IT類資產管理制度

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上IT類資產管理制度1.0 目的為了規(guī)范事務所IT各項工作，提高IT系統的可靠性，提高IT系統與設備的總體服務水平，并使得相關工作具有持續(xù)改善性及相互協作性，特制定統一的IT類資產管理制度，加強資產管理，規(guī)范IT設備硬件的申請、購買、使用、管理的流程，規(guī)范事務所信息設備購置配置，統一標準，方便管理與維護。2.0 范圍本制度適用于金杜律師事務所及大陸區(qū)域分所；IT類資產管理制度由IT部制定，并負責管理制度的具體執(zhí)行。3.0 IT資產定義與分類3.1 IT資產定義3.1.1 本制度所稱IT資產主要包括員工正常辦公所配備的PC機、筆記本及配套軟件，為辦公網絡環(huán)境所購置的網絡設

2、備，以及相應的應用系統所購置的服務器、配件、系統、軟件等，包括資產性支出固定資產部分及費用支出非固定資產部分。3.1.2 本制度所稱的受益人主要指事務所員工，受益人對所使用的IT資產有直接的保管責任。3.1.3 本制度所稱的主管部門是IT部。主管部門負責所有庫存IT資產的直接保管和登記以及在使用中的辦公IT資產的維護與使用監(jiān)督等責任。3.2 IT資產分類資產類別類別細分說 明受益人主管部門硬件類終端設備主機、顯示器、筆記本、電話、打印機、傳真機、掃描儀等員工IT部網絡設備路由器、交換機、防火墻、HUB、機柜等IT部IT部服務器郵件、DM服務器，應用系統服務器、監(jiān)控系統等IT部IT部耗材類配件硬

3、盤、內存、網卡、顯卡，主板、CPU等員工IT部耗材鍵盤、鼠標、U盤、光驅、網線、電源線、插線板等員工IT部軟件類終端使用操作系統、辦公軟件、輔助軟件及相應部專用軟件員工IT部服務器使用操作系統軟件與服務器應用軟件等IT部IT部綜合使用網絡管理軟件與財務應用軟件等辦公輔助軟件IT、財務IT部4.0 IT資產硬件類管理4.1 IT資產硬件類管理中涉及的相關操作類型 IT資產硬件類屬于資產性支出的固定資產部分。在IT資產硬件類管理過程中，不同階段會出現資產的入庫驗收、庫存管理、使用申請、借用、轉移、報廢等操作。以上所有操作都必須嚴格遵守相關操作規(guī)程方可執(zhí)行。 4.2 硬件類入庫驗收規(guī)定 4.2.1

4、本制度中所稱硬件類入庫驗收是指主管部門接收到采購申請單采購的個人電腦等IT硬件類資產后，辦理資產入庫前對相關資產進行的資產清點、外觀檢查等查點和核實的過程。 4.2.2 在資產入庫驗收時如發(fā)現所驗貨物與裝箱單等不符或設備外形出現嚴重變形，主管部門負責人有責任將驗收結果反饋給采購部門，由采購部門負責處理退貨或更換等事宜。4.2.3 主管部門在取得相關IT資產并驗收完之后在發(fā)放給受益人之前依其類別和科目予以分類粘貼資產編號標簽。 4.2.4 所有經過驗收后入庫的資產均由主管部門負責保管，如出現由于保管不利而造成的資產遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔主要責任。4.2.5 主管部門在辦理完入庫驗收

5、工作后，必須對所有入庫資產進行登記，填寫驗收、入庫、出庫登記表。4.3 硬件類資產庫存管理規(guī)定 4.3.1 本制度所稱硬件類庫存管理是指主管部門在資產經過驗收入庫到資產分配到受益人這段時間內對庫存資產進行管理的過程。 4.3.2 對于入庫的PC機與筆記本，主管部門負責進行軟件初始化工作，檢查或安裝辦公必用軟件、系統補丁與軟件補丁等。 4.3.3 主管部門應根據驗收、入庫、出庫登記表中的信息，隨時掌握庫存情況，對某些類別的應保證一定庫存量的硬件類資產應急提出采購申請。 4.3.4 存貨的放置應力求整齊、集中、分類存放等。 4.4 硬件類資產使用申請規(guī)定 4.4.1 本規(guī)則中所稱硬件類資產使用申請

6、是指采購申請?zhí)峤蝗嗽谖锲返截浫霂旌?，由受益人向主管部門提出使用意向后，主管部門按照采購申請單進行資產發(fā)放，同時領用人填寫IT硬件類資產領用申請單的過程。 4.4.2 主管部門必須嚴格按照最初的采購申請單進行發(fā)放，并針對發(fā)放的硬件類資產填寫驗收、入庫、出庫登記表。 4.5 硬件類資產的借用規(guī)定 4.5.1 員工或部門在由于業(yè)務需要而暫未申請采購或已提出申請但所申請采購的硬件類資產未能及時到位時都可以向主管部門提出硬件類資產借用申請。 4.5.2 所有借用操作都必須由受益人向主管部門提出借用申請并同時提交借用申請單，由主管部門根據庫存情況進行安排。 4.5.3 除主管部門外，任何受益人都無權出借硬

7、件類資產或安排出借硬件類資產事宜。4.5.4 主管部門的硬件類資產登記臺帳應反映出借用部分，保證使用權和其它權限的清晰明確。 4.6 閑置硬件類資產的回收與發(fā)放規(guī)定 4.6.1 本制度所稱閑置硬件類資產是指由于員工離職、升遷、調動或辦公服務器原有應用需求取消帶來的空閑硬件資產。 4.6.2 當部門由于以上原因出現閑置硬件類PC機時，由主管部門進行回收，并在驗收、入庫、出庫登記表中進行相關登記。 4.6.3 閑置類硬件資產回收后，主管部門將根據評估其性能等，并記錄閑置類資產臺帳中，根據以后的需求情況進行再次發(fā)放和調控，投入再使用。 4.7 硬件類資產轉交管理 硬件類資產的轉交主要發(fā)生在終端辦公設

8、備的使用過程中，主要發(fā)生在員工與員工之間的一種行為。原受益人在進行終端辦公設備中的PC機轉交之前是必須經過主管部門的同意，由主管部門做好登記后就可進行。4.8 硬件類資產報廢規(guī)范 4.8.1 本制度規(guī)定辦公IT硬件資產的報廢采用兩種方式，即主動報廢方式和被動報廢方式。4.8.2 被動報廢方式是指當硬件類資產受到嚴重損傷且簡單維修無法恢復使用時，其價值明顯減少的情況下應提交申請報廢。此外這種報廢還包括已經滿折舊年限且無法維持正常工作的硬件類資產部分。被動報廢方式是通常意義上的報廢方式，相關報廢規(guī)定如下：1) 主管部門按照規(guī)定提交相關報廢申請，由財務部安排報廢，并由財務作相應的會計處理。 2) 報

9、廢的發(fā)起人為主管部門，員工無權申請報廢。 3) 報廢時主管部門必須填寫報廢申請單，同時在報廢登記表中進行登記，反映已經報廢的那部分資產。 4) 報廢的編號不重新使用。4.8.3 主動報廢方式是指硬件類資產由于使用時間的增長，作為辦公平臺所能提供的性能、效率、可靠性和穩(wěn)定等已經很難滿足事務所辦公的最低端業(yè)務的需要時，由主管部門根據資產本身的性能指標分析并結合受益人的意見，提請對硬件類資產的報廢。 主動報廢方式是從辦公效率和新業(yè)務需求等角度去主動地做適當的淘汰。主要操作規(guī)范參照被動報廢方式的相關規(guī)范。 4.9 硬件類資產的改造升級規(guī)范 4.9.1 硬件類資產的改造升級可分為兩種：主動升級和被動升級

10、。 4.9.2 本制度中所稱被動改造升級適應于涉及面和代價較小的改造升級部分，主要作如下規(guī)定：1) 當硬件類資產原有的配置經主管部門確定確實不能滿足現有的需求，但僅作少量投入就可以達到需求標準時，則受益人可以申請對相關的硬件類資產進行改造升級。2) 在進行硬件類資產改造升級過程中，增強其能力和延長其使用年限的部分應計入該硬件類資產的價值中。對于替換式升級則應計算其差價部分，如做增加式升級則直接計算增加部分的價值。如僅做維修以維持使用效果的費用應計為一般性費用支出。 4.9.3 本制度中所稱主動升級主要是從公司IT資產管理的整體角度出發(fā)，全面調節(jié)和配置公司IT資產，達到改造升級和節(jié)省在投入的目的

11、，主要規(guī)范如下：1) 主管部門根據掌握的全公司的IT硬件類資產的配置、性能和使用時間長度以及使用部門的需求等信息，從主管部門的角度在多個部門間安排資產的轉移，轉移的相關操作見本制度第4.7條中的相關規(guī)定。 2) 在主動升級過程中，主管部門的職責是提出主動改造升級的可行性方案，并提交相關申請，經必要的審批和確認后執(zhí)行。 3) 在進行主動升級過程中，最后被淘汰的硬件類資產將按報廢方式處理或拆整為零的方式投入在使用。5.0 耗材類資產管理5.1 本規(guī)則中所稱耗材類資產主要是指PC機與服務器等設備的主要配件和相關耗材。5.2 在耗材類的管理過程中主要涉及耗材類的采購申請、入庫驗收與庫存管理、分配管理、

12、修理和報廢等操作。 5.2.1 耗材類的采購申請規(guī)定 1) 耗材類中的配件部分采購申請主要由受益人根據其使用的PC機或服務器配件的性能狀況等提出更換或升級需求，經主管部門確認后由其部門主管提出采購申請。另外主管部門可根據公司平時配件的損害統計，申請采購一定的配件作為庫存，以應付日常故障維修的需要。 2) 耗材類中的耗材部分的采購申請原則上全部由主管部門負責提出，采購數量和規(guī)格以日常的消耗情況為依據。 3) 采購申請遵照事務所的相關采購制度執(zhí)行。5.2.2 耗材類的入庫驗收和庫存管理1) 主管部門在辦理耗材類入庫驗收時必須按照采購清單進行詳細資產清點、外觀檢查等核實與檢查的工作。驗收完成后由主管

13、部門相關責任人填寫驗收、入庫、出庫登記表。2) 在資產入庫驗收時如發(fā)現所驗貨物與裝箱單等不符或設備外形出現嚴重變形、損壞時，主管部門負責人有責任將驗收結果反饋給行政部門，有行政部門負責處理退貨或更換等事宜。 3) 主管部門在取得相關資產后依其類別依其入庫的先后順序編寫順序號并填寫驗收、入庫、出庫登記表，做好登記。 4) 耗材類中的所有類別都劃為費用支出部分，不算入資產支出部分，不進行資產編號和粘貼標簽。 5) 資產主管部門應根據庫存情況編寫和更新驗收、入庫、出庫登記表，準確反映耗材類中配件與耗材的庫存情況。 6) 存貨的放置應力求整齊、集中和分類并置標志牌。7) 所有經過驗收后入庫的資產均由主

14、管部門負責保管，如出現由于保管不利而造成的資產遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔主要責任。5.2.3 耗材類的分配管理規(guī)范 1) 配件中由受益人申請采購的部分，由主管部門辦理入庫驗收和相關登記之后依采購申請單分配給具體的受益人，并填寫驗收、入庫、出庫登記表；由主管部門統一申請采購的部分在主管部門辦理好入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，根據日常維護的需要進行發(fā)放。分配時受益人必須填寫配件使用申請單。主管部門必須在配件發(fā)放登記表中進行發(fā)放登記。2) 耗材由主管部門辦理入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，其中耗材中的一部分由主管部門根據各中心的實際需求，以批量的方式發(fā)放給各中心的中心秘書

15、，按中心進行批量登記，受益人根據客觀需要到各中心秘書處進行領取，中心秘書在耗材領用登記表上進行領用登記。3) 主管部門每兩周負責對耗材類的使用情況進行一次統計，跟蹤庫存情況和耗材類的使用情況，并及時補充庫存。4) 所有耗材類資產在分配過程中，都必須遵從以舊換新原則，回收的耗材類資產由主管部門根據其性能部分投入在使用，不能使用的部分參照耗材類報廢規(guī)定進行處理。5.2.4 耗材類報廢規(guī)定 1) 本制度中所稱耗材類報廢非嚴格意義上的固定資產報廢，只是一個廣義上的報廢概念。2) 當耗材類因自身損耗嚴重或受到嚴重損傷且簡單的修理也無法恢復使用時，可以由主管部門提請報廢。此外報廢的耗材類還包括因性能落后已

16、無法滿足工作需要而被淘汰下來的部分。 3) 對于無法繼續(xù)使用的原價值在兩百元以上的耗材類按規(guī)定提交報廢申請單申請報廢，由事務所統一進行折價出售等處理并作相應的會計處理。6.0 軟件資產管理6.1 本制度所稱軟件資產是指事務所根據業(yè)務實際需要而采購的相關辦公軟件，包括操作系統、辦公平臺軟件和開發(fā)平臺軟件等軟件構成的那部分資產。6.2 軟件分類 從業(yè)務需要的角度出發(fā)，將事務所使用軟件分為三類： 6.2.1 辦公必用軟件：計算機操作系統、Office等對辦公環(huán)境或員工辦公來說都是所必須依賴的最基本的那部分軟件； 6.2.2 辦公輔助軟件：Adobe Photoshop等與具體部門有密切關系的、業(yè)務化

17、需求表現較強的那部分軟件； 6.2.3 非必要軟件：并非辦公所必需的或與事務所辦公無多大關聯甚至毫無關聯的那部分軟件。6.3 軟件資產管理過程中的相關規(guī)定 6.3.1 軟件采購申請規(guī)定 軟件采購申請由主管部門以分所或部門為單位進行統計，將分所或部門需求匯總后統一提交采購申請。統計表單和相關申請流程單見附件。采購的軟件包括辦公必用軟件和辦公輔助軟件兩類軟件。 6.3.2 軟件的入庫驗收和庫存管理 軟件采購完成到貨后，主管部門負責軟件的驗收工作，驗收完成后由主管部門做好軟件庫存管理登記，隨時掌握軟件資產的庫存情況。 6.3.3 軟件資產發(fā)放辦法 1) 主管部門在發(fā)放PC或服務器時必須完成辦公必用軟

18、件的安裝和初始化工作。2) 主管部門負責批量發(fā)放辦公輔助軟件，軟件受益人自行安裝，管理可以提供安裝和配置等方面必要的技術支持等。 對于以上兩種軟件，主管部門必須做好發(fā)放登記和統一管理。 6.4 相關責任界定6.4.1 主管部門負責所有辦公必用軟件的初始化安裝和重新安裝，任何未經主管部門同意所進行的辦公必用軟件的初始安裝行為和重新安裝行為非事務所行為而均屬個人行為，由此引發(fā)的一切后果與將事務所無關。 6.4.2 主管部門負責統計各分所或部門所需要的辦公輔助軟件的采購需求，統一采購和發(fā)放。辦公輔助軟件的安裝由各分所或部門按采購上報人進行針對性發(fā)放，由主管部門統一安裝。任何未經上報需求的個人不得私自安裝具有同類型的非采購范圍內的軟件，否則均屬個人行為，由此引發(fā)的一切法律后果將于事務所無關。 6.4.3 事務所任何個人不得私自安裝非免費的非必要性軟件，否則均屬個人行為，由此引發(fā)的一切法律后果