肖斌：時間管理

1、肖斌：時間管理 時間就是金錢,時間就是生命 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 可以支配的時間就是財富本身馬克思 世界上最珍貴的東西就是時間愛迪生 人類都忽略了時間的可貴，失去它，才懊惱不已伏爾泰 時間是最高貴而有限的資源。彼德杜拉克真理真理現(xiàn)實現(xiàn)實 我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！ 我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！” 時間根本不夠用，公司里的事搞得我一頭的包 家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。什么叫浪費時間？生命倒計時法： 人生七十古來?。〞呵夜浪隳隳芑?0歲）我的生命已用去 天，我的生命只剩下

2、 天簽名 年 月 日請寫出你簽寫前面表格的直接感受：（做與自己人生目標(biāo)無關(guān)的事情）6自測自測你的時間價值幾何？你的時間價值幾何？每天_元 每小時_元每分鐘_元那么，人們該如何管理時間，讓自己的時間增值，讓自己更有成就那么，人們該如何管理時間，讓自己的時間增值，讓自己更有成就？年收入（萬元）年工作時間（天）日工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你每天是否浪費了一小時？1h360天50年=18000小時18000小時/8小時/每天工作=2

3、250天7年F 刁蠻的上司A 過多的 B 不必要的會議C 不速之客D 無意義的文件 E 無能的部屬時間資源的獨特性時間資源的獨特性 供給毫無彈性供給毫無彈性 無法蓄積無法蓄積 無法取代無法取代 無法失而復(fù)得無法失而復(fù)得時間管理是什么時間管理是什么? ?時間管理不是什么時間管理不是什么? ? 時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什么時間管理是什么? ? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很對地做完,叫做效能 時間管理

4、就是事前的規(guī)劃或長期的計劃時間管理之診斷與分析時間管理之診斷與分析 每日活動記錄表 時間清單 時間管理自行診斷表每每 日日 活活 動動 記記 錄錄 表表姓 名年月日活動時間起止時間使用計 劃 / 中途 插 進(jìn)重 要 及緊 急 性評語時間清單時間清單緊急及重要性主要活動使用的時間占總時間的百分比1234時時 間間 管管 理理 自自 行行 診診 斷斷 表表1 、 今 天 作 了 哪 些 有 意 義 的 事 ？2 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 適 當(dāng) 的 時 間 內(nèi) 做 的 ？3 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 在 不 適 當(dāng) 的 時 間 內(nèi) 做 的 ？ 為 什 么 在不 適 當(dāng) 的 時

5、間 做 了 這 些 事 情 ？4 、 今 天 在 哪 一 段 時 間 著 手 進(jìn) 行 最 重 要 的 工 作 ？ 為 什 么 在這 段 時 間 做 這 份 工 作 ？ 這 工 作 是 否 可 以 提 早 進(jìn) 行 做 ？5 、 今 天 最 有 效 率 的 是 哪 段 時 間 ？ 為 什 么 這 段 時 間 最 有 效率 ？6 、 今 天 最 沒 有 效 率 的 是 哪 一 段 時 間 ？ 為 什 么 這 段 時 間 最沒 有 效 率 ？7 、 今 天 工 作 中 最 大 干 擾 是 什 么 ？ 為 什 么 產(chǎn) 生 過 干 擾 ？ 這干 擾 是 否 可 以 控 制 或 排 除 ？8 、 今 天 最

6、 嚴(yán) 重 的 三 個 時 間 陷 阱 是 什 么 ？ 以 后 有 無 可 能 遺址 這 些 陷 阱 ？ 如 何 跨 越 他 們 ？9 、 今 天 做 了 哪 些 不 必 要 的 事 ？1 0 、 今 天 做 了 哪 些 不 需 要 親 自 動 手 的 事 ？1 1 、 今 天 花 費 了 多 少 時 間 做 重 要 的 事 ？1 2 、 今 天 花 費 了 多 少 時 間 做 不 重 要 的 事 ？1 3 、 今 天 有 哪 些 事 情 本 來 應(yīng) 花 費 更 多 的 時 間 去 做 ？1 4 、 今 天 有 哪 些 事 情 本 來 可 以 花 費 較 少 的 時 間 去 做 而 不至 于 減

7、 低 效 果 ？1 5 、 從 明 天 開 始 ， 應(yīng) 該 怎 樣 做 才 能 改 進(jìn) 時 間 的 效 果 ？時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)誤區(qū)一誤區(qū)一: :工作缺乏計劃工作缺乏計劃工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 目標(biāo)不明確 沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 缺乏做事輕重緩急的順序 沒有時間分配的原則從來不做或是不重視做計劃從來不做或是不重視做計劃的原因的原因 因過分強調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面

8、： 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) “事必躬親，親力而為” 溝通不良 工作時斷時續(xù)改善方法改善方法 學(xué)會如何接受請托 學(xué)會利用資源 學(xué)會授權(quán)授權(quán)時應(yīng)注意授權(quán)時應(yīng)注意 有一套制度用以監(jiān)督管理你選擇的人務(wù)必是心甘情愿，并且有能力 教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長的機會 確定他們有必要的工具和支援供給，以便完 成工作鼓舞部屬，促使部屬保持積極與熱誠的態(tài)度 授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事，也要分 配容易做的事 不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人誤區(qū)三：時間控制不夠誤區(qū)三：時間控制不夠 習(xí)慣拖延時間。 不擅處理不速之客的打擾。 不擅處理無端的打擾。 泛濫的“會議病”困擾。我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井誤

9、區(qū)四：整理整頓不足誤區(qū)四：整理整頓不足 小組討論：實際工作中，你們有哪些方面的整理整頓不足，導(dǎo)致浪費了時間？誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強 個人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口不干工作 唏噓不已，做白日夢 工作中閑聊時間管理的基本原則時間管理的基本原則 明確目標(biāo) 有計劃、有組織地進(jìn)行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時間 與別人的時間取得協(xié)作 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律如何制定目標(biāo)如何制定目標(biāo) SMARTSpecific：具體(明確計劃的具體數(shù)量及時間)Measurable：可衡量（有客觀標(biāo)準(zhǔn)衡量情況是 否有變化）Accepted：可實現(xiàn)（在規(guī)定時間內(nèi)，該目標(biāo)是 否合理/可完成）Realist

10、ic：符合實際的（是否值得追求、是否 重要、是否與價值相關(guān)）Time bound：有時間界限的（是否定出時限以 便于跟蹤進(jìn)展情況）有計劃、有組織地進(jìn)行工作有計劃、有組織地進(jìn)行工作 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 按排列順序進(jìn)行處理。 為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。如何做計劃如何做計劃 確立目標(biāo)； 探尋完成目標(biāo)的各種途徑； 選定最佳的完成方式； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及

11、完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。良好的時間管理來自于計劃良好的時間管理來自于計劃花時間在計劃上才是花時間在計劃上才是 最節(jié)省時間的作法最節(jié)省時間的作法一日之計在昨天下班前一日之計在昨天下班前一周之計在于周日一周之計在于周日一月之計在于月底一月之計在于月底緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩小組討論：請排出正確的行事優(yōu)先級小組討論：請排出正確的行事優(yōu)先級?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先級正確的行事優(yōu)先級不合理的時間配置不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置明智的時間配置

12、III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下時間管理架構(gòu)時間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事小組討論小組討論：請將你們在工廠中的具體工作填入四個象限中緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交

13、際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷合理地安排時間合理地安排時間20/80定津是由意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托發(fā)明的，因此也叫帕累托定律。 用80%的時間和精力照顧好能給你帶來80%銷售額的20%的優(yōu)質(zhì)客戶。 用80%的時間和精力學(xué)習(xí)能給你產(chǎn)生80%的效果的20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）l一個人80%的成功由其20%的活動決定。l用80%的時間從事20%有效益的活動。與別人的時間取得協(xié)作與別人的時間取得協(xié)作制定規(guī)則、遵守紀(jì)律制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo)。 由于不得

14、已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)如何提高工作效率如何提高工作效率如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之2.以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì)3.保持良好的體力;養(yǎng)成運動的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好工作時段分配法則工作時段分配法則早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項目1.面對面Fol

15、lowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項目1.花1小時寫作每周工作性質(zhì)分配法則每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價值?3.計劃/規(guī)劃如何管理你的如何管理你的EMai

16、lEMail葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.先問自己以下這幾個問題先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進(jìn)Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類后集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?如何提高如何提高EmailEmail的處理效率的處理效率 一進(jìn)信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然后做分類的動作 養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個時段看Email 除了急件以外,集中時段回信看看EmailEmail的時段分配的時段分配時段信箱回

17、信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmailEmail文件夾的分類文件夾的分類 Reply:Private,公務(wù) FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,Private Project進(jìn)度 有空再看充分利用時間充分利用時間 避免拖延 找出隱藏的時間 不要浪費時間 合理授權(quán) 投資時間充分利用時間：充分利用時間：避免拖延避免拖延 只要有必須做的事情，馬上采取行動 一鼓作氣，馬上完成最后的10% 快刀斬亂麻，先從棘手的地方下手 把一項大的工作分解為幾個具體的事情 有選擇性地拖延充分利用時間：充分利用時間：找出隱藏的時間找出隱藏的時間 善于用等候或空檔

18、的時間 將時間管理視作比賽 創(chuàng)造更多的時間 想辦法“偷懶”（忙碌效率）充分利用時間：充分利用時間：不要浪費時間不要浪費時間不要讓不速之客耽誤你的時間不要做太多的承諾，不該做的不要做做事要有周密的計劃集中在一個時間打做事不要猶豫不決不要讓低迷的情緒左右自己，學(xué)會調(diào)整要養(yǎng)成早睡早起的習(xí)慣充分利用時間：充分利用時間：合理授權(quán)合理授權(quán) 挑選能夠承擔(dān)責(zé)任的人 根據(jù)能力與興趣委派工作 告知為什么而不只是做什么 賦予重要性 信任部屬并與之保持良好的溝通 了解學(xué)習(xí)曲線充分利用時間：充分利用時間：投資時間投資時間 個人素質(zhì)和專業(yè)本領(lǐng)的提高是節(jié)省時間的重要途徑之一 不斷地學(xué)習(xí)是在任何領(lǐng)域成功的最低要求 參加有益于獲得關(guān)鍵技能的課程如果給我如果給我8個小個小時的時間砍一時的時間砍一棵樹，我會花棵樹，我會花6小時來磨斧小時來磨斧頭。（林肯）頭。（林肯）未雨綢繆未雨綢繆 有人告訴你該怎么做一件事情時，他們很可能至少會遺漏一個重要步驟。 做一件事情之前，預(yù)估需要多少資源及何時需要這些資源 以最大的希望，做最壞的打算 做額外的準(zhǔn)備（備份、雙保險）墨菲定律：會出差錯的終究會出差錯。墨菲定律：會出差錯的終究會出差錯。58平衡時間平衡時間在工作、家庭和社會間找到平衡暫時的停止努力是成功的動力適度休假注意自己的身體，經(jīng)常鍛煉學(xué)會調(diào)整自己的節(jié)奏和控制情緒心靈就象是田地，有一定的極限；經(jīng)過一段時