辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

1、辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢摘要：隨著時代的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，企業(yè)辦公趨向自動化。在信息時代的今天，各企業(yè)的辦公自動化越發(fā)重要，起著不可取代的作用。辦公自動化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。本論文主要論述辦公自動化的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。熟知掌握各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源，以提高產(chǎn)效率、工作效率、工作質(zhì)量、輔助決策、促進(jìn)辦公活動規(guī)范化和制度化。關(guān)鍵字：辦公自動化 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢辦公自動化，Office Automation，簡稱OA，是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種

2、新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自動化的發(fā)展歷程：1985年1993年的起步階段是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)

3、致應(yīng)用效果不佳。1993年2002年的應(yīng)用階段隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運(yùn)營效率，同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個階段OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工的工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營效率。發(fā)展階段：OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營信息化的一個重要組織部

4、分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,在各個領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件,社會向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動生產(chǎn)率大踏步前進(jìn).科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動的高度結(jié)合)為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的勞動方式發(fā)生了巨大的變化.辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來的文房四寶,辦公桌上的打字機(jī)被計算機(jī)文字處理機(jī)所取代,辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的"磁盤"所

5、取代,包括記錄,起草,編輯,修改,打印,存檔,復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作,無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動,而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環(huán)境,使人們從原先繁重的重復(fù)性,例行性的辦公事務(wù)中解放出來,從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上.用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進(jìn),設(shè)備越來越多,功能越來越強(qiáng),性能也越來越高,這為實(shí)現(xiàn)辦公自動化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件.例如,用于處理辦公信息和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計算機(jī)(包括微型機(jī),超級小型機(jī)和中,大型機(jī));起草文稿用的文字(詞)處理機(jī);制作報表用的電子表格打印機(jī);編排各種文件,資料格式

6、等的電子臺式出版系統(tǒng);存放,管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng);自動控制各種工作流程的辦公自動化系統(tǒng);支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會議系統(tǒng);計算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī),傳真機(jī);復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等,這些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作提供有力的支持,在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現(xiàn)代化的推動手段。伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮洶涌，組織流程的固化、改進(jìn)、知識的積累、應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新、提升，OA也在不斷求新求變，最終OA系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的"智能型自動化的OA"將成為未來的發(fā)展方向，將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務(wù)。

7、屆時OA可能不叫OA，換為更能體現(xiàn)其價值的名稱，例如“企業(yè)知識門戶EKP”、“管理支撐平臺MSS"等，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)OA的范疇，演變成為企業(yè)的綜合性強(qiáng)大管理支撐平臺。作為中國機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，辦公自動化今后如何發(fā)展演變將對中國信息產(chǎn)業(yè)格局、機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用普及產(chǎn)生重要影響，OA未來3-6年將如何演繹，以下是未來OA的面貌。1、人性化：未來OA的門戶更加強(qiáng)調(diào)人性化，強(qiáng)調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強(qiáng)調(diào)人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強(qiáng)調(diào)對于眾多信息來源的整合，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前"人去找系統(tǒng)"的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)"系統(tǒng)找人&q

8、uot;的全新理念，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能夠指導(dǎo)人行為的意念、能力。其實(shí)"人性化"也即一種"自動化"。2、無線化：利用新技術(shù)，使移動OA協(xié)同應(yīng)用成為未來增長點(diǎn)。信息終端應(yīng)用正在全面推進(jìn)融合，3G無線移動技術(shù)在中國的應(yīng)用已經(jīng)指日可待，它使融合了計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的移動設(shè)備將成為個人辦公必備信息終端，在此載體上的移動OA協(xié)同應(yīng)用將是管理的巨大亮點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)無處不在、無時不在的實(shí)時動態(tài)管理，這將給傳統(tǒng)OA帶來重大的飛躍。3、智能化：隨著網(wǎng)絡(luò)和信息時代的發(fā)展，用

9、戶在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時，面對越來越多的數(shù)據(jù)，如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業(yè)智能（BI）分析工作，幫助用戶快速的從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律與機(jī)會，提高用戶的工作績效，（續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容）將對用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。4、門戶化: 在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似"門戶"的技術(shù)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)能通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識化、虛擬化，這時可能它不叫OA，換為更能體現(xiàn)其價值的名稱如"企業(yè)知識門戶EKP"、&quo

10、t;管理支撐平臺MSS"等，轉(zhuǎn)變成為"一點(diǎn)即通"的企業(yè)綜合性管理支撐門戶。還有通用化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化等等。現(xiàn)代的辦公自動化已經(jīng)早已不是以前的簡單文檔處理和單純行政事務(wù)了,現(xiàn)代辦公自動化的使命是通過提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量來提高企業(yè)在市場中的核心競爭力。知識管理是以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知識人才、傳遞和利用知識為目的的系統(tǒng)工程,它可以幫助企業(yè)解決知識的共享和再利用問題。知識管理可以在合適的時間給正確的人傳遞正確知識,幫助人們采取適當(dāng)?shù)男袆?以避免錯誤和工作的重復(fù)。知識管理可以幫助企業(yè)搜集和管理散布在企業(yè)各個系統(tǒng)中的信息和人們頭腦中的知識。因此,知識是未來辦公自動化的核心系統(tǒng),知識管理是辦公自動化的基礎(chǔ)技術(shù)。因此未來的辦公自動化必定會更加快速發(fā)展，更加完善以及智能化，提高企業(yè)的水平。  辦公自動化從最初到今天的發(fā)展,已