辦公室事務(wù)管理十八項(xiàng)(6S篇)

1、1合眾資源集團(tuán)辦公室辦公室6S管理管理實(shí)施方法與技巧實(shí)施方法與技巧深圳深圳3A企業(yè)管理顧問有限公司企業(yè)管理顧問有限公司張明虎張明虎20222022年年3 3月月5 5日日2合眾資源集團(tuán)1. 1. 請您參與而不是參觀請您參與而不是參觀2. 2. 請您學(xué)習(xí)而不是休息請您學(xué)習(xí)而不是休息3. 3. 請讓您的寶貝請讓您的寶貝 睡覺睡覺( (震動(dòng)或關(guān)機(jī)震動(dòng)或關(guān)機(jī)) )4. 4. 杜絕打盹別讓思想去旅游杜絕打盹別讓思想去旅游5. 5. 請準(zhǔn)時(shí)請準(zhǔn)時(shí)! !溫馨提示溫馨提示3合眾資源集團(tuán)4合眾資源集團(tuán)5合眾資源集團(tuán)請請 說說 出出 看看 到到 的的 顏顏 色色 ( 1 )( 1 )6合眾資源集團(tuán)請請 說說 出出

2、 看看 到到 的的 顏顏 色色 ( 2 )( 2 )7合眾資源集團(tuán)8合眾資源集團(tuán)9合眾資源集團(tuán)規(guī)范規(guī)范 高效高效細(xì)致細(xì)致 專業(yè)專業(yè)追求目標(biāo)追求目標(biāo):10合眾資源集團(tuán) 一、OA機(jī)定位 二、公私區(qū)分 三、資料歸位 四、柜架管理 五、電腦文件 六、表格管理 七、桌面狀態(tài) 八、桌底狀態(tài) 九、抽屜狀態(tài) 十、物品定位 十一、線束整理 十二、開關(guān)標(biāo)識 十三、空調(diào)狀態(tài) 十四、張貼管理 十五、看板管理 十六、會議管理 十七、安全消防 十八、門窗管理11合眾資源集團(tuán)1、清理不要物；2、公用的辦公設(shè)備（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責(zé)任人；一、OA(辦公自動(dòng)化)設(shè)備管理1

3、2合眾資源集團(tuán)13合眾資源集團(tuán)14合眾資源集團(tuán)1、清理不要物2、私人用品和辦公用品分開放置；3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個(gè)抽屜；4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；5、標(biāo)識明確：辦公用品、常用資料、私人物品15合眾資源集團(tuán)1、清理過期的資料；2、每冊資料都需要有明確的標(biāo)識； 資料名稱 定位標(biāo)識 管理者標(biāo)識3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。三、資料物品歸位16合眾資源集團(tuán)17合眾資源集團(tuán)改善前改善前改善后改善后18合眾資源集團(tuán)1、清理不要物；2、各文件、物品必須分層、分類管理 標(biāo)準(zhǔn)類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī) 范、參考資料、事務(wù)管理類、品質(zhì)管理類、

4、生產(chǎn) 計(jì)劃類、報(bào)告類、人事管理、檔案類、工藝文 件、國家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格 3、各文件柜、架內(nèi)物品按輕重決定置于哪層。一般 輕的物品、文件放上層，重的放下層，4、各文件柜、架內(nèi)物品按使用的頻率決定置于哪 層。一般使用頻率高的置于中間拿取方便的位 置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；5、標(biāo)識明確；6、定期清掃，保持干凈無塵。19合眾資源集團(tuán)文件柜分類標(biāo)識20合眾資源集團(tuán)21合眾資源集團(tuán)C盤盤我的文檔我的文檔私人文件私人文件*文件文件品質(zhì)文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件培訓(xùn)文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件22合眾資源集團(tuán)XXX公司JIT文件分類實(shí)例23合眾資源集團(tuán)六、空白表單管理六、空白表單管理24

5、合眾資源集團(tuán)25合眾資源集團(tuán)1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、 筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位；3、工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長時(shí)間（0.5H以上）離開時(shí)，文件、資料必須 歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”5、保持桌面清潔七、桌面狀態(tài)26合眾資源集團(tuán)27合眾資源集團(tuán)28合眾資源集團(tuán)29合眾資源集團(tuán)30合眾資源集團(tuán)31合眾資源集團(tuán)32合眾資源集團(tuán)33合眾資源集團(tuán)1、不要物的清理2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分 抽屜放置；3、一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí)，想辦法將物品固定，想辦法將物品固定， 避免來回開關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng)避免

6、來回開關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng) ；4、標(biāo)識清楚；5、定期清理，保持干凈無塵。34合眾資源集團(tuán)35合眾資源集團(tuán)36合眾資源集團(tuán)十、物品定位十、物品定位(隱形定位法隱形定位法)37合眾資源集團(tuán)38合眾資源集團(tuán)39合眾資源集團(tuán)40合眾資源集團(tuán)41合眾資源集團(tuán)42合眾資源集團(tuán)43合眾資源集團(tuán)44合眾資源集團(tuán)45合眾資源集團(tuán)46合眾資源集團(tuán)47合眾資源集團(tuán)48合眾資源集團(tuán)49合眾資源集團(tuán)50合眾資源集團(tuán)51合眾資源集團(tuán)52合眾資源集團(tuán)53合眾資源集團(tuán)54合眾資源集團(tuán)1、清理過期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置 上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工作

7、臺需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要 求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過2張A4紙位置), 玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標(biāo)識崗位、職責(zé)6、保持張貼物的清潔。十四、張貼物管理55合眾資源集團(tuán)56合眾資源集團(tuán)內(nèi)容： 通告/公告欄 學(xué)習(xí)園地(初期可以展示6S基礎(chǔ)知識) 人員去向管理 輪值管理 6S責(zé)任區(qū)域布局圖 6S日常點(diǎn)檢表(可以先空著)57合眾資源集團(tuán)58合眾資源集團(tuán)59合眾資源集團(tuán)十六、會議室十六、會議室60合眾資源集團(tuán)61合眾資源集團(tuán)62合眾資源集團(tuán)63合眾資源集團(tuán)出席會議六要求：出席會議六要求： 準(zhǔn)時(shí)出席，不任意離席。準(zhǔn)時(shí)出席，不任意離席。 發(fā)言遵守會議程序及規(guī)定，言簡意賅。發(fā)

8、言遵守會議程序及規(guī)定，言簡意賅。 討論時(shí)應(yīng)尊重對方的意見，對事不對人，勿傷討論時(shí)應(yīng)尊重對方的意見，對事不對人，勿傷 和氣。和氣。 會議進(jìn)行時(shí)，勿私自交頭接耳或高聲談話，影會議進(jìn)行時(shí)，勿私自交頭接耳或高聲談話，影 響會議進(jìn)行。響會議進(jìn)行。 會議中應(yīng)將手機(jī)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)至振動(dòng)狀態(tài)，以免干會議中應(yīng)將手機(jī)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)至振動(dòng)狀態(tài)，以免干 擾會議。擾會議。 穿適宜的服裝出席會議。穿適宜的服裝出席會議。64合眾資源集團(tuán)十七、消防設(shè)備管理 定位標(biāo)識明確 明確責(zé)任人 日常點(diǎn)檢65合眾資源集團(tuán)66合眾資源集團(tuán)滅火器編號:_點(diǎn)檢責(zé)任人_管理部門(章)：_點(diǎn)檢項(xiàng)目1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 1

9、1月 12月壓力表指針在綠色范圍內(nèi)保險(xiǎn)插銷完好整潔無塵未隨意移動(dòng)點(diǎn)檢者簽名滅火器點(diǎn)檢表滅火器點(diǎn)檢表 （例）（例）_年67合眾資源集團(tuán)編號： 點(diǎn)檢擔(dān)當(dāng)者： 管理部門（章）： _年點(diǎn)檢項(xiàng)目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1箱體、報(bào)警按鈕、警鈴無灰塵污垢2 箱體無亂寫亂畫，無不必要揭示3水帶不潮濕發(fā)霉，否則需取出涼干4 箱內(nèi)及箱體頂部無雜物5 箱體玻璃完好6 水帶完好7 水槍完好8 閥門無破損，不漏水9 報(bào)警玻璃完好10 警鈴?fù)旰?1 周圍環(huán)境整潔，通道暢通點(diǎn)檢者簽名消防栓點(diǎn)檢表（例）消防栓點(diǎn)檢表（例）68合眾資源集團(tuán)69合眾資源集團(tuán)70合眾資源集團(tuán)門門 “推推”/“拉拉” 標(biāo)

10、識標(biāo)識71合眾資源集團(tuán)案例案例1 1:一天，林經(jīng)理上班后將劉維隆叫一天，林經(jīng)理上班后將劉維隆叫去，問道：你早上來上班時(shí)，有沒有到辦去，問道：你早上來上班時(shí)，有沒有到辦公室四公室四處處看看？劉答道：有看看？劉答道：有啊?。×纸?jīng)理又！林經(jīng)理又問道：那你是否發(fā)現(xiàn)有什幺問題？劉答道：問道：那你是否發(fā)現(xiàn)有什幺問題？劉答道：沒有沒有啊啊！林經(jīng)理聽聞此言，很生氣的說：！林經(jīng)理聽聞此言，很生氣的說：怎么沒有問題？會議室椅子亂七八糟、簽怎么沒有問題？會議室椅子亂七八糟、簽約室的茶杯沒收約室的茶杯沒收一大堆問題，你竟然一大堆問題，你竟然說沒發(fā)現(xiàn)問題！說沒發(fā)現(xiàn)問題！案例分析案例分析72合眾資源集團(tuán) 劉維隆只有去巡視

11、，卻沒有發(fā)現(xiàn)問劉維隆只有去巡視，卻沒有發(fā)現(xiàn)問題題 因?yàn)槊總€(gè)人對同一事物的看法因?yàn)槊總€(gè)人對同一事物的看法( (標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)) )是是不同不同的的. . 我們每天看到的都是一樣的亂，我我們每天看到的都是一樣的亂，我們已經(jīng)習(xí)以為常了。們已經(jīng)習(xí)以為常了。73合眾資源集團(tuán)思考思考: : 有沒有這樣的經(jīng)歷有沒有這樣的經(jīng)歷? ?一件事情一件事情( (一種做法一種做法, ,一個(gè)現(xiàn)象一個(gè)現(xiàn)象) )一直以來都是這樣的一直以來都是這樣的, , “老老大大”現(xiàn)在卻說不行現(xiàn)在卻說不行, ,需要改善需要改善, ,你能理解你能理解嗎嗎? ?74合眾資源集團(tuán) 不對的地方不對的地方, ,雖然當(dāng)初沒有提出沒有改雖然當(dāng)初沒有提出沒有改

12、善善, ,但不代表它是正確的但不代表它是正確的 但是但是, ,如果工作沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)如果工作沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)( (有的有的稱之為標(biāo)稱之為標(biāo)桿桿) )，就很難去了解工作上是，就很難去了解工作上是否有問題。否有問題。所以所以, ,建立完善的建立完善的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)才是最重要的才是最重要的75合眾資源集團(tuán) 那么那么,如果發(fā)現(xiàn)有問題如果發(fā)現(xiàn)有問題,你要怎樣去做你要怎樣去做呢呢? 我們繼續(xù)看案例我們繼續(xù)看案例76合眾資源集團(tuán) 案例案例2 2: :劉維隆被修理后第二天上班前，就四劉維隆被修理后第二天上班前，就四處去巡視，發(fā)現(xiàn)一大堆問題，于是他就隨手記錄處去巡視，發(fā)現(xiàn)一大堆問題，于是他就隨手記錄下來。上班后，林經(jīng)理

13、又把劉維隆找去詢問：你下來。上班后，林經(jīng)理又把劉維隆找去詢問：你今天有去四處看看嗎？劉維隆答道：有今天有去四處看看嗎？劉維隆答道：有. .。林經(jīng)。林經(jīng)理又問道：那你發(fā)現(xiàn)什幺問題？劉維隆答道：發(fā)理又問道：那你發(fā)現(xiàn)什幺問題？劉維隆答道：發(fā)現(xiàn)很多問題，例如：報(bào)紙沒放回報(bào)架、會議室白現(xiàn)很多問題，例如：報(bào)紙沒放回報(bào)架、會議室白板沒擦板沒擦等很多問題。林經(jīng)理說：我剛剛?cè)タ吹群芏鄦栴}。林經(jīng)理說：我剛剛?cè)タ催^，為什么東西還是像你說的情況一樣？過，為什么東西還是像你說的情況一樣？77合眾資源集團(tuán) 劉維隆只去記錄每個(gè)問題點(diǎn)劉維隆只去記錄每個(gè)問題點(diǎn), ,但卻沒但卻沒有進(jìn)一步的行動(dòng)有進(jìn)一步的行動(dòng) 發(fā)現(xiàn)問題后要有解決的意愿與動(dòng)機(jī)。發(fā)現(xiàn)問題后要有解決的意愿與動(dòng)機(jī)。發(fā)現(xiàn)問題的目的就是為了發(fā)現(xiàn)問題的目的就是為了很好的解很好的解決決78合眾資源集團(tuán) 案例案例3 3:劉維隆有了前兩次的經(jīng)驗(yàn)，劉維隆有了前兩次的