云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理問題的思考

1、云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理問題的思考    摘要：本文在分析云計(jì)算概念和優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)電子文件管理中存在的問題進(jìn)行思考，指出云計(jì)算在電子文件領(lǐng)域應(yīng)用的前景。同時(shí)，我們也應(yīng)看到當(dāng)前現(xiàn)實(shí)條件下，云計(jì)算在電子文件運(yùn)用中存在的管理、可靠性、數(shù)據(jù)兼容性等主要問題。    關(guān)鍵詞：云計(jì)算電子文件信息資源    如今，人們對信息的需求越來越迫切，對信息資源的共享也提出了更高的要求。如何對電子文件進(jìn)行安全有效地管理，以便更好地開發(fā)利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)問題。然

2、而，傳統(tǒng)的電子文件管理在一定程度上限制了人們對電子文件信息資源的獲取和共享，制約了整個(gè)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。被視為IT業(yè)下一次革命的云計(jì)算技術(shù)，因其自身獨(dú)特的服務(wù)理念和技術(shù)優(yōu)勢，給人們的工作方式及商業(yè)模式帶來了前所未有的變化，也為實(shí)現(xiàn)電子文件管理的新突破帶來了契機(jī)。    一、云計(jì)算技術(shù)的概念和優(yōu)勢    簡單地說，云計(jì)算是指一種全新的計(jì)算模式和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、方便地從云端獲取所需資源。在云端可能有成千上萬臺計(jì)算機(jī)，但云外面的使用者看到的只是一個(gè)統(tǒng)一的“服務(wù)”界面(或接口)，就像在使用一臺巨大的

3、虛擬“計(jì)算機(jī)”，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)像使用本地計(jì)算機(jī)一樣使用云計(jì)算機(jī)。    云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、虛擬化技術(shù)、分布式存儲技術(shù)和網(wǎng)格技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新技術(shù)，具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：其一，低成本投入?！霸诳紤]硬件、軟件以及維護(hù)系統(tǒng)所需人力成本的情況下，作為一種架構(gòu)方案，云計(jì)算要比傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心更為經(jīng)濟(jì)?！逼涠?，高度虛擬化。利用軟件來實(shí)現(xiàn)硬件資源的虛擬化管理、調(diào)度及應(yīng)用是云計(jì)算平臺的最大特點(diǎn)。用戶只需要一臺筆記本或者一個(gè)手機(jī)，就可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)需要的一切，甚至包括超級計(jì)算這樣的任務(wù)，而無需了解、也不用擔(dān)心應(yīng)用運(yùn)行的具體位置。其三，超存儲能力。云端是

4、由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群，它具有無限的空間。其四，靈活性的服務(wù)定制。在云環(huán)境下，用戶可以根據(jù)需要或喜好定制相應(yīng)的服務(wù)、應(yīng)用，云平臺可以按照用戶的需求來部署相應(yīng)的資源、計(jì)算能力、服務(wù)應(yīng)用。    二、云計(jì)算在電子文件管理領(lǐng)域運(yùn)用的前景    (一)云計(jì)算有助于降低電子文件管理的成本    電子文件歸檔與管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和運(yùn)維是很多檔案部門較為頭痛的工作，因?yàn)樗枰度胂喈?dāng)高的經(jīng)費(fèi)。在云計(jì)算環(huán)境下，檔案部門不必?fù)?dān)心升級相關(guān)硬件問題，因?yàn)樵朴?jì)

5、算對用戶端的硬件設(shè)備要求最低，使用起來也最方便。用戶不再需要購買和升級相關(guān)管理軟件，只需要根據(jù)自己的需要和喜好來租用服務(wù)商的價(jià)格低廉的云服務(wù)，軟件的維護(hù)也只需要用戶服務(wù)商進(jìn)行。同時(shí)，由于一切軟硬件只需服務(wù)商進(jìn)行搭建和維護(hù)升級，從而減少了檔案部門對信息技術(shù)人才的依賴，有利于節(jié)約對信息技術(shù)人才的投入。    (二)云計(jì)算有助于改善分散異構(gòu)、雙套制保管和電子文件災(zāi)難搶救等問題    1.電子文件分散異構(gòu)保管問題    我國傳統(tǒng)的電子文件一直主要實(shí)行分散異構(gòu)的管理模式，這種模式下各種

6、信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時(shí)資源重復(fù)建設(shè)也帶來了極大了浪費(fèi)。云計(jì)算提供更容易的群組協(xié)作，意味著檔案資源建設(shè)可以通過云計(jì)算跨越不同地理位置來實(shí)現(xiàn)共同協(xié)作，增強(qiáng)各部門的溝通，有利于解決分散管理模式存在的問題?！叭魧n案館電子文件信息置于云中心，用戶可以利用云計(jì)算技術(shù)檢索云檔案館虛擬資源池，從而打破檔案館館際之間的信息壁壘，有效地解決了檔案信息孤島問題?！庇纱丝磥?，云計(jì)算技術(shù)在突破傳統(tǒng)的異構(gòu)分散的保管模式方面或許能夠有所作為。    2.電子文件歸檔保存的雙套制問題    電

7、子文件歸檔保存的雙套制是目前我國檔案界的主要做法，在這種模式下，浪費(fèi)了大量人力、物力、財(cái)力，同時(shí)還可能會給人們帶來思想上的誤區(qū)。云計(jì)算具有虛擬化的特點(diǎn)，以及無限存儲空間等優(yōu)勢，可以方便用戶將文件資源通過數(shù)據(jù)中心基礎(chǔ)設(shè)施置于虛擬的云端，無需鏡像于本地，用戶可以再也不必?fù)?dān)心文件資源存儲空間的問題?！霸谠朴?jì)算中，一臺電腦的崩潰不會影響到數(shù)據(jù)的存儲，因?yàn)樵茣詣觽浞荽鎯?shù)據(jù)?！倍以朴?jì)算實(shí)行數(shù)據(jù)集中存儲，便于數(shù)據(jù)中心工作人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)施可靠的安全實(shí)時(shí)監(jiān)測。因此，云計(jì)算或許能彌補(bǔ)雙套制存在的某些不足。    3.電子文件災(zāi)難搶救問題 

8、0;  自然災(zāi)害尤其是洪災(zāi)、地震對檔案的危害非常大。在5·12地震中，部分地區(qū)的檔案就遭受了巨大的損失。電子文件載體在災(zāi)害中很容易遭受損壞，同時(shí)電子文件分散保管模式意味著在災(zāi)害發(fā)生時(shí)搶救檔案的困難系數(shù)增加。云計(jì)算將各種資源集中于虛擬的云端，由于不需要一定的物質(zhì)載體而在一定程度上可以減少或免遭自然災(zāi)害的危害。另外，即使發(fā)生自然災(zāi)害，云計(jì)算集中式存儲也可以使得搶救工作更加容易高效。    (三)云計(jì)算有助于解決電子文件存儲空間不足問題    目前，電子檔案的數(shù)量呈指數(shù)增長趨勢。然而，無論是

9、實(shí)體庫房的不斷擴(kuò)建還是介質(zhì)載體容量的擴(kuò)展，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了電子文件的存儲需求。因此，未來的電子文件的存儲問題，僅僅依靠實(shí)體庫房的擴(kuò)建和介質(zhì)載體存儲容量的擴(kuò)展是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，也是不實(shí)際的。云計(jì)算的云端由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數(shù)據(jù)中心，只需要向云計(jì)算服務(wù)商申請存儲服務(wù)，支付較低的費(fèi)用，即可享受存儲服務(wù)。云計(jì)算廉價(jià)的超級存儲服務(wù)，或許能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。    (四)云計(jì)算有助于增強(qiáng)電子文件的安全性    “保存在云中的數(shù)據(jù)，被復(fù)制到多合物理機(jī)器上存儲，

10、因而始終保留著多個(gè)副本，不受意外刪除或硬件崩潰的困擾，不用擔(dān)心數(shù)據(jù)的丟失或損壞。由于用戶資源不是放在某一臺物理機(jī)器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺或多臺機(jī)器進(jìn)入脫機(jī)狀態(tài)，“云”也能夠繼續(xù)正常運(yùn)行。同時(shí)云計(jì)算提供了云安全服務(wù)，通過其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式向用戶端及時(shí)提供最新病毒和木馬信息以及安全免費(fèi)的病毒升級庫服務(wù)，以保障用戶信息的可靠和安全。    (五)云計(jì)算有利于改善電子文件的利用服務(wù)    在云計(jì)算環(huán)境中，電子文件信息資源不再單一的存儲在本部門的管理系統(tǒng)中或者檔案庫房里，而是放在云端。用戶因此可以利用云計(jì)算技術(shù)檢索

11、云端的“虛擬資源池”，獲得及時(shí)有效的相關(guān)服務(wù)?！坝脩艏纯梢徽臼降卮┰絿壹?、省級及其他各級檔案館，將自己所需信息一網(wǎng)打盡，用戶可以不受任何時(shí)間、空間的限制，輕松地獲取自己所需信息?！蓖瑫r(shí)，基于云計(jì)算，檔案部門可以創(chuàng)新服務(wù)方式，為用戶開發(fā)新型檔案服務(wù)。“將非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)、空間數(shù)據(jù)和其他多維數(shù)據(jù)有效融合集成，基于人工智能、虛擬服務(wù)、云終端等多種技術(shù)為用戶建立虛擬的。云”檔案館，提供檔案核心業(yè)務(wù)及其以外的服務(wù)支持，給用戶全新體驗(yàn)?！?#160;   (六)有助于減少對計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的依賴?    電子文件保管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維

12、護(hù)工作，具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)含量，對技術(shù)人才的要求也更高。云計(jì)算環(huán)境下，企業(yè)與機(jī)構(gòu)無需規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)中心，也不需要將精力耗費(fèi)在與自己主管業(yè)務(wù)無關(guān)的IT管理上，所需一切都由服務(wù)商搞定。這不但節(jié)省了用戶終端資源，同時(shí)還可避免了軟件的運(yùn)行維護(hù)和隨時(shí)更新帶來的麻煩。檔案工作人員更像一個(gè)用電戶，而不是一個(gè)電工，他們的主要任務(wù)是研究如何利用電為自己工作，而不是挖空心思研究電的技術(shù)，研究電技術(shù)是那些服務(wù)商們的事情。“用戶不必關(guān)心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云了?！?#160;   三、云計(jì)算在電子文件應(yīng)用中存在的主要缺陷  

13、;  (一)管理問題    云計(jì)算的應(yīng)用是一項(xiàng)戰(zhàn)略選擇，一旦選擇了云計(jì)算，必然會導(dǎo)致整個(gè)管理體制和管理方式的變化，同時(shí)會使整個(gè)部門的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化。面臨云計(jì)算浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅(jiān)守原有的電子文件的管理模式，還是進(jìn)行大刀闊斧的改革，或?qū)⑵渑c原有模式進(jìn)行融合，值得我們進(jìn)一步思考。    (二)可靠性問題    云計(jì)算通過多個(gè)冗余站點(diǎn)和恢復(fù)備份機(jī)制等，使得用戶數(shù)據(jù)的安全性在云環(huán)境中得以增強(qiáng)。然而檔案類的數(shù)據(jù)安全與保密問題更多的是政策層面上的，檔案工作人

14、員對于數(shù)據(jù)信息資源脫離控制有種本能的恐懼?！叭f一你的數(shù)據(jù)真的不見了，你沒有任何物理和本地備份，那么你被云勒索了”    (三)數(shù)據(jù)兼容問題    目前，用于實(shí)現(xiàn)云計(jì)算工作的各種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用程序的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還沒有完全確定。不同檔案部門的情況會有所不同，服務(wù)器的配置以及所使用的服務(wù)器操作系統(tǒng)等方面也有差異。因此云計(jì)算技術(shù)能否解決不同數(shù)據(jù)的兼容性問題，可能會成為檔案部門未來是否采用云計(jì)算的一個(gè)關(guān)鍵因素           

15、0;       。(四)網(wǎng)速問題在云環(huán)境下，我們所做的一切事情只需輕輕點(diǎn)擊瀏覽器，然而，這，必須以你的計(jì)算機(jī)能夠連接到網(wǎng)絡(luò)為前提。與本地計(jì)算機(jī)相比，云計(jì)算的聯(lián)網(wǎng)通常需要“光纖級”的網(wǎng)速。在我國目前的情況下，很多檔案部門的網(wǎng)絡(luò)條件還很難滿足云計(jì)算的使用。(五)工作人員自身發(fā)展問題云計(jì)算環(huán)境下，檔案部門對信息技術(shù)的了解與關(guān)注將會逐漸減少，檔案部門學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識的機(jī)會喪失。把電子文件信息資源交給云服務(wù)商進(jìn)行管理，對檔案工作人員確實(shí)是一次“減壓行動”，不過檔案工作人員有可能會形成“墮化”的心理，認(rèn)為把電子文件信息資源交給服務(wù)商管理，自己便

16、可以“萬事大吉”了。長此以往，有可能會削弱檔案部門工作人員的學(xué)習(xí)力及創(chuàng)新力。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，云計(jì)算的浪潮向我們席卷而來，而且大有不可阻擋之勢。云計(jì)算的出現(xiàn)，已經(jīng)改變了人們?nèi)粘Ｉ罘绞胶凸ぷ鞣绞?，同時(shí)也引發(fā)了我們對電子文件傳統(tǒng)管理中某些問題的思考。云計(jì)算現(xiàn)在固然存在著某些缺陷與不足，但其明顯的優(yōu)勢為解決電子文件管理問題提供了新的思路，值得我們繼續(xù)關(guān)注。注釋： 論文網(wǎng)楊怡.云計(jì)算環(huán)境下的安全問題淺析J.電腦知識與技術(shù)，2009(5)：4154-4156.美David S.Linthicum.云計(jì)算與SOAM.馬國耀，譯.北京：人民郵電出版社，2010：24.祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計(jì)算的檔案信息資源共享模式研究J.蘭臺世界，2011(7)：8-9.卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計(jì)算在檔案信息共享中的應(yīng)用J.蘭臺世界，2011(7)：16-17.胡亞南.云計(jì)算在檔案信息資源