印章管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上印章管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范集團(tuán)及下屬項(xiàng)目公司的印章管理，防范經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合工作實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法中的印章是指集團(tuán)及下屬項(xiàng)目公司的公章、合同章、董事會(huì)章和部門(mén)章。財(cái)務(wù)印章（財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章、發(fā)票專用章及各類結(jié)算專用章等）的管理辦法由集團(tuán)財(cái)務(wù)部另行制定發(fā)布。第三條本辦法適用于集團(tuán)及下屬全資、控股公司，參股公司經(jīng)其董事會(huì)討論通過(guò)后適用。第四條集團(tuán)董事會(huì)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“董辦”）對(duì)集團(tuán)及下屬項(xiàng)目公司的印章管理工作實(shí)施統(tǒng)一制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、督察考核等常規(guī)管理。第二章印章管理員第五條印章管理員是履行印章管理職責(zé)的主要責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章的日常管理

2、和使用。財(cái)務(wù)人員一般不得兼任印章管理員。第六條印章管理員實(shí)行“AB角”制度，即在印章管理員因出差或其他原因離開(kāi)崗位較長(zhǎng)時(shí)間時(shí)，由備選人員擔(dān)任臨時(shí)印章管理員，行使印章管理員的職責(zé)。印章管理員平時(shí)應(yīng)對(duì)臨時(shí)印章管理員做好印章管理制度和操作流程的培訓(xùn)。印章管理員對(duì)臨時(shí)印章管理員的印章管理及使用承擔(dān)連帶責(zé)任。第七條印章管理員及臨時(shí)印章管理員由各項(xiàng)目公司選報(bào)，項(xiàng)目公司行政人事部填寫(xiě)印章管理員選報(bào)審批表（附后）后逐級(jí)上報(bào)，由集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。項(xiàng)目公司不得自行任命或撤換印章管理員。第八條印章管理員及臨時(shí)印章管理員須與公司董事會(huì)簽訂責(zé)任狀明確其職責(zé)，印章管理員上崗前應(yīng)學(xué)習(xí)本辦法及其他相關(guān)規(guī)章制度，接受董辦開(kāi)展的崗

3、前培訓(xùn)。第九條印章管理員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)向公司董事會(huì)做出書(shū)面承諾，對(duì)其在擔(dān)任印章管理員期間未記錄于印章使用登記簿的用印，愿意承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。離任和接任的印章管理員應(yīng)在印章使用登記簿封面上簽名交接，并注明交接日期。第三章 印章的刻制和繳銷(xiāo)第十條印章刻制、啟用的程序?yàn)椋?、嚴(yán)格按照印章刻制、繳銷(xiāo)申請(qǐng)表（附后）的要求，寫(xiě)明印章刻制的原因、使用范圍、樣式、尺寸等內(nèi)容后逐級(jí)報(bào)批；2、董辦將經(jīng)逐級(jí)審批的印章刻制、繳銷(xiāo)申請(qǐng)表報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)；3、相關(guān)部門(mén)刻制印章并填寫(xiě)印章管理檔案表（附后）報(bào)董辦備案。其中公章、合同章、部門(mén)章由行政部門(mén)刻制、備案；董事會(huì)章由董辦刻制、備案；4、向董辦申領(lǐng)印章使用登

4、記簿（另發(fā)），印章啟用。印章使用登記簿由集團(tuán)統(tǒng)一制作下發(fā)，不得使用其他文本代替，其領(lǐng)用實(shí)行“以舊換新”原則，使用完畢的印章使用登記簿應(yīng)上交董辦保管。第十一條印章刻制過(guò)程中如有以下情況的，集團(tuán)將嚴(yán)格追究其經(jīng)濟(jì)、行政和法律責(zé)任：1、未按照國(guó)家及公安部法律法規(guī)規(guī)定的程序刻制印章的；2、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制印章的；3、偽造印章的。第十二條因機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)、合并、更名，或由于印章樣式改變，印章久用致使字跡不清等原因停用印章時(shí)，應(yīng)辦理繳銷(xiāo)手續(xù)，其程序?yàn)椋?、及時(shí)填寫(xiě)印章刻制、繳銷(xiāo)申請(qǐng)表（附后）并逐級(jí)報(bào)批；2、董辦將經(jīng)逐級(jí)審批的印章刻制、繳銷(xiāo)申請(qǐng)表報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)；3、印章繳回董辦封存或銷(xiāo)毀，印章應(yīng)由兩人以上共同銷(xiāo)毀

5、。任何公司和個(gè)人都不得私自保留廢棄印章。第四章 印章的保存和管理第十三條公章、合同章、部門(mén)章由印章管理員保管；董事會(huì)章由集團(tuán)董事長(zhǎng)指定專人在集團(tuán)總部統(tǒng)一保管。第十四條印章的用印批準(zhǔn)人和印章保管人不得為同一人。公章、合同章與財(cái)務(wù)印章的保管人不得為同一人。第十五條印章管理員應(yīng)注意印章的日常保養(yǎng)及清潔，延長(zhǎng)印章的使用壽命，保持印跡清晰。第十六條印章管理員對(duì)印章必須妥善保管，不準(zhǔn)隨便將印章放在桌子上，離開(kāi)或不用時(shí)必須將印章收存鎖好，有條件的應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜中，以防丟失，若丟失應(yīng)立即向董辦報(bào)告。第五章 印章的使用第十七條用印必須登記，除印章使用登記簿之外，根據(jù)用印文件的不同情況，可分別使用用印審批表、合同

6、會(huì)簽審批表、發(fā)文稿紙等作為用印依據(jù)，在此情況下印章管理員用印后應(yīng)在印章使用登記簿上登記備案，但批準(zhǔn)人不需在印章使用登記簿上簽字。第十八條合同用印與其他類別用印應(yīng)分別登記，同一公司可登記在一本印章使用登記簿上，以標(biāo)簽注明合同類、普通類、內(nèi)部使用類等不同類別。第十九條印章管理員必須親自用印，用印前應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)人的審批意見(jiàn)，審查用印文件的內(nèi)容、格式等，確認(rèn)無(wú)誤后方可用印。用印時(shí)要求圖章清晰、端正，位置適當(dāng)（一般應(yīng)蓋在文件的落款與日期之間，騎年壓月處），對(duì)兩頁(yè)以上的文件原則上應(yīng)加蓋騎縫章。第二十條印章原則上不得外借，如有特殊情況確需借用，須由借章人員填寫(xiě)印章外借申請(qǐng)表（附后），經(jīng)董辦報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。

7、一般情況下印章管理員應(yīng)作為監(jiān)管人與借章人員一并辦理印章外借期間的用印事項(xiàng)，印章由監(jiān)管人保管，用印時(shí)監(jiān)管人與借章人員應(yīng)同時(shí)在場(chǎng)。借章人員與監(jiān)管人對(duì)印章外借期間的用印風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)一切責(zé)任。印章外借使用完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理歸還手續(xù)。印章管理員須督促借章人員按時(shí)歸還外借的印章。第二十一條印章管理員對(duì)下列用印申請(qǐng)，應(yīng)當(dāng)拒絕或暫緩辦理：1、未經(jīng)批準(zhǔn)人簽字核準(zhǔn)的；2、批準(zhǔn)人越權(quán)審批的；3、超出規(guī)定的使用范圍的；4、規(guī)章制度未作出規(guī)定的。對(duì)于上述情況的用印申請(qǐng)，印章管理員應(yīng)立即向董辦報(bào)告。第六章使用范圍及審批權(quán)限第二十二條紅頭文件用印按照集團(tuán)文書(shū)管理?xiàng)l例的規(guī)定履行報(bào)批手續(xù)，以項(xiàng)目公司總經(jīng)理或集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文稿

8、紙作為用印依據(jù)。第二十三條合同用印按照集團(tuán)合同管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以合同會(huì)簽審批表作為用印依據(jù)。合同履行過(guò)程中對(duì)合同權(quán)利義務(wù)產(chǎn)生影響的文件用印，審批程序與合同用印一致。第二十四條訴訟、仲裁、行政處罰等法律文書(shū)、行政文書(shū)用印，經(jīng)法律顧問(wèn)審核后逐級(jí)報(bào)批，由董辦報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。第二十五條辦理企業(yè)設(shè)立、變更、注銷(xiāo)登記等工商事務(wù)用印，按照集團(tuán)工商事務(wù)辦理規(guī)定的要求履行報(bào)批手續(xù)，以集團(tuán)董事長(zhǎng)簽發(fā)的企業(yè)內(nèi)部工作底稿及簽署的工商登記材料作為用印依據(jù)。第二十六條向政府有關(guān)部門(mén)報(bào)送的文件用印，由相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后逐級(jí)報(bào)批，集團(tuán)職能部門(mén)經(jīng)辦的由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，項(xiàng)目公司經(jīng)辦的由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。但對(duì)于具

9、備下列條件之一的文件由集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)：1、涉及對(duì)外承諾的；2、可能導(dǎo)致集團(tuán)、項(xiàng)目公司承擔(dān)經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任的；3、對(duì)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)帶來(lái)較大影響的；4、項(xiàng)目公司總經(jīng)理無(wú)法承擔(dān)由此帶來(lái)的后果的。第二十七條對(duì)外出具的具有擔(dān)保性質(zhì)的文件用印，經(jīng)法律顧問(wèn)審核后逐級(jí)報(bào)批，由董辦報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。第二十八條辦理銀行開(kāi)、銷(xiāo)戶、變更手續(xù)需用印的，按照集團(tuán)財(cái)務(wù)管理制度（試行）中關(guān)于銀行存款管理的相關(guān)規(guī)定履行報(bào)批手續(xù)，以集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的單位銀行賬戶開(kāi)/銷(xiāo)戶/變更申請(qǐng)表作為用印依據(jù)。第二十九條對(duì)外出具財(cái)務(wù)報(bào)表（包括對(duì)外提供有關(guān)資料）需用印的，逐級(jí)報(bào)批至集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)（項(xiàng)目公司經(jīng)辦的納稅申報(bào)材料由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)即可）。第三

10、十條工程招投標(biāo)、工程結(jié)算審價(jià)等文件用印，按照集團(tuán)工程招投標(biāo)、采購(gòu)管理辦法及成本控制管理制度規(guī)定的審批程序履行報(bào)批手續(xù)，由項(xiàng)目公司總經(jīng)理或集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。其他工程建設(shè)相關(guān)文件、表單、工程資料的用印，按照集團(tuán)工程管理相關(guān)制度的規(guī)定履行報(bào)批手續(xù)，由項(xiàng)目公司總經(jīng)理或集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。第三十一條辦理人事工作（包括錄用、退工、養(yǎng)老金、公積金申報(bào)等）需用印的，集團(tuán)人事部門(mén)經(jīng)辦的由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，項(xiàng)目公司經(jīng)辦的由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。涉及用印批準(zhǔn)人自身的人事相關(guān)事務(wù)用印須報(bào)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，不得自行批準(zhǔn)用印。涉及董事會(huì)任免的人員由董事會(huì)核準(zhǔn)，涉及集團(tuán)統(tǒng)一任免的人員由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。第三十二條外出聯(lián)系工作

11、需開(kāi)具集團(tuán)或項(xiàng)目公司證明、介紹信的用印，由行政部門(mén)審核后逐級(jí)報(bào)批，集團(tuán)職能部門(mén)經(jīng)辦的由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，項(xiàng)目公司經(jīng)辦的由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。第三十三條員工辦理公派或因私出國(guó)（境）手續(xù)用印，由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后逐級(jí)報(bào)批，集團(tuán)職能部門(mén)經(jīng)辦的由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，項(xiàng)目公司經(jīng)辦的由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。第三十四條員工因私開(kāi)具有關(guān)證明用印，由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后逐級(jí)報(bào)批，集團(tuán)職能部門(mén)經(jīng)辦的由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，項(xiàng)目公司經(jīng)辦的由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。用印批準(zhǔn)人需因私開(kāi)具有關(guān)證明的應(yīng)報(bào)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，不得自行批準(zhǔn)用印。第三十五條車(chē)輛辦理驗(yàn)車(chē)、車(chē)輛保險(xiǎn)等相關(guān)手續(xù)的用印，由行政部門(mén)審核后逐級(jí)報(bào)批，集團(tuán)職能部門(mén)經(jīng)辦的由

12、集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，項(xiàng)目公司經(jīng)辦的由項(xiàng)目公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。第三十六條不得在空白紙張、證明、表格上用印，不得在內(nèi)容殘缺可能引發(fā)事端的文件上用印。不得開(kāi)具空白證明或介紹信。第三十七條董事會(huì)章僅限處理股東會(huì)、董事會(huì)事務(wù)使用，由集團(tuán)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)用印。第三十八條部門(mén)章嚴(yán)格限于在集團(tuán)內(nèi)部的工作聯(lián)系或?qū)ν廪k理一般事務(wù)性工作，絕對(duì)不可用于對(duì)外簽訂具有經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的任何形式的委托書(shū)、意向書(shū)、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。第三十九條日常工作中應(yīng)盡量減少印章的使用頻率，可以簽名確認(rèn)的文件應(yīng)避免使用印章。第七章檔案管理第四十條集團(tuán)總經(jīng)辦及項(xiàng)目公司行政人事部應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)印章管理檔案表（附后），記錄本單位各類印章的刻制

13、、使用、繳銷(xiāo)等情況，并及時(shí)報(bào)董辦備案。董辦應(yīng)建立集團(tuán)及項(xiàng)目公司印章管理員管理檔案，記載印章管理員選報(bào)、獎(jiǎng)懲、離任等信息。第四十一條印章管理員應(yīng)妥善保管印章使用登記薄及其他用印依據(jù)（用印審批表、合同會(huì)簽審批表、發(fā)文稿紙等），以備核查。印章管理員應(yīng)在每月5日前應(yīng)將上個(gè)月的用印審批表、合同會(huì)簽審批表、發(fā)文稿紙等其他用印依據(jù)分類裝訂。印章使用登記簿的領(lǐng)用實(shí)行“以舊換新”原則，使用完畢的印章使用登記簿應(yīng)上交董辦統(tǒng)一存檔。第四十二條用印文件按照集團(tuán)檔案管理制度的要求由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)存檔，印章管理員應(yīng)記錄用印文件的存檔情況，以便查詢。第八章管理責(zé)任第四十三條印章管理員、用印批準(zhǔn)人必須嚴(yán)格按本辦法操作執(zhí)行，違者

14、將根據(jù)情節(jié)輕重給予扣罰相當(dāng)3個(gè)月考核工資或一個(gè)月工資以上金額的經(jīng)濟(jì)處罰或記大過(guò)以上直至辭退的處分，并承擔(dān)因過(guò)失或過(guò)錯(cuò)而造成的全部經(jīng)濟(jì)損失，性質(zhì)特別嚴(yán)重觸犯刑律的，將依法追究法律責(zé)任。印章管理員對(duì)不符合用印條件仍違規(guī)操作或明知他人違規(guī)用印，而未加以有效制止的，或?qū)τ糜∩暾?qǐng)人所提交的材料未盡職審查而草率用印的，不論是否造成實(shí)際損失均應(yīng)接受上述處分、處罰；造成單集團(tuán)或項(xiàng)目公司損失的，由印章管理員負(fù)責(zé)賠償一切損失。第四十四條各公司至少每半年開(kāi)展一次印章管理自查，并將自查情況書(shū)面報(bào)董辦。董辦每年對(duì)各單位印章管理情況開(kāi)展1-2次檢查評(píng)比，集團(tuán)對(duì)獲評(píng)年度印章管理先進(jìn)單位和印章管理先進(jìn)個(gè)人予以表彰。第四十五條

15、各公司印章管理工作納入單位以及單位負(fù)責(zé)人的業(yè)績(jī)考核體系，印章管理工作被評(píng)為不合格的，不得參評(píng)當(dāng)年度集團(tuán)的任何榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)，并對(duì)責(zé)任人酌情處理。第九章其他印章第四十六條各類業(yè)務(wù)章（具有一定法律效力，如工程業(yè)務(wù)聯(lián)系章）的刻制、繳銷(xiāo)按照本辦法第十條、第十二條執(zhí)行，其使用規(guī)則由董辦會(huì)同相關(guān)部門(mén)制定，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后作為該印章管理和使用的依據(jù)。第四十七條各類事務(wù)章（無(wú)法律效力，如各類騎縫章、合同定稿文本章、復(fù)印、借閱章等）的刻制、繳銷(xiāo)按照本辦法第十條、第十二條執(zhí)行，由使用部門(mén)根據(jù)其用途自行管理、使用。第四十八條集團(tuán)或項(xiàng)目公司領(lǐng)導(dǎo)簽名章的刻制、繳銷(xiāo)由當(dāng)事人自行審批并確定保管人員，同時(shí)報(bào)董辦備案，使用

16、簽名章必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人書(shū)面核準(zhǔn)。第十章附則第四十八條本辦法由集團(tuán)董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)解釋。第四十八條本辦法自二零零六年十月十六日起試行。附表一海雅地產(chǎn)集團(tuán).裝訂線.印章管理員選報(bào)審批表公司名稱：公司推薦的印章管理員情況：姓名：性別：部門(mén)：職務(wù)：簡(jiǎn)歷：項(xiàng)目公司行政人事部意見(jiàn)項(xiàng)目公司總經(jīng)理意見(jiàn)董事會(huì)辦公室意見(jiàn)集團(tuán)總經(jīng)理意見(jiàn)集團(tuán)董事長(zhǎng)意見(jiàn)集團(tuán)董事會(huì)辦公室監(jiān)制.裝訂線.附表二海雅地產(chǎn)集團(tuán)所屬公司用印審批表申請(qǐng)單位（部門(mén)）申請(qǐng)人所用印章申請(qǐng)日期申請(qǐng)事由、文件要點(diǎn)：（用印文件附后，附件須使用訂書(shū)機(jī)與本頁(yè)裝訂后加蓋騎縫章）審批人意見(jiàn)：本表格各單位可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整集團(tuán)董事會(huì)辦公室監(jiān)制.裝訂線.海雅地產(chǎn)集團(tuán)所屬公司

17、用印審批表申請(qǐng)單位（部門(mén)）申請(qǐng)人所用印章申請(qǐng)日期申請(qǐng)事由、文件要點(diǎn)：（用印文件附后，附件須使用訂書(shū)機(jī)與本頁(yè)裝訂后加蓋騎縫章）審批人意見(jiàn)：本表格各單位可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整集團(tuán)董事會(huì)辦公室監(jiān)制附表三海雅地產(chǎn)集團(tuán)印章刻制、繳銷(xiāo)申請(qǐng)表公司名稱：編號(hào)：申請(qǐng)單位（部門(mén)）申請(qǐng)日期印章全稱申請(qǐng)事由：.裝訂線.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：刻制/繳銷(xiāo)要求：項(xiàng)目公司總經(jīng)理意見(jiàn)：董事會(huì)辦公室意見(jiàn)：集團(tuán)總經(jīng)理意見(jiàn)：集團(tuán)董事長(zhǎng)意見(jiàn)：本表格各單位可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整集團(tuán)董事會(huì)辦公室監(jiān)制附表四海雅地產(chǎn)集團(tuán)外借申請(qǐng)表公司名稱：編號(hào)：申請(qǐng)單位（部門(mén)）申請(qǐng)日期印章全稱印模借章人（簽名）監(jiān)管人（簽名）借用.裝訂線.起止時(shí)間年月日時(shí)至年月日時(shí)借用原因部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)項(xiàng)目公司總經(jīng)理意見(jiàn)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)集團(tuán)董事長(zhǎng)意見(jiàn)領(lǐng)取印章交接及承諾移交人（簽名）移交時(shí)間年月日時(shí)我們承諾對(duì)借章期間用印風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)一切責(zé)任，借