煙草專賣案件案卷制作注意事項(xiàng)

1、案卷制作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,不僅是執(zhí)法文書的制作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、整潔、美觀的體現(xiàn);而且是執(zhí)法隊(duì)伍的精神風(fēng)貌、能力、素質(zhì)、斗志的體現(xiàn)。專賣執(zhí)法人員不僅要嚴(yán)肅、認(rèn)真、客觀、公正的履行好每一次職務(wù);而且還要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、科學(xué)、合理的制作好每一份案卷。盡可能地把“事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、定性準(zhǔn)確、處理恰當(dāng)、手續(xù)完備、程序合法”的執(zhí)法全過程通過案卷以文字的形式給予酣暢的表現(xiàn)。案卷制作要按照“繁出精品,簡出效率”的原則實(shí)施,要充分體現(xiàn)煙草專賣行政執(zhí)法管理的改革方向,要做到敘述事實(shí)客觀,適用法律具體,處罰結(jié)果恰當(dāng),文書規(guī)范整潔,卷宗完整無缺,印章齊備清晰。近年來,國家局對專賣管理工作的要求越來越嚴(yán),地區(qū)間的年度專賣管理

2、工作質(zhì)量評比要求也越來越高,其中的案卷質(zhì)量失分現(xiàn)象還較為普遍。案卷制作是專賣隊(duì)伍精神升華、形象提升、效率提高最有影響的因素。筆者結(jié)合本人所在地區(qū)煙草專賣執(zhí)法實(shí)踐,對煙草專賣行政處罰案卷的制作提出以下看法:一、案卷制作依據(jù)和基本原則1.案卷制作依據(jù)案卷制作依據(jù)是指,煙草專賣行政處罰案卷制作必須予以考慮的各種權(quán)變因素,包括煙草專賣行政處罰工作的外部因素和內(nèi)部因素。(1與法律制度相適應(yīng)法律制度,是指一切影響到煙草專賣行政處罰案卷制作的上位法規(guī)范,既包括法律規(guī)范,也包括政策性規(guī)范;既包括實(shí)體法規(guī)范,也包括程序法規(guī)范。具體而言,有下列幾個(gè)層面需要考慮:一是法律淵源。法律淵源是指煙草專賣行政處罰賴以存在并

3、作為直接或間接處罰依據(jù)的法的表現(xiàn)形式。包括法律、法規(guī)、有關(guān)法律解釋等。只要是法律淵源作出的硬性規(guī)定,必須遵照執(zhí)行,并在案卷中得到合理體現(xiàn)。二是參照性規(guī)范。實(shí)踐中,煙草專賣行政處罰可以參照適用的規(guī)章、規(guī)范性文件等。尤其是應(yīng)特別要重視程序性規(guī)范。三是內(nèi)部管理機(jī)制規(guī)范。這主要是指,煙草專賣行政主體內(nèi)部職位、崗位的設(shè)立和職責(zé)的確定,尤其是內(nèi)部機(jī)構(gòu)工作任務(wù)和制度分工。(2與執(zhí)法實(shí)踐相結(jié)合煙草專賣執(zhí)法實(shí)踐已經(jīng)走過了二十多個(gè)春秋,煙草專賣執(zhí)法工作也已取得了長足進(jìn)展。煙草專賣行政處罰制度的實(shí)施,與煙草專賣行政處罰案卷管理工作要同步推進(jìn)。首先,充分發(fā)揮案卷制作要求對煙草專賣行政執(zhí)法的服務(wù)功能。必須針對煙草專賣行

4、政處罰工作的難點(diǎn),進(jìn)行調(diào)研,力求重點(diǎn)突破。其次,煙草專賣行政處罰案卷制作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)在于案卷管理工作積累的豐富經(jīng)驗(yàn)和較為成熟的標(biāo)準(zhǔn)化處罰文書,執(zhí)法人員素質(zhì)逐步提高。因此,在現(xiàn)有條件下,要不斷進(jìn)行改進(jìn)和充實(shí),同時(shí)還要必須注意到上級有關(guān)部門對處罰案卷的要求,尤其是要將上級部門對案卷考核的標(biāo)準(zhǔn)納入案卷制作范疇。(3案卷制作基本原則在明確了案卷制作依據(jù)之后,應(yīng)重視案卷制作基本原則。案卷制作基本原則是指貫穿于案卷制作要求全過程的,通過具體案卷制作要求體現(xiàn)出來的一般準(zhǔn)則。(4合法性原則合法性原則是指案卷材料的提供與制作必須符合法定程序,并能在記錄內(nèi)容上充分支持與體現(xiàn)煙草專賣法的規(guī)定。一是要符合法定程序的要求

5、。二是要符合法定內(nèi)容。案卷制作必須遵守法律規(guī)范的要求進(jìn)行,不能隨意更改、遺漏。如,處罰決定書的記載,處罰事先告知書的記載,勘驗(yàn)和詢問筆錄的有關(guān)記載,當(dāng)事人的訴訟權(quán)、陳述權(quán)的記載等等。三是要符合法定形式。如,各種處罰文書(包括告知應(yīng)以書面形式作出,鑒定結(jié)論要有鑒定人簽名,內(nèi)部呈批文書應(yīng)逐項(xiàng)填寫,并具備較為完整的申報(bào)、審批意見和當(dāng)事人簽名意見等等。(5規(guī)范性原則規(guī)范性原則是指,案卷制作應(yīng)充分體現(xiàn)煙草專賣管理的有關(guān)要求,以達(dá)到管理規(guī)范。一是案卷制作總體的規(guī)范化。如,案卷總體要反映辦案全過程,案由統(tǒng)一,一案一號、案號一致,案卷卷宗封封莊重,卷內(nèi)目錄清晰、對應(yīng)頁碼正確,卷內(nèi)材料排列有序、保證整潔、使用原

6、件,文字記錄清晰、無錯(cuò)別字、涂改,以及更改記錄有責(zé)任人簽字等等。二是具體材料制作的規(guī)范化。如,現(xiàn)場勘驗(yàn)筆錄中現(xiàn)場方位應(yīng)圖示說明,案件處理審批表應(yīng)有明確審批意見,結(jié)案報(bào)告表應(yīng)做到事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、意見鮮明等等。(6嚴(yán)謹(jǐn)性原則嚴(yán)謹(jǐn)性原則是指案卷制作要盡量做到無懈可擊,不能投機(jī)取巧、隨意應(yīng)付或片面行事。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:其一,重要材料要完備。如處罰的證據(jù)材料要能充分證明案件的合法性問題,必要時(shí),可以補(bǔ)充取證;其二,不可忽視案件材料細(xì)微處。要讓當(dāng)事人對調(diào)查筆錄簽字認(rèn)可,在筆錄記載實(shí)踐中,當(dāng)事人可能提出不利于處罰的意見,因此要仔細(xì)核對調(diào)查筆錄等有關(guān)材料。其三,模糊處不模糊。這是指對尚無定論的材料

7、制作要在思想上高度重視,盡量做到圓滿?？彬?yàn)筆錄也必須要有當(dāng)事人簽字認(rèn)可或有第三人旁證;對拿不準(zhǔn)的法律依據(jù),應(yīng)多加研究和討論,選擇確定最適合的條款和用詞。其四,文字要準(zhǔn)確簡練。案件材料文字必須高度準(zhǔn)確、恰當(dāng),力求自然、易懂,切忌內(nèi)容夸張、虛構(gòu),用詞含糊,術(shù)語要規(guī)范。其五,制作要?jiǎng)?wù)實(shí)。任何一項(xiàng)案件材料都有其不可替代的法律意義或效力,其制作目的都是為了解決一定的法律事實(shí),多屬于敘事性和說理性公文,均有明確的針對性,制作過程應(yīng)該客觀公正,一旦制作完畢,就會對特定相對人的權(quán)利義務(wù)產(chǎn)生影響,因此,制作辦案文書要防止隨意性。(7積極性原則積極性原則是指,煙草專賣行政處罰案卷的制作要求要因應(yīng)法律秩序的變化,并

8、積極作出相應(yīng)調(diào)整。伴隨法律機(jī)制的逐步健全和完善,有關(guān)處罰制度也會隨之產(chǎn)生適應(yīng)性應(yīng)變。新的需求必然刺激案卷制作要求的質(zhì)量提升。2.基層案卷制作存在的問題目前,基層煙草專賣行政處罰案卷制作還存在一些問題,如:法律文書不全。部分案卷現(xiàn)場堪驗(yàn)筆錄不足;證據(jù)收集缺乏第三證人簽字;案卷中缺乏張貼式公告影印件證據(jù);案卷呈批件類文書審批項(xiàng)填寫不齊全;法律文書填寫不規(guī)范。個(gè)別案件案由填寫錯(cuò)誤,數(shù)字大小寫分不清,項(xiàng)目內(nèi)容填寫不規(guī)范,經(jīng)辦人、見證人、審批人填寫不全,落款日期不完整等;不能嚴(yán)格遵守辦案時(shí)限。先行登記保存單7日內(nèi)不能更換,個(gè)別案件不能在法定期限內(nèi)結(jié)案;案卷裝訂不規(guī)范。缺項(xiàng)、少碼、無頁碼之間騎縫章、時(shí)序顛

9、倒等現(xiàn)象還較為普遍,證據(jù)使用和紙張規(guī)格使用不一致現(xiàn)象在案卷中也時(shí)出現(xiàn);案件承辦人報(bào)結(jié)案后,不能在當(dāng)月及時(shí)歸檔。無案卷交接手續(xù)和借閱手續(xù)等等。(1關(guān)于檢查(勘驗(yàn)筆錄司法解釋對現(xiàn)場筆錄作了規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)載明時(shí)間、地點(diǎn)和事件等內(nèi)容,并由執(zhí)法人員和當(dāng)事人簽名。當(dāng)事人拒絕簽名或者不能簽名的,應(yīng)當(dāng)注明原因。有其他人在現(xiàn)場的,可由其他人簽名?！庇捎诳彬?yàn)筆錄和現(xiàn)場筆錄并列,嚴(yán)格說來,對二者的要求應(yīng)有所分別。但并不排除司法機(jī)關(guān)對二者作同樣要求,因?yàn)?在一定意義上,二者都是現(xiàn)場檢查的形式。所以,如果當(dāng)事人不簽字,可由其他人簽字。實(shí)在不能簽的,則注明當(dāng)事人不簽的理由。應(yīng)當(dāng)說明,司法解釋規(guī)定,“法律、法規(guī)和規(guī)章對現(xiàn)場筆

10、錄的制作形式另有規(guī)定的,從其規(guī)定?！?2002年煙草專賣行政處罰案件標(biāo)準(zhǔn)對檢查(勘驗(yàn)筆錄、調(diào)查報(bào)告等證據(jù)的制作,均要求詢問人(被檢查人在檢查(勘驗(yàn)筆錄上簽名蓋章并注明“情況屬實(shí)”,被檢查人拒絕在筆錄上簽字或不在現(xiàn)場的,應(yīng)在筆錄中注明,由見證人或兩名執(zhí)法人員簽名蓋章。(2關(guān)于“調(diào)查詢問筆錄”目前,基層在執(zhí)法實(shí)踐中還存在以下兩個(gè)問題:一是沒有出示有效執(zhí)法證件,即亮證程序缺失,沒有載明執(zhí)法證號。2002年煙草專賣行政處罰案件標(biāo)準(zhǔn)均要求在制作“調(diào)查詢問筆錄”時(shí)“對案件當(dāng)事人應(yīng)表明身份,并告知證人不得提供偽證或隱匿證據(jù)的義務(wù)”。據(jù)此,在“調(diào)查詢問筆錄”中,要依法載明“亮證”程序,可以采用記錄調(diào)查人員執(zhí)法

11、證件號碼的方式。二是沒有執(zhí)法人員的簽名。司法解釋第十條第一款第(四項(xiàng)規(guī)定,“被告提供的被訴具體行政行為所依據(jù)的詢問、陳述、談話類筆錄,應(yīng)當(dāng)有行政執(zhí)法人員、被詢問人、陳述人、談話人簽名或者蓋章?！比绻话选罢{(diào)查詢問筆錄”作為書證,而是作為調(diào)查筆錄,則要符合2002年煙草專賣行政處罰案件標(biāo)準(zhǔn)的要求:“應(yīng)當(dāng)載明時(shí)間、地點(diǎn)和詢問內(nèi)容,并由執(zhí)法人員和被詢問人簽名。被詢問人拒絕簽字的,應(yīng)在筆錄中注明,并由兩名執(zhí)法人員簽名”;為穩(wěn)妥起見,“調(diào)查詢問筆錄”最好同時(shí)符合司法解釋對書證和調(diào)查筆錄的要求。一般認(rèn)為,調(diào)查詢問筆錄同時(shí)具備書證和調(diào)查筆錄的特性。(3關(guān)于“鑒定結(jié)論”鑒定結(jié)論是煙草專賣行政管理部門有效實(shí)施煙

12、草專賣行政處罰的有力證據(jù)。司法解釋對鑒定結(jié)論的要求之一是:“被告向人民法院提供的在行政程序中采用的鑒定結(jié)論,應(yīng)當(dāng)載明委托人和委托鑒定的事項(xiàng)、向鑒定部門提交的相關(guān)材料、鑒定的依據(jù)和使用的科學(xué)技術(shù)手段、鑒定部門和鑒定人資格的說明,并應(yīng)有鑒定人的簽名和鑒定部門的蓋章。通過分析獲得的鑒定結(jié)論,應(yīng)當(dāng)說明分析過程?！蔽腥撕臀需b定的事項(xiàng)、向鑒定部門提交的相關(guān)材料、鑒定的依據(jù)和使用的科學(xué)技術(shù)手段、鑒定部門和鑒定人資格的說明等,可以事后補(bǔ)正。但鑒定結(jié)論切不可少。(4案卷制作要求案卷制作要注意的細(xì)節(jié)立案登記表明確案件來源和收案日期;明當(dāng)事人基本情況(姓名或名稱、住所、法定代表人等;載明基本案情;載明處理意見和

13、建議;承辦人簽字并簽署申請立案日期;領(lǐng)導(dǎo)簽署意見并簽署批準(zhǔn)立案日期;需要注意:有明確的違法嫌疑人;有客觀存在的違法事實(shí);屬于行政處罰的范圍;屬于本部門管轄;批準(zhǔn)立案后應(yīng)當(dāng)確定2名以上的具有行政執(zhí)法資格的專賣人員為案件的調(diào)查人員。先行登記保存批準(zhǔn)書當(dāng)事人的名稱(姓名;登記保存物品的理由及法律依據(jù);登記保存物品的名稱及數(shù)量、規(guī)格;登記保存物品的方式、期限和地點(diǎn);當(dāng)事人、見證人、執(zhí)法人員分別簽名或印章,注明批準(zhǔn)時(shí)間;行政機(jī)關(guān)印章及日期。需要注意:要如實(shí)填寫先行登記保存通知書:包括先行登記保存物品的名稱、生產(chǎn)單位、規(guī)格和數(shù)量,尤其要注意有關(guān)數(shù)字的大小寫;先行登記保存批準(zhǔn)書要注明執(zhí)法人員執(zhí)法證件號碼及簽

14、名,并經(jīng)被保存物品當(dāng)事人簽名或蓋章確認(rèn);先行登記保存通知書、先行登記保存物品處理通知書、先行登記保存物品發(fā)還清單,三種文書配合使用;先行登記保存的物品7日內(nèi)依法作出處理決定,調(diào)查詢問筆錄詢問起止時(shí)間和地點(diǎn);詢問人和記錄人姓名;被詢問人的基本情況。應(yīng)記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職務(wù)等;被詢問人是當(dāng)事人還是證人必須記錄清楚;詢問內(nèi)容。包括反映本案事實(shí)的時(shí)間、地點(diǎn)、行為及行為人、情節(jié)、后果等;被詢問人對筆錄的意見。應(yīng)有“記錄屬實(shí)”的字樣并由被詢問人逐頁簽名或印章;詢問筆錄記錄的被詢問人問答的問題有修改的,應(yīng)由被詢問人在修改處壓指印;被詢問人拒絕簽字的,應(yīng)在筆錄中注明,并由兩名執(zhí)法人員簽名;筆

15、錄中應(yīng)有告知當(dāng)事人享有陳述和申辯權(quán)利的記載(使用專門告知文書的除外。并記錄當(dāng)事人對違法行為的辯解意見。需要注意:案卷中要有兩名以上具有執(zhí)法資格的專賣人員共同執(zhí)法的文書記載或在卷內(nèi)調(diào)查取證文書中有兩名以上執(zhí)法人員的簽名;筆錄以調(diào)查和證明違法事實(shí)與情節(jié)為主要內(nèi)容;包括表明身份、說明執(zhí)法依據(jù)、注明或詢問違法事實(shí)與情節(jié)等(如無其他專用文書,筆錄內(nèi)容中還應(yīng)有告知當(dāng)事人陳述申辯權(quán)利和當(dāng)事人陳述申辯意見的記載;筆錄出現(xiàn)更改時(shí),要經(jīng)被詢問人以壓指印的方式確認(rèn);注意對行為人違法行為主觀上的“明知”確認(rèn)在調(diào)查詢問筆錄中的體現(xiàn)。檢查(勘驗(yàn)筆錄:被檢查人的基本情況。被檢查人是公民的,要記載其姓名、性別、年齡、住址、單

16、位、職業(yè)等情況。被檢查人是法人或其他組織的,要記載其名稱、法定代表人或負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)。其他有關(guān)人員在場的記載其姓名、職務(wù)情況;檢查(勘驗(yàn)的時(shí)間、地點(diǎn);現(xiàn)場情況。應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地記載違法事實(shí)或違法行為,包括有關(guān)數(shù)據(jù)、位置、狀態(tài)、情節(jié)、程度等。對現(xiàn)場情況附以圖示或照片,必須要有相應(yīng)的文字說明;檢查(勘驗(yàn)、記錄人員簽名;被檢查人對筆錄的意見。應(yīng)注明“情況屬實(shí)”的字樣并簽名或印章;被檢查人拒絕簽字或不在現(xiàn)場的,應(yīng)在筆錄中注明,由見證人或兩名執(zhí)法人員簽名或印章。需要注意:有兩名以上具有執(zhí)法資格的專賣人員共同執(zhí)法的文書記載;勘驗(yàn)筆錄文書中有被檢查人、見證人或兩名以上執(zhí)法人員簽名或印章;注意收集與立案和案件

17、定性有關(guān)的合同、發(fā)票、單據(jù)、帳冊和經(jīng)營記錄;案卷中所引用的復(fù)印件不僅要正確使用證據(jù)復(fù)制(提取單,還要說明出處,并經(jīng)出處方以簽名或印章的方式確認(rèn);現(xiàn)場照片重要性抽樣取證當(dāng)事人的名稱(姓名;取證的事由;取證物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等;取證的時(shí)間、地點(diǎn);取證的法律、法規(guī)依據(jù),寫明名稱和具體條款;當(dāng)事人簽名或印章。當(dāng)事人拒絕簽字的,應(yīng)在清單上注明;行政機(jī)關(guān)印章及日期。需要注意:抽樣取證物品清單要有兩名以上辦案人員簽名;有領(lǐng)導(dǎo)審批記載調(diào)查終結(jié)報(bào)告載明承辦(報(bào)告人,并由承辦(報(bào)告人簽名;載明當(dāng)事人基本情況、案件來源和調(diào)查經(jīng)過;載明違法事實(shí)、性質(zhì)和違法程度;載明認(rèn)定的違法事實(shí)、證據(jù)和處罰依據(jù);載明承辦(報(bào)告人

18、處理意見;載明部門審查意見,并有部門負(fù)責(zé)人簽名;載明領(lǐng)導(dǎo)簽批意見、簽名和簽署日期;需要注意:有報(bào)送對象;有對案件來源的簡介;有對有關(guān)證據(jù)的說明;有案件調(diào)查人員的簽名;案件處理呈批文書案由;當(dāng)事人的基本情況。當(dāng)事人是公民的,要記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職業(yè)等情況。當(dāng)事人是法人或其他組織的,要記載其單位的名稱、法定代表人或負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù);違法事實(shí)。認(rèn)定的違法事實(shí)、情節(jié)、后果、法律依據(jù),及當(dāng)事人的申辯意見;承辦人意見。承辦人員對該案處理適用的法律依據(jù)和意見、簽名及日期;行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批意見。行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人同意或不同意處罰的意見、簽名及日期;需要要素:有違法事實(shí)和處罰依據(jù);有明確的被處罰

19、主體;有承辦人具體的處罰意見;有行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批意見及簽名。案件集體討論記錄時(shí)間、地點(diǎn);案由;主持人、出席人員、列席人員、記錄人員的姓名及職務(wù);承辦人員匯報(bào)的案情;參加討論人員的主觀意見及簽名;結(jié)論性意見。需要注意:如實(shí)記載與會人員案件討論的主觀意見;結(jié)論性意見形成后參會人員必須簽名認(rèn)可;行政處罰事先告知書當(dāng)事人姓名;案由;擬作出行政處罰的事實(shí)、理由及依據(jù);告知當(dāng)事人享有的權(quán)利;告知當(dāng)事人在收到告知書后進(jìn)行陳述和申辯的期限及地點(diǎn);行政機(jī)關(guān)印章及日期。需要注意:有告知對象。包括單位全稱或個(gè)人姓名(含法定代表人;有告知時(shí)間。卷中文書中記載告知內(nèi)容的以該文書的簽署日期為準(zhǔn);告知文書有行政機(jī)關(guān)名稱及

20、印章,通過筆錄等文書反映告知內(nèi)容的以調(diào)查人或詢問人簽名為準(zhǔn);聽證文書的規(guī)范當(dāng)事人的姓名或名稱;當(dāng)事人主要違法事實(shí)和理由;擬作出行政處罰的依據(jù)、種類、數(shù)額;當(dāng)事人依法享有的權(quán)利和提出聽證的法定期限;告知的行政處罰實(shí)施機(jī)關(guān)及告知的時(shí)間、地點(diǎn)。需要注意:行政機(jī)關(guān)作出責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷許可證或者執(zhí)照、較大數(shù)額罰款等行政處罰決定之前,必須告知當(dāng)事人有要求舉行聽證的權(quán)利;當(dāng)事人放棄聽證權(quán)利的,應(yīng)當(dāng)在行政處罰告知書的回執(zhí)上確認(rèn)或者簽名;當(dāng)事人拒絕確認(rèn)或者簽名的,由2名以上行政執(zhí)法人員注明情況。行政處罰決定書當(dāng)事人的基本情況。當(dāng)事人是公民的,要記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職業(yè)等情況。當(dāng)事人是法人或其他

21、組織的,要記載其名稱、地址、法定代表人或負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù);違反法律、法規(guī)、規(guī)章的事實(shí)、依據(jù);實(shí)施行政處罰的依據(jù)及種類;行政處罰的履行方式及期限;不服行政處罰決定,申請行政復(fù)議,行政訴訟的途徑和期限。應(yīng)分別注明復(fù)議機(jī)關(guān)及復(fù)議期限、訴訟機(jī)關(guān)及訴訟期限;作出行政處罰決定機(jī)關(guān)的名稱及日期(日期以行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或決定處罰的日期為準(zhǔn);行政機(jī)關(guān)印章。需要注意:案件的定性和法律條款準(zhǔn)確性的應(yīng)用;處罰金額在3萬以上(含3萬元8萬元以下的案件和暫扣煙草專賣許可證的案件以及移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任的案件,報(bào)市級煙草專賣行政主管部門備案;處罰金額在8萬以上(含8萬元或違法經(jīng)營金額50萬元以上(含50萬元的案件和吊

22、銷煙草專賣許可證的案件以及移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任的案件,報(bào)省級煙草專賣行政主管部門備案;違法經(jīng)營金額100萬元以上(含100萬元的案件,報(bào)國家煙草專賣行政主管部門備案;送達(dá)回證送達(dá)文書的名稱;受送達(dá)人的名稱(姓名;送達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn);行政機(jī)關(guān)印章;送達(dá)人簽名;收件人簽名;代收送達(dá),留置送達(dá)的應(yīng)在備注中注明。公告送達(dá)應(yīng)將公告文書歸檔入卷。郵寄送達(dá)的可以將掛號信回執(zhí)粘貼于備注中。委托送達(dá)的受委托機(jī)關(guān)應(yīng)備注中蓋上印章。需要注意:送達(dá)文書和送達(dá)程序要規(guī)范。包括有送達(dá)文書名稱、送達(dá)地點(diǎn)、送達(dá)方式、被送達(dá)人簽名、送達(dá)人簽名等;代收的應(yīng)當(dāng)注明代收理由及代收人簽名;受送達(dá)人拒收的,應(yīng)注明拒收理由和日期,有見證

23、人的,應(yīng)由見證人簽名或蓋章;行政處罰決定或者其他法律文書無法直接送達(dá)當(dāng)事人的,可以適用公告送達(dá),適用公告方式送達(dá)行政處罰法律文書的,應(yīng)當(dāng)將已經(jīng)發(fā)布公告的事實(shí)證據(jù)收入行政處罰案卷。結(jié)案報(bào)告當(dāng)事人的姓名或名稱;案件的由來和調(diào)查經(jīng)過。案由:包括發(fā)案經(jīng)過,立案時(shí)間和批準(zhǔn)立案的機(jī)關(guān);調(diào)查經(jīng)過:包括承辦人員的組成,調(diào)查時(shí)間、范圍、方法、步驟和主要問題及結(jié)果等;違法事實(shí)。寫明已查清的違法事實(shí)和證據(jù)。主要寫明當(dāng)事人實(shí)施違法行為的具體過程,包括違法行為發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、目的、經(jīng)過、手段、情節(jié)、違法行為造成的危害后果等;案件性質(zhì)。通過對當(dāng)事人所實(shí)施的違法事實(shí)和證據(jù)的綜合分析,指出當(dāng)事人的違法行為違反了某個(gè)具體

24、法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定,確定其違法性質(zhì);認(rèn)定的違法事實(shí)、情節(jié)、后果以及依法應(yīng)當(dāng)從重、從輕、減輕或者不予行政處罰的相關(guān)證據(jù);當(dāng)事人陳述、申辯意見以及案件調(diào)查人員的復(fù)核意見;當(dāng)事人在聽證會上陳述的主要內(nèi)容、證據(jù)及聽證主持人對聽證內(nèi)容的復(fù)核意見;案件調(diào)查人員對該案處理、適用的依據(jù)和給予行政處罰的建議及理由。如有意見分歧,也應(yīng)敘述,以供行政處罰實(shí)施機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批案件時(shí)參考;案件調(diào)查人員簽名并注明日期。附具罰款票據(jù)。需要注意:結(jié)案文書和結(jié)案程序要規(guī)范。包括有送達(dá)情況、執(zhí)行情況及其結(jié)果、承辦人意見及簽名、行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人意見及簽名、結(jié)案日期等。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)、視聽資料和相關(guān)證據(jù)注明制作方法、制作時(shí)間、制作人和證

25、明對象等;聲音資料有該聲音內(nèi)容的文字記錄;附具視聽資料的原始載體。價(jià)格認(rèn)真證明書的制作要經(jīng)物價(jià)部門認(rèn)可;現(xiàn)場照片和聲像資料的收集;無個(gè)體許可經(jīng)營證明說明書的開據(jù);身份證的查驗(yàn)與核實(shí);房屋居住證明的查驗(yàn)與復(fù)印。相關(guān)證據(jù)與格式文書的簽署蓋章和日期。案卷裝訂要求一案一卷;使用統(tǒng)一規(guī)范的卷皮;卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范;卷內(nèi)材料排列有序。原則上按辦案過程順序排列文書,也可將處罰決定書和結(jié)案報(bào)告放在卷首;卷內(nèi)材料有頁號;裝訂整齊無金屬物;紙張無破損、大小規(guī)格統(tǒng)一;卷內(nèi)文字應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、簽字筆或毛筆,當(dāng)事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的,入卷前應(yīng)予復(fù)印。需要注意:每份案卷的卷宗封面上應(yīng)當(dāng)載明:類別、案號、案由、當(dāng)事人

26、姓名或名稱、立案時(shí)間、結(jié)案時(shí)間、處理結(jié)果、承辦案件的行政執(zhí)法人員姓名、卷內(nèi)終止頁號、制作案卷時(shí)間、保存期限等內(nèi)容;調(diào)查取證收集的文書材料按照辦案程序的客觀進(jìn)程所形成文書材料時(shí)間的自然順序,兼顧文書材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列;不能隨案裝訂立卷的證據(jù)材料,應(yīng)放入證據(jù)袋中,并在證據(jù)袋上注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時(shí)間、地點(diǎn)和所在案件卷宗號;卷宗裝訂前,要對文書材料進(jìn)行檢查,材料不完整或者破損的,要補(bǔ)充或者修補(bǔ)完整;文書材料中的文字不能耐久保存的,要進(jìn)行復(fù)制;文書材料過小或者過大的,要進(jìn)行襯貼或者折疊;需要附卷的信封,要展開并加貼襯紙,郵票不得取掉,文書材料上的金屬物應(yīng)當(dāng)剔除干凈。案卷裝訂次序行政處罰決定書;送達(dá)回證;勘驗(yàn)筆錄;先行登