放到應(yīng)該填寫內(nèi)容的地方，點選郵件合并工具欄內(nèi)的插入域按鈕。在接下來出現(xiàn)的“插入合并域”對話框

12、中，我們看到的是excel表格中每列數(shù)據(jù)的標(biāo)題名稱。我們需要那一列數(shù)據(jù)就點選這列的標(biāo)題，然后點“插入”。依次插入相應(yīng)數(shù)據(jù)后，開始編輯頁碼域，把光標(biāo)放在“第 頁”插入頁碼處，點擊“插入”中 “域”按鈕，在彈出的域?qū)υ捒蛑蓄悇e選擇“編號”，域名選擇“page”，格式選擇我們需要的“1，2，3，”把光標(biāo)放在“共 頁”插入頁碼處，點擊“插入”中 “域”按鈕，在彈出的域?qū)υ捒蛑蓄悇e選擇“編號”，域名選擇“SectionPages”，格式選擇我們需要的“1，2，3，”頁碼域設(shè)置完成。插入域完成后如下圖在填入內(nèi)容的第二行開始，每行第一單元格數(shù)據(jù)需做特殊處理。選中第二行第一單元格插入的域，單擊郵件合并工具欄中

13、的“插入word域”下拉菜單，選擇“下一記錄”依次從第二行開始至本頁結(jié)束為第一列單元格域插入“下一記錄”域，如下圖所示單擊郵件合并工具欄上的“合并到新文檔”按鈕彈出如下對話框在彈出的“合并到新文檔”對話框中，我們選擇“全部”，并確定。根據(jù)計算機速度不同，等待數(shù)據(jù)處理的時間也會不同。在生成的新文件“目錄1”中，可以發(fā)現(xiàn)基本數(shù)據(jù)都已排列整齊存在，但是頁碼數(shù)據(jù)有誤。如下圖我們用組合鍵“Ctrl+”全選整篇文檔，鼠標(biāo)右鍵單擊文檔，彈出菜單中選擇“更新域”頁碼恢復(fù)正常（3）、至此，管道施工記錄文件整理完成。3、管線焊口分布圖（1）、準(zhǔn)備工作。這是施工記錄（附頁）所采用過的數(shù)據(jù)源，在管線焊口分布圖中，我們

14、仍需使用其中數(shù)據(jù)。根據(jù)管線焊口分布圖需要做出合適的excel表格，命名“焊口分布圖數(shù)據(jù)”如下圖示新建一個excel表格，有規(guī)律地做出以下內(nèi)容，格式如下圖替換所有單元格中的“X”為“=焊口分布圖數(shù)據(jù)！”替換成功后數(shù)據(jù)列如下表變化制作一個單頁word模板如下圖所示，格式要求符合細(xì)則六要素規(guī)定（2）、開始郵件合并。向word模板中插入相應(yīng)域。如圖所示合并到新文檔，選全部合并后的管線焊口分布圖資料，注意保存（3）、管線焊口分布圖資料整理完成。四、三種資料整理方案對比方案分析資料類別資料整理難點方案1、2整理效果方案3（郵件合并）整理效果對比結(jié)論隱蔽工程檢查記錄數(shù)據(jù)類別繁雜（樁號、引用標(biāo)準(zhǔn)、尺寸數(shù)據(jù)、圖

15、例等）、頁數(shù)多（985頁）、圖片調(diào)整工作量大。同其他水保資料整理技術(shù)難度要求不高、難以做到資料連續(xù)、格式很難整齊劃一、有一定的人為出錯率、降低工作人員工作效率操作需office基礎(chǔ)、注重excel數(shù)據(jù)整理、資料連續(xù)、格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)填寫工整、出錯率低、有效提高人員工作效率對于1000頁左右的此類表格歸類調(diào)整，采用傳統(tǒng)資料輸入方法，對一個熟練的資料員（技術(shù)員）需要25天左右，通過此種方法的應(yīng)用，只需30分鐘時間，大大提高了工作效率。管道施工記錄（附頁）數(shù)據(jù)量大并且前期資料整理不連續(xù)，需要后期重新排序整理。技術(shù)難度要求不高，難以做到資料連續(xù)性，有一定的人為出錯率，降低工作人員工作效率操作需offic

16、e基礎(chǔ)、資料連續(xù)、格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)填寫工整、出錯率低、有效提高人員工作效率對于500頁此類資料，采用傳統(tǒng)資料輸入方法，對一個熟練的資料員（技術(shù)員）需要15天左右，且容易出錯，成功應(yīng)用此方法，只需20分鐘左右全部調(diào)整完畢，大大提高了工作效率，降低了出錯幾率。焊口分布圖數(shù)據(jù)類別多、現(xiàn)有條件下單張排列困難度大。技術(shù)難度要求不高、難以做到資料連續(xù)性、有一定的人為出錯率，降低工作人員工作效率操作需office基礎(chǔ)、資料連續(xù)、格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)填寫工整、出錯率低、有效提高人員工作效率對于800頁此類資料，如果采用傳統(tǒng)方法一張一張輸入調(diào)整，對一個熟練的資料員（技術(shù)員）需要20天，且容易出錯，采用此方法，只需40分