辦公室制度辦公管理制度

1、1. 目的為加強(qiáng)公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度2. 原則2.1辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念2.1.1規(guī)范: 以制度規(guī)范辦公管理2.1.2效率：有助于提高整體工作效率2.1.3效益：減少資源耗費(fèi)，降低成本3. 范圍3.1辦公管理的范圍包括 :3.1.1檔案管理3.1.2辦公用品管理3.1.3郵發(fā)管理3.1文件打印管理3.1.5辦公現(xiàn)場(chǎng)管理4. 檔案管理4.1 歸檔范圍 :4.1.1 由公司總部接收和發(fā)出的正式公文4.1.2 公司總部接收和發(fā)出的重要文書(shū)，主要指及總部及下屬公司各類(lèi)規(guī) 劃、年度計(jì)劃、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告及報(bào)表、勞動(dòng)工資報(bào)告及報(bào)表、

2、經(jīng)營(yíng)情況報(bào)告 及報(bào)表、公司級(jí)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、決議、合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、通告、傳真電報(bào)等4.1.3 總部職員及下屬公司委派人員人事檔案、委任書(shū)4.1.4 各類(lèi)證書(shū)4.1.5 以上內(nèi)容的電子檔案4.2 檔案管理由綜合管理部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，規(guī)范編碼，設(shè)立卷宗。密級(jí)檔 案必須保證安全43 檔案的借閱與索取4.3.1 專(zhuān)業(yè)經(jīng)理以上級(jí)借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手 續(xù)，直接提檔4.3.2 部門(mén)總經(jīng)理借閱機(jī)密級(jí)以下密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱 手續(xù)，直接提檔4.3.3 總裁可直接提檔所有檔案4.3.4 公司其它人員借閱絕密級(jí)文件需由總裁簽準(zhǔn)，需借閱其它密級(jí)檔案 時(shí), 需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

3、 ,并辦理借閱手續(xù)4.3.5 借閱檔案必須愛(ài)護(hù)， 保持整潔， 嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密 , 嚴(yán)禁擅 自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制， 凡屬密級(jí)檔案， 必須由總裁批準(zhǔn)方可復(fù)制， 一般內(nèi)部檔案由綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4.4 檔案的銷(xiāo)毀：4.4.1 任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀歸檔的檔案材料4.4.2 若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀， 般內(nèi)部檔案，經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀4.4.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案， 檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、 編制銷(xiāo)毀清單 , 由專(zhuān)人監(jiān) 督銷(xiāo)毀5. 公文打印管理5.1 本制度所指公文為公司對(duì)外的請(qǐng)示、報(bào)告及其它文書(shū)，對(duì)內(nèi)的

4、以總部 或部門(mén)名義發(fā)布的各類(lèi)正式文件5.2 公司公文的打印工作由綜合管理部負(fù)責(zé)5.3 各部打印的公文、文件須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，交綜合管理部統(tǒng)一打 印5.4 各部門(mén)打印的公文、文件一式兩份交綜合管理部統(tǒng)一存盤(pán)6. 辦公用品的管理6.1 辦公室用品的采購(gòu) :6.1.1 綜合管理部制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并負(fù)責(zé) 采購(gòu)6.1.2 負(fù)責(zé)采購(gòu)人員要做到價(jià)格合理、數(shù)量適中、品種滿(mǎn)足工作需要6.2 辦公用品入庫(kù)6.2.1 采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入倉(cāng)單，倉(cāng)庫(kù)保管員收票時(shí)當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目， 檢查包裝是否完好， 如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞， 應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目, 如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入倉(cāng)單數(shù)量、規(guī)格不符，

5、應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)6.2.2 庫(kù)房物資存放必須按分類(lèi)、品種、規(guī)格、型號(hào)分別設(shè)帳6.2.3 物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日入帳。所有帳冊(cè)、帳單要填寫(xiě)整潔、清楚、計(jì)準(zhǔn)確，不得隨意涂改6.2.4 物資出庫(kù)須填出庫(kù)單，經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出庫(kù)6.2.5 庫(kù)房物資一般不可外借特殊情況由綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)6.3 辦公用品發(fā)放6.3.1綜合管理部按計(jì)劃分發(fā)給各部門(mén)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人領(lǐng)發(fā)6.3.2計(jì)劃以外辦公用品領(lǐng)用，須經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用6.3.3備新聘人員辦公用品，綜合管理部根據(jù)部門(mén)提供的名單，負(fù)責(zé)為其配7. 郵發(fā)管理7.1 7.1 綜合管理部統(tǒng)一管理各部室郵發(fā)信件、 郵件。所有公發(fā)

6、信件、 郵 件由收發(fā)員登記，負(fù)責(zé)寄發(fā)7.2 綜合管理部負(fù)責(zé)在每年根據(jù)各部門(mén)的需要制訂報(bào)刊訂閱計(jì)劃報(bào)總裁審核批準(zhǔn)后，辦理有關(guān)訂閱手續(xù)7.3 綜合管理部指定一名報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊進(jìn)行處理、分類(lèi)登記，并及時(shí)送達(dá)有關(guān)部門(mén)8. 辦公現(xiàn)場(chǎng)管理8.1員工形象的基本要求8.1.1衣冠整潔、得體，按規(guī)定佩帶公司標(biāo)志8.1.2男員工不得留長(zhǎng)發(fā)、胡須，女員工應(yīng)化淡妝8.2工作行為要求8.2.1坐立規(guī)范，舉止文雅大方8.2.2不聊天喧嗶8.2.3不隨意串崗8.2.4不用電話閑聊8.2.5不做與工作無(wú)關(guān)的事8.2.68.3辦公環(huán)境要求三加重要會(huì)議注意關(guān)閉手提電話、 bp 機(jī)（或置震動(dòng)檔）8.3.1每天下班前整理一次辦公環(huán)境8.3.2辦公桌上擺放物品簡(jiǎn)潔、整齊8.3.3辦公區(qū)內(nèi)潔凈有序8.3.4辦公區(qū)內(nèi)不任意懸掛、張貼物品8.3.5辦公區(qū)內(nèi)除會(huì)客室外嚴(yán)禁吸煙9. 附則9.1 綜合管理部根據(jù)本制度制訂有關(guān)實(shí)施細(xì)則并下發(fā)落實(shí)9.2 全資子公司、絕