公司、企業(yè)采購管理制度流程

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流公司、企業(yè)采購管理制度流程.精品文檔.采購管理制度一、制定目的：為規(guī)范公司物資采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定該管理制度。二、適用范圍：適用于本公司物資采購管理。三、基本職責(zé)劃分：公司采購職能由供銷科具體負(fù)責(zé)，主要由財務(wù)科根據(jù)公司各部門的物資領(lǐng)用計劃、倉庫庫存情況，結(jié)合實際生產(chǎn)經(jīng)營狀況，制定各月采購計劃（書面形式），提交公司總經(jīng)理審批后交由供銷科執(zhí)行采購工作，由財務(wù)科主要負(fù)責(zé)對供銷科的采購過程進(jìn)行控制與監(jiān)督。四、具體內(nèi)容 （一）采購物資分類1、根據(jù)物品市場品種分類：該分類方式為供銷科執(zhí)行采購職能時對供應(yīng)商的選定提供依據(jù)。 1.

2、1生產(chǎn)物資采購包括：機器設(shè)備，各類五金類配件、易損件，機器設(shè)備所需耗用的油類，作業(yè)勞保用品，其他各類低值易耗品等。 1.2辦公用品采購包括：辦公耗材、電腦及配件、其它零星物資等。1.3生活用品采購包括：生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生清潔物品、食堂用品、娛樂設(shè)施及易耗品等。2、根據(jù)公司實際使用情況和申購方式分類：該分類方式為各科室物資申購時的申購方式提供依據(jù)。主要包括：額定內(nèi)物品領(lǐng)用類（“額定內(nèi)物品領(lǐng)用權(quán)限表”（權(quán)限表鏈接），額定外物品領(lǐng)用類，科室專用類（各科室專用物資管理規(guī)定（規(guī)定鏈接）和加急請購類四種。（二）物資采購申請方式及具體流程：1、各科室通過填寫“額定外計劃領(lǐng)料表”（表格式鏈接）申請。該申請適

3、用于月物資計劃請購。具體流程如下：1.1每月的25號至27號，各科室結(jié)合物資實際需求情況，制定次月“額定外計劃領(lǐng)料表”，要求對需求物資的需求原因和需求時間進(jìn)行說明。制定好后上交指定科室處。（注：此計劃領(lǐng)料表不硬性規(guī)定每個科室都要制定，若在指定時間內(nèi)未上交此表的科室，則可默認(rèn)該科室次月領(lǐng)料物品及數(shù)量均在額定內(nèi)。月內(nèi)，對額定內(nèi)物品的領(lǐng)用，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人簽名審批即可，無需經(jīng)過總經(jīng)理審批）。1.2指定科室要求結(jié)合各科室的申請，進(jìn)行需求情況的把關(guān)和調(diào)查，完成對各科室的“額定外計劃領(lǐng)料表”的整合、核準(zhǔn)，并于28號前整合好后交財務(wù)科。1.3財務(wù)倉庫根據(jù)“車間次月計劃領(lǐng)料表”、“額定內(nèi)物品領(lǐng)用權(quán)限表”、 “額

4、定外計劃領(lǐng)料表”、各二級倉庫計劃請購表及倉庫物品庫存情況制定“倉庫計劃請購總表”（表格式鏈接），并于29號前完成后交總經(jīng)理審批。1.4總經(jīng)理將核準(zhǔn)的“倉庫計劃請購總表”于月末前交供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對物資申購的合理性進(jìn)行再把關(guān)和初步的市場了解和購買時間確定，并發(fā)回給總經(jīng)理確定核準(zhǔn)采購時間?？偨?jīng)理需于月末前將匯總表打印、批復(fù)，下達(dá)給供銷科于次月執(zhí)行采購工作。2、各科室通過填寫“專用物品計劃申購表”（表格格式鏈接）申請；該申請適用于月物資計劃請購。具體申購流程如下：2.1每月的25號至27號，各科室結(jié)合專用物資實際庫存及次月需求情況，需要的科室制定次月“專用物品計劃申購表”，并于28

5、號前交總經(jīng)理審批。2.2總經(jīng)理將審核后的“專用物品計劃申購表”交供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對物資進(jìn)行初步的市場了解和購買時間確定，發(fā)回給總經(jīng)理確定核準(zhǔn)采購時間并完成“科室計劃專購（采購聯(lián)）”。于28號前將“科室計劃專購（采購聯(lián)）、各科室聯(lián)”表交供銷科及相關(guān)科室。2.3“科室計劃專購表”月內(nèi)采購?fù)瓿蓵r，由各相關(guān)科室進(jìn)行評價、登記，完成評價的表需附于相關(guān)物品采購費用報銷單據(jù)上，作為費用報銷重要的原始依據(jù)。3.各科室通過填寫“專用物資臨時請購申請表”（表格格式鏈接）申請；該申請適用于月內(nèi)加急請購。具體申購流程如下：3.1各科室如出現(xiàn)月中科室專用物品無庫存又急需使用，而上月又沒考慮周全未制定次

6、月“專用物品計劃申購表”時，可填寫“專用物資臨時請購申請表”，并直接上交總經(jīng)理審批。3.2總經(jīng)理審核后，發(fā)給供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對物資進(jìn)行初步的市場了解和購買時間確定，并發(fā)回給總經(jīng)理批復(fù)。總經(jīng)理確定合理后將表批復(fù)、打印和簽字，下達(dá)給供銷科執(zhí)行采購工作。4、財務(wù)科通過填寫“加急請購單”（表格格式鏈接）申請；該申請方式為月內(nèi)加急請購。具體申購流程如下：4.1對月內(nèi)有科室需領(lǐng)用的物資倉庫無作請購計劃又無庫存或數(shù)量不足或臨時補充庫存所需的，可填寫“加急請購單”進(jìn)行加急申購。4.2財務(wù)科按照“加急請購單”的填寫要求，寫明需求部門、質(zhì)量要求、申購原因等，由財務(wù)科負(fù)責(zé)人簽名批準(zhǔn)后，交給總經(jīng)理簽

7、名審批。4.3總經(jīng)理審批后交供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對物資進(jìn)行初步的市場了解和購買時間確定，供銷科長進(jìn)行簽名確認(rèn)后，安排采購工作。4.4“加急請購單”分為四聯(lián)，分別為：申請部門（白聯(lián)）、供銷部（紅聯(lián)）、總經(jīng)辦（綠聯(lián)）、倉庫（黃聯(lián)），各聯(lián)單據(jù)按規(guī)定交給相關(guān)科室進(jìn)行保管，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)對物品采購、入庫情況的監(jiān)管和跟進(jìn)匯報。物資采購申請方式基本流程圖各科室填寫領(lǐng)料單各科室填寫專用物資臨時請購表各科室填寫專用物品計劃申購表財結(jié)合額定領(lǐng)用物品的庫存情況填寫請購計劃各科室填寫額定外計劃領(lǐng)料 1 2 3 4 5財務(wù)科填寫加急請購單總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批總經(jīng)辦初審整合總經(jīng)理審批財務(wù)科復(fù)審并制定

8、倉庫計劃請購總表供銷科執(zhí)行采購供銷科執(zhí)行采購供銷科執(zhí)行采購總經(jīng)理審批供銷科執(zhí)行采購供銷科執(zhí)行采購（三）物資采購方式及具體流程：供銷科在接到公司下達(dá)的物資月計劃請購、各加急請購的任務(wù)后，分析物品的市場品種，確定采購方式。主要包括現(xiàn)付采購方式、月結(jié)付款采購方式和簽訂合約采購方式三種。1、現(xiàn)付采購方式：即采購物資時現(xiàn)場付款并獲取付款發(fā)票、收據(jù)作為物資入庫、報賬的依據(jù)。該方式主要用于對低值零星物資的采購。如清潔用具、娛樂設(shè)施消耗品、零星工程用料等。具體采購流程如下：1.1詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為現(xiàn)付采購方式后，對已掌握供應(yīng)信息的物資，進(jìn)行電話詢價；對一些比較少用未掌握供應(yīng)信息的物資，則到市

9、場中尋找，現(xiàn)場詢價。遵循質(zhì)量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標(biāo)。由供銷科采購員進(jìn)行詢價、比價統(tǒng)計，交供銷科科長審批、調(diào)查和安排議價。1.2請款方式：物資采購請款方式主要有兩種：一是進(jìn)行計劃預(yù)支（計劃預(yù)支表格式鏈接），主要適用于月采購計劃。供銷科結(jié)合次月公司請購計劃，對現(xiàn)付物品進(jìn)行詢價、比價統(tǒng)計后，根據(jù)估算的購買總價和預(yù)定的采購時間，制定次月預(yù)支計劃表，于月末前遞交給總經(jīng)理審批、打印和頒布執(zhí)行，供銷科次月按照預(yù)支計劃到財務(wù)科支款采購；二是按照借款規(guī)定（規(guī)定鏈接）借款采購，主要適用于月內(nèi)加急請購物資，公司對借款權(quán)限作了明確規(guī)定，購買物資借款超過2000元的，需提交給總經(jīng)理審批。1.

10、3選定、采購：供銷科通過議價后，選定采購供應(yīng)商，請款工作完成后，安排出車采購（注：本公司采購物流安排主要由供銷科負(fù)責(zé)）。在采購物品的同時需現(xiàn)場獲取款額發(fā)票或收據(jù)，作為物品入庫辦理的依據(jù)。1.4入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票或收據(jù)一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，倉管員結(jié)合請購計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對是否有該項物資的申購，并對物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接），入庫單需倉管員、送貨人和財務(wù)倉庫主管人簽名確認(rèn)，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科留存，對賬聯(lián)交供銷科報銷用。1.5報銷程序：供銷科完成入庫辦理工作后，在 天內(nèi)？填寫支付證明

11、單（支付證明單格式鏈接），按照公司的支付證明單填寫權(quán)屬規(guī)定（規(guī)定鏈接）進(jìn)行賬務(wù)報銷。計劃預(yù)支表上該如何后續(xù)做？為借據(jù)方式采購的物資，報銷時還需完成什么后續(xù)工作？1.6采購統(tǒng)計管理：供銷科執(zhí)行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的有序、高效地進(jìn)行，供銷科對每一項物資采購的完成情況，安排統(tǒng)計員進(jìn)行完成情況的統(tǒng)計、跟進(jìn)和匯報。2、月結(jié)付款采購方式：公司與相應(yīng)物資的供應(yīng)商建立長期合作的方式，采購的物資到月末時進(jìn)行對賬、開具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對公司生產(chǎn)經(jīng)營常用、易耗、數(shù)量大物資的采購。如生產(chǎn)易耗設(shè)備、五金備件、勞護(hù)用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體采購流程如下：2.1詢價、比價、議價：供銷

12、科在日常的采購工作中，要時常分析供應(yīng)商的產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績、售后服務(wù)等情況，選定長期合作的月結(jié)付款采購供應(yīng)商。接到采購任務(wù)，在確定物資為月結(jié)付款采購方式后，選取相應(yīng)的月結(jié)付款供應(yīng)商，進(jìn)行電話詢價；遵循質(zhì)量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標(biāo)。由供銷科采購員進(jìn)行詢價、比價統(tǒng)計，交供銷科科長審批、調(diào)查和安排議價。2.2選定、采購：供銷科通過議價后，選定采購供應(yīng)商，按計劃安排出車采購。在采購物品的同時需現(xiàn)場獲取對賬單（對賬單需采購經(jīng)手人簽名確認(rèn)），作為物品入庫辦理的依據(jù)。2.3入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資對賬單一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，倉管員結(jié)合請購

13、計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對是否有該項物資的申購，并對物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人和財務(wù)倉庫主管人簽名確認(rèn)，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科留存，對賬聯(lián)交供銷科統(tǒng)計做賬。2.4賬目統(tǒng)計管理：供銷科需將月結(jié)付款采購的物資進(jìn)行賬目統(tǒng)計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務(wù)科月末與供應(yīng)商對賬結(jié)算用。3、簽訂合同采購方式：即與供應(yīng)商以簽訂合同的方式進(jìn)行物資購買。該方式主要用于質(zhì)量要求高、價值高的物資的采購。如大型生產(chǎn)設(shè)備、高額資產(chǎn)等。具體采購流程如下：3.1詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為簽訂合同采購方式后，通過查詢以往購銷合同、網(wǎng)上

14、查詢、人際關(guān)系網(wǎng)了解等方式尋找供應(yīng)商。遵循質(zhì)量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標(biāo)。通常由供銷科長、采購員共同尋找供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價和議價，并起擬產(chǎn)品購銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修期限、付款方式、糾紛處理等問題。完成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞交復(fù)印件給供銷科和財務(wù)科，作為采購和付款的依據(jù)。3.2請款方式：按照合同約定的支付方式，由供銷科填寫支付證明單交給財務(wù)科科長簽名確認(rèn)，然后交總經(jīng)理審批，再交給財務(wù)科出納處付款。3.3入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，倉管員結(jié)合請購計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對是否有該項物資的申購，確認(rèn)無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接），入庫單需倉管員、送貨人和財務(wù)倉庫主管人簽名確認(rèn)，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科留存，對賬聯(lián)交供