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文檔簡介
1、精品XXXX項目項目定義階段信息與文檔管理程序文件編號 :編制:審核:審批:welcome精品XXXX 項目2015 年11月18日1. 概述信息與文檔管理是XXXX項目定義階段管理的重要基礎工作之一,貫穿項目定義階段管理的全過程。本程序對項目信息管理的目標、組織和職責、使用范圍、信息安全、信息集成與交換、信息交付、文檔管理與維護、培訓等以及文件編碼、格式、傳輸、存檔、借閱等作出具體規(guī)定。2. 組織與管理2.1.信息與文檔管理的目標XXXX 項目定義階段信息與文檔管理的目標是:使項目信息的收集、整理、歸檔工作有序,信息的傳遞工作快捷、高效;文檔保存完整、準確、系統(tǒng)和安全,充分發(fā)揮檔案資料在項目
2、定義階段管理中的作用。在項目定義階段,IPMT聯(lián)合管理團隊部根據(jù)項目的管理模式和建設特點,編制項目信息和文檔管理程序,建立健全項目信息和文檔管理的各項管理制度、工作程序和業(yè)務流程;信息和文檔管理程序的編制應嚴格執(zhí)行國家、行業(yè)及項目所在地有關規(guī)范標準,并結合項目建設特點;程序的編制應涵蓋信息和文檔管理的各項工作,例如:文件編碼、文件流轉、文件檢查、文件交付與接收、文件借閱、文件歸檔等。項目信息和文檔管理程序在執(zhí)行和落實過程中應不斷修改、補充、完善,以達到項目信息和文檔管理工作的有效控制。welcome精品2.2.信息與文檔管理的組織XXXX項目定義階段信息與文檔管理歸口管理部門為技術部,負責IP
3、MT聯(lián)合管理團隊各部門信息、檔案的業(yè)務指導、監(jiān)督、接收和管理等工作,組成包括:技術部(副)經理、文檔負責人、技術部助理。其中技術部(副)經理負責項目文檔的所有管理與協(xié)調工作;文檔負責人負責參與項目文檔的檢査與指導,管理各部門產生和接收的文檔,接收和分發(fā)資料以及各參建單位、各部門文檔的整編、歸檔工作;技術部助理負責文檔的分發(fā)、登記、匯總等相關工作。IPMT聯(lián)合管理團隊將通過發(fā)布程序,對各部門、各參與單位的文檔管理提出明確要求,所有部門及參與單位必須確定文檔管理人員和單點聯(lián)系人,以確保各部門、各參與單位與IPMT 聯(lián)合管理團隊之間文檔的有效傳遞。技術部文檔管理負責人為日常文件的管理責任人,負責全部
4、文書檔案(包括電子版)的收集、整理、組卷、歸檔;負責電子文件的歸檔工作;協(xié)助技術部助理做好檔案專業(yè)會議或培訓的會務工作。文檔管理負責人按要求收集、整理、組卷、歸檔有關項目立項文件、設計基礎文件、總體規(guī)劃文件、涉外文件、項目管理文件等項目定義階段文件;組織協(xié)調最終版項目管理文件(包括紙質版、電子版)的出版、分發(fā)等工作;負責各類文檔文件目錄編制,協(xié)助做好項目檔案的歸檔審查工作。2.3.信息與文檔管理的方法和手段XXXX 項目定義階段信息和文檔管理遵循“IPMT 統(tǒng)一領導、技術部集中管理、文檔負責人全面負責、技術部助理分級保存”的原則,實行部門牽頭,文檔負責人為信息和文檔管理工作的負責人。welco
5、me精品3. 項目信息與文檔管理的內容和重點3.1. 項目定義階段歸檔文件項目定義階段形成的各類文件,由技術部文檔負責人按相關程序規(guī)定歸檔,主要包括項目建議書及其報批文件、可行性研究報告及其評估報批文件、環(huán)境評價報告和批復、項目方案設計文件、項目管理程序文件。技術部文檔負責人負責與各部門進行信息和文檔管理的溝通與協(xié)調,負責統(tǒng)一管理與部門之間往返文件資料的整理、歸檔和上報工作。3.2. 項目定義階段文件的收集及其責任技術部文檔負責人負責收集、積累和整理項目定義階段技術類文件以及涉外文件;商務部助理負責收集、積累項目定義階段商務類文件,并按規(guī)定向技術部提交有關商務類文件。3.2.1.項目定義階段文
6、件收集范圍在項目定義階段,所有反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全,歸入建設項目檔案。項目文件歸檔范圍、保管期限及資料提供部門詳見參考國家檔案管理辦法。3.2.2.項目定義階段文件收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或項目進展情況及時收集,工藝包技術文件應首先由技術部登記,再行復制、分發(fā)和使用,項目定義階段結束后,由技術部將整理好的全部文件向協(xié)鑫集團提交。welcome精品4. 項目信息與文檔管理程序項目定義階段是項目立項和取得合法性、依據(jù)性文件的管理階段。批復文件是項目前期文檔管理的工作重點,文檔管理人員應制定各類批文的工作流程,確定此類文件接收、使用
7、流程和要求,確保與項目有關的批復文件能夠及時歸檔到項目文檔管理機構。批復文件歸檔管理應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。4.1.項目文件編碼統(tǒng)一項目文件編碼管理,規(guī)范項目文件編碼原則,以實現(xiàn)項目文檔管理工作標準化、規(guī)范化。文件編碼的編制原則應統(tǒng)籌考慮項目的劃分、WBS 、文件類型、技術專業(yè)、編制部門等因素,文件編碼代號應簡單明了,清晰易懂;在規(guī)范文件編碼的同時,還應對文件的類型和格式進行規(guī)范化要求;具體編碼規(guī)則詳見XXXX 項目定義階段文件編號規(guī)定。4.2.項目文檔流轉一個文檔的流轉過程就是項目檔案形成、積累、整理的過程。項目文件的傳遞必須遵循單點聯(lián)系人之間的點對點傳遞,單點聯(lián)系人發(fā)
8、出或接收文檔時,應按程序文件要求先對流轉文件進行檢查,檢查的內容包括:文件格式、文件編碼、文件份數(shù)、文件版本、文件內容、是否符合合同要求等,檢查無誤后方可在傳送單上簽字發(fā)出或接收;具體流轉管理詳見 XXXX 項目定義階段文檔流轉管理程序。根據(jù)信息分類指引(即文件密級管理)、授權指引對文檔進行分級管理,各級/ 各類文檔按照分發(fā)范圍或資料發(fā)放單進行文檔的分發(fā)、回收,必要時使用者需簽定保密協(xié)議,防止出現(xiàn)泄密情況。4.3.項目文件查閱4.3.1. 紙質文件查閱對于一般紙質版本文件,各部門因工作需要借閱時應辦理借閱手續(xù),并在使用完畢后及時welcome精品歸還。已歸檔的紙質文件原則上不對外借閱;特殊情況
9、下因工作需要可查閱文件,但必須申請,經批準后履行書面手續(xù)方可查閱,且不得帶出檔案室。文檔管理人員應做好相應的文件查閱記錄。外單位因工作需要復印或拷貝的需經過批準。4.3.2. 電子版文件查閱電子版文件可在電子文檔管理系統(tǒng)上檢索,各部門、單位可按照管理程序進行申請,經批準后查閱。4.3.3. 涉密文件查閱必須執(zhí)行項目保密文件的具體規(guī)定,注意保護國家秘密、相關方的知識產權、商業(yè)機密等;文件查閱的具體規(guī)定詳見XXXX 項目定義階段文檔借閱管理程序。5. 項目定義階段文件歸檔范圍1 立項文件1.1項目建議書及報批文件1.2項目選址意見書及其報批文件1.3可行性研究報告、報批文件1.4項目評估 ( 包括借貸承諾評估) 、論證文件1.5環(huán)境評價報告和報批文件1.6設計任務書、計劃任務書、報批文件、詳細設計2 基礎設計文件工程地質、水文地質、勘察設計、勘察
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