接管寫(xiě)字樓“流程”很重要VIP

1、接管寫(xiě)字樓“流程”很重要隨著物業(yè)管理招投標(biāo)制度的深入實(shí)施，很多物業(yè)管理公司面臨著接管一個(gè)全新的物業(yè)項(xiàng)目。這時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理稍有不慎，就可能陷入工作扎堆、首尾不顧的境地，因此一個(gè)科學(xué)有效的接管流程至關(guān)重要。筆者在一個(gè)4萬(wàn)平方米寫(xiě)字樓從接管到全面管理的過(guò)程中，摸索出一套四段式工作程序：（一）管理方案策劃階段；（二）前期介入與預(yù)備；（三）物業(yè)管理啟動(dòng)與試運(yùn)行階段；（四）正式全面運(yùn)作階段。策劃階段不超過(guò)1個(gè)半月；前期介入從正式介入開(kāi)頭至交樓結(jié)束；物業(yè)管理啟動(dòng)時(shí)間以大廈接管驗(yàn)收完成為標(biāo)志；試運(yùn)行時(shí)間為6個(gè)月。一、管理方案策劃階段本階段分為大廈管理目標(biāo)策劃以及策劃?rùn)C(jī)構(gòu)設(shè)置兩個(gè)部分。依據(jù)該寫(xiě)字樓的建筑檔次、特點(diǎn)

2、、是否商住兩用等實(shí)際狀況，結(jié)合寫(xiě)字樓市場(chǎng)形勢(shì)進(jìn)行綜合分析，確定對(duì)該大廈的管理檔次，提出管理目標(biāo)、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理項(xiàng)目和管理方式。本階段是確立對(duì)該大廈管理的總綱，為此建議請(qǐng)開(kāi)發(fā)商共同參與，并綜合相關(guān)專(zhuān)家的意見(jiàn)，確定管理方案。確定了管理標(biāo)準(zhǔn)和方式后，要依據(jù)需要對(duì)將來(lái)機(jī)構(gòu)設(shè)置及管理人員編制進(jìn)行策劃，并確定主要管理人員。二、前期介入與預(yù)備實(shí)踐證明，前期介入對(duì)以后的物業(yè)管理起著至關(guān)重要的作用。本流程中此階段分為兩部分：管理前期預(yù)備和工程前期介入。管理的前期預(yù)備：成功的前期預(yù)備可為后期物業(yè)管理的實(shí)際運(yùn)作打下良好的基礎(chǔ)，避免隨便性，最大限度地規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，本方案的前期預(yù)備工作有：制訂物業(yè)管理前期的成本預(yù)算；制

3、訂物業(yè)管理詳細(xì)開(kāi)展方案；編制物業(yè)管理所需的各種文件，包括管理公約、用戶(hù)手冊(cè)、入住合同、租賃合同、裝修指南、車(chē)場(chǎng)制度、消防預(yù)案、大廈管理規(guī)定等。物業(yè)管理的前期預(yù)備階段一般在物業(yè)竣工前半年開(kāi)頭，需要熟識(shí)物業(yè)管理相關(guān)制度和相關(guān)文件的人員參與，假如那些已經(jīng)通過(guò)了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證的公司想把新項(xiàng)目納入這個(gè)體系中，則需要更多的預(yù)備和文件。工程的前期介入：工程前期介入的目的是從物業(yè)管理的角度對(duì)該寫(xiě)字樓的功能、使用、施工、設(shè)備提出意見(jiàn)和建議，為今后投入使用創(chuàng)造條件，最大化地節(jié)省資金，為物業(yè)管理打下基礎(chǔ)。目前物業(yè)管理中常常出現(xiàn)這種狀況，物業(yè)管理公司介入大廈管理時(shí)，大廈已經(jīng)接近竣工，即使發(fā)覺(jué)了設(shè)計(jì)上的

4、問(wèn)題，也沒(méi)機(jī)會(huì)做太大的修改了。我們?cè)谠搶?xiě)字樓工程前期介入時(shí)就把工作重點(diǎn)放在熟識(shí)大廈結(jié)構(gòu)和發(fā)覺(jué)大廈缺陷上，以期能夠先行一步，對(duì)問(wèn)題及早發(fā)覺(jué)，為后來(lái)接管工作做好預(yù)備?，F(xiàn)代寫(xiě)字樓的自動(dòng)化程度很高，物業(yè)管理前期介入對(duì)參與人員的專(zhuān)業(yè)要求，要有豐富的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的學(xué)問(wèn)，能夠精確閱讀圖紙并發(fā)覺(jué)問(wèn)題。物業(yè)管理公司應(yīng)留意積極儲(chǔ)備這樣的人才。三、管理啟動(dòng)與試運(yùn)行階段物業(yè)管理的接管驗(yàn)收不同于開(kāi)發(fā)商和施工單位的竣工驗(yàn)收，它要更具體一些。接管驗(yàn)收時(shí)，要軟硬件一起抓：軟件是指相關(guān)圖紙資料，包括竣工圖紙、用地和建樓批文、工程竣工驗(yàn)收合格證、設(shè)備買(mǎi)賣(mài)合同、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、用電許可證、消防合格證、電梯準(zhǔn)運(yùn)證等。交接時(shí)認(rèn)真清查，缺一不

5、可，齊全的圖紙資料將給今后的管理工作帶來(lái)便利；硬件是指房屋及設(shè)備設(shè)施，硬件的接管要從嚴(yán)從細(xì)，對(duì)于各系統(tǒng)和設(shè)備，如供水、供電、消防、電梯、應(yīng)急發(fā)電機(jī)等，均須試運(yùn)行一段時(shí)間，由工程人員認(rèn)真觀看運(yùn)行狀況，紀(jì)錄運(yùn)行參數(shù)，嚴(yán)格檢測(cè)是否符合技術(shù)規(guī)范要求，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)報(bào)相關(guān)方修理整改；房屋驗(yàn)收時(shí)要留意發(fā)覺(jué)一些細(xì)小問(wèn)題，如窗把手、門(mén)鎖等是否損壞，對(duì)衛(wèi)生間、窗臺(tái)等要作防水檢驗(yàn)，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)報(bào)開(kāi)發(fā)商或施工單位，要求在客戶(hù)入住前修好。這些問(wèn)題若在接管后才發(fā)覺(jué)，將難以準(zhǔn)時(shí)解決，會(huì)影響物業(yè)管理公司的服務(wù)質(zhì)量，甚至帶來(lái)不必要的麻煩。接管結(jié)束后，根據(jù)前期的策劃方案正式開(kāi)頭物業(yè)管理服務(wù)，辦理客戶(hù)入住手續(xù)、建立物業(yè)的檔案資料、客戶(hù)資料、執(zhí)行日常管理工作等，在6個(gè)月的試運(yùn)行當(dāng)中，要嚴(yán)格根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行，準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺(jué)問(wèn)題，準(zhǔn)時(shí)更改。同時(shí)要留意加強(qiáng)與業(yè)主之間溝通，宣傳物業(yè)管理公司的管理方式和管理制度，并依據(jù)業(yè)主的意見(jiàn)反饋準(zhǔn)時(shí)調(diào)整計(jì)劃，使管理方案盡快成熟起來(lái)，更加符合實(shí)際需要。四、全面運(yùn)作階段根據(jù)改進(jìn)后的工作方案對(duì)寫(xiě)字樓進(jìn)行正常管理，內(nèi)容包括設(shè)備維護(hù)修理、環(huán)境綠化、安全管理、有償服務(wù)等，這個(gè)階段強(qiáng)調(diào)的是不斷追求客戶(hù)滿(mǎn)足度和持續(xù)改進(jìn)服務(wù)水平，以達(dá)到效益最大化。本文的流程是以接管寫(xiě)字樓為例，接管居住小區(qū)或公寓樓等物