超市食品采購制度

1、食品采購制度1.1 目的1) 便于連鎖店所需商品的統(tǒng)一管理和采購，降低商品的采購成本，規(guī)范進、出貨流程，做到人員合理分工與定位，通過標準化、簡單化、專業(yè)化達到提高效益的目的 2) 確保各連鎖店的正常供給，保證采購商品的適應性和新鮮度并選擇穩(wěn)定、可靠的供貨渠道 3) 結合市場與各門店的地域差異性以及季節(jié)變化等，制訂采購計劃并負責洽談商品進場、維系供應關系，爭取廠商的最大化支持 4) 了解消費新動向，適時引進新品，并與供應商申請?zhí)貎r商品的支持和相關的促銷活動，擬定DM促銷商品 1.2 范圍采購、儲備、配送1.1.1 采購部功能、職責：(1) 商品購進工作實行統(tǒng)一管理，分級負責的方式，在營運總監(jiān)的領

2、導下，由采購部經理分級負責商品的采購。(2) 采供經理對進貨的審批、管理、監(jiān)督、協(xié)調工作，具體負責審批各采購人員的進貨渠道、采購計劃制定和決定與經營有關的進貨項目。(3) 采購部具體負責開發(fā)商品貨源渠道，建立商品基地，組織商品的購進工作。(4) 采購部負責編制所負責品類的商品購進計劃，經審批后具體負責計劃的實施。(5) 采購部負責引進新商品，生產廠家及“總代理”、“總經銷”的供貨商，并組織落實購進環(huán)節(jié)的業(yè)務洽談。(6) 采購部要進行市場調查和進行市場預測分析判斷不同季節(jié)和其他不同時間段消費者的消費變化特征，并根據(jù)消費特征的變化，制定合理采購計劃使所采購商品迎合消費者消費需求。(7) 采購部要不

3、斷關注市場上的新產品動態(tài)，及時引進暢銷新產品 。(8) 對供貨商產品進行評價分析，杜絕性價比低的產品進入超市。(9) 對采購商品進行把關，杜絕產品質量沒有保障的產品進入超市。(10) 根據(jù)采購商品的采購價和市場情況制定商品的零售價和利潤。(11) 每周監(jiān)測采購商品和其他商品的銷售情況，對于銷售不佳且供貨商支持不夠的給以供貨商降級處理。(12) 對于滯銷貨產品和利潤水平較低且不暢銷的商品給以下架處理(13) 對各分店的經營業(yè)績負有連帶責任，必須從各方面為分店提供協(xié)助，幫助分店完成包括營業(yè)額、銷售利潤在內的各項任務。(14) 具體補貨行為由各店負責，由采購部進行監(jiān)督1.1.2 采購部主要事項：（1

4、）洽談商品進場并簽定購銷合同；（2）洽談各門店的促銷費用如地堆、端頭、廣告位招租等； （3）了解消費新動向，適時引進新品，并與供應商申請?zhí)貎r商品的支持和相關的促銷活動，擬定DM促銷商品；（4）根據(jù)各門店上報的要貨計劃，查閱庫存、制訂合理采購訂單開始備貨；（5）根據(jù)各門店反饋的市調信息，調整商品的價格和制定促銷方案；（6）對各門店要求退貨的商品或大庫上報臨近保質期商品，審核后及時和供應商協(xié)調節(jié)退、調、換貨，對不能調退的商品應立即控制訂貨并制定促銷處理方案；（7）組織大庫的商品盤點，分析庫存過大的原因，并采取相應的措施；（8）對洽談的各項協(xié)議主要內容進行備案、歸檔，對新簽訂的地堆、端頭協(xié)議的期限內

5、容即時書面告之各門店做好商品陳列；（9）落實門店大宗團購商品的交易、要貨和讓利工作；（10）調整門店商品的經營品類和訂貨權限；（11）定期訪問各門店，指導商品的陳列，幫助門店調整商品結構。1.1.3 電腦錄入員的工作職責（1）確保錄入數(shù)據(jù)的準確性與真實性；（2）積極主動與各部門溝通聯(lián)系與協(xié)調，做到與各部門暢通工作；（3）本著認真負責的態(tài)度及時完成領導交辦的事項。1.1.4 電腦錄入員的主要工作事項（1）負責新進商品的信息錄入；（2）負責將采購訂單分類交倉庫和門店并追蹤采購訂單的到貨情況；（3）每周根據(jù)連鎖門店（市外）要貨單，確認庫存，打印要貨單及時調撥，并對庫存不足的進行歸類，以便采購下單備貨

6、；（4）對采購部簽訂的合同（地堆、端頭協(xié)議等）備檔后交財務存檔，并追蹤協(xié)議的履行情況；（5）對采購部審批后的門店每檔期特價商品進行調價或售價商品的價格變動，并書面告知門店；（6）整理、歸類好各項單據(jù)以便備查。1.1.5 配送中心的工作職責與主要事項：1、嚴格按收貨程序接收供應商送貨，包括碼放程序、區(qū)域原則、貼碼程序、驗貨程序、驗單程序等；2、工作認真、細致、誠實、有條理，確保所有的收貨真實、正確、清楚；3、及時對驗收的貨物整理、碼放，根據(jù)各門店要貨單進行配送；4、負責收貨區(qū)域、庫區(qū)的清潔、衛(wèi)生、安全操作、消防等要符合公司規(guī)定；5、做好收貨區(qū)的車輛秩序、管理和外來人員的進出管理；6、執(zhí)行先退后收

7、貨的程序；7、與供應商保持良好的合作關系，為其提供份內的服務；8、堅持月盤點制度；9、建立商品保質期臺帳，對臨近保質期或長期滯銷、庫存過大和孤品、品項不佳等列出清單，及時上報采購部；10、將各門店送來的報損商品，檢查退單單據(jù)是否與貨物一致，是否有領導簽名，批量退貨是否與采購部的指示相一致，然后統(tǒng)一執(zhí)行報損程序進行報損；11、對退貨商品分類、分區(qū)域進行整理，確保每一個供應商的退貨全部集中在一起清退；12、負責維修商品的跟進工作；13、負責各連鎖門店的信息、單據(jù)的收集整理工作，于每日17時上交財務進行登帳或將系統(tǒng)庫存進行更正；14、負責入庫贈品的保管，即時通知采購部；15、每日早晨和中午到采購部反

8、映到貨情況，并取走訂單。1.3 采購計劃的制定1、商品購進應根據(jù)市場需求、季節(jié)變化，在市場調研預測分析的基礎上，分級制定商品購進計劃。2、采購部一個采購專員負責一個品類的商品采購，并制定所負責品類的商品季度、月份進貨計劃。3、采供部經理對各采購專員采購計劃進行匯總、調整、審核。4、采供經理根據(jù)審核、匯總后的采購計劃，向營運總監(jiān)遞交采購申請，申請被批準后，向采購專員下達商品購進指令。5、商品購進計劃是采購的依據(jù)，必須貫徹“積極、穩(wěn)妥、及時、可行”的原則，應具有預見性、科學性和指導性。6、商品購進計劃按時間分為：年度、半年、季度、月份、節(jié)日計劃。按類別分為：應季商品購進計劃、臨時補充計劃、專業(yè)會議

9、訂貨計劃以及展銷、促銷活動商品儲備計劃。7、商品購進計劃內容包括：購進日期、供貨單位、商品產地、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額和結算方式等。8、采購人員要嚴格按采購計劃進行實施，對超計劃購進須及時向上級領導闡述理由，并經批準后執(zhí)行，否則由此造成損失的，要追究當事人的經濟責任。1.4 采購原則1 商品購進要遵循一百超市的經營指導思想和商品定位的原則，符合市場供求規(guī)律。2 優(yōu)化選擇貨源渠道的原則。好中排好，優(yōu)中選優(yōu)，以商品質量為主要依據(jù)。3 堅持“多渠道，少環(huán)節(jié)”的原則。力爭組織“源頭”商品，在同一條件下，“先廠家，后批發(fā)；先本市，后外埠；先代銷，后經銷”。有條形碼的商品優(yōu)先。4 以“名、特、

10、優(yōu)、新、鮮”及老字號產品為主的原則。貫徹“引名廠，賣名品，創(chuàng)名店”的經營方針。5 堅持“質價相符，真實合理，優(yōu)質優(yōu)價，物有所值”的價格原則。同價商品，質優(yōu)者優(yōu)先；同質商品，價低者優(yōu)先。6 堅持“質量合格，結構合理，適銷對路，適時適量”的原則。做到不脫銷斷檔，無假、冒、偽、劣產品。7 堅持“以銷訂進，以進促銷，勤進快銷，儲存保銷”的原則。8 貫徹“以經濟效益為核心，注重與社會效益相同一”的原則。1.5 采購流程由總店統(tǒng)一規(guī)劃同供應商的接洽、議價、商品的導入、商品的淘汰以及POP促銷等，超市所屬各門店只負責商品的陳列以及內部倉庫的管理和銷售工作，對于商品采購，各分店只有建議權，可以根據(jù)自己的實際情

11、況向總部提出有關采購事宜。 1、 自主采購（1）了解超市目前產品情況分析周邊社區(qū)消費者需求，找到超市沒有的空白產品、或應季需求增長產品、或需替代產品做出采購計劃 （2）向營運總監(jiān)申請采購（3）申請被批準后向相關采購人員下達采購指令，限期完成采購任務2、 被動采購（1） 超市經理向采購部提出采購申請。（2） 采購部做出采購計劃（3）向營運總監(jiān)申請采購（4）被批準后向相關采購人員下達采購指令，限期完成采購任務1.6 收貨管理制度1、原則：按單收貨，仔細清點驗收，要求供應商提供送貨清單，核對供價是否一致，應及時反應至采購部；2、收貨制度：（1）倉庫劃出收發(fā)貨區(qū)，所有收貨必須在收發(fā)貨區(qū)進行，未經允許其

12、他人不準進入倉庫；（2）所有收貨必須憑有效單據(jù)進行收貨，無效單據(jù)不可進行收貨；（3）收貨要求：A、驗貨時要進行抽樣檢查、開箱檢查；B、檢查項目：條形碼是否與訂單相符，包裝是否完整，保質期是否符合要求，禮品是否配送，有品質要求是否符合，對不符合要求的可拒收；（4）仔細清點商品數(shù)量，按實收單填寫有效單據(jù)，實收的數(shù)量不超過單據(jù)所列數(shù)據(jù)，有贈品的，要單獨填寫贈品單，并在有效單據(jù)上備注清楚，上報采購部后統(tǒng)一給予分配；（5）收貨完畢，雙方在單據(jù)上簽字確認，并注明收到貨日期，綠聯(lián)交對方，紅聯(lián)自己留用，白聯(lián)整理及時送交財務。1.7 出貨管理制度1、原則：先進先出2、出貨制度：A、倉庫管理人員憑要貨單等其他有效

13、單據(jù)按單發(fā)貨；B、堅持先進先出的原則；C、配送或退貨商品必須整齊堆放在收發(fā)區(qū)并當場確認；D、駕駛員當場監(jiān)督配送，對拼箱商品做好封箱序號，并在配送中心登記好單據(jù)號和出車時間，到門店后雙方驗貨，以門店實收數(shù)量為準，雙方在要貨單上簽字后，綠聯(lián)給對方，紅聯(lián)倉庫保留，白聯(lián)整理后由駕駛員帶回交于配送經理核對分店的收貨情況。1.8 倉庫的盤點制度1、目的：檢查商品的實際庫存與帳存數(shù)是否相符；2、不定期盤點制度：A、由財務部確定若干個要抽查的商品；B、由采購部組織人員參加檢查；C、倉庫要做好抽查商品的整理工作與單據(jù)整理工作；D、倉庫保管員與抽查人員一起清點要抽查的商品，填寫盤點表；E、財務人員在盤點表的基礎上

14、調整未錄入電腦的單據(jù)，數(shù)出抽查日的實際盤存數(shù)；F、財務部把實際盤點與電腦帳存數(shù)進行比較，填寫盤點差異分析表報送采購部。3、定期盤點制度：A、每月定于20日進行倉庫盤點，盤點時停止收貨；B、倉庫在盤點之前，把所有的殘次商品上報采購部進行處理，把所有的單據(jù)整理好上交財務部錄入電腦；C、整理清點商品，填寫盤點表，盤點工作應在最短的時間內完成，及時上交采購部；D、采購部組織人員進行倉庫抽查，抽查完畢，盤點表交給財務部，財務部進行實存數(shù)與電腦帳存數(shù)比較并填寫差異表送交采購部。1.9 配送車輛管理制度1、原則：確保運輸安全，商品及時配送到位；2、車輛管理及運輸制度（1）所有車輛必須嚴格遵守集團公司車輛暫行管理條例；（2）配送到門店商品，駕駛員要與倉庫清點好件數(shù)，運輸途中要確保商品安全，送達門店后，協(xié)同門店收貨員驗收確認；（3）收集各門店的各項單據(jù)，及時上交配送中心，對異常情況及時反饋到采購部， 門店直配單直接上交財務；（4）駕駛員必須服從上級領導的安排，除配送之余，有義務協(xié)助倉庫做好相關工作；（5）配送中心在出車前應通報采購部，駕駛員在貨品送到分店驗貨后應及時返回配貨中心報到。1.10 罰則1、目的：自