Excel打印技巧大全

1、Excel打印技巧大全日期:2010-12-15 作者:來源: 字體:大中小 收集了Excel中關(guān)于打印的各種技巧,讓你精通Excel打印工作。試試看,以下的Excel打印技巧你知道幾個(gè)?沒有打印機(jī)一樣可以打印預(yù)覽在沒有安裝打印機(jī)的電腦上按下Excel的“打印預(yù)覽”按鈕后,Excel會(huì)卻提示沒有安裝打印機(jī),且無法打印預(yù)覽。其實(shí),只要單擊“開始”“設(shè)置”“打印機(jī)”,然后雙擊“添加打印機(jī)”項(xiàng)目,再隨便安裝一個(gè)打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序。重啟Excel,就會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。打印指定頁(yè)面一個(gè)由多頁(yè)組成的工作表,打印出來后,發(fā)現(xiàn)其中某一頁(yè)(或某幾頁(yè)有問題,修改后,沒有必要全部都打印一遍!只要選擇“文件”“

2、打印”(不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕,否則是將整個(gè)工作表全部打印出來,打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框,選中“打印范圍”下面的“頁(yè)”選項(xiàng),并在后面的方框中輸入需要打印的頁(yè)面頁(yè)碼,再按下“確定”按鈕即可。首行重復(fù)打印當(dāng)工作表大于1頁(yè)時(shí),用戶一般希望在打印時(shí)能在每一頁(yè)中均能包含首行,你可以這樣設(shè)置,打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,單擊“工作表”選項(xiàng)卡,接下來只需在“打印標(biāo)題頂端標(biāo)題行”文本框中輸入:類似的字符,或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過來也可以,以后就該表格首行就會(huì)打印在每頁(yè)了。表格也縮印有時(shí)為工作需要,可能要求將多頁(yè)內(nèi)容調(diào)整為一頁(yè)打印出來(在中可以通過“縮放”技巧來實(shí)現(xiàn),可選擇“文件”“頁(yè)面設(shè)置”,

3、再在打開的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中單擊“頁(yè)面”標(biāo)簽,在“縮放”組下有一個(gè)“調(diào)整為”選項(xiàng),只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時(shí)所需要的頁(yè)數(shù)(注意頁(yè)寬和頁(yè)高兩個(gè)值必須一致就可以了。不過,此功能對(duì)于與紙張高、寬比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的工作表來說,建議不要采用,否則會(huì)嚴(yán)重影響打印效果。打印選定區(qū)域選定需要打印的區(qū)域,執(zhí)行“文件”“打印”,打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框,選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng),按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區(qū)域,可以先選定相應(yīng)區(qū)域,再執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“設(shè)置打印區(qū)域”。經(jīng)過這樣的設(shè)置后,無論是執(zhí)行菜單的打印命令,還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕,均可將設(shè)置的區(qū)域打

4、印出來。此時(shí),如果想打印別的內(nèi)容,就必須先執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“取消打印區(qū)域”命令,然后再進(jìn)行打印操作。打印不連續(xù)的單元格(區(qū)域如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格(區(qū)域中的內(nèi)容打印出來,那么在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格(區(qū)域,選中多個(gè)不連續(xù)的單元格(區(qū)域,如A2. B2:C8.D10,然后選擇“文件”“打印”,打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框,選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng),按下“確定”按鈕就行了。此時(shí),系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格(區(qū)域分開,打印在不同頁(yè)面上(即A2打印在一張紙上,B2:C8打印在另一張紙上。如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列,可以在上述隱藏設(shè)置完

5、成后,執(zhí)行“視圖”“視面管理器”,打開“視面管理器”對(duì)話框,按其中的“添加”按鈕,在隨后彈出的“添加視圖”對(duì)話框“名稱”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(如“打印”等,確定退出。以后需要打印時(shí),再打開“視面管理器”對(duì)話框,選中“打印”視圖項(xiàng),按“顯示”按鈕,即可顯示出設(shè)置好的打印頁(yè)面,執(zhí)行打印操作就可以了。打印不連續(xù)的行(或列有時(shí),需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來,可以在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)左鍵單擊行(列標(biāo),選中不需要打印出來的多個(gè)不連續(xù)的行(列,右擊鼠標(biāo),選“隱藏”選項(xiàng),將其隱藏起來,然后再執(zhí)行打印操作就可以了。將公式打印出來如果要將單元格中的公式打印出來,則執(zhí)行“工具”“選項(xiàng)”

6、,在“視圖”標(biāo)簽中,選中“公式”選項(xiàng),確定退出。此時(shí),工作表中含有公式的單元格,不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果,而是顯示出具體公式,執(zhí)行打印操作,即可將公式打印出來。一次打印多個(gè)工作表在按住Shift(或Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊,即可選中多個(gè)連續(xù)(或不連續(xù)的工作表,進(jìn)行正常的打印操作,即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中,選中“打印內(nèi)容”下面的“整個(gè)工作簿”選項(xiàng),再確定打印,即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來。讓每一頁(yè)都打印出標(biāo)題行一個(gè)由多頁(yè)組成的表格,通常需要在每一頁(yè)上都打印出標(biāo)題行:執(zhí)行“文件”“頁(yè)面設(shè)置”,打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,單擊“工作表

7、”標(biāo)簽,在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入:(這里假定第2和第3行為標(biāo)題行,$符號(hào)在英文狀態(tài)下,用Shift+4組合鍵輸入,確定退出,再打印時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每一頁(yè)加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域,就可以為每一頁(yè)添加上列標(biāo)題。異地打印Excel表格如果某臺(tái)電腦(A電腦沒有安裝打印機(jī),而另一臺(tái)有打印機(jī)的電腦(簡(jiǎn)稱B電腦上卻沒有安裝Excel,可這樣操作:先在A電腦上安裝一下B電腦打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序,再打開需要打印的Excel工作簿,調(diào)出“打印內(nèi)容”對(duì)話框,將打印機(jī)設(shè)置成B電腦上的打印機(jī),選中“打印到文件”選項(xiàng),并設(shè)置好其他選項(xiàng),按“確定”按鈕,在隨后彈出的“打印到文件”對(duì)話框

8、中輸入一個(gè)文件名(如a.prn后,再按“確定”按鈕。然后將a.prn(保存在“我的文件”文件夾中文件拷貝到電腦B中,在Dos狀態(tài)下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以,在文件所在的目錄中,執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令,即可將Excel工作表打印出來。讓工作表居中打印有時(shí),可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印,這些內(nèi)容有可能會(huì)集中在紙張頂端,看起來很不美觀,但如果人工調(diào)整又非常麻煩。這時(shí),只要選擇“文件”“頁(yè)面設(shè)置”,打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,單擊“頁(yè)邊距”選項(xiàng)頁(yè),如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁(yè)邊距之間水平居中,只要在“居中方式”小節(jié)下勾選“水平”復(fù)選框即可;如果希望工

9、作表中的數(shù)據(jù)在上下頁(yè)邊距之間垂直居中,只要勾選“垂直”復(fù)選框,當(dāng)然建議同時(shí)勾選這兩個(gè)復(fù)選項(xiàng),這樣就美觀多了。自動(dòng)避開錯(cuò)誤值打印當(dāng)工作表中存在公式時(shí),有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤信息,當(dāng)然不想在打印時(shí)將這些錯(cuò)誤信息也顯示出來。選擇“文件”“頁(yè)面設(shè)置”,單擊“工作表”標(biāo)簽,再單擊“打印”選項(xiàng)組下“錯(cuò)誤單元格打印為”下拉列表框,再?gòu)闹袑⑷笔〉摹帮@示值”改為“<空白>”,這樣就不會(huì)將屏幕上顯示的錯(cuò)誤信息也打印出來,而是只打印空白單元格。打印公式原形首先,需要在工作表中將公式顯示出來才行,在“工具”“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項(xiàng)即可。然后選擇“文件”“打印”,接著單擊“選項(xiàng)”按鈕來選定

10、區(qū)域、活動(dòng)工作表或整個(gè)工作簿。調(diào)整打印機(jī)的分辨率單擊“文件”“打印”,在打開的“打印內(nèi)容”中單擊“屬性”按鈕,然后在打開窗口的對(duì)話框下“打印質(zhì)量”下拉框中可以選擇一種點(diǎn)數(shù)較低的分辨率,例如360點(diǎn)/英寸,這樣打印起來速度就會(huì)快很多。以草稿方式打印以草稿方式打印工作表時(shí),將忽略格式和大部分的圖形,這樣也可以達(dá)到提高打印速度的目的,大家要做的只需選擇打印機(jī)設(shè)置框中的“按草稿方式”復(fù)選框。以單色方式打印如果工作表中有很多彩色格式設(shè)置,那么要采用單色打印的方式,這樣Excel在打印時(shí)就會(huì)自動(dòng)將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度,打印速度自然大大提高,你可以選擇打印機(jī)設(shè)置框中的“單色打印”復(fù)選框。不

11、讓表頭到表格中有時(shí)打印表格線時(shí),經(jīng)常會(huì)把表頭也弄到表格里面。這時(shí),可以選取表格中需要打印的區(qū)域(記住不要選擇表頭,然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號(hào),在出現(xiàn)的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣,打印出來后,表頭就再也不會(huì)跑到表格里面去了。快速打開打印機(jī)窗口Excel 具有后臺(tái)打印功能,執(zhí)行打印任務(wù)時(shí),你可以在前臺(tái)繼續(xù)從事其他操作,而系統(tǒng)會(huì)在后臺(tái)進(jìn)行打印,狀態(tài)欄會(huì)顯示一個(gè)打印機(jī)圖標(biāo)。此時(shí),只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機(jī)圖標(biāo)即可打開打印機(jī)狀態(tài)窗口,從中可快速執(zhí)行暫停、刪除打印等操作。打印預(yù)覽的妙用假設(shè)Excel的一個(gè)工作簿建有兩個(gè)工作表,現(xiàn)第二個(gè)工作表的頁(yè)碼要接著第一個(gè)工作表的頁(yè)碼。只

12、要選中第二個(gè)工作表,按“打印預(yù)覽”“設(shè)置”,進(jìn)入“頁(yè)面設(shè)置”“頁(yè)面”,最下面有一項(xiàng)“起始頁(yè)碼”,默認(rèn)是自動(dòng),現(xiàn)修改其默認(rèn)值即可,如第一個(gè)工作表的結(jié)束頁(yè)碼是5,那么在起始頁(yè)碼中輸入6。打印行號(hào)和列標(biāo)選擇“文件”“頁(yè)面設(shè)置”命令,單擊“工作表”標(biāo)簽,再選中“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。不打印圖形對(duì)于一個(gè)圖文混排的文件,常常需要校對(duì)其中的文本,為了節(jié)省紙張和油墨,不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實(shí)現(xiàn):(1執(zhí)行“工具”“選項(xiàng)”,單擊“打印”標(biāo)簽,將“打印文件附加信息”下面的“圖形對(duì)象”復(fù)選框前面的對(duì)號(hào)去掉。(2在“打印”對(duì)話框中,按下端的“選項(xiàng)”按鈕,即可單獨(dú)打開“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“打印”標(biāo)簽,去

13、掉“圖形對(duì)象”前面的對(duì)號(hào)去掉?？v橫向紙張混合打印有時(shí),文件中插入表格,而表格需要橫向輸出時(shí),可這樣設(shè)置:將光標(biāo)定位在表格所在頁(yè)(即需要橫向輸出的頁(yè)的開頭,打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,在“頁(yè)邊距”標(biāo)簽下,將紙張類型設(shè)置為“橫向”,按“應(yīng)用于”右邊的下拉按鈕,選“插入點(diǎn)之后”選項(xiàng),確定退出;再將光標(biāo)定位在后面需要恢復(fù)“縱向”輸出頁(yè)的開頭,仿照上面的操作,將紙張類型設(shè)置為“縱向”。雙面打印1在“打印”對(duì)話框中,按下端“打印”右邊的下拉按鈕,選定“奇數(shù)頁(yè)”選項(xiàng),“確定”打印,“奇數(shù)頁(yè)”打印完成后,將打印了內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機(jī)(順序千萬不要搞錯(cuò)喲,再將“偶數(shù)頁(yè)”打印上去就行了。(2在“打印”對(duì)話框中,

14、選中“人工雙面打印”選項(xiàng),“確定”打印,“奇數(shù)頁(yè)”打印完成后,系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)提示打印另一面的對(duì)話框,此時(shí),將打印了“奇數(shù)頁(yè)”內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機(jī),按下上述對(duì)話框的“確定”按鈕,將“偶數(shù)頁(yè)”內(nèi)容打印上去就好了。小提示如果打印機(jī)有夾紙的“不良”習(xí)慣,請(qǐng)采取前面的“打印指定頁(yè)面”的做法,一頁(yè)一頁(yè)實(shí)現(xiàn)雙面打印。盡管此法很麻煩,但最可靠!打印連續(xù)頁(yè)碼 默認(rèn)情況下，打印 Excel 表格時(shí)，每個(gè)工作表中的表格頁(yè)碼都是從 1 開始編號(hào)的。如果需 要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看 第一個(gè)工作表的總頁(yè)數(shù)，接著切換到第二個(gè)工作表。單擊“文件”“頁(yè)面設(shè)置”，進(jìn)入“頁(yè)眉/ 頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁(yè)眉”（或“自定義頁(yè)腳”）按鈕打開對(duì)話框。根據(jù)需要單擊其中 的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”