淺談高校行政實(shí)施知識(shí)管理的策略分析

1、淺談高校行政實(shí)施知識(shí)管理的策略分析        關(guān)鍵詞：高校行政管理知識(shí)管理知識(shí)共享 論文摘要：概述了高等院校行政組織實(shí)施知識(shí)管理的必要性，分析了阻礙實(shí)施知識(shí)管理的因素，闡述了高校行政有效實(shí)施知識(shí)管理的策略。 知識(shí)管理是知識(shí)時(shí)代的一場管理革命，知識(shí)管理是近幾年來信息學(xué)、情報(bào)學(xué)界的研究熱點(diǎn)。知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，是對(duì)知識(shí)和運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行管理，是通過影響組織員工的工作態(tài)度和行為，建立起開放和信任的組織內(nèi)部環(huán)境，通過知識(shí)共享和運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力。 知識(shí)管理已經(jīng)深入各社會(huì)組織，包括高校。作為知識(shí)的生產(chǎn)

2、源和集散地的高校需要實(shí)施知識(shí)管理，而保障和服務(wù)高校各項(xiàng)正?；顒?dòng)的高校行政管理也必須面向知識(shí)管理。 1高校行政實(shí)施知識(shí)管理的必要性 高校的行政管理，是高等學(xué)校為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校工作的目標(biāo)，依靠一定的機(jī)構(gòu)和制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領(lǐng)和引導(dǎo)師生、員工，充分利用各種資源，有效地完成學(xué)校工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的組織活動(dòng)。而知識(shí)管理就是一種人對(duì)資源的動(dòng)態(tài)管理，是以人為中心，以信息為基礎(chǔ)，以知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo)，將知識(shí)看作是一種可開發(fā)資源的管理思想。因而，實(shí)施知識(shí)管理是高校行政提高管理效率和效果的必然選擇。 11環(huán)境的變化要求高校行政面向知識(shí)管理 當(dāng)今是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，能否善于利用各種知識(shí)資源

3、和創(chuàng)新知識(shí)成為能否取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。在這種情況下，高校行政管理要研究如何提高管理效率，保證學(xué)?？蒲薪虒W(xué)工作，增強(qiáng)知識(shí)持續(xù)創(chuàng)新的能力，為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提供不竭的動(dòng)力。而且，今天高校的競爭并非是靠單一的規(guī)模和數(shù)量，也不是看學(xué)校有多少師生，開多少專業(yè)，而是看高校能培養(yǎng)多少高質(zhì)量的人才，靠內(nèi)涵和質(zhì)量。為此，高校的行政管理必須圍繞如何培養(yǎng)創(chuàng)新型人才、提高科研水平這一中心任務(wù)，面向知識(shí)管理，提高管理效率。 12辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣是高校實(shí)施知識(shí)管理的技術(shù)平臺(tái) 高校校同網(wǎng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))在高校教育中所承擔(dān)的作用愈來愈明顯，它已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可缺少的支撐環(huán)境。辦公自動(dòng)化是高校自身建

4、設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求，實(shí)現(xiàn)和推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是高校管理信息化、化的必然趨勢。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施知識(shí)管理是高校行政管理發(fā)展的趨勢。 13行政管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高是實(shí)施知識(shí)管理的主觀條件 目前高校的行政管理隊(duì)伍已普遍年輕化，絕大部分人員都受過高等教育，已經(jīng)意識(shí)到要應(yīng)對(duì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代繁重的工作任務(wù)，就必須通過學(xué)習(xí)提高工作效率。通過知識(shí)管理的實(shí)施、強(qiáng)化管理隊(duì)伍信息素質(zhì)教育、加強(qiáng)信息素質(zhì)修養(yǎng)才能更好地應(yīng)對(duì)信息社會(huì)的各種挑戰(zhàn)以及工作巾出現(xiàn)的問題，更好地為高校教育化服務(wù)。 2阻礙高校行政知識(shí)管理的因素分析 國內(nèi)外或其他組織實(shí)施知識(shí)管理失敗的例子很多，因?yàn)閷?shí)施過程需要人員配合，涉及人的組織行為等不

5、可量化控制的因素，存在一定的不確定性。高校作為非營利性的事業(yè)單位，行政管理工作有其獨(dú)特的特點(diǎn)。結(jié)合高校行政管理的現(xiàn)實(shí)狀況，分析阻礙知識(shí)管理實(shí)施的因素，主要有以下幾點(diǎn)。 21等級(jí)制度森嚴(yán)和官本位思想嚴(yán)重 高校的行政組織與政府部門相同，是高聳的組織結(jié)構(gòu)，多層的管理等級(jí)，有一套操作程序來決定報(bào)告渠道、權(quán)力層次、部門特權(quán)。這種傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，工作中出現(xiàn)矛盾，可以把問題上交領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)來協(xié)調(diào)。等級(jí)制度的突出缺點(diǎn)是隊(duì)伍缺乏創(chuàng)造性，工作思維較為偶化，不利于營造學(xué)習(xí)型組織。 另外，高校的行政組織仍然享受著國家干部的級(jí)別待遇，晉升職務(wù)成為權(quán)力和地位的象征，也成為事業(yè)成功的重要標(biāo)志。金字塔式的管理結(jié)構(gòu)，不利于提高

6、行政隊(duì)伍的工作積極性。不利于改革和創(chuàng)新。這種官本位思想，也是高校行政實(shí)施知識(shí)管理的消極因素。 22缺乏溝通和共享 高校行政管理部門一般都是根據(jù)工作設(shè)置崗位配備人員，定崗定責(zé)。各個(gè)行政管理部門有著自己獨(dú)立的職權(quán)范圍，有著自己的工作職責(zé)，各個(gè)部門之間互不影響，互不干涉。人員分工較為明確，既能優(yōu)化人力資源的配置，又有利于管理隊(duì)伍提高工作效率。但是，這樣往往也容易使部門之間相對(duì)獨(dú)立，甚至部門內(nèi)部人員之間的工作獨(dú)立，缺乏溝通和資源共享，已不適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展。 23缺少規(guī)范性和制度性 高校行政管理組織的職責(zé)范嗣、工作程序都是由上級(jí)部門決定的，如何進(jìn)行管理，主要依靠多年的工作經(jīng)驗(yàn)，這種工作經(jīng)驗(yàn)主要是上一任

7、傳下一任，但如果人員變動(dòng)，有些優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)就會(huì)流失，新到崗位的人員就必須自己從頭摸索經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)各個(gè)管理單位優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)很少共享，人們?cè)诠ぷ鹘砗茈y借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)以防止自己工作的失誤。 另有一些管理部門缺少必要的工作規(guī)范和相關(guān)制度，這樣容易造成兇人員變換而工作流程不順暢，工作效率降低。 3推動(dòng)高校行政實(shí)施知識(shí)管理的策略 高校行政實(shí)施知識(shí)管理的工作變革，需要配備必要的硬件設(shè)施和營造適官的軟環(huán)境，雙管齊下。知識(shí)管理的成功關(guān)鍵在于軟環(huán)境和組織文化的營造，在工作中形成一個(gè)有效利用知識(shí)、創(chuàng)新知識(shí)的學(xué)習(xí)型組織。 31完善實(shí)施知識(shí)管理的硬件設(shè)施 建立知識(shí)庫和知識(shí)交流平臺(tái)等，完善實(shí)施知識(shí)管理的硬件設(shè)施。行政管

8、理工作往往出現(xiàn)這樣的問題：人員調(diào)離后，新員工卻要化很長時(shí)間重新摸索和熟悉本崗位的工作，而不能充分借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和智慧，造成不必要的重復(fù)，降低工作效牢；行政人員在丁作決策時(shí)，總感覺所掌握的信息不很全面，不能在最短的時(shí)間內(nèi)迅速檢索到需要的知識(shí)。對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行管理，是解決以上問題的有效方法。而建立知識(shí)庫和知識(shí)交流平臺(tái)等這些硬件設(shè)施是實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ)。 建立知識(shí)庫。知識(shí)庫是進(jìn)行知識(shí)管理的基礎(chǔ)，建立一個(gè)完整的知識(shí)庫，應(yīng)該包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩大部分，性知識(shí)易于進(jìn)行編碼、序化、存儲(chǔ)和提供，而存在于員丁頭腦或組織的結(jié)構(gòu)與文化巾的隱性知識(shí)，不易被編碼或描述，正是這些隱性知識(shí)才是知識(shí)創(chuàng)新的源泉，所以對(duì)隱性知

9、識(shí)的管理成為知識(shí)管理的難點(diǎn)問題。 1         建立知識(shí)檢索系統(tǒng)。知識(shí)庫就是為了方便行政管理人員的學(xué)習(xí)與運(yùn)用，方便、快捷的檢索系統(tǒng)及運(yùn)行必須能與之相配套。 建立知識(shí)交流平臺(tái)，包括公告板、個(gè)人留言板、內(nèi)部Email系統(tǒng)、內(nèi)部等。內(nèi)部知識(shí)的交流和共享，是知識(shí)管理最普通的應(yīng)用。建立知識(shí)交流平臺(tái)，就是為了使隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)。要建立內(nèi)部信息網(wǎng)以便于管理人員進(jìn)行知識(shí)交流，利用各種知識(shí)數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫存放和積累信息，從而在行政組織內(nèi)部營造有利于職員生成、交流和驗(yàn)證知識(shí)的寬松環(huán)境。 配置知識(shí)管理專員，負(fù)責(zé)知識(shí)庫的管理

10、，協(xié)調(diào)各部門向知識(shí)庫提供知識(shí)，幫助用戶用各種方式檢索知識(shí)，檢查向知識(shí)庫提供的知識(shí)的精確性，以保證知識(shí)不受污染，還要保證知識(shí)庫的安全性。 32培育適宜知識(shí)管理的軟文化 知識(shí)管理的實(shí)施關(guān)鍵在于軟環(huán)境和組織文化，從管理層到底層辦事員，自上而下地營造適宜知識(shí)管理實(shí)施的組織環(huán)境。實(shí)施知識(shí)管理，提升管理理念，使管理模式從封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，通過改進(jìn)知識(shí)流程提高行政管理的效率和競爭力，而不是靠行政命令或權(quán)力來達(dá)到這一目的，解決依靠經(jīng)驗(yàn)管理的問題。 首先，需要由高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)知識(shí)管理有系統(tǒng)的了解，自上而下地推動(dòng)高校行政實(shí)施知識(shí)管理，領(lǐng)導(dǎo)方法應(yīng)從一把手決策向民主決策過渡，強(qiáng)調(diào)工作人員人人參與，集體領(lǐng)導(dǎo)。其次

11、，要對(duì)行政辦公室員工進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的重要性和必要性。聘請(qǐng)知識(shí)管科的專業(yè)教師有針對(duì)性地培訓(xùn)，認(rèn)真解決員工對(duì)實(shí)施知識(shí)管理的疑惑、不安、抵觸情緒，深化對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)。最終要求行政管理人員從被動(dòng)培訓(xùn)向主動(dòng)學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變，把自己置于學(xué)習(xí)的中心地位，不斷地獲取知識(shí)；注重創(chuàng)造知識(shí)和應(yīng)塒知識(shí)，而不僅僅是積累知識(shí)，發(fā)揮知識(shí)團(tuán)隊(duì)的整合效應(yīng)。 3-3激勵(lì)知識(shí)共享 組織文化在組織內(nèi)部形成一種A然而然的共享知識(shí)的行為環(huán)境，是開展知識(shí)管理的基本條件。通過加強(qiáng)部門內(nèi)外的交流、教育和培訓(xùn)，使每位成員都能找到對(duì)自己有用的知識(shí)，從而逐漸認(rèn)識(shí)到貢獻(xiàn)知識(shí)和與人共享是一種對(duì)自己和他人都互利的行為而且共享的知識(shí)越多，挖掘越深，創(chuàng)造的

12、新知識(shí)也就越多，獲得的增值就越高，也就更有利于自身和學(xué)校的。 建立知識(shí)共享激勵(lì)制度，從制度的完善來保證知識(shí)管理的有效開展。存激勵(lì)方式上，學(xué)校應(yīng)強(qiáng)調(diào)個(gè)人激勵(lì)、隊(duì)激勵(lì)和組織激勵(lì)的有機(jī)結(jié)合，這樣才可以充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性。在激勵(lì)內(nèi)容上，可以將為知識(shí)共享行為與年終考核、績效二資結(jié)合，激勵(lì)組織員T共享知識(shí)的行為，也需要重視對(duì)員丁成就感、組織的認(rèn)可、聲望、歸屬感、T作挑戰(zhàn)性等內(nèi)在精神激勵(lì)。 3-4努力營造學(xué)習(xí)型組織 學(xué)習(xí)型組織是指培養(yǎng)彌漫整個(gè)組織的學(xué)習(xí)氛圍，充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造力而建立起來的、高度柔性的、扁平的、可持續(xù)發(fā)展的組織。這種組織是善于獲取、創(chuàng)造、轉(zhuǎn)移知識(shí)并以新知識(shí)、新見解為指導(dǎo)，勇于修正自己行為的一種組織。 知識(shí)獲取、共享、創(chuàng)新和應(yīng)用處處都與學(xué)習(xí)聯(lián)系存一起，可以說知識(shí)管理的過程就是對(duì)知識(shí)不斷學(xué)習(xí)的過程。從知識(shí)管理體系的角度看，組織學(xué)習(xí)是促使高校行政部門形成學(xué)習(xí)型文化的重要手段，而學(xué)習(xí)型義化是知識(shí)管理體系構(gòu)建的必要環(huán)境因素和保障。 4結(jié)語 伴隨著高等教育的大眾化、國際化及教育需求的多樣化，高校之問的競爭Et益激烈。高校是典型的知識(shí)密集