檔案整理分類方案

1、檔案整理分類方案為加強(qiáng)本公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司檔案整理實(shí)際情況，特制定本方案。 第1條 本方案規(guī)定了檔案分類的原則和方法、檔號標(biāo)識及歸檔范圍和保管期限。 第二條 檔案分類原則是以公司所有在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。 本方案適用于本辦公室檔案實(shí)體的分類、整理和排架管理。 第三條 本方案共設(shè)置9個一級類目，并以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為一級類目代號。 1、公司文件（代號：01） 2、辦證管理（

2、代號：02） 3、合同管理（代號：03） 4、基本建設(shè)（代號：04） 5、檢驗(yàn)報告（代號：05） 6、行政管理（代號：06） 7、人事檔案（代號：07） 8、體系文件（代號：08） 9、聲像實(shí)物檔案（代號：09） 第四條 二級類目的設(shè)置方法如下： 1、公司文件、辦證管理、合同管理類的二級類目，按職能部門設(shè)置； 2、基本建設(shè)類的二級類目，按廠區(qū)或基建項(xiàng)目設(shè)置； 3、檢驗(yàn)報告類的二級類目，按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置； 4、行政管理類的二級類目，按類別、部門/廠區(qū)、財(cái)務(wù)報告、其他設(shè)置； 5、人事檔案類的二級類目，按部門/人名設(shè)置；6、體系文件類二級類目按廠區(qū)、類別和年限設(shè)置； 7、聲像檔案類的二級類目，按

3、照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤等載體特征設(shè)置，照片類的三級類目按領(lǐng)導(dǎo)類、榮譽(yù)類、業(yè)務(wù)活動類、文體活動類設(shè)置；實(shí)物檔案類的二級類目，按榮譽(yù)品、紀(jì)念品、其他設(shè)置； 8、專業(yè)檔案類的二級類目根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。第5條 歸檔文件 1.本部門在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。 2.整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。3. 歸檔：在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和

4、排列順序。 3.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。 3.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 3.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。 3.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4. 組件（件的組織） 4.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)

5、要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。4.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。 第六條 分類 1.辦公室應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全

6、宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。2. 歸檔文件一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類。 a）按年度分類 將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。 b）按機(jī)構(gòu)分類 將文件按其形成分類。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件

7、內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。 c）按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。3. 排列 a)歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。 b)同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 c) 會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列。4. 編號 a)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。 5.4.

8、3 檔號按照以下要求編制： a）全宗號：DX。 b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2017”。 c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。 d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用2位漢語拼音字母，如行政辦公室代碼“XZ”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。 e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。 f) 歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加

9、蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。 g) 歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識。5. 編目 5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。 5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件

10、目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。 a）序號：填寫歸檔文件順序號。 b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。 c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。 d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“ ”。 f）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。 g) 密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。 h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁

11、面為一頁。 i）備注：注釋文件需說明的情況。 5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。 5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。 修整、裝訂、編頁、裝盒和排架編輯 6. 修整 6.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。 6.2歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。6.3 歸檔文

12、件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。 6.4 對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。7. 裝訂 7.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。 7.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。 7.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針

13、、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。 7.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。 7.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。7.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。 8. 編頁8.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。 8.2 頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 8.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制

14、頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。 9. 裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。 9.1 檔案盒 9.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。 9.1.2 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。9.1.3備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包

15、括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。 a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。 c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。 d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。 e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。 10.排架 10.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。 10.2 歸檔文件按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。 10.3 歸檔文件按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便