寫好會(huì)議籌備方案的基本特點(diǎn)

1、會(huì)議籌備方案就是通過想象和策劃，將計(jì)劃全過程形成文字，以便安排布置會(huì)議事宜， 那么，下而是給大家介紹的寫好會(huì)議籌備方案的基本特點(diǎn)，希望對(duì)大家有幫助。確泄會(huì)議主題會(huì)議主題的確定的主要依據(jù):一是要有切實(shí)的依據(jù);二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際;三是 要有明確的目的。確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過程中的休會(huì)時(shí)間。會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng) 大小適中，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中，環(huán)境適合，交通方便，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全。確定會(huì)議的規(guī)模會(huì)議的規(guī)模主要指，會(huì)議岀席人員（正式代表）、特邀代表、列席人員、工作人員（包括服 務(wù)人員）的總體數(shù)量，會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。確定會(huì)

2、議議程會(huì)議議程包括會(huì)議主持，會(huì)議典型發(fā)言（或重點(diǎn)發(fā)言）、會(huì)議討論、會(huì)議講話、會(huì)議總結(jié)。 確左會(huì)議議程的方法主要一是根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確左會(huì)議主持人;二是根據(jù)會(huì)議的主 題，確定會(huì)議發(fā)言人;三是用繞會(huì)議主題，確泄會(huì)議討論題目，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確左討論方 式;四是根據(jù)會(huì)議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。確泄會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備包括大會(huì)的主報(bào)告;大會(huì)發(fā)言單位的材料;會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員需單、住宿安排、 主席臺(tái)座次、分組軻單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)間表、會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資 料。確定會(huì)議組織和分工這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門和人員落實(shí)。包括與會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作,

3、 每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會(huì)議組織分工包括文件 起草和準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待，生活服務(wù)（含娛樂活動(dòng)安排）、安全保衛(wèi)、交 通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。一、認(rèn)真領(lǐng)會(huì)會(huì)議籌備方案的基本特點(diǎn)預(yù)演性。會(huì)議籌備方案是會(huì)議過程的預(yù)演，為了確保會(huì)議順利舉行，需要會(huì)議工作人員 通過設(shè)想和策劃，將會(huì)議il劃全過程可能發(fā)生的事項(xiàng)預(yù)先女排岀來，形成相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)周密、可 資指導(dǎo)實(shí)施的文字方案，以便統(tǒng)籌布宜會(huì)議各項(xiàng)事宜。周全性。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，一個(gè)會(huì)議特別是大中型會(huì)議往往涉及的點(diǎn)多 而廣，籌備組織工作稍有疏忽就會(huì)岀現(xiàn)不可控因素而發(fā)生難于彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響， 因此，在

4、制立會(huì)議籌備方案時(shí)，要充分考慮方方而而的內(nèi)容，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位, 在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容?？梢哉f，擬左一份考慮周全、細(xì)致縝密的會(huì) 議籌備方案，是做好一切會(huì)務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。可操作性。制立會(huì)議籌備方案其目的是通過明確會(huì)議所需的人、財(cái)、物以及時(shí)間、地點(diǎn) 等要素，細(xì)化具體事項(xiàng)及責(zé)任人、完成時(shí)間等，用以指導(dǎo)做好會(huì)議籌備工作，方案應(yīng)當(dāng)是具 體詳實(shí)的、操作性強(qiáng)的，否則就失去了方案的作用和意義。二、全而掌握會(huì)議籌備方案的格式要素會(huì)議籌備方案一般由標(biāo)題、正文、尾部組成。標(biāo)題標(biāo)題一般由會(huì)議主辦單位爼稱、事由和文種構(gòu)成，如例文標(biāo)題XX集團(tuán)公司工作會(huì)議 籌備方案，再如XX學(xué)院三屆一次職

5、工代表大會(huì)籌備方案；也有的標(biāo)題省去單位劃稱， 由事由和文種構(gòu)成，如XX會(huì)議籌備方案。正文正文部分是方案的核心。一般因會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模等的不同，會(huì)議籌備方案的內(nèi)容也有所 區(qū)別和側(cè)重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會(huì)議目的、任務(wù)、主題、時(shí)間、 地點(diǎn)、參會(huì)人員范囤、日程、議程、會(huì)議設(shè)備、文件資料、會(huì)務(wù)分工、會(huì)議經(jīng)費(fèi)等，一般分 條列項(xiàng)寫岀。如例文中，方案對(duì)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主持人、日程、會(huì)場(chǎng)布置、 會(huì)議材料準(zhǔn)備、餐飲住宿及接送站安排、會(huì)議通知、會(huì)務(wù)工作分工及進(jìn)度、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等 作了詳細(xì)汁劃，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議籌備人員和參會(huì)人員都具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。有的大型會(huì) 議還可以建立專門的會(huì)議

6、籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工作機(jī)構(gòu)，制定會(huì)議安全保衛(wèi)工作及應(yīng)急處置措施、 媒體接待計(jì)劃和宣傳報(bào)道方案等。尾部落款處一般署上擬定會(huì)議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時(shí)應(yīng)加蓋單位公章。三、充分考慮會(huì)議籌備方案的注意事項(xiàng)有些人往往對(duì)會(huì)議籌備方案不置可否，認(rèn)為是可有可無、無關(guān)緊要的文件。事實(shí)上，編 制會(huì)議籌備方案是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要注意的事項(xiàng)很多。一份考慮細(xì)致全而的會(huì)議 籌備方案，是整個(gè)會(huì)議的綱領(lǐng)性文件，比作用是不容小覷的，往往能確保會(huì)議的周密組織， 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，從某種程度上決泄了會(huì)議 的成效和質(zhì)量。實(shí)際工作當(dāng)中，有些會(huì)議還需向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示核準(zhǔn)，會(huì)議籌備方案

7、可作為上 級(jí)審核批準(zhǔn)的重要依據(jù);有些會(huì)議需向聯(lián)辦或與會(huì)單位通報(bào)籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備, 此時(shí)會(huì)議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個(gè)角度來看，就不難理解編制會(huì)議籌備方案的重要性了。因此，秘書人員在制泄會(huì)議籌備方案前，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄淸籌備方案的目的、意義 和要求，以便有的放矢地?cái)M左方案。方案制疋過程中，要反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)方面商左和 征求意見;對(duì)經(jīng)費(fèi)的把關(guān)要精打細(xì)算，不可太松也不可太緊，既不能過于鋪張浪費(fèi)，也不能影 響會(huì)議效果。方案擬左后，要報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，并及時(shí)召開會(huì)務(wù)工作會(huì)議，明確分工和 時(shí)間節(jié)點(diǎn)，必要時(shí)可以進(jìn)行會(huì)議模擬演練，以便發(fā)現(xiàn)問題，查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步優(yōu)化籌備方案。特別是臨近會(huì)議召開前，要組織對(duì)會(huì)議籌備工作情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查驗(yàn)收，預(yù)先制邇現(xiàn)場(chǎng) 檢查路線，確定現(xiàn)場(chǎng)檢査重點(diǎn)，制作檢查表單，以便現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)逐一查驗(yàn)核對(duì)，對(duì)未達(dá)到檢 查要求的項(xiàng)目及時(shí)提岀整改和修訂意見等。檢查驗(yàn)收的主要內(nèi)容包括會(huì)議準(zhǔn)備是否充分，會(huì) 議環(huán)境條件是否具備，會(huì)議文件材料、用品準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備調(diào)試、會(huì)場(chǎng)布置等是否到位，以