中小企業(yè)低成本推進(jìn)企業(yè)信息化

1、中小企業(yè)低成本推進(jìn)企業(yè)信息化A企業(yè)成功實(shí)施計(jì)算機(jī)管理姜大光(北京化工大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院,北京 100029摘要:A企業(yè)是一家專業(yè)生產(chǎn)醫(yī)療設(shè)備的高科技企業(yè)。由于技術(shù)上的獨(dú)到之處,近年來(lái)在特殊醫(yī)療注射器市場(chǎng)獲得了顯著的成功。企業(yè)由最初的幾人迅速發(fā)展到了目前的近百人。發(fā)展的速度之快,令企業(yè)的創(chuàng)辦人也始料不及。但是,隨著迅速的發(fā)展,A企業(yè)的管理者也逐漸意識(shí)到,單憑加大工作強(qiáng)度、延長(zhǎng)工作時(shí)間已經(jīng)不堪負(fù)用了。尤其是中國(guó)加入世貿(mào)后,企業(yè)管理的正規(guī)化問(wèn)題需要馬上解決。A企業(yè)的管理者越來(lái)越感到自己企業(yè)管理上的不足,同時(shí)也認(rèn)識(shí)到在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的必要性和重要性。關(guān)鍵詞:企業(yè)管理;管理軟件;企

2、業(yè)信息化;一、對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)過(guò)程A企業(yè)對(duì)企業(yè)信息化1的認(rèn)識(shí)也有各循序漸進(jìn)的過(guò)程,從對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的模糊認(rèn)識(shí)到企業(yè)信息化建設(shè)能給企業(yè)帶來(lái)那些好處,逐漸能夠結(jié)合自己企業(yè)的特點(diǎn)推進(jìn)本企業(yè)的信息化建設(shè)。1、信息化建設(shè)給企業(yè)帶來(lái)什么?高效率:一臺(tái)使用得當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)往往比多個(gè)職員能處理更多的事務(wù)。穩(wěn)定性:計(jì)算機(jī)的長(zhǎng)處就在于始終如一的工作狀態(tài),不會(huì)有“累”了之說(shuō)。降低成本:提高效率,也就是意味著節(jié)省更多的員工。資金、物流等周轉(zhuǎn)能力的加強(qiáng)意味著企業(yè)在同一時(shí)期內(nèi)賺更多的錢,花更少的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。提供安全感:計(jì)算機(jī)是一個(gè)沒(méi)有“私心”的員工,在它的嚴(yán)格監(jiān)督下,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人可以放心地去享受陽(yáng)光、沙灘。提升企業(yè)對(duì)外形象

3、:高效率的運(yùn)營(yíng)體系、規(guī)范的公文格式、信息化的辦公環(huán)境,能使使您的企業(yè)在客戶心目中的形象大大提高。也能改變世人對(duì)民營(yíng)企業(yè)管理不規(guī)范的偏見(jiàn)。2、結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)推進(jìn)信息化建設(shè)為了提高產(chǎn)品的質(zhì)量,A企業(yè)的管理者精心挑選了多家為其生產(chǎn)配件的供應(yīng)商,從他們的競(jìng)爭(zhēng)中獲得零部件可靠性的保證。但是,由于生產(chǎn)量愈來(lái)愈大,原材料供貨也越來(lái)越頻繁。而每家供應(yīng)商供貨時(shí)的包裝、單價(jià)時(shí)有變動(dòng)。即使是同一家供應(yīng)商,每次供貨時(shí)的質(zhì)量也有差別,而這些因素是管理者無(wú)法控制的。因此,廠里配備了數(shù)名員工專門負(fù)責(zé)對(duì)每日到貨的幾十種零部件進(jìn)行清點(diǎn)和盤查工作,任務(wù)極其繁重。而且,因?yàn)閿?shù)量眾多,管理者一直擔(dān)心,即使有一筆單子跑掉,也會(huì)造成很

4、大的損失。有時(shí)侯,生產(chǎn)任務(wù)多的時(shí)侯,往往幾個(gè)車間連軸轉(zhuǎn),手工做帳太過(guò)繁瑣,而且也越來(lái)越不適宜企業(yè)快速增長(zhǎng)的需要。管理者下定決心要上企業(yè)管理軟件,將自己從繁瑣的俗務(wù)中解放出來(lái),好思考一些技術(shù)上的問(wèn)題以求新的突破。經(jīng)過(guò)認(rèn)真研究、仔細(xì)比較,A企業(yè)決定使用B管理軟件對(duì)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理。B管理軟件完全面向企業(yè)管理之用,獨(dú)創(chuàng)地采用“批貨物”管理模式2,可以對(duì)同一種產(chǎn)品的每一批貨物進(jìn)行管理。而且,B管理軟件還引入了部門間制約機(jī)制,這一下管理者可以放心地讓手下員工去處理日常進(jìn)出貨業(yè)務(wù),產(chǎn)品質(zhì)量從原材料那兒得到了保證。另外,軟件中獨(dú)有的生產(chǎn)管理模塊,從生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)施到監(jiān)督全能管起來(lái)。軟件內(nèi)置的上千種的數(shù)據(jù)分析、

5、統(tǒng)計(jì)功能讓管理者隨時(shí)掌握企業(yè)的狀態(tài),甚至是每一筆單子的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。不僅節(jié)省了人力,還提高了效率,費(fèi)用又低。二、完整的管理模塊B管理軟件提供了從進(jìn)銷存到生產(chǎn)、客戶關(guān)系管理3等最完整的企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)所需的各種管理模塊,具體包括:1、采購(gòu)模塊:采購(gòu)詢價(jià)、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、采購(gòu)收貨、采購(gòu)付款、采購(gòu)?fù)素?款2、銷售模塊:售前咨詢、客戶跟進(jìn)、樣品郵寄、銷售報(bào)價(jià)、銷售訂單、銷售合同、銷售發(fā)貨、銷售收款、銷售退貨(款、售后服務(wù)3、生產(chǎn)模塊:生產(chǎn)計(jì)劃、領(lǐng)料、監(jiān)督、實(shí)施、退料、成品4、倉(cāng)儲(chǔ)模塊:入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)整、轉(zhuǎn)倉(cāng)5、人事模塊:薪資、事假、獎(jiǎng)懲、檔案6、相關(guān)業(yè)務(wù)模塊:運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、進(jìn)出口、收入支出7、供應(yīng)商/客戶模

6、塊:供應(yīng)商、客戶、聯(lián)系人、交往記錄、結(jié)余款管理、聯(lián)系人管理、公關(guān)費(fèi)用管理三、全過(guò)程的業(yè)務(wù)跟蹤傳統(tǒng)的企業(yè)管理軟件只是若干模塊的簡(jiǎn)單組合,有的企業(yè)管理軟件甚至僅僅充當(dāng)記事本的功能,A企業(yè)在決定使用管理軟件推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的時(shí)候,就認(rèn)識(shí)到為本企業(yè)選擇的企業(yè)管理軟件必須很好地克服傳統(tǒng)企業(yè)管理軟件的缺陷,A企業(yè)選用的B管理軟件最大的特色在于完全拋棄了這種“記事本”功能,注重于生產(chǎn)、貿(mào)易全過(guò)程的進(jìn)展。作為企業(yè)管理者,可以隨時(shí)掌握整個(gè)企業(yè)、各分企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況,甚至某筆具體業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。在使用管理軟件之前,A企業(yè)如果想了解每一張銷售發(fā)貨單是否完成收款,必須花上很長(zhǎng)時(shí)間去核對(duì)每一張單據(jù),經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后,未收

7、款單據(jù)的數(shù)量更加龐大,查詢起來(lái)更加不方便,在使用B管理軟件之后,可以非常方便地查詢到某一時(shí)間段銷售已收款的單據(jù)列表和銷售未收款的單據(jù)列表,還可以很方便地查詢一張具體的銷售發(fā)貨單的總金額、已收金額和未收金額。使A企業(yè)的管理者快速掌握企業(yè)的銷售收款情況,避免給企業(yè)造成損失。四、各個(gè)模塊、部門間的協(xié)調(diào)與制約A企業(yè)使用管理軟件的目的之一就是要求軟件能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)模塊、各個(gè)部門之間的相互協(xié)調(diào)和制約4,避免一個(gè)人、一個(gè)部門有很大的權(quán)限和能夠完成整個(gè)管理流程,封堵目前企業(yè)管理中的漏洞,B管理軟件注重強(qiáng)調(diào)“各個(gè)模塊、部門間的協(xié)調(diào)與制約”,有了這種協(xié)調(diào)與制約機(jī)制,企業(yè)內(nèi)部的違規(guī)行為可以得到有效的控制。以產(chǎn)品的出入

8、庫(kù)為例,軟件要求產(chǎn)品的出庫(kù)和入庫(kù)必須有原因,倉(cāng)庫(kù)的管理人員不能直接填寫出庫(kù)單或者入庫(kù)單完成產(chǎn)品的出入庫(kù),出庫(kù)必須根據(jù)銷售發(fā)貨、采購(gòu)?fù)素?、轉(zhuǎn)倉(cāng)出庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)料等原因出庫(kù),如果不是上述原因出庫(kù),必須先填寫其他原因出庫(kù)憑證,然后根據(jù)其他原因出庫(kù)憑證填寫出庫(kù)單。入庫(kù)必須根據(jù)采購(gòu)收貨、銷售退貨、轉(zhuǎn)倉(cāng)入庫(kù)、成品入庫(kù)、生產(chǎn)退料等原因入庫(kù),如果不是上述原因入庫(kù),必須先填寫其他原因入庫(kù)憑證,然后根據(jù)其他原因入庫(kù)憑證填寫入庫(kù)單。五、先進(jìn)得批貨物管理理念A(yù)企業(yè)是一家專業(yè)生產(chǎn)醫(yī)療設(shè)備的高科技企業(yè)。主要的產(chǎn)品是特殊醫(yī)療注射器,對(duì)于這種特殊醫(yī)療注射器,產(chǎn)品的入庫(kù)時(shí)間和存儲(chǔ)期限非常重要,以銷售發(fā)貨出庫(kù)為例,入庫(kù)時(shí)間早的和存儲(chǔ)

9、期限短的產(chǎn)品應(yīng)該先銷售出庫(kù),避免因產(chǎn)品超過(guò)存儲(chǔ)期限造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失,而以往傳統(tǒng)的管理軟件對(duì)同一產(chǎn)品都是采取各批貨物混合在一起的做法,因此無(wú)法對(duì)各批貨物之間的差別進(jìn)行管理。B管理軟件開創(chuàng)了“批貨物”管理模式,在出貨時(shí),您現(xiàn)在不僅可以指定出什么貨物、出多少貨物,而且可以直接對(duì)某批貨物進(jìn)行處理和組合。這種管理模式可以有效地處理各批貨物間價(jià)格、包裝、質(zhì)量、保質(zhì)期5等等因素的變化,最大可能地適應(yīng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中情況的變化。六、高效的數(shù)據(jù)分析、決策支持A企業(yè)也同樣面臨著其他企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中所面臨的困惑,一般都積累了大量的歷史數(shù)據(jù)。但是,傳統(tǒng)管理軟件固定死板的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能使您無(wú)法得到真正有用的信息,造成“數(shù)據(jù)豐富

10、、信息匱乏”的狀況。B管理軟件除了具有傳統(tǒng)企業(yè)管理軟件所提供的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能之外,全面采用了智能數(shù)據(jù)分析技術(shù)6,您可以通過(guò)隨意的組合(上千種,在雜亂的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各種因素的影響,起到?jīng)Q策支持的作用。有了這種功能,您再也不會(huì)因?yàn)榉e累了大量的歷史數(shù)據(jù)卻得不到有用的信息而煩惱了。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的小例子,A企業(yè)目前可以很方便地統(tǒng)計(jì)每個(gè)銷售人員在任意一個(gè)時(shí)間段的銷售業(yè)績(jī),包括每張單子的金額、某一客戶的總金額、所有客戶的總金額等等。七、最完善的權(quán)限管理管理軟件模塊眾多,同時(shí)涉及到企業(yè)的各個(gè)部門,在多人使用的情況下,不同部門、同部門中不同的人應(yīng)該有不同的使用權(quán)限7,A企業(yè)在軟件的實(shí)際使用中,要求銷售部

11、門、采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、人事部門應(yīng)該獨(dú)立完成自己的工作流程,在同部門中部門經(jīng)理和普通員工應(yīng)該有不同的操作權(quán)限,B管理軟件提供了目前最全面的權(quán)限管理,每個(gè)操作人員對(duì)每一張單據(jù)可以擁有最多八種的權(quán)限設(shè)置(訪問(wèn)記錄、增加新記錄、修改舊記錄、刪除記錄、打印當(dāng)前記錄、打印所有記錄、訪問(wèn)第二頁(yè)、訪問(wèn)第三頁(yè),提供最大的靈活度與安全度。如果您不以當(dāng)前操作員的身份填寫單據(jù),還必須提供身份驗(yàn)證,有效防止盜用他人名義。八、企業(yè)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)A企業(yè)在使用B管理軟件推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中逐漸認(rèn)識(shí)到,中小企業(yè)在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中,要根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況和特點(diǎn),有計(jì)劃、分步驟、階段性的實(shí)施。在信息化建設(shè)初期,應(yīng)

12、該根據(jù)自己企業(yè)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)平臺(tái)(硬件、軟件和本企業(yè)員工對(duì)計(jì)算機(jī)的熟悉情況選擇適合本企業(yè)實(shí)際要求的企業(yè)管理軟件,不要盲目地花大價(jià)錢仿照成功大企業(yè)的ERP系統(tǒng),往往造成適得其反的效果。參考文獻(xiàn)1 巴羅(美.企業(yè)物流管理:供應(yīng)鏈的規(guī)劃、組織和控制M.北京:機(jī)械工業(yè)出版社, 2002.2 蔡淑琴. 企業(yè)信息資源集成管理的若干問(wèn)題J. 計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用, 2001, 37(03 .3 羅鴻.ERP原理.設(shè)計(jì).實(shí)施M.北京:電子工業(yè)出版社, 2001.4 陳啟申.供需鏈管理與企業(yè)資源計(jì)劃M.北京:企業(yè)管理出版社, 2001-9.5 許鑫. 企業(yè)級(jí)信息集成平臺(tái)研究J. 圖書情報(bào)工作, 2002,000(00

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14、production medical equipment high tech enterprise. Because in the technical originality, has obtained the remarkable success in recent years in the special medical injector market. The enterprise rapidly develops the present nearly hundred people from the initial several people. The development spee

15、d is quick, is also inferior to enterprise's Leader initial expectations. But, along with the rapid development, the A enterprise's superintendents also gradually realizes, only depended on increases the working strength, lengthens the operating time already to be unable to withstand negative uses. China joins the world trade after in particular, the business management standardized question needs to solve immediately. The A enterprise's superintendents more and more felt the oneself business management insufficiency, simultaneously also realized to carries on the informatio