如何使用信息化手段做好項(xiàng)目施工階段

1、 對(duì)于項(xiàng)目業(yè)主管理部門而言項(xiàng)目管理最重要的任務(wù)，就是在預(yù)定投資計(jì)劃內(nèi)保證項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度實(shí)現(xiàn)預(yù)期目的，投資控制是項(xiàng)目管理部門的核心工作。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目施工階段是落實(shí)投資和費(fèi)用控制的最關(guān)鍵階段。而大型建設(shè)項(xiàng)目有投資大、工期長、參建單位多、合同變更繁雜等特點(diǎn)，合同執(zhí)行過程非常復(fù)雜。如何控制合同執(zhí)行？如何使結(jié)算費(fèi)用不超過控制概算？如何實(shí)時(shí)得到最新的費(fèi)用執(zhí)行情況？如何預(yù)測費(fèi)用是否超支？這些問題及期望靠人工實(shí)現(xiàn)非常困難。因此使用信息化手段來幫助建設(shè)單位強(qiáng)化項(xiàng)目投資管理顯得越來越重要。本文討論的就是在這種情況下，如何應(yīng)用IT信息技術(shù)，提高項(xiàng)目業(yè)主管理部門對(duì)投資控制的能力。 關(guān)鍵詞項(xiàng)目管理、投資控

2、制、業(yè)主，施工階段、PowerPIP 中國經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速發(fā)展，取得了世人矚目的成就。在國家經(jīng)濟(jì)這樣一個(gè)大環(huán)境下，各種大型基建項(xiàng)目紛紛上馬，全國各地基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目已達(dá)到年萬億級(jí)以上的投資規(guī)模，而且還在逐年增加。在所有這些項(xiàng)目中，投資控制是最重要最核心的任務(wù)。工程投資控制，就是在工程建設(shè)的各階段把建設(shè)工程投資控制在批準(zhǔn)的投資限額以內(nèi)，隨時(shí)糾正發(fā)生的偏差，以保證項(xiàng)目投資管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以求在建設(shè)工程中能合理使用人力、物力、財(cái)力，取得較好的投資效益和社會(huì)效益。 一、投資控制的原理 投資控制是項(xiàng)目控制的主要內(nèi)容之一。這種控制是動(dòng)態(tài)的，并貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的始終，原理見圖1：（一）這個(gè)流程應(yīng)每兩周或一個(gè)月循環(huán)一次

3、，其表達(dá)的含義： (1)項(xiàng)目實(shí)施過程中，必然存在人力、物力、財(cái)力的投入； 項(xiàng)目經(jīng)理博客(2)工程實(shí)施過程中，必定存在各種干擾，如惡劣天氣、設(shè)計(jì)出圖不及時(shí)等；(3)項(xiàng)目實(shí)施過程中，需要不定期收集實(shí)際數(shù)據(jù)，即對(duì)工程進(jìn)展情況進(jìn)行評(píng)估；(4)需要將項(xiàng)目投資的計(jì)劃值與實(shí)際值進(jìn)行比較；(5)需要檢查實(shí)際值與計(jì)劃值有無偏差，如果沒有偏差，則工程繼續(xù)進(jìn)展； 項(xiàng)目經(jīng)理博客(6)發(fā)現(xiàn)偏差，則需要分析產(chǎn)生偏差的原因，采取控制措施。 （二）在這一動(dòng)態(tài)控制過程中，應(yīng)著重做好以下幾項(xiàng)工作：（1）對(duì)計(jì)劃目標(biāo)值進(jìn)行論證和分析。由于各種主觀和客觀因素的制約，項(xiàng)目規(guī)劃中的計(jì)劃目標(biāo)值有可能是難以實(shí)現(xiàn)或不盡合理的，需要在項(xiàng)目實(shí)施的過

4、程中合理調(diào)整或細(xì)化和精確化，只有項(xiàng)目目標(biāo)是正確合理的，項(xiàng)目控制方能有效。 （2）對(duì)工程進(jìn)展做出評(píng)估，即收集實(shí)際數(shù)據(jù)。沒有實(shí)際數(shù)據(jù)的收集，就無法清楚工程的實(shí)際進(jìn)展情況，更不可能判斷是否存在偏差。因此，數(shù)據(jù)收集的及時(shí)、完整和正確是確定偏差的基礎(chǔ)。（3）進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃值與實(shí)際值的比較，以判斷是否存在偏差。這種比較同樣也要求在項(xiàng)目規(guī)劃階段對(duì)數(shù)據(jù)體系進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)，以保證比較工作的效率和真實(shí)性、準(zhǔn)確性、有效性。（4）采取控制措施以確保投資控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃是控制的前提，實(shí)際值是控制的對(duì)象和結(jié)果，通過不斷及時(shí)地比較計(jì)劃值與實(shí)際值，隨時(shí)糾正發(fā)生的偏差，調(diào)整執(zhí)行方案，從而將實(shí)際值最終限制在計(jì)劃值之內(nèi)，這就是投

5、資控制的工作原理。為了使用上述原理做好項(xiàng)目的投資控制，我們投入大量時(shí)間、人力來進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，然后用目標(biāo)和實(shí)際進(jìn)行對(duì)比，但在實(shí)際操作中也碰到很多問題：l 制作分析報(bào)表的數(shù)據(jù)源分散在不同部門，統(tǒng)計(jì)繁雜且易出錯(cuò),不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用執(zhí)行過程存在的問題；每期進(jìn)度款審核，缺乏有效依據(jù)，計(jì)算復(fù)雜,費(fèi)用控制難；合同執(zhí)行范圍存在未經(jīng)審核隨意變更以及費(fèi)用不明確的情況；不能及時(shí)、清楚的進(jìn)行費(fèi)用分析,導(dǎo)致對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用超支情況不能做到事前預(yù)測、事中控制，只能事后發(fā)現(xiàn)，不利于費(fèi)用的控制；各種操作流程不規(guī)范，導(dǎo)致流程混亂；如何解決上述問題，更好的對(duì)投資進(jìn)行控制，業(yè)主項(xiàng)目管理部門一直都在思索，也采取了各種不同的方法?，F(xiàn)結(jié)合慶陽項(xiàng)

6、目的實(shí)際情況，介紹利用IT信息化手段提高投資控制水平的一些方法和經(jīng)驗(yàn)。 慶陽石化搬遷改造項(xiàng)目管理信息化采用了上海普華科技發(fā)展有限公司研發(fā)的PowerPIP軟件來進(jìn)行項(xiàng)目管理。該軟件演繹了PMBOK 九大知識(shí)體系，涵蓋了項(xiàng)目管理方方面面的業(yè)務(wù)需求。是上海普華科技發(fā)展有限公司總結(jié)16年工程項(xiàng)目管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，基于企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理思想，為滿足大型工程建設(shè)項(xiàng)目和項(xiàng)目型組織管理需求而研發(fā)的綜合項(xiàng)目管理信息平臺(tái)。PowerPIP具有相當(dāng)完善的投資控制功能。二、如何使用PowerPIP軟件進(jìn)行投資控制 上圖為PowerPIP投資控制業(yè)務(wù)流程圖。覆蓋了施工階段投資控制的所有過程,包括招投標(biāo)、合同管理、合同執(zhí)

7、行、投資控制、財(cái)務(wù)結(jié)算。從投資目標(biāo)的建立維護(hù)，到工程招投標(biāo)過程，合同執(zhí)行過程，財(cái)務(wù)實(shí)際支付費(fèi)用控制等每一個(gè)環(huán)節(jié)均包含在內(nèi)。并且PowerPIP采用了目前最先進(jìn)的B/S構(gòu)架，從而能讓業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、承包商、供應(yīng)商等各種角色均共享，所有的數(shù)據(jù)信息全部實(shí)現(xiàn)電子流轉(zhuǎn)，大大提高了信息的交流效率，同時(shí)也規(guī)范了過程控制，固化管理流程，使得投資控制所需的各種數(shù)據(jù)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地，見圖3。（一）建立合理有效的投資目標(biāo)，作為投資控制基線，并根據(jù)進(jìn)展不斷修訂 首先建立費(fèi)用科目體系，作為費(fèi)用分析控制的基礎(chǔ)，所有的費(fèi)用均包含在內(nèi)。<>其次將概算按照費(fèi)用科目體系，導(dǎo)入到系統(tǒng)，作為費(fèi)用控制的投資目標(biāo)。在項(xiàng)目執(zhí)行

8、過程中根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整投資計(jì)劃，使用系統(tǒng)概算調(diào)整功能。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟（二）加強(qiáng)過程控制 項(xiàng)目經(jīng)理圈子（1）加強(qiáng)合同管理，保證工程投資的有效控制 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟 合同是業(yè)主與建設(shè)承包商關(guān)系的基礎(chǔ)，也是費(fèi)用控制的基礎(chǔ)，合同管理是費(fèi)用控制的核心。合同中應(yīng)有明確的質(zhì)量要求、進(jìn)度要求，可量化的合同費(fèi)用構(gòu)成，明確的費(fèi)用支付形式。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章（3）把握好工程計(jì)量支付 工程進(jìn)度付款是業(yè)主按工程承包合同有關(guān)條款規(guī)定，支付給施工單位的合格工程產(chǎn)品的價(jià)款，它是工程項(xiàng)目竣工結(jié)算前工程款支付的最主要方式。工程進(jìn)度付款一定要有理有據(jù)，在電子審批進(jìn)度款的過程中，監(jiān)理根據(jù)質(zhì)量模塊統(tǒng)計(jì)得到的完工簽證單上的工程量來審核

9、承包商申報(bào)量，業(yè)主根據(jù)實(shí)際情況修改業(yè)主審核量，并且可以修改自動(dòng)計(jì)算而得到業(yè)主審核金額，從而實(shí)現(xiàn)量、價(jià)審核的同步。（2）采用單價(jià)合同,以工程量清單作為費(fèi)用控制的基礎(chǔ)。從合同簽訂到每期進(jìn)度款申請(qǐng)，都應(yīng)提倡使用工程量清單作為基礎(chǔ)。應(yīng)有明確單價(jià)、數(shù)量，并標(biāo)明是否和進(jìn)度關(guān)聯(lián)，從而決定是按進(jìn)度款方式支付還是里程碑點(diǎn)計(jì)劃支付。(4)嚴(yán)格控制工程變更 項(xiàng)目管理論壇工程變更可由施工單位或設(shè)計(jì)單位提出，也可由業(yè)主、監(jiān)理工程師提出。但不管是誰提出的都必須要有變更的依據(jù)，如變更的工程量清單和變更的估價(jià)，并遵循一定程序進(jìn)行規(guī)范操作。嚴(yán)格審核變更價(jià)款，包括工程計(jì)量及變更單價(jià)的審核，通過額外工程量簽證及其單價(jià)審核，來正確合

10、理的確定額外工程量和造價(jià)，避免出現(xiàn)施工方多報(bào)、虛報(bào)的現(xiàn)象，從而出現(xiàn)工程投資失控的情況。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，我們需要時(shí)刻監(jiān)控費(fèi)用執(zhí)行情況，并與投資計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，再加以調(diào)整糾偏。在沒有使用信息化手段之前需要人工收集大量數(shù)據(jù)，然后耗費(fèi)大量精力手工制作相關(guān)報(bào)表，而且也只能一月制作一次，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作非常大。使用PowerPIP進(jìn)行投資控制之后，我們能在任意時(shí)刻隨時(shí)得到即時(shí)的各種報(bào)表，使我們能更全面、更及時(shí)、更準(zhǔn)確的掌握項(xiàng)目費(fèi)用執(zhí)行情況。 項(xiàng)目管理培訓(xùn)(1)總費(fèi)用報(bào)告 項(xiàng)目管理培訓(xùn)反映項(xiàng)目總體費(fèi)用情況,并在估算、概算、合同、實(shí)際費(fèi)用等角度對(duì)比。(2)分項(xiàng)費(fèi)用報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理圈子按照設(shè)備、主材、土建、安裝等費(fèi)用類別角度進(jìn)行項(xiàng)目總體費(fèi)用分析（3）合同匯總報(bào)表 按照查詢條件統(tǒng)計(jì)匯總相關(guān)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況（4）合同執(zhí)行情況報(bào)表 按照區(qū)域、裝置查詢合同，并跟蹤每個(gè)合同執(zhí)行過程，進(jìn)度款、預(yù)付款、罰金扣款、支付申請(qǐng)等 (5) 合同變更情況匯總 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟根據(jù)不同項(xiàng)目、項(xiàng)目組合、合同、變更類型分析變更情況及變更金額等。（6）工程進(jìn)度款結(jié)算報(bào)表項(xiàng)目管理論壇反映出項(xiàng)目進(jìn)度款執(zhí)行情況,分析每個(gè)裝置每期申報(bào)的進(jìn)度款情況(7)投資分析曲線 通過投資計(jì)劃曲線，預(yù)測項(xiàng)目預(yù)計(jì)結(jié)束金額是