項目投標管理制度

1、項目投標管理制度1 目的為規(guī)范項目投標、投標文件制作檢查、投標保證金的繳納、退回、項目方案的制作檢查流程，明確各環(huán)節(jié)的工作職責，特制定本制度。2 適用范圍 公司所有的項目投標和項目方案的制作。3 定義3.1 投標：是指法定代表人或者項目授權人等相關人員在項目開標日，攜帶投標文件、公司證件等資料，參與采購方（含政府采購中心或招標代理公司）組織的開標過程。3.2投標文件：指按照采購方發(fā)出的招標文件的要求，制作、準備的投標文書、公司資料及其它所有要求提交的資料。4 職責4.1業(yè)務拓展部業(yè)務人員：A.按照項目信息采集表的要求，通過與采購方溝通獲取、現(xiàn)場勘察等方式，提供相應的信息資料給標書制作員；B.根

2、據(jù)標書制作員的要求，及時補充相關的準確信息。C.負責招標項目的報名（需要報名時）。參與開標，必要時作為公司的授權代表參加開標。D.負責投標保證金退還手續(xù)的辦理。E.項目中標后，主導與業(yè)主方簽訂項目合同。F.項目運作總結(jié)。G.若項目中標，協(xié)助運營部項目進場（主要是與業(yè)主方的銜接協(xié)調(diào)）。5.2 業(yè)務拓展部標書制作員：A.根據(jù)項目的具體情況，向業(yè)務員提供項目信息采集表。B.了解當?shù)氐淖畹凸べY標準和社會保險繳納標準，為項目報價收集素材。C.根據(jù)項目開標的各時間節(jié)點，組織投標文件的制作。基本原則是在開標日前兩個工作日完成標書的制作和裝訂（特殊情形如采購變更等情況除外）。對于項目方案的制作，要在業(yè)務員要求

3、日期的前兩天，完成電子文檔的定稿。D.根據(jù)制作投標文件和項目方案的需要，技術方案制作人員或者報價人員，要親臨作業(yè)現(xiàn)場進行勘察，確保技術方案有針對性，能有效決解作業(yè)區(qū)域?qū)嶋H存在的問題，使技術文件和報價貼合實際（報價基準由業(yè)務員提供業(yè)主預算為基準）。E.投標保證金匯出手續(xù)的辦理，退還的跟進和協(xié)調(diào)。F.投標時所需要的公司原件借出、移交和歸還手續(xù)的辦理。在開標現(xiàn)場，投標授權代表人要做好公司原件與開標組織方的移交，收回時要現(xiàn)場確認原件的數(shù)量、是否完整或損壞。G.項目中標后，根據(jù)運營部的需要，整理好相關的資料給運營部，以方便運營部的進場準備工作。H.項目總結(jié)。4.3 財務部A.項目投標報名費、投標保證金的

4、支付。B.投標保證金退還的確認。C.中標服務費的支付D.履約保證金的支付。E.履約保證金退還的確認。F.投標文件、項目方案制作及投標過程中發(fā)生費用的支付或者報銷。G按月收取業(yè)主方支付的保潔作業(yè)服務費。4.4 運營部A.項目中標后，履約保證金支付手續(xù)的辦理及退還手續(xù)的辦理和跟進。B.向業(yè)務拓展部提交進場需要的資料清單。C.組織項目進場，項目運營。D.關注業(yè)主對環(huán)衛(wèi)現(xiàn)場要求的更新，爭取多獲得先進標段等榮譽證書。4.5 綜合管理部A.保存公司所有的證照、資質(zhì)證書、榮譽證書、業(yè)績合同、中標通知書等資料的原件。B.對保存的公司原件進行臺帳管理，對于需年檢和有有效期的，要在臺帳中注明到期時間，并根據(jù)各證照

5、年審、換證所需要的時間，提前做好各證照的年檢和換證工作，確保所有公司證照都處在有效期內(nèi)。車輛行駛證的年檢，由使用部門自行負責。C.原件的借出和歸還登記、查驗等管理工作。5 工作內(nèi)容5.1 項目方案5.1.1 獲取項目信息業(yè)務員根據(jù)所獲取的信息，填寫項目信息采集表，并注明方案需要完成的時間，經(jīng)業(yè)務部負責人簽字審核后，發(fā)給標書制作員。標書制作人員對項目信息采集表進行核對，對于信息遺漏或不完整、不清楚的，與業(yè)務員溝通及時補充完整。5.1.2 作業(yè)區(qū)域的現(xiàn)場勘察業(yè)務員要對作業(yè)現(xiàn)場進行勘察，若業(yè)務員認為有必要讓標書制作人員進入現(xiàn)場勘察的，業(yè)務部可邀請相關人員進行現(xiàn)場勘察，所產(chǎn)生的費用由業(yè)務承包費用中承擔

6、。勘察現(xiàn)場時應詳細填寫現(xiàn)場勘察記錄表。5.1.3 項目方案的制作標書制作人員收到業(yè)務員的項目信息采集表和現(xiàn)場勘察記錄表后，確認信息收集和現(xiàn)場勘察的信息全面、完整。開始制作項目方案。 A.根據(jù)業(yè)務部要求的時間，填寫標書、方案制作進度跟蹤表，確保方案制作穩(wěn)步推進。B.投標主管每天確認方案制作的實際進展是否與標書、方案制作進度跟蹤表計劃的進度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應立即解決。要求方案電子版本最終定稿日期，比業(yè)務員要求的日期至少提前兩天。 C.方案的制作中，所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片應清晰、完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽證書掃描件前，先

7、編輯所要放置榮譽證書的目錄，圖片放置順序與目錄順序一致。文檔的編排序號，按照ISO：9001質(zhì)量管理體系中關于文件編寫序號規(guī)則要求編排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.方案成型時，商務部分、技術部分和報價部分，正文內(nèi)容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字體，副標題選用16號宋體加粗字體。D.方案電子文本的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。自查：就是負責商務、技術、報價的人員，對自己所負責制作的內(nèi)容進行自檢、自糾?；ゲ椋壕褪亲约簷z查別人制作的內(nèi)容，即商務負責人檢查報價內(nèi)容，技術負責人檢查商務內(nèi)容，報價負責人檢查技術內(nèi)容?？偛椋悍桨傅碾娮游母宄尚秃螅瑢ν暾姆桨高M行檢查?？偛橛赏?/p>

8、標主管進行。E.檢查記錄 互查和總查的結(jié)果，要詳細記錄在標書、方案檢查記錄表中，檢查人和責任人都需簽名確認。對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相應的負責人要立即進行糾正。 F.方案經(jīng)審核后，交標書制作員打印裝訂。5.1.4 方案的打印和裝訂 A.方案批量打印裝訂前，應先打印一份，進行檢查：a.有無空白頁。b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。c.頁碼是否完整。d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。e.以上各項均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進行打印。B.業(yè)務員要對方案詳細閱讀，以方便回答業(yè)主方針對方案提出的問題。5.2 投標文件5.2.1 投標信息的獲取 對于業(yè)務部前期跟進、運作的項目，業(yè)務員要在即將掛網(wǎng)公示的前

9、夕，通知標書制作員具體掛網(wǎng)公示時間，以方便跟進。5.2.2 項目報名A.項目掛網(wǎng)后，標書制作員要根據(jù)報名的截止日期，立即與部門領導溝通確定授權代表，并根據(jù)招標公告的要求準備報名所需要的資料。 B.如果報名需要帶相關的原件，由標書制作員向管理部辦理原件借出手續(xù)：借出原件的名稱、份數(shù)、使用地點、使用人、借出日期等，借出經(jīng)辦人和借證人均需簽字存檔。C.標書制作員在郵寄原件給業(yè)務員時，應附上原件清單和份數(shù)，并簽名，且預留業(yè)務員簽收和回寄簽名的位置。D.業(yè)務員收到報名資料和所需要的原件后，立即報名購買招標文件。招標文件分為紙質(zhì)文件和電子文檔，業(yè)務員收到電子文檔后，應第一時間發(fā)給投標主管。在報名資料快遞來

10、不及的情況下，投標主管可安排人員把資料送去報名。5.2.4 投標文件制作5.2.4.1制作標書、方案制作進度跟蹤表 A.投標主管根據(jù)招標文件上注明的開標日期，填寫標書、方案制作進度跟蹤表，要求標書電子版本最終定稿日期，比開標日期至少提前兩個工作日。B.投標主管每天確認標書制作的實際進展是否與標書、方案制作進度跟蹤表計劃的進度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應立即解決。確保標書制作穩(wěn)步推進。5.2.4.2閱讀招標文件在收到業(yè)務員的招標文件后，負責商務、技術和報價的人員應人手一份，認真閱讀招標文件。6.2.4.3標書的制作要求A.標書商務負責人員要特別關注：a.對參與投標公司的資質(zhì)要求、評分標準中

11、商務部分的要求。b.投標保證金的數(shù)量、到賬日期要求、匯款要求。c.需要帶到開標現(xiàn)場的原件。d.授權委托書、法人身份證明書、開標一覽表、承諾書等證明材料的封裝要求、提交方式。E.標書正、副本的份數(shù)、裝訂方式、密封要求等。f.其它與商務標制作有關的要求。g.投標保證金的匯出，商務負責人負責投標保證金匯出手續(xù)的辦理，并跟進到賬情況。 B. 標書技術負責人要特別關注：a. 車輛的數(shù)量和排班要求；人員的數(shù)量和排班要求。b. 車輛、人員作業(yè)時間的要求。c. 作業(yè)內(nèi)容的要求d. 作業(yè)質(zhì)量的要求。e. 道路情況的說明和現(xiàn)場勘察資料。f. 關于作業(yè)和管理、質(zhì)量的要求。g. 其他與技術標制作有關的要求。 C.標書

12、報價負責人要特別關注：a. 要求的人員、車輛數(shù)量。b. 車輛作業(yè)時間、人工保潔時間的要求。c. 工人待遇、福利的要求。d. 作業(yè)質(zhì)量的要求。e. 其他與報價有關的要求。5.2.4.3標書制作中所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片要清晰、完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽證書掃描件前，先編輯所要放置榮譽證書的目錄。圖片放置順序與目錄順序一致。文檔的編排序號，按照ISO：9001質(zhì)量管理體系中關于文件編寫序號規(guī)則的要求編排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.方案成型時，商務部分、技術部分和報價部分，正文內(nèi)容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字

13、體，副標題選用16號宋體加粗字體。5.2.4.4標書的檢查標書的檢查分為電子文檔的檢查和紙質(zhì)文檔的檢查兩部分A. 標書電子文檔的檢查 電子文本的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。自查：就是負責商務部分、技術部分、報價部分的人員，對自己所負責制作的內(nèi)容進行自檢、自糾?；ゲ椋壕褪亲约簷z查別人制作的部分，即商務負責人檢查報價部分，技術負責人檢查商務部分，報價負責人檢查技術部分?？偛椋悍桨傅碾娮游母宄尚秃?，對完整的方案進行檢查?？偛橛赏稑酥鞴苓M行。B. 檢查記錄 互查和總查的結(jié)果，要詳細記錄在標書、方案檢查記錄表中，檢查人和責任人都需簽名確認。對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相應的負責人要立即進行糾正。5.2.

14、4.5標書的打印投標主管安排專人負責標書的打印，并安排相應的人員協(xié)助。A.紙質(zhì)文檔的檢查a.有無空白頁。b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。c.頁碼是否完整。d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。e.以上各項均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進行打印。B.標書的簽字、蓋章a. 在彩色打印的標書的每一頁進行蓋章。b. 在蓋章的同時，把需要授權代表和法人簽字的地方按順序簽字。簽字的地方，要加蓋公章。c. 簽完字、蓋好章后，要逐頁的再檢查一次，確定無誤后，根據(jù)正、副本數(shù)量的要求進行彩色復印。每本標書的封面都要蓋章，并需要蓋騎縫章。以上檢查的結(jié)果記錄在標書、方案檢查記錄表中，并簽字確認。5.2.4.6標書封

15、裝A. 根據(jù)招標文件中關于正本、副本、開標一覽表、法人授權委托書、法人身份證明書等的包裝要求，對標書進行包裝。包裝要求方正、整齊、美觀。B. 按照招標文件的要求貼上封條。封條的書寫要符合招標文件的要求。C. 封套上所有縫的位置，都要蓋上騎縫章。D. 對于開標時需要的原件，若招標文件有包裝的要求，要按要求包裝。若沒有具體要求，包裝要能充分保護證件。里面要附上原件的清單，包裝外面要貼上公司名稱、項目名稱等信息。5.2.4.7標書的運輸標書和原件的運輸時應用行李箱裝好，避免標書在箱內(nèi)移動。同時還應帶上公章、牛皮紙、封條、雙面膠等物品備用，在標書個別地方運輸損壞時修復。5.3 開標A. 參與開標時，授

16、權代表應至少提前半小時到達開標現(xiàn)場，辦理相關手續(xù)。B. 唱標時，對各參與單位的報價，應做好詳細的記錄。C. 退還原件時，要當場核對確認，防止原件丟失和損壞。在開標過程中，授權代表對原件負責。5.4 原件的退還開完標后，授權代表要把原件還給標書制作人。簽收人與授權代表要當面確認。簽收人回公司后，將原件還給管理部。管理部經(jīng)辦人確認簽收后，需在原件借出記錄表上簽字。5.5 投標保證金的退還及履約保證金的支付5.5.1開標結(jié)束后，應安排專人負責跟進投標保證金的退還，并建立臺帳跟進。對于沒有中標的標段，跟進人應于招標結(jié)果公示后第二個工作日，咨詢投標保證金的退還手續(xù)。若需要去現(xiàn)場辦理退還手續(xù)的，則要求業(yè)務員前去辦理。跟進人要及時與財務溝通，確認投標保證金的到賬情況。5.5.2對于中標的標段，若采購方要求將投標保證金轉(zhuǎn)為履約保證金。則有幾個原則：a.甲方寫收據(jù)的付款方要是本公司。b.運營部補寫相同金額的履約保證金付款申請單給財務部，財務做調(diào)賬處理。c.需補交的履約保證金部分，由運營部辦理支付手續(xù)。5.6 總結(jié)開標結(jié)束后，業(yè)務拓展部要組織總結(jié)。5.6.1中標情況的總結(jié)A. 報價的比較和分析B. 技術、商務亮點的地方和可以繼續(xù)改進的地方。C. 把總結(jié)形成記錄。5.6.2 未中標情況的總結(jié)A. 未中標的原因分析a. 報價b. 技術c. 商務d. 標書裝訂、包裝。e. 其他f. 預防和改進