記錄控制程序(有效版)

1、山推工程機(jī)械股份有限公司履帶底盤事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號QG/LDP-02-02-2008記錄把握程序第 1 頁共3頁1.目的為供應(yīng)產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù),并實(shí)現(xiàn)可追溯性，特制定本程序。2.適用范圍適用于對質(zhì)量記錄的建立、標(biāo)識、填寫、保存、檢索、保存期限及超過保存期限處置的把握。3.相關(guān)文件3.1文件編號與格式規(guī)定 4.術(shù)語和定義本程序接受GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語定義。5.職責(zé)5.1事業(yè)部管理部的信息中心負(fù)責(zé)本程序的制定、修訂及歸口管理。5.2事業(yè)部各職能部門和工廠各職

2、能部門、工段負(fù)責(zé)各自主管過程記錄的建立、填寫、收集、整理、保存。5.3事業(yè)部管理部的信息中心負(fù)責(zé)記錄的印刷、統(tǒng)一歸檔和超過保存期限的銷毀。輪系工廠人事總務(wù)科負(fù)責(zé)輪系工廠記錄的印刷、統(tǒng)一歸檔和超過保存期限的銷毀。6.過程把握6.1過程把握流程圖（附后）6.2記錄的建立與修訂6.2.1記錄的建立由事業(yè)部各職能部門和工廠各職能部門提出，可由所屬文件編寫部門設(shè)計(jì)表樣，并將設(shè)計(jì)的記錄表樣（必要時(shí)含傳遞程序），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)管理者代表組織評審并批準(zhǔn)后，分別交信息中心納入質(zhì)量記錄編目并實(shí)施印刷。輪系工廠交人事總務(wù)科納入質(zhì)量記錄編目并實(shí)施印刷。記錄的建立應(yīng)遵循以下原則： a)記錄的格式應(yīng)執(zhí)行文件編號與

3、格式規(guī)定中5.2.5條款的要求；b)當(dāng)顧客或法律法規(guī)有要求的記錄時(shí)，按顧客或法律法規(guī)要求記錄執(zhí)行；c)應(yīng)建立事業(yè)部統(tǒng)一使用的記錄編號與格式。當(dāng)工廠需要共性記錄時(shí)，經(jīng)事業(yè)部管理者代表批準(zhǔn)后，報(bào)信息中心審核備案；d)需要傳遞的記錄應(yīng)附傳遞流程。6.2.2當(dāng)記錄的表樣需要修訂時(shí)，由記錄的建立部門報(bào)請管理者代表組織評審并批準(zhǔn)后由記錄所屬山推工程機(jī)械股份有限公司履帶底盤事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號QG/LDP-02-02-2008記錄把握程序第 2 頁共3頁部門填寫文件更改通知單，文件更改通知單應(yīng)明確規(guī)定更改記錄的實(shí)施日期。6.3記錄的標(biāo)識6.3.1各項(xiàng)質(zhì)量管

4、理活動及產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的記錄的編號標(biāo)識執(zhí)行文件編號與格式規(guī)定中5.2.5.1條款的要求。6.3.2來自供方或顧客的記錄，按原編號進(jìn)行標(biāo)識。6.4記錄的填寫6.4.1記錄按其使用要求由相應(yīng)職能部門的擔(dān)當(dāng)或生產(chǎn)現(xiàn)場的操作者填寫。6.4.2記錄填寫不得使用鉛筆，應(yīng)做到字跡清楚和易讀，內(nèi)容齊全，真實(shí)，簽字手續(xù)完備。6.4.3當(dāng)記錄填寫有誤時(shí)，應(yīng)接受劃改后填寫，并經(jīng)本人或主管領(lǐng)導(dǎo)在劃改處蓋章確認(rèn)。6.4.4無需填寫的項(xiàng)目應(yīng)在相應(yīng)表格內(nèi)劃一條正比對角斜線確認(rèn)。6.4.5當(dāng)記錄使用ERP流程自動生成內(nèi)容時(shí),需經(jīng)制單人簽字確認(rèn)。6.5記錄的收集、整理記錄由各職能部門或工段收集、每月進(jìn)行一次整理，實(shí)施分類裝訂成冊

5、、標(biāo)識并保存，其工段記錄集中在工段或科保存。設(shè)備點(diǎn)檢記錄集中在工廠設(shè)備科保存；自主檢查記錄集中在工廠檢查科保存。6.6記錄的檢索與歸檔6.6.1為了便于記錄的檢索，事業(yè)部信息中心或輪系工廠人事總務(wù)科編制質(zhì)量記錄編目，質(zhì)量記錄編目包括以下內(nèi)容：a)記錄名稱；b)統(tǒng)一編號；c)填寫部門；d)保存期限；e)保存部門。6.6.2由主管部門或工段存放的質(zhì)量記錄應(yīng)在文件盒及文件柜上標(biāo)識文件類別名稱、文件的供應(yīng)單位、文件所屬時(shí)間段，以便于檢索。6.6.3記錄應(yīng)遵循“5S”管理要求，整齊、清潔、分類擺放，妥當(dāng)保管，防止丟失、損壞現(xiàn)象的發(fā)生。6.6.4事業(yè)部的各職能部門和工廠各職能部門應(yīng)在每年的一月、七月初按質(zhì)

6、量記錄編目要求分別將半年前的半年期存放記錄分別交由信息中心或輪系工廠人事總務(wù)科統(tǒng)一歸檔，并填寫文件材料歸檔交接單。歸檔存放的條件應(yīng)滿足防蟲、防潮、防火、防盜和便于檢索等要求。6.7記錄的查閱/借閱6.7.1 查閱、借閱有關(guān)質(zhì)量記錄應(yīng)經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.7.2借閱質(zhì)量記錄應(yīng)填寫文件借閱（復(fù)制）登記表，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。6.8記錄的處置6.8.1記錄的保存期限按質(zhì)量記錄編目的規(guī)定執(zhí)行。6.8.2超過保存期限的記錄分別由信息中心和輪系工廠人事總務(wù)科填寫記錄銷毀審批表，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可予以銷毀，銷毀審批記錄應(yīng)予保存。6.8.3信息中心和輪系工廠人事總務(wù)科應(yīng)分別對記錄的執(zhí)行狀況每半年至少組織進(jìn)行一次現(xiàn)場檢查，并對檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，確保記錄填寫的充分性、客觀性、精確性和規(guī)范性，對存在問題山推工程機(jī)械股份有限公司履帶底盤事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號QG/LDP-02-02-2008記錄把握程序第3 頁共3頁準(zhǔn)時(shí)指導(dǎo)改進(jìn)。6.9電子版本的記錄管理執(zhí)行電子文檔管理規(guī)定7.原始記錄7.1質(zhì)量記錄編目 LDP/ZJ - 4.2.4 - 017.2記錄銷毀審批表 LDP/ZJ - 4.2.4 - 027.2文件借閱（復(fù)制）登