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1、云南方策科技有限公司 編號(hào):ACE-BZ-1.0-01云南方策科技有限公司文件編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)一、目的為確保公司文件具有唯一編號(hào),便于文件的識(shí)別、追溯和控制,保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本標(biāo)準(zhǔn)。二、適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司經(jīng)營(yíng)管理過程中,所涉及的全部文件的編號(hào)、版號(hào)以及分發(fā)編號(hào)的標(biāo)識(shí)管理。三、總則 (一)凡本公司需進(jìn)行編號(hào)管理的文件、資料,在編號(hào)時(shí)均應(yīng)按照本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求接受管理。 (二)行政部負(fù)責(zé)制訂公司文件分類的編號(hào)方法,并指導(dǎo)各部門專職人員執(zhí)行。 (三)根據(jù)文件類型進(jìn)行編號(hào)分類,便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。四、文件編號(hào)規(guī)則 (一)編碼元素使用規(guī)則 1、公司名稱公司全稱為:云南方策科技有限公司
2、公司簡(jiǎn)稱為:ACE 2、部門標(biāo)識(shí)代碼 部門標(biāo)識(shí)代碼統(tǒng)一使用英文簡(jiǎn)寫,如下:部 門部門代號(hào)總經(jīng)辦GM行政部AD人事部HR技術(shù)部TD市場(chǎng)部MD客服部SD財(cái)務(wù)部FD 3、日期代號(hào)格式: yyyymmddyyyy:用四位數(shù)字表示公元年份,如2016表示公元2016年。mm:用兩位數(shù)字表示月份,不足兩位時(shí),第一位用零補(bǔ)齊,如01表示1月。dd:用兩位數(shù)字表示日期,不足兩位時(shí),第一位用零補(bǔ)齊,如20表示第20號(hào)。例如: 20160120 表示(2016年01月20日) 4、流水號(hào)統(tǒng)一采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字編碼,例如 :“01”代表第一份文件。 5、版本編號(hào)下面是對(duì)版本進(jìn)行編號(hào)要遵守的標(biāo)準(zhǔn):起草版本的編號(hào)為 0
3、.1, 0.2, 0.3, ., 0.9,版本編號(hào)可以根據(jù)項(xiàng)目需要延伸到若干層,例如, 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦版本得以確認(rèn)后,版本編號(hào)應(yīng)該始自 1.0,版本編號(hào)不斷變化為: 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。 (二)文件分類編碼規(guī)則 1、管理類文件公司管理類文件的編號(hào)格式為:XX-DN-TT-dd-nn。格式說明:公司簡(jiǎn)稱-部門代號(hào)-文件類型-文件版本號(hào)-流水號(hào)。XX:公司簡(jiǎn)稱。DN:大寫英文字母,部門代號(hào),如該管理文件是公司級(jí)文件,適用于公司全體人員,該部分編碼省略;如該文件是部門內(nèi)部管理文件,則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào),表示該文件由部門內(nèi)部使用。TT:文件類型,用大
4、寫中文字母簡(jiǎn)寫表示, 如:ZL:質(zhì)量手冊(cè)XU:程序文件LC:工作流程BZ:工作標(biāo)準(zhǔn)ZD:制度 dd:文件版本號(hào)。nn:流水號(hào)。 (1)質(zhì)量手冊(cè) 格式:XX-ZL-1.0 如:ACE-ZL-1.0 含義:方策公司1.0版質(zhì)量手冊(cè)。(2)程序文件格式:XX-CX-1.0-nn 如:ACE-CX-1.0-001 含義:方策公司第1個(gè)程序文件,此文件版本號(hào)是1.0。(3)工作流程格式:XX-GM-LC-dd-nn 如:ACE-GM-LC-1.0-01 含義:總經(jīng)辦第1個(gè)工作流程,此流程文件版本號(hào)是1.0。(4)工作標(biāo)準(zhǔn)格式:XX-HR-BZ-dd-nn 如ACE-HR-BZ-1.0-01 含義:人事部
5、第1個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn),此工作標(biāo)準(zhǔn)文件版本號(hào)是1.0。(5)管理制度格式:XX-ZD-dd-nn如:ACE-ZD-1.0-01 含義:方策公司第1個(gè)管理制度,此管理制度文件版本號(hào)是1.0。2、技術(shù)類文件公司技術(shù)類文件的編號(hào)格式為:XX-DN-JS-TT-dd-nn。格式說明:公司簡(jiǎn)稱-部門代號(hào)-技術(shù)文件-文件類型-文件版本號(hào)-流水號(hào)XX:公司簡(jiǎn)稱。DN:大寫英文字母,部門代號(hào),指此技術(shù)文件出自哪個(gè)部門。 JS:技術(shù)文件簡(jiǎn)寫。TT:技術(shù)文件類型,采用大寫中文字母簡(jiǎn)寫表示。dd:文件版本號(hào)。nn:流水號(hào)。如:ACE-TD-JS-SYSC-1.0-01 含義:方策公司技術(shù)部技術(shù)文件,其文件類型是使用手冊(cè),該
6、手冊(cè)的版本號(hào)是1.0,流水號(hào)是01號(hào)。3、合同協(xié)議合同協(xié)議的編號(hào)格式為:XX-DN-TT-yyyymmdd-nn。格式說明:公司簡(jiǎn)稱-部門代號(hào)-合同類型-簽訂合同年月日-流水號(hào)XX:公司簡(jiǎn)稱。DN:大寫英文字母,部門代號(hào),指此合同協(xié)議出自哪個(gè)部門。 TT:合同類型,采用大寫中文字母簡(jiǎn)寫表示,如: XS-銷售合同 CG-采購(gòu)合同 HZ-合作協(xié)議 LD-勞動(dòng)合同 JK-借款協(xié)議 yyyy:阿拉伯?dāng)?shù)字,簽訂合同的年份。nn:合同流水號(hào)。如:ACE-MD-XS-2016-01 含義:2016年方策公司市場(chǎng)部簽訂的第1份銷售合同。4、外來文件外來文件的編號(hào)格式:XX-W-yyyymmdd-nn 。格式說
7、明:公司簡(jiǎn)稱-外來-來文年月日-流水號(hào)。XX:公司簡(jiǎn)稱。W:中文大寫字母簡(jiǎn)寫,表示外來。yyyymmdd:年月日。nn:流水號(hào)。如:ACE-W-20160201-01,表示方策公司2016年2月1日第1份外來文件。5、發(fā)文1、對(duì)外發(fā)文:指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。格式:XXyyyy(外)第nn號(hào)。XX:公司簡(jiǎn)稱。yyyy:阿拉伯?dāng)?shù)字,發(fā)文的年份。nn:流水號(hào)。如:2016(外)第01號(hào) 含義:方策公司2016年第1份外部發(fā)文.2、對(duì)內(nèi)發(fā)文:指公司發(fā)給公司內(nèi)部的通知、公函等。格式: XXyyyy(內(nèi))第nn號(hào)。XX:公司簡(jiǎn)稱。yyyy:阿拉伯?dāng)?shù)字,發(fā)文的年份。nn:流水號(hào)。如:ACE201
8、6(內(nèi))第02號(hào) 含義:方策公司2016年第2份內(nèi)部發(fā)文.6、會(huì)議紀(jì)要格式:XX-DN-HY-yyyymm-nn。 格式說明:公司簡(jiǎn)稱-部門代號(hào)-會(huì)議簡(jiǎn)寫-年月-流水號(hào)。XX:公司簡(jiǎn)稱。DN:大寫英文字母,部門代號(hào),如會(huì)議紀(jì)要是公司級(jí)文件,適用于公司全體人員,該部分編碼省略;如該會(huì)議紀(jì)要是部門內(nèi)部管理文件,則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào),表示該文件由部門內(nèi)部使用。HY:會(huì)議中文大寫字母簡(jiǎn)寫。yyyymm:年月。nn:阿拉伯?dāng)?shù)字,會(huì)議流水號(hào)。 7、工作總結(jié)或工作計(jì)劃格式:XX-DN-ZJ/JH-yyyymm-nn。格式說明:公司簡(jiǎn)稱-部門代號(hào)-總結(jié)/計(jì)劃簡(jiǎn)寫-年月-流水號(hào)。XX:公司簡(jiǎn)寫。DN:大寫英文字母,部門代號(hào),指此總結(jié)/計(jì)劃出自哪個(gè)部門。 ZJ/JH:總結(jié)/計(jì)劃中文大寫字母簡(jiǎn)寫。yyyymm:年月。nn:流水號(hào)。8、文件附件所
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