億星外貿(mào)軟件功能介紹

1、億星外貿(mào)管理軟件功能說明億星外貿(mào)管理軟件主要面向經(jīng)營家居裝飾品類（工藝陶瓷，玻璃工藝品，編織及藤鐵工藝品，家居裝飾品，園林用品，家具）、禮品類（節(jié)日用品，禮品及贈品，玩具，鐘表眼鏡）、日用消費品類（餐廚用具，日用陶瓷，家居用品，個人護理用具，浴室用品）這三大類產(chǎn)品的出口貿(mào)易型企業(yè)、外向型生產(chǎn)企業(yè)，軟件功能充分體現(xiàn)行業(yè)特點，依托全面的樣品數(shù)據(jù)管理功能，將報價、送樣、訂單、采購、QC、倉庫、出運、財務(wù)等全部外貿(mào)業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)貫通起來，所有功能設(shè)計圍繞提高效率、加強管理、防止出錯、部門協(xié)同這四個主題，為處于不同發(fā)展階段的大、中、小型出口貿(mào)易型企業(yè)、外向型生產(chǎn)企業(yè)提供多層次、全方位的外貿(mào)信息化管理解決方

2、案。模塊名稱模塊功能1我的工作臺v郵件管理，待辦事項，提醒事項，公告留言2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)客戶檔案，廠家檔案，物料目錄，數(shù)據(jù)字典，公司信息，銀行資料，部門設(shè)置3樣品管理v開發(fā)管理，樣品檔案，電子目錄，樣品室，條碼標(biāo)簽4業(yè)務(wù)管理報價管理，送樣管理，訂單管理5采購管理產(chǎn)品采購，配件采購，包材采購6倉庫管理入庫登記，vQC驗貨，出庫登記，庫存查看7船務(wù)管理出貨計劃，出貨排載，出貨登記，出運單證，v條形碼裝柜8財務(wù)管理應(yīng)收管理，應(yīng)付管理，信用證管理，核銷單管理9查詢統(tǒng)計報表中心，速查中心10系統(tǒng)管理單據(jù)格式，億星外貿(mào)軟件設(shè)置，用戶權(quán)限，業(yè)務(wù)員交接，操作日志，數(shù)據(jù)庫維護，億星外貿(mào)軟件維護注：帶v功能模塊為非標(biāo)配

3、功能，需另外單獨購買各模塊功能概述：一、我的工作臺：根據(jù)不同的登錄人員，億星外貿(mào)軟件自動提取與該人員相關(guān)的提醒事項、新郵件、待辦事項以及留言公告等信息，利用工作臺自動提取的各自提醒、待辦數(shù)據(jù)，可以極大降低因為事務(wù)繁雜而導(dǎo)致的各種工作耽誤，全面提升整個公司的執(zhí)行效率；提醒功能特色：根據(jù)不同人員的工作性質(zhì)，通過預(yù)先定義的提醒內(nèi)容及提醒條件，當(dāng)該操作人員進入億星外貿(mào)軟件時，億星外貿(mào)軟件自動將提醒內(nèi)容推送到該操作人員的工作桌面；億星外貿(mào)軟件提供靈活多樣的提醒接口，可以設(shè)置任何多種的提醒，如針對業(yè)務(wù)員，可設(shè)置客戶跟進提醒（當(dāng)某個客戶超過一定時間沒有跟進動作時，億星外貿(mào)軟件會自動提醒該業(yè)務(wù)員某個客戶需要關(guān)

4、注一下了），客戶生日提醒、紀(jì)念日提醒（當(dāng)該業(yè)務(wù)員所屬的客戶中有人生日、紀(jì)念日即將到時，提前提醒業(yè)務(wù)員），出貨提醒（根據(jù)訂單的交貨日期，在交貨期臨近時提醒業(yè)務(wù)員注意落實出貨前的相關(guān)事項），寄樣提醒（當(dāng)向客人承諾的寄樣日期臨近時，提醒業(yè)務(wù)員落實樣品打樣進度）；針對管理人員，億星外貿(mào)軟件可自動提醒有那些未審核的單據(jù)，有那些未分配的郵件等；針對財務(wù)人員，可自動進行催證提醒，催款提醒，核銷提醒；針對船務(wù)人員，可自動進行訂艙提醒，船期提醒等；郵件功能特色：1、利用數(shù)據(jù)庫管理郵件，所有進、出郵件自動統(tǒng)一保存在公司服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，徹底避免郵件可能被誤刪除、轉(zhuǎn)移或漏移交等現(xiàn)象，徹底避免電腦中毒、重裝后郵件丟失

5、等問題；2、億星外貿(mào)軟件在后臺自動定時接收新郵件，并根據(jù)分配規(guī)則，對郵件自動進行分配給各相關(guān)人員；3、對各業(yè)務(wù)員發(fā)出的郵件可根據(jù)審批規(guī)則，設(shè)置審批功能，如可設(shè)置新進業(yè)務(wù)員的郵件需要經(jīng)過審批方可發(fā)出，老業(yè)務(wù)員的郵件不需要審核，或發(fā)給某個重要客戶的郵件都需要經(jīng)過審核后方能發(fā)出；4、對郵件往來過程進行自動跟蹤歸集，億星外貿(mào)軟件可展現(xiàn)郵件的所有回復(fù)過程；5、億星外貿(mào)軟件提供基于郵件的定時提醒、未及時回復(fù)提醒、長時間未聯(lián)系提醒功能；6、郵件查看、刪除、打印、導(dǎo)出等操作權(quán)限可根據(jù)各業(yè)務(wù)員的工作需要及所負責(zé)的客戶進行完全掌控；7、內(nèi)置郵件IP來源地顯示功能，根據(jù)發(fā)件人的IP顯示所對應(yīng)的實際地理位置，可以有效

6、識破欺詐郵件；8、穿透性全文檢索功能，不僅僅只是對郵件內(nèi)容進行全文檢索，更可以直接按關(guān)鍵字查到郵件附件中所包含的文字，這對經(jīng)常帶各種Excel、Word附件的外貿(mào)郵件用戶來講，郵件的查找功能得到了質(zhì)的提升；9、集中式附件管理功能，億星外貿(mào)軟件自動將所有郵件中的附件抽出形成列表，可以直接查看、查找所有郵件中的附件；10、超強郵件模板功能，可直接利用樣品檔案的圖片及數(shù)據(jù)按預(yù)先設(shè)計的模板自動形成報價或新產(chǎn)品推介郵件，結(jié)合客戶清單進行群發(fā)，極大方便產(chǎn)品推廣工作；二、基礎(chǔ)資料：1、 數(shù)據(jù)字典預(yù)設(shè)了大量外貿(mào)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：海關(guān)編碼、國別地區(qū)、港口、運費、幣種、匯率、基運港等，用戶簡單初始化后即可快速上手使用

7、；支持匯率每天自動更新功能，支持根據(jù)貨代提供的Excel資料自動更新運價表；2、 客戶檔案、廠家檔案、物料檔案支持綁定多個附件功能，附件可以是Excel、Word、PDF、圖片等任意格式的文件；3、 配件資料支持圖片功能，可以追蹤各種配件用在那些貨號上，配件采購價格變化時，可整批刷新用到該配件的所有貨號的成本及報價；4、 客戶檔案包括嘜頭、嘜標(biāo)、指定貨代、專用報價公式等所有貿(mào)易資料，內(nèi)置客戶關(guān)懷（生日提醒，紀(jì)念日提醒，自動節(jié)日郵件祝賀）、客戶資質(zhì)管理（信用額度管理，成交方式控制，賒銷總額控制，放帳期限管理）、客戶來訪管理、客戶索賠管理等相關(guān)功能；5、 客戶檔案提供貿(mào)易往來資料聚集功能，打開某個

8、客戶檔案，可以直接查到該客戶與公司的所有往來業(yè)務(wù)資料：與該客戶的所有往來郵件、傳真，給該客戶報過幾次價，送過那些樣，下了多少單，出了多少貨，還有多少應(yīng)收款等；億星外貿(mào)軟件自動匯集每個客戶下單產(chǎn)品圖片，便于分析該客人對產(chǎn)品的喜好；億星外貿(mào)軟件根據(jù)業(yè)務(wù)資料自動維護客戶貨號與公司貨號的對應(yīng)關(guān)系，方便業(yè)務(wù)員按客號查找資料或處理按客號翻單的情況；三、樣品管理1、 億星外貿(mào)軟件提供從樣品開發(fā)開始，一直到樣品貼上條形碼標(biāo)簽進入樣品室這一完整的樣品制作流程、樣品數(shù)據(jù)管理功能；2、 億星外貿(mào)軟件樣品開發(fā)管理包括開發(fā)項目管理、開發(fā)進度管理，可跟蹤各個開發(fā)項目以及各項目中各個貨號的開發(fā)步驟、開發(fā)進度；3、 億星外貿(mào)

9、軟件樣品檔案管理功能特色：1） 包裝計算功能：根據(jù)產(chǎn)品尺寸及包裝要求，自動算出內(nèi)盒、中盒、外箱的規(guī)格及成本，并可計算整箱包裝毛、凈重；可預(yù)設(shè)多種包裝方案，如普盒包裝、彩盒包裝、禮盒包裝、郵購包裝等，并推算、管理各包裝方案下的裝箱率、CBM、包裝成本；2） 產(chǎn)品組套功能，可管理一個貨號下各款子貨號的相關(guān)數(shù)據(jù)，并自動合并成本；3） 圖片管理功能：圖片保存在數(shù)據(jù)庫中，只有通過授權(quán)方可查看、使用，避免了以文件形式管理圖片所帶來的各種問題；內(nèi)置圖片自動壓縮功能，可限制檔案庫中各樣品所使用的圖片大小，超出限制大小的圖片會被自動壓縮，避免由于圖片過大導(dǎo)致今后郵件發(fā)送時有困難；4） 條形碼標(biāo)簽自動生成功能，可

10、使用普通激光打印機制作出各種格式精美的條形碼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容根據(jù)事先錄入的相關(guān)數(shù)據(jù)自動提取，標(biāo)簽上的價格信息可以設(shè)置加密；利用標(biāo)簽制作功能可以有效避免手寫標(biāo)簽經(jīng)常存在的手寫錯誤，并極大提高標(biāo)簽制作效率和標(biāo)簽的美觀、規(guī)范；5） 成本及報價核算功能，根據(jù)產(chǎn)品的原料、配件、包裝、加工工價以及運輸成本、貿(mào)易費用等相關(guān)數(shù)據(jù)，核算成本；根據(jù)核算出的成本和指定的報價計算公式，自動計算出對外標(biāo)準(zhǔn)報價；當(dāng)配件采購價格，包裝材料或匯率、運輸成本等成本相關(guān)因素有變化時，可自動整批重新計算成本，并利用新的成本重新計算對外報價；6） 可根據(jù)產(chǎn)品尺寸、內(nèi)盒外箱尺寸等相關(guān)數(shù)據(jù)，自動生成產(chǎn)品的包裝規(guī)格描述文本，大大提高樣品數(shù)據(jù)

11、維護的效率和準(zhǔn)確性；7） 可維護不同廠家，不同包裝要求下的廠家報價記錄；8） 貿(mào)易資料聚集功能，打開某個樣品檔案，可以方便查看該貨號所有的對外報價記錄、送樣記錄、下單記錄、采購記錄、出貨記錄；四、業(yè)務(wù)管理1、 業(yè)務(wù)員制作報價單、樣品單、訂單時，只要輸入貨號、客號或廠號，億星外貿(mào)軟件會自動提取圖片、包裝、價格等所有的相關(guān)數(shù)據(jù)，如果該貨號針對當(dāng)前報價客人有過歷史記錄，億星外貿(mào)軟件會自動提取最近的那次記錄，否則自動提出樣品檔案中的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)；歷史貿(mào)易記錄的自動提取和提示功能，可以很大程度上提高業(yè)務(wù)員報價、制單的工作效率和準(zhǔn)確率，減少人工失誤，減少內(nèi)部詢價造成的客戶長時間等待回復(fù)現(xiàn)象；2、 客人更改產(chǎn)品

12、的包裝要求、更換配件或更換組套方式時，軟件可自動計算新的成本并自動給出新的報價，目前市場上的所有外貿(mào)軟件中，只有億星外貿(mào)軟件具備此類強大的計算功能；3、 提供了按系列整批快速報價的功能，一個系列下幾十、幾百個貨號的報價單可瞬間完成；4、 可以在一個報價單內(nèi)同時報出不同價格條款、不同起運港、整柜(FCL)或拼柜(LCL)、不同數(shù)量等級下的各種價格；5、 具備價格異常提醒功能，如果某個貨號的價格水平低于或高于正常的價格范圍，在制作報價單或訂單時，億星外貿(mào)軟件會自動給出提醒；6、 具備自動拼柜計算功能，可以按相同體積、相同箱數(shù)、相同數(shù)量三種方式自動進行拼柜處理，自動拼柜時還可以對特定貨號鎖定數(shù)量，其

13、他的參與自動拼柜；7、 訂單效益測算功能，可根據(jù)價格條款和付款方式，按照預(yù)先設(shè)置的估算方法，自動估算包括拖車費用、報關(guān)費用、提單費用、排載費用、預(yù)報艙單費用、THC、BAF、ORC以及銀行手續(xù)費等各種各樣的費用，結(jié)合采購成本和退稅收入，在接單時準(zhǔn)確估算每一單的效益；8、 多種方式的翻單功能，可以整單翻單，也可以很方便的從幾單中選取各自的貨號翻單；9、 多種的單據(jù)輸出格式，單據(jù)可以輸出為Excel、PDF、XML、JPG圖片等各種格式，每種單據(jù)都內(nèi)置了多種格式精美、規(guī)范的模板；10、 單據(jù)導(dǎo)出成Excel格式時，支持一個貨號一個工作表(sheet)的功能，支持多種關(guān)聯(lián)單據(jù)（訂單、發(fā)票、箱單等等）

14、合并到一個Excel文件中的功能；五、采購管理1、 根據(jù)訂單上的品種、數(shù)據(jù)以及包裝要求、配件要求，自動生成按廠商分割的國內(nèi)采購合同，或自動生成下發(fā)給生產(chǎn)部門的生產(chǎn)通知單；2、 組套的產(chǎn)品可根據(jù)組合方式自動拆分到各個子貨號，分階段外發(fā)加工的產(chǎn)品，可以按工序生成產(chǎn)品加工單；3、 采購時支持損耗計算，支持訂單單位與采購單位的自動換算；4、 支持無訂單情況下的計劃采購單管理功能，可以直接錄入計劃采購單；六、驗貨管理按照MIL-STD 105E 抽樣標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，軟件根據(jù)指定的允收水準(zhǔn)（AQL）和送檢數(shù)量，自動給出需抽驗的箱數(shù)和數(shù)量，自動根據(jù)配置生成驗貨表格，指導(dǎo)驗貨人員按照驗貨程序進行驗貨；驗貨人員將驗貨

15、結(jié)果、現(xiàn)場實物圖片等驗貨資料錄入億星外貿(mào)軟件后，億星外貿(mào)軟件可以自動判斷允收或拒收，并給出格式完整的驗貨報告；七、船務(wù)管理1、 億星外貿(mào)軟件根據(jù)出貨計劃進行合理的出貨安排，提供出貨排載功能；2、 億星外貿(mào)軟件全面支持一個訂單多次出貨，多個訂單合并出貨，多個訂單多次出貨功能；3、 一次錄入出貨明細，億星外貿(mào)軟件自動生成Shipping Order，Invoice，Packing List，Detail List以及商檢單、報關(guān)單、產(chǎn)地證等所有出運所需單證，杜絕出運單據(jù)之間數(shù)據(jù)、描述不符現(xiàn)象；4、 發(fā)票、箱單等單據(jù)格式支持分柜格式、按大類品名分組格式等各種復(fù)雜格式；5、 結(jié)合“億星條形碼裝柜”系統(tǒng)

16、，可以徹底杜絕裝柜出錯現(xiàn)象；6、 億星外貿(mào)軟件自動根據(jù)海關(guān)編碼匯總大類品名及所對應(yīng)的箱數(shù)、數(shù)量、單價，方便制作報關(guān)所需數(shù)據(jù)；7、 億星外貿(mào)軟件自動根據(jù)出貨涉及的廠家，生成工廠開票通知單；八、財務(wù)管理1、應(yīng)收管理：1） 億星外貿(mào)軟件應(yīng)收管理包括應(yīng)收出貨貨款以及更難管理的各種樣品費、訂金、加減費用的管理；2） 從訂單確立開始直到各次出貨，億星外貿(mào)軟件自動跟蹤訂金、各種加減費用的收取情況，不管是一個訂單多次出貨，或是幾個訂單合并出貨，各種加減費用是分批收取或是一次收取，通過億星外貿(mào)軟件的數(shù)據(jù)跟蹤功能，可以清楚地掌握那些費用已收，那些費用未收，杜絕費用漏收現(xiàn)象；3） 應(yīng)收帳目和收款沖帳分開處理，應(yīng)收帳

17、目根據(jù)實際出貨金額、加減費用約定、送樣收費約定等相關(guān)數(shù)據(jù)自動生成，結(jié)合根據(jù)實際收款情況進行的收款沖帳登記，可以清晰、準(zhǔn)確地跟蹤那些客戶還有那幾筆款未收；2、應(yīng)付管理1） 億星外貿(mào)軟件應(yīng)付管理支持根據(jù)實際出貨數(shù)量或根據(jù)實際驗收入庫數(shù)量二種方式產(chǎn)生應(yīng)付帳款，應(yīng)付帳包括貨款、加減費用、預(yù)借、預(yù)付等各種在實際業(yè)務(wù)中可能發(fā)生的支付方式；2） 億星外貿(mào)軟件根據(jù)出貨數(shù)量或各廠家的驗收入庫數(shù)量，結(jié)合在采購合同中約定的預(yù)付條件、各種加減費用數(shù)據(jù)，自動生成應(yīng)付帳款，結(jié)合根據(jù)實際付款情況進行付款沖帳登記，可以清晰、準(zhǔn)確地跟蹤那些廠家還有那幾筆款未付；3） 億星外貿(mào)軟件內(nèi)置付款控制功能，能有效避免重復(fù)付款現(xiàn)象的發(fā)生；

18、九、查詢統(tǒng)計1、 提供包括銷售分析、采購分析、送樣分析、財務(wù)分析、貨期分析等多種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計報表；2、 銷售分析包括按地區(qū)、按時間、按業(yè)務(wù)、按客戶、按開發(fā)人員、按材質(zhì)等各種角度的分析，以及按各種組合進行的銷售情況分析；3、 通過銷售分析功能，管理者可以清楚發(fā)了解到那些產(chǎn)品好買，那些地區(qū)銷售增長較快，那些客戶是重要客戶，那些客戶處于上升級趨勢，那些客戶比較活躍等等各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以便于利用數(shù)據(jù)來發(fā)現(xiàn)問題，指導(dǎo)工作；4、 通過送樣分析，可以統(tǒng)計出針對不同客戶的送樣下單比例，及時發(fā)現(xiàn)送樣操作中可能存在的問題；5、 根據(jù)億星外貿(mào)軟件自動統(tǒng)計的按業(yè)務(wù)員分別匯總的送樣費用數(shù)據(jù)，管理者可以隨時了解到各業(yè)務(wù)部門、各個業(yè)務(wù)員在送樣上的成本；6、 采購分析報表有采購合同統(tǒng)計表、訂單采購明細表、工廠應(yīng)出貨物匯總表、工廠應(yīng)付款匯總表等；7、 通過財務(wù)分析類報表，管理者可以隨時準(zhǔn)確獲得針對各個訂單、針對各個發(fā)票號的效益盈虧情況，可以隨時掌握當(dāng)前所有應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款情況；十、億星外貿(mào)軟件管理1、 用戶權(quán)限管理：設(shè)置那些操作人員對那些數(shù)據(jù)具備什么樣的操作和查看權(quán)限，操作權(quán)限細分到新增、刪除、修改、打印、導(dǎo)出，查看權(quán)限可以控制可查看的數(shù)據(jù)范圍和數(shù)據(jù)項目；2、 操作日志記錄管理：億星外貿(mào)軟件在后臺自動記錄那些操作人員什么時候進入億星外