監(jiān)理資料員工作指引

1、 項目監(jiān)理資料員工作指引前言為進一步加強項目監(jiān)理部檔案資料規(guī)化管理，引導項目監(jiān)理資料員掌握工作流程和標準，明確工作職責，知曉工作重點、快速提升自己，迅速開展監(jiān)理資料管理工作。保證項目監(jiān)理檔案資料規(guī)化、標準化，且整理與時、真實完整、分類有序、保存齊全完整、美觀整潔。有鑒于此，特編制本工作指引。一、 監(jiān)理資料的分類和基本容在工程項目的監(jiān)理工作中，會涉與并產(chǎn)生大量的信息與檔案資料，這些信息或檔案資料中，有些是監(jiān)理工作的依據(jù)，如招標投標文件、合同文件、業(yè)主針對該項目制定的有關工作制度或規(guī)定、監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理大綱，有些是監(jiān)理丁作中形成的文件，表明了工程項目的建設情況也是今后工作所要查閱的，如監(jiān)理工程師通知

2、、專項監(jiān)理工作報告、會議紀要、施工方案審本意見等，有些則是反映工程質量的文件，是今后監(jiān)理驗收或工程項目驗收的依據(jù)。因此監(jiān)理人員在監(jiān)理工作中應對這些文件資料進行管理。   監(jiān)理資料的管理包括三大方面，第一方面是對施工單位的資料管理工作進行監(jiān)督，要求施工人員與時記錄、收集并存檔需要保存的資料與檔案。第二方面是監(jiān)理機構本身應該進行的資料與檔案管理工作。第三方面是對業(yè)主下發(fā)和提供的相關檔案資料的收集整理存檔、轉發(fā)。具體監(jiān)理資料的分類和基本容詳見下表：項目監(jiān)理部資料目錄索引檔號卷名冊號文件名稱1合同文件1-1委托監(jiān)理合同與監(jiān)理招投標文件與相應的合同變更協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解文件、違約

3、處理文件1-2建設工程施工合同與施工招投文件與相應的合約交底資料、合同變更協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解文件、違約處理文件1-3業(yè)主簽訂的設備采購與供貨合同與相應的合同變更協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解文件、違約處理文件；1-4工程分包合同與相應的合同變更的協(xié)議文件、合同爭議調(diào)解的文件、違約處理文件2前期文件2-1建設項目立項批文；建設工程規(guī)劃許可證、建設用地規(guī)劃許可證、建設用地紅線圖、施工許可證（可要求業(yè)主提供）2-2質量監(jiān)督站提供的建筑與安裝工程質量監(jiān)督計劃2-3施工圖紙報建相關部門批復意見：設計施工圖審查批復文件 、消防審查意見書、消防審查意見書、抗震審核意見書、人防審核意見書、環(huán)境評價意見書

4、2-4工程地質、水文地質勘察報告3設計管理文件3-1設計圖紙清單、設計交底與圖紙會審會議紀要3-2監(jiān)理部讀圖成果3-3工程設計、技術變更臺帳、工程變更文件(含業(yè)主指令)：按專業(yè)劃分（建筑、結構、給排水、電氣、通風、電梯、弱電） 4監(jiān)理工作方案4-1監(jiān)理大綱（公司投標文件，特殊項目可以提供給項目監(jiān)理部）4-2監(jiān)理規(guī)劃4-3監(jiān)理交底記錄（對、外部交底文件）4-4監(jiān)理實施細則 5施工組織設計（方案）5-1施工組織設計(含施工組織設計報審表)5-2質量專項施工方案(含施工方案報審表)：季節(jié)性施工方案(含施工方案報審表)5-3安全專項施工方案5-4分包單位的施工組織設計與專項施工方案（含報審表） 6單位

5、資質6-1 監(jiān)理單位公司資質證書、項目監(jiān)理人員資質證書6-2總包項目施工人員登記表與上崗證(含施工管理人員變更報審表) ；包含總包成品、半成品單位資質6-3 分包單位資格報審表(含資質資料與人員上崗證)6-4分包成品、半成品供應單位資質報審表(含資質資料)工程實驗室(包括見證取樣送檢實驗室)資質資料 7進度控制7-1工程開工復工報審表7-2工程暫停令7-3 工程臨時延期審批表、工程最終延期審批表7-4業(yè)主總建設發(fā)展計劃7-5總包監(jiān)理總進度控制計劃、7-6總包施工單位施工總進度計劃、專項進度計劃7-7總包施工單位月施工進度計劃、月報7-8總包施工單位周施工進度計劃、

6、周報7-9分包施工單位施工總進度計劃7-10分包施工單位月施工進度計劃7-11分包施工單位周施工進度計劃 8質量控制8-1施工測量放線報審文件 8-2基坑沉降位移觀測記錄、基坑檢測報告8.3主體施工沉降觀測結果8-4工程質量問題處理記錄與質量事故處理報告8-5材料進場驗收、見證取樣臺帳：乙供材樣板審批表8-6砼澆筑令8-7建筑材料與設備報審資料8-8樣板點評記錄（施工樣板確認單）8-9坐標、場地移交記錄與重要工序移交記錄8-10檢驗批質量驗收記錄(含工程報驗單)8-11隱蔽工程質量驗收記錄(含工程報驗單)8.12分項工程質量驗收記錄(含工程報驗單)8-13分部工程質量驗收記錄(含工程

7、報驗單)8-14專項驗收文件8-15其他有關工程質量控制的文件 9安全監(jiān)理9-1安全監(jiān)理大綱、特殊分部分項工程安全監(jiān)理細則、安全應急預案等9-2項目安全組織架構、安全監(jiān)理目標、安全職責分工9-3監(jiān)理單位安全檢查記錄（周檢、月檢、專項檢查）9-4施工單位安全施工許可證、項目相關人員安全培訓合格證、特殊工種上崗證的核查匯總9-5施工單位安全交底記錄核查匯總9-6主要施工設備進/出場報審表9-7施工設備維保記錄（月檢）（塔吊、施工電梯）9-8審核安全防護材料/用品質量記錄9-9安全措施費用專項支付審批資料9-10安全事故處理資料9-11安全旁站監(jiān)理資料9-12垂直運輸設備（塔吊、施工電梯）、外腳手架

8、驗收合格證明資料9-13安全監(jiān)理大綱、特殊分部分項工程安全監(jiān)理細則、安全應急預案等 10造價控制10-1進度款審批文件（形象進度審批表） 10-2現(xiàn)場簽證資料 10-3招標文件、預算書 10-4結算書 10-5費用索賠報告 10-6監(jiān)理費申請報告 11會議紀要11-1監(jiān)理例會會議紀要11-111-2專題工地會議紀要11-211-3監(jiān)理交底會議紀要11-311-4第一次工地會議紀要11-5部學習會議紀要11-6驗收會議紀要11-7其他會議紀要文件12監(jiān)理簡報、工作總結12-1專題總結（樁基、基礎、主體結構、質量事故等）12-2監(jiān)理日報12-3監(jiān)理周報12-4監(jiān)理月報12-5地基基礎、主體結構等分

9、部工程質量評定報告12-6單位工程質量評定報告 13監(jiān)理工作函件13-1監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復單、安全監(jiān)理通知單13-2監(jiān)理工作聯(lián)系單與回復單13-3罰款/獎勵通知單13-4專題報告14工程來往函件14-1建設單位函件     14-2 施工單位函件（現(xiàn)場施工管理報告）14-3設計單位函件14-4政府部門函件14-5其他部門函件14-6建設單位函件     15監(jiān)理部文件15-1技術性、法規(guī)性文件15-2公司下發(fā)的相關文件15-3部制度管理文件15-4公司績效考核資料15-5公司檢查

10、資料與回復15-6辦公室儀器設備登記表15-7每月考勤表15-8本項目的員工入職、調(diào)動、離職登記表15-9監(jiān)理業(yè)務手冊備注：1、 原則上要求一個檔案盒只裝一個檔號的資料。2、 一個檔號含有多個冊號的資料，當資料過多，可分為多個檔案盒裝，每個檔案盒里面的資料用冊號區(qū)分；3、 當一個冊號的資料很多，一個檔案盒裝不下時，可以用多個檔案裝，用不同的卷號區(qū)分，例如檔號11（案卷題名:會議紀要）中冊號11-1（監(jiān)理例會紀要）該資料通常很多，通常一個檔案盒裝不了，可以分為多個檔案盒裝，卷號編為11-1-1,11-1-24、 根據(jù)項目實際項目情況如發(fā)現(xiàn)本目錄索引中缺失容項目部可自行增加，但格式不應變動，例如在

11、檔號8（案卷題名:質量控制）中需要增加容，冊號可為8-16、17、18等等。二、 監(jiān)理資料管理流程2.1標準、規(guī)化的項目辦公室布置項目監(jiān)理部進駐現(xiàn)場申請到辦公室后，應即刻向公司申請辦公用品（通過公司OA系統(tǒng)），按照公司下發(fā)的關于現(xiàn)場監(jiān)理辦公室形象規(guī)化布置的通知的要求和標準進行項目部辦公室布置，完善上墻資料；如項目部需要幫助可以告知公司行政部，公司將派人協(xié)助進行辦公室布置。2.2建立標準檔案盒 項目監(jiān)理部根據(jù)公司的資料目錄指引文件，在總監(jiān)、總代組織下梳理本項目資料目錄，進行打印，并粘貼于檔案柜上，便于資料的查找，資料員根據(jù)資料目錄制作檔案盒的側面標簽、封面標簽與盒資料目錄，制作的要求、標準詳見附

12、件。2.3建立項目檔案管理制度項目監(jiān)理部應建立完整的監(jiān)理檔案資料管理制度，明確檔案資料管理中各個崗位人員的分工和責任，且將檔案管理制度上墻。2.4監(jiān)理資料的編輯、收集整理、保管工作事項l 資料格式的標準化：資料員會同總監(jiān)、總代確定本項目各類文檔模板，格式和體現(xiàn)的主要容上都是標準化、規(guī)化的文檔資料，項目監(jiān)理部文檔模板確定后要與業(yè)主溝通形成統(tǒng)一意見，避免后期應各方對資料格式、容要求不一致而進行返工更改；常見文檔資料模板如監(jiān)理日報、周報、月報，安全檢查記錄表（周檢、月檢）、周例會紀要、專題例會紀要、周例會議的PPT、會議簽到表；如業(yè)主無特殊要求，應采用公司項目管理系統(tǒng)軟件或者公司提供的標準模板、且要

13、求文檔頁眉帶有公司logo標識；項目部應確定監(jiān)理文件編制和施工單位報送文件套數(shù)、提交時間，建議項目部在開資料交底會上書面明確；l 文件編碼：項目部應按公司資料管理手冊要求對各類下發(fā)監(jiān)理函件進行編碼、且為三級編碼（監(jiān)理通知單、聯(lián)系單、監(jiān)理例會紀要等），以利于文件下發(fā)、存放規(guī)有序，查找方便；資料員在資料編輯前應要求業(yè)主確定工程資料編寫的項目工程名稱，因之前部分項目存在圖紙名稱和報建名稱不一致，導致影響工程竣工資料驗收；l 資料打?。嘿Y料員應每周定期打印收集項目部人員編輯的監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄、進場材料臺賬登記，并提交總代、總監(jiān)審閱后存檔；l 會議工作：每次開會前項目資料員應準備好投影儀、簽到表，

14、開會時督促與會人員簽到，拍攝影像資料，做好會議記錄，會后編輯正式的會議紀要，提交相關人員審查后，下發(fā)至相關單位與人員； l 定期統(tǒng)計工作:資料員每周對監(jiān)理部與業(yè)主下發(fā)函件、施工單位回復進行一次梳理、統(tǒng)計，并向總監(jiān)、總代匯報；l 檔案目錄更新：收到或下發(fā)了資料與函件后要與時更新檔案盒目錄，這是一項很重要的日常工作，一定要與時跟進；l 資料保存：一些重要且數(shù)量較多的資料檔案盒要注意與時更新，之前的檔案要進行集中打包裝箱處理、妥善保管；例如進場材料報審、重要工序報驗、隱蔽檢查驗收等資料；l 資料借閱：要嚴格履行有關檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失；2.5資料管理的其他重要事項提醒l 資料

15、接收與登記：資料員在接收資料時應審查施工單位報送的資料簽字蓋章是否齊全，資料份數(shù)是否符合要求，資料填寫時間是否為當前報送時間；施工單位報送監(jiān)理部的文件（施工方案、施工周報、施工月報等）如需業(yè)主審批、資料員在收文登記中一定要清楚記錄文件是由哪位監(jiān)理工程師審閱與批完后文件去向是繼續(xù)上報業(yè)主審批或是不符合要求返回施工單位修改；l 文件資料的下發(fā)：資料員在下發(fā)文件資料時應檢查資料的格式容是否與項目部的要求相符、檔案資料的編號是否正確，檢查各項資料審批意見、簽字、時間等是否齊全完整；l 檔案資料簽署：專業(yè)監(jiān)理工程師的資料簽字應規(guī)、標準，由項目總監(jiān)主持開部專題會統(tǒng)一作要求，必要時可做各項資料意見簽署模板，

16、供大家學習借鑒；l 文件的傳閱：業(yè)主下發(fā)文件、設計變更等文件資料下發(fā)監(jiān)理部后，資料員應將下發(fā)的文件資料交給相應各個崗位人員進行傳閱，并形成書面?zhèn)鏖営涗?；l 聲像資料：項目監(jiān)理部要建立檔案聲像資料，特別是一些重要會議、檢查、驗收等聲像資料，該項資料應由資料員統(tǒng)一收集整理完成，并存于資料員的辦公電腦；l 監(jiān)理部日常、固定工作事項提醒：資料員應與時提醒項目各崗位人員完成各項日常工作，例如日報、周報、周安全檢查記錄、月報、日志、旁站記錄、進場材料臺賬、監(jiān)理函件回復、施工單位資料報送、公司要求項目部報送的資料等等；l 檔案資料的部自查：項目監(jiān)理部在總監(jiān)、總代的組織每半月應開展一次檔案資料的部自查工作，有資料員員填寫檢查記錄表，存在的問題落實相關責任人完善；l 監(jiān)理資料交接：當資料員要調(diào)離工地時，應向交接人交接監(jiān)理資料，交接人在接收資料時應認真仔細檢查清點監(jiān)理資料，如有問題應向原資料員提出，如果原資料員拒不解決應向項目總監(jiān)報告，督促解決，交接工作意味著工作和責任的交接，應認真對待。交接時應在監(jiān)理資料檢查（交接）表檢查（交接）