哈佛管理導(dǎo)師-時間管理課程

1、哈佛管理導(dǎo)師主題摘要 本主題將幫助您：· 分析您目前的時間安排，并尋找改進機會· 確定哪些任務(wù)對實現(xiàn)您的長期目標(biāo)最為關(guān)鍵· 使用計劃工具來有效地計劃時間· 控制時間浪費因素· 實施您的日程表，在實施過程中進行評估，并根據(jù)需要進行修改主題列表 主題概述 如果是您，您會怎么做？主題列表主題摘要導(dǎo)師簡介主題使用說明核心概念 為何要管理時間？確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序?qū)⒛繕?biāo)分解成任務(wù)分析您是如何利用時間的判別和消除常見的“時間浪費因素”更有效地安排您的時間監(jiān)督和改進您的時間管理策略與浪費時間的上司打交道平衡工作需要和個人時間幫助您的員工管理他們的時間

2、步驟 管理時間的步驟對上司說“不”的步驟技巧 授權(quán)的技巧最大限度地利用差旅時間的技巧取得最佳會議成果的技巧有效使用遠程辦公的技巧在家工作的技巧練習(xí) 說明工具 目標(biāo)確定及排序工作表將目標(biāo)分解成任務(wù)的工作表日?；顒尤罩颈頃r間浪費因素判別及評估工作表任務(wù)列表自測 說明學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章文章著作導(dǎo)師簡介 大衛(wèi)史道弗 (David Stauffer) 是一位商務(wù)作家，是企業(yè)寫作公司 Stauffer Bury Inc. () 的老板。他創(chuàng)作了四部有關(guān)企業(yè)成功的作品，全部由 John Wiley & Sons 出版，而且他還為Harvard Management Update、Across t

3、he Board、華爾街日報及其他出版物撰寫了許多工商管理方面的文章。作為企業(yè)與商業(yè)協(xié)會的簽約作家，大衛(wèi)撰寫了幾百份年度報告、投資指南、行業(yè)介紹以及管理信息簡訊等。如果是您，您會怎么做？ 下午 5 點，馬里索從她的辦公桌上抬頭看到同事們正在收拾東西準(zhǔn)備回家。以她目前的速度，她可能要在辦公室里待到半夜。盯著她的任務(wù)列表，她沮喪地嘆了口氣。還剩下三項關(guān)鍵任務(wù)。自己這一整天都做了些什么？為什么這些任務(wù)還完不成？她回顧了自己的一天。上午，她與托尼一起討論他的月度報告。午餐時間則用來回復(fù) 20 多封電子郵件。然后被一個客戶服務(wù)請求占去了一下午時間，而這件事本該由其他人來處理。如果她沒有完成確實需要處理的

4、工作，那她的任務(wù)列表和精心規(guī)劃又有何意義呢？如果是您，您會怎么做？這時您會怎么做？ 馬里索應(yīng)該從檢查自己的長期組織目標(biāo)開始。通過評估最重要的目標(biāo)并排列優(yōu)先次序，馬里索能夠弄清楚應(yīng)該在哪里或不應(yīng)該在哪里花費時間。接下來就是將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)，列出完成各項任務(wù)的所有必需步驟。然后，她應(yīng)該估算每項任務(wù)或活動所需要的時間，并設(shè)定最后完成期限。她應(yīng)該在日程表上安排出大量時間，以確保能夠有時間來完成這些任務(wù)。最重要的是，她應(yīng)該盡量避免任何中斷，因為這會浪費她的時間或者使她偏離主要目標(biāo)。在本主題中，您將學(xué)會如何確定最重要的工作和最不重要的工作，然后將時間花費在最關(guān)鍵的任務(wù)上，而不要浪費在不重要的事情上

5、。了解了本主題中闡述的各種觀點后，請點擊“練習(xí)”，參與互動場景練習(xí)、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。主題使用說明 主題架構(gòu) “時間管理”主題分成下列幾個部分。屏幕頂部顯示了進入各部分的鏈接。 主題概述 點擊“主題概述”可查看對這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會怎么做？”中的虛擬場景，然后查看“這時您會怎么做？”中的回答?！爸黝}列表”提供了“站點地圖”，其中包含指向本主題中所有要素的鏈接。 核心概念 點擊“核心概念”，可詳細了解這一主題的主要思想。學(xué)習(xí)如何確定目標(biāo)的優(yōu)先次序，并將它們分成易管理的任務(wù)，分析如何更有效地安排與使用時間，監(jiān)控您的時間管理戰(zhàn)略，以及判別常見的“時間浪費因素

6、”。步驟 點擊“步驟”可獲得有關(guān)如何更有效地管理時間的指南，并可了解在上司的要求與您的最高優(yōu)先級目標(biāo)沖突時如何拒絕他。技巧 點擊“技巧”可獲得關(guān)于如何更有效地分配任務(wù)、如何充分利用差旅時間和會議時間、如何進行遠程工作和在家辦公等問題的信息。練習(xí) 點擊“練習(xí)”，可參與互動場景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。工具 點擊“工具”可獲取相關(guān)表格，幫助您確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序；將目標(biāo)分成多項任務(wù)；記錄日?；顒樱慌袆e時間浪費因素；創(chuàng)建任務(wù)列表；以及評估您的日程表。自測 點擊“自測”，可了解自己對所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。您將會獲得針對您所做選擇的即時反饋。摘要頁面列出了參考資

7、料的鏈接。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。同時，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡要的介紹。主題導(dǎo)航 點擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。按以下步驟，可循序漸進瀏覽本主題的全部內(nèi)容：· 從左到右點擊頂部的鏈接，訪問本主題的各個部分。 · 從上到下點擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。 · 在“練習(xí)”部分中，點擊“下一頁”可繼續(xù)場景練習(xí)。在需要選擇答案時，請選擇一個選項，并閱讀相應(yīng)反饋。然后再嘗試其他選項，以了解更多信息。再次點擊“下一頁”繼續(xù)。 · 在“

8、工具”部分中，點擊圖標(biāo)可打開相應(yīng)工具。您可以將工具打印出來以便脫機使用。或者，您也可以在線填寫工具，并將其保存到您的硬盤。 · 最后，參加“自測”中的測驗，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個主題的學(xué)習(xí)。 為何要管理時間？ 當(dāng)您身陷電子郵件、語音郵件、會議、以及文書工作等瑣碎的事務(wù)中，而下屬又不斷向您尋求幫助或給您帶來問題時，您將如何成為一名平易近人、盡忠職守的管理者，同時又能圓滿完成任務(wù)，實現(xiàn)自己最高的目標(biāo)呢？您需要巧妙地管理自己的時間。時間管理是一門關(guān)于如何合理地組織、分配和控制各種活動時間才能實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的學(xué)科。時間管理能夠迫使您真正了解自己的價值，幫助您相應(yīng)地

9、安排好自己的工作。提高時間利用效率的好處 有效地利用時間將使您和組織都受益匪淺。例如：· 您可以將精力和注意力集中到能為公司目標(biāo)提供最大支持的工作上。· 您能排除干擾，更多地關(guān)注對部門和組織最為重要的方面。· 您可以避免因設(shè)法同時滿足相互矛盾的時間需求而產(chǎn)生的壓力甚至是倦怠。· 您在時間管理上為下屬和同事樹立了榜樣，可以讓大家學(xué)習(xí)您的做法。· 您能提高崗位工作績效，為組織、部門和團隊帶來更多價值。顯然，如果企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)擅長時間管理，企業(yè)就能贏得競爭優(yōu)勢。然而，時間管理的難度比表面上看起來更大。訓(xùn)練與實踐 要學(xué)會有效利用時間，需要訓(xùn)練和實踐。下列六

10、個步驟可助您充分地利用好您每周的時間：1. 確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序：您最重要的崗位工作目標(biāo)是什么？要實現(xiàn)這些目標(biāo)，您需要完成哪些任務(wù)？您要在這些任務(wù)上花多少時間？ 2. 將目標(biāo)分解為可管理的任務(wù)：要實現(xiàn)每一個目標(biāo)，需要完成哪些任務(wù)？每一項任務(wù)預(yù)計需要多長時間？ 3. 分析您是如何利用時間的：管理者往往認為他們將時間用在了重要任務(wù)的完成上。但是實際上，他們會將時間用在一些并不能幫助他們實現(xiàn)最重要目標(biāo)的任務(wù)上。例如，他們每天都要用好幾個小時回復(fù)電子郵件，而不是規(guī)劃部門的長期戰(zhàn)略或幫助下屬提高技能。為了更有效地利用時間，您需要判斷自己實際上是如何利用時間的，并將這種方式與應(yīng)當(dāng)采用的方式進行比較。然后，

11、您需要找到改正無效時間管理的方法。 4. 判別和消除常見的“時間浪費因素”：辦事拖拉、包辦代替、頻繁變換工作等做法會浪費侵蝕其他工作的時間，這是眾所周知的事實。如果能了解和預(yù)見到這些時間浪費因素，您就能更好地預(yù)防或改正這些做法。 5. 更有效地安排時間：明確了自己的目標(biāo)、實際利用時間的方式以及存在哪些您深受其害的無效時間管理方式后，您就可以開始改變安排時間的方法。這需要更有效地利用時間管理工具，需要創(chuàng)建能夠支持您的優(yōu)先級的日程表，還需要分配一定的時間來解決未預(yù)料到的問題以及利用各種計劃外機會。 6. 監(jiān)控和完善您的時間管理策略：制定日程表后，就要付諸行動。監(jiān)控發(fā)生的情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，調(diào)整時

12、間管理策略，這樣就能不斷完善利用時間的方法。 另請參見管理時間的步驟。下面的核心概念內(nèi)容將進一步探討這些步驟。此外，還為應(yīng)對下列特殊時間管理難題提供了指導(dǎo)方法：· 如何應(yīng)對浪費時間的上司· 如何平衡工作時間和個人時間· 如何幫助員工更有效地管理時間確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 確定目標(biāo)是有效管理時間的起點。它們像指南針一樣，指示著您前進的方向。確定了目標(biāo)后，您就知道每天、每周和每個月當(dāng)中最重要的工作是什么。確定目標(biāo)是明確所追求成果的一個正式流程。在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個人或團隊來完成。通過確定目標(biāo)和衡量取得的成果，您可以：· 關(guān)注最重要的東西

13、· 為團隊提供統(tǒng)一的方向· 減少對非關(guān)鍵任務(wù)投入的精力· 消除時間浪費因素· 激勵自己· 提升總體工作滿意度目標(biāo)隨時限和重要性而變化。因此，了解如何對目標(biāo)分類和排序是非常重要的。另請參見目標(biāo)確定及排序工作表。目標(biāo)類型 可以根據(jù)目標(biāo)重要性（包括關(guān)鍵性、使能性或輔助性）對目標(biāo)進行分類。下表介紹了三者的區(qū)別。目標(biāo)類型目標(biāo)類型 定義 示例 關(guān)鍵性目標(biāo)為使部門或團隊持續(xù)成功運轉(zhuǎn)所必須實現(xiàn)的目標(biāo)對項目經(jīng)理來說，在預(yù)算范圍內(nèi)按時完成一個兩年期的項目就是一個關(guān)鍵性目標(biāo)。使能性目標(biāo)最終能夠創(chuàng)造更理想的業(yè)務(wù)環(huán)境或充分利用業(yè)務(wù)機會的目標(biāo)對產(chǎn)品開發(fā)經(jīng)理來說，為員工提供

14、培訓(xùn)，提高員工工作效率，就是一個使能性目標(biāo)。輔助性目標(biāo)能夠改善業(yè)務(wù)但不能帶來根本改變的目標(biāo)，如提高工作效率、簡化工作或提升工作的吸引力等。對團隊經(jīng)理來說，設(shè)計一份比現(xiàn)有費用報表使用更方便、填寫更快捷的新費用報表，就是一個輔助性目標(biāo)。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時間的方法。目標(biāo)一致性 管理者應(yīng)該從公司目標(biāo)開始制定一系列層級目標(biāo)。部門目標(biāo)應(yīng)支持公司目標(biāo)。個人目標(biāo)應(yīng)支持部門目標(biāo)。應(yīng)當(dāng)讓公司目標(biāo)、部門目標(biāo)和個人目標(biāo)這三個層次的目標(biāo)保持一致，并將它們傳達給每一位員工，使大家都能在沒有他人提示的情況下流暢地說出來：“公司的目標(biāo)是 _。本部門應(yīng)為該目標(biāo)做出的貢獻是 _。

15、我個人的努力目標(biāo)是 _?！绷粜挠^察一下您所在的公司。管理層是否明確了最高目標(biāo)并將其傳達給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標(biāo)的？是否每個人都能夠理解公司的目標(biāo)和自己應(yīng)做哪些貢獻？通過闡釋和傳達清晰的目標(biāo)，您可以幫助自己和員工充分利用時間。另請參見 Harvard ManageMentor 主題設(shè)定目標(biāo)。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 確定目標(biāo)的優(yōu)先順序就是按照重要性確定項目的優(yōu)先等級。具體方法有多種：· 確定關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)。列出該年度內(nèi)您的所有崗位工作目標(biāo)。哪些是關(guān)鍵性目標(biāo)？哪些是使能性目標(biāo)？哪些僅僅是輔助性目標(biāo)？與此同時，寫下您這樣分類的原因。然后

16、，按照優(yōu)先級對目標(biāo)進行排序。· 區(qū)分緊急任務(wù)和關(guān)鍵任務(wù)。緊急任務(wù)需要立即給予關(guān)注。但是，并非每項緊急任務(wù)都一定支持某個關(guān)鍵性目標(biāo)。例如，假設(shè)您負責(zé)監(jiān)督一個必須在今年的預(yù)算范圍內(nèi)按時完成的大項目。上司希望您明天參加一個全天的員工發(fā)展研討會，但是，您已經(jīng)計劃明天與項目團隊開會討論項目計劃。這個研討會需要您立即關(guān)注，但是，它并不能給您的關(guān)鍵性目標(biāo)提供直接支持。因此，盡管該任務(wù)很緊急（您必須馬上安排時間），但它不是關(guān)鍵任務(wù)。緊急任務(wù)總是要求您立即給予關(guān)注，它擠占了本來可以更好地安排關(guān)鍵性目標(biāo)的時間和資源。當(dāng)關(guān)鍵性目標(biāo)是長期目標(biāo)時，由于沒有必要或沒有可能立即實現(xiàn)，經(jīng)常會出現(xiàn)這種問題。您這周將面

17、對哪些緊急任務(wù)？請將它們列出來。哪些任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)和/或使能性目標(biāo)？這些任務(wù)是您應(yīng)該首先給予最大關(guān)注的任務(wù)。通過訓(xùn)練來使自己能夠區(qū)分支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)，以及不支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)。認識到差別后，您將更好地了解應(yīng)該如何確定工作的優(yōu)先排序以及如何分配時間。另請參見在線文章：“How to Be Sure You're Spending Your Time in the Right Places”和“快比慢好？”。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計完成每項任務(wù)所需的時間。請參見下一個核心概念中的指導(dǎo)方法。將目標(biāo)分解成任務(wù) 您已經(jīng)

18、確定了目標(biāo)的先后順序?，F(xiàn)在，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并估算出每項任務(wù)所需的時間。下面提供了分步過程：第一步：確定所需任務(wù) 寫下您和部門必須實現(xiàn)的每一個目標(biāo)。列出實現(xiàn)每個目標(biāo)所需的關(guān)鍵任務(wù)。第二步：確定任務(wù)優(yōu)先級 等到自認為任務(wù)列表已經(jīng)完整之后，再給每項任務(wù)指定一個優(yōu)先級，用 A、B 和 C 來表示：優(yōu)先級 A 代表最高級任務(wù)。您指定的任務(wù)優(yōu)先級應(yīng)該反映每項任務(wù)所支持的目標(biāo)的重要性：· 優(yōu)先級為 A 的任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有很高的價值，是應(yīng)該優(yōu)先關(guān)注的任務(wù)。· 優(yōu)先級為 B 的任務(wù)支持使能性目標(biāo)，間接支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有中等價值和較高緊迫性。· 優(yōu)

19、先級為 C 的任務(wù)包括價值和重要性均較低的緊急任務(wù)和非緊急任務(wù)。第三步：確定任務(wù)的順序 在分析任務(wù)時，您會注意到有些任務(wù)是連續(xù)的，有些任務(wù)是不連續(xù)的。· 連續(xù)的任務(wù)需要按一定的次序完成，即需要完成一項之后再開始下一項。例如，為高管層準(zhǔn)備一個重要報告可能需要按照這樣的順序：收集數(shù)據(jù) 撰寫報告大綱 編寫報告 反復(fù)修訂 提交確定連續(xù)任務(wù)的正確排序，指出您必須親自完成哪些任務(wù)，部門或團隊必須完成哪些任務(wù)。下圖描述了整個過程。· 不連續(xù)的任務(wù)是不遵循這種先后順序的任務(wù)。例如，如果您要協(xié)調(diào)一套新計算機系統(tǒng)的開發(fā)，軟件開發(fā)人員可能需要等到開發(fā)出某些（但不是全部）硬件之后再開始工作。此后，

20、兩個部門的很多工作可以并行。對于這類任務(wù)，應(yīng)注意兩個工作組之間的關(guān)系，并在安排工作日程時給予考慮。第四步：估計所需的時間 評估完成所確定的優(yōu)先級為 A 和優(yōu)先級為 B 的各項任務(wù)或工作需要多長時間。如果您以前完成過類似的任務(wù)，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗來估算。如果沒有完成過類似任務(wù)，可咨詢那些能夠提供幫助的同事、上司或同行。預(yù)留 10% 到 20% 的緩沖時間，以防發(fā)生意外情況。下表顯示一個示例，說明如何將一個目標(biāo)分解為多項任務(wù)，并根據(jù)估計為每項任務(wù)分配了時間。任務(wù)和時間目標(biāo)： 召開一系列內(nèi)部培訓(xùn)會。起初，每個月兩次，連續(xù)三個月（總共為 6 次）。如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開這種培訓(xùn)會。

21、任務(wù)編號 活動 估計時間（分鐘） 注釋 1初次頭腦風(fēng)暴會議60與會者雷蒙、哈里特、朱莉葉和彼得2第二次會議：確定主題和演講者75與會者同上，加上佛瑞德3頭腦風(fēng)暴會議選址和內(nèi)部宣傳/溝通1204與每位演講者單獨會談2405開發(fā)通信包180讓營銷部門參與進來6監(jiān)督實施1807會后評估60哪些工作收效顯著，哪些工作效果不佳8向每位演講者表示感謝，并贈送小禮物60總時間 975 小時數(shù)：16.25 您還需要確定完成任務(wù)或活動的最后期限。對于復(fù)雜的活動，要建立臨時里程碑來追蹤進展情況。對于涉及其他團隊的成員的大目標(biāo)，要考慮采用項目經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS) 方法。WBS 是一種計劃編制的方法，

22、它將項目的目標(biāo)分解為實現(xiàn)該目標(biāo)所必需的多項任務(wù)。您也可以利用這種方法，來估算完成這些任務(wù)所需的資金。您已經(jīng)將高優(yōu)先級的目標(biāo)分解為任務(wù)，并估算了每項任務(wù)所需的時間。現(xiàn)在，您知道了應(yīng)該在各項重要任務(wù)上花多少時間。但實際上，您將如何利用自己的時間呢？另請參見將目標(biāo)分解成任務(wù)的工作表。另請參見 Harvard ManageMentor 主題項目管理中的“進行高級別估算”。通過分析真實的時間利用情況，并與實際應(yīng)該如何利用時間進行對比，您可以判斷出低效率的時間管理做法，進而進行改進。這就是下一個核心概念的主題。分析您是如何利用時間的 如果了解您當(dāng)前的時間利用情況，就可以很輕松地控制時間，以使其支持您的關(guān)鍵

23、性目標(biāo)。只有掌握了您當(dāng)前的時間利用情況，才能規(guī)劃和控制好未來如何使用時間。下面的過程曾幫助很多管理者準(zhǔn)確地掌握他們利用時間（以及經(jīng)常不當(dāng)利用時間）的真實情況。1. 創(chuàng)建活動日志。 創(chuàng)建一份記錄一周時間利用情況的書面記錄，即活動日志。務(wù)必在日志中包括三個或更多典型工作日。（例如，不要包括那些大部分時間都是出差的工作日。）下面是一個活動日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡的經(jīng)理在一天內(nèi)的時間利用情況。日?；顒尤罩臼纠顒?所用時間 優(yōu)先級 8:45電子郵件：查看和回復(fù)15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會議；整理辦公桌6C9:15會議：產(chǎn)品發(fā)布團隊60A10:15休息：咖啡；個人電子郵件

24、15C10:30電話：外線，S·赫明，確認午餐12B10:42電話：內(nèi)線，D·格茨8B10:50電子郵件：給比爾回信3C10:53上網(wǎng)：查看天氣情況和新聞7C11:00準(zhǔn)備：午餐會8B11:08會議：討論獎金計劃32C11:40出行：與 A·戴維斯到外面共進午餐120B1:52電子郵件：發(fā)送和回復(fù)12C2:04電話：回復(fù)語音留言11C2:15訪客：暑期實習(xí)生請求指導(dǎo)8C2:23訪客：D·霍洛維茨詢問有關(guān)項目的事宜5A2:28文書工作：開始寫月度項目報告4B2:32電子郵件：收郵件3C2:35文書工作：繼續(xù)寫項目報告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57

25、準(zhǔn)備：收集會議資料3B3:00開會：審核預(yù)算75B4:15電子郵件：發(fā)送和回復(fù)11B4:26上網(wǎng)：看新聞4C4:30計劃：檢查/調(diào)整項目工作的日程10A4:40文書工作：繼續(xù)寫項目報告10B4:50電子郵件：發(fā)送與項目相關(guān)的郵件10B5:00回家好的活動日志有幾個特征：· 它應(yīng)列出在記錄活動日志期間發(fā)生的所有活動。· 它應(yīng)記錄您的每項活動使用的時間。· 它甚至應(yīng)包括各種瑣事（如整理辦公桌和喝咖啡等）。· 它應(yīng)當(dāng)用特定類別對每項任務(wù)進行標(biāo)記，如“電子郵件”、“文書工作”、“上網(wǎng)”、“打電話”、“編制計劃”、“開會”、“訪客”和“出行”。另請參見日常活動日志

26、表。2. 為日志中的每項活動指定優(yōu)先級。 記下一天的活動后，應(yīng)根據(jù)您的關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)和輔助性目標(biāo)為每項活動指定優(yōu)先級。請記住：· 優(yōu)先級為 A 的任務(wù)涉及您的關(guān)鍵目標(biāo)。它們代表具有較高價值且應(yīng)優(yōu)先關(guān)注的任務(wù)。· 優(yōu)先級為 B 的任務(wù)涉及使能性目標(biāo)，這些任務(wù)間接支持著關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有中等價值和較高緊迫性。· 優(yōu)先級為 C 的任務(wù)可能涉及輔助性目標(biāo)，包括低價值的緊迫和非緊迫任務(wù)。3. 分析日志。 檢查您的日志，找出您利用時間的規(guī)律。問自己以下問題：· “哪類活動占用了我大部分時間？”是文書工作、喝咖啡、還是回復(fù)語音留言電話？· “特定活

27、動集中在哪段時間？”您周一早上的大部分時間是否用于回復(fù)電子郵件？午餐后是否總有很多不期而至的訪客？會議是否集中在這周的晚些時候？現(xiàn)在考慮您利用時間的方式是否支持您的目標(biāo)。問自己：· “這種利用時間的方式是否符合我最重要的目標(biāo)？”如果您是做銷售的，那么您每天的大多數(shù)時間都用于電話，這是很正常的，但如果不是在催款，那么可能電話就太多了。· “我一天有多少時間用于優(yōu)先級為 A 和優(yōu)先級為 B 的活動？”您最終的目標(biāo)是大部分時間都用于高優(yōu)先級的活動，優(yōu)先級為 C 的活動盡量少占用時間。使用記號筆標(biāo)記日志中優(yōu)先級為 C 的活動，讓此類時間浪費因素更顯眼。如果您看到日志中有很多彩色標(biāo)記

28、，您就會知道有多大的改進空間！4. 找出改善時間利用情況的方法。 您在優(yōu)先級為 C 的任務(wù)上所花的時間是否超過正常值，而在優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)上使用足夠的時間呢？如果是這樣，那么請設(shè)法去掉或?qū)?yōu)先級為 C 的活動委托給他人，以免浪費您的時間。例如，如果您在銷售行業(yè)工作，您在文書工作上花了太多時間，那么您要考慮委托助手來做這件事。尋找導(dǎo)致您時間管理不善的內(nèi)在原因。問自己一些尖銳的私人問題，并如實回答：問：“為什么我在低價值的會議上花這么多時間？”答：“因為我擔(dān)心如果不參加會議，別人會認為我沒有團隊精神?！眴枺骸拔覟槭裁蠢速M時間接待未預(yù)約的訪客？”答：“如果告訴別人我沒有時間同他們談話，我

29、會覺得很無禮。”問：“我為什么在電子郵件和網(wǎng)絡(luò)上花這么多時間？”答：“因為很多電子郵件都是私人郵件，我上網(wǎng)沖浪是為了拖延時間?！绷私庠斐蓵r間管理不善的內(nèi)在原因之后，您就可以采取措施來解決問題。例如：· 提醒自己，如果您參加的會議對您的高優(yōu)先級目標(biāo)很重要，您將被認為富有團隊精神。· 向未預(yù)約的訪客解釋您有一件重要事情需如期完成，然后建議利用一個午餐時間進行交談?；蛘撸绻谖绮瓦^后的一段時間內(nèi)會有很多不速之客，可以在這段時間關(guān)上辦公室的門。· 盡量減少私人電子郵件，例如，請朋友和家人在您回家而不是上班的時間發(fā)電子郵件。如果您用上網(wǎng)來拖延時間，那么當(dāng)您發(fā)現(xiàn)您正在拖延

30、項目時，請馬上投入到項目中。由于要發(fā)生行為的改變，所以矯正不良的時間管理做法需要時間。逐步改變您的行為方式，每周實踐一到兩個新的行為方式，直到逐漸習(xí)慣為止。如果犯了錯誤，不要對自己過于苛刻。不妨重新開始實踐新的行為方式。某些“時間浪費因素”非常普遍，會在許多管理者的活動日志中出現(xiàn)。在下一個“核心概念”中，您將學(xué)習(xí)如何判別和消除這些時間浪費因素。判別和消除常見的“時間浪費因素” 如果與大多數(shù)管理者一樣，您的活動日志暴露了源自個人習(xí)慣的許多時間管理問題，那么您可以加以改正。以下是用于消除這些“時間浪費因素”的策略。拖延 拖延是一種推遲、耽擱或延誤行動的習(xí)慣。造成人們拖延的原因有很多：或許他們認為當(dāng)

31、前的任務(wù)令人生厭或枯燥乏味，他們可能擔(dān)心無法出色地完成任務(wù)，或根本無從下手。請考慮以下對抗拖延的方法：拖延的原因 解決方案 任務(wù)令人生厭或枯燥乏味· 將任務(wù)委托給他人，他們可能會感興趣。· 承認自己的拖延行為并努力完成工作。· 設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情。· 避免造成任務(wù)躑躅不前的安排方式。懼怕失敗· 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實反應(yīng)并獲取必要的幫助。· 如果您是由于缺乏自信而擔(dān)心，就采取積極主動的姿態(tài)，對完成工作必需要做的所有事宜進行規(guī)劃。· 堅持工作：行動有助于消除恐懼。無從入手· 自由地決定切

32、入點。您很可能逐漸步入工作的正軌。· 將工作分解為幾個部分，然后具體說明完成每部分工作所需的任務(wù)。確定任務(wù)的順序，然后著手處理首要任務(wù)。超負荷日程安排 您是否承擔(dān)了過多的義務(wù)和職責(zé)？為了完成任務(wù)，您晚上和周末是否要加班？您是否感到無論怎樣努力依然毫無起色？如果回答是肯定的，請采取以下措施：· 牢記自己的關(guān)鍵職責(zé)和目標(biāo)。避開與這些目標(biāo)無益的活動。· 授權(quán)。不要因為他人的失職或無法達到您的工作標(biāo)準(zhǔn)而大包大攬所有任務(wù)，而是要將任務(wù)委托給認真負責(zé)的人。· 不要奢望面面俱到。集中精力處理真正重要的任務(wù)。· 學(xué)會向同事和上司說“不”。闡述您的關(guān)鍵職責(zé)，指出

33、承擔(dān)無關(guān)任務(wù)對自己目標(biāo)的危害，并提出合理的替代方案。另請參見向上司說“不”的步驟以及授權(quán)的技巧。另請參見 Harvard ManageMentor 主題授權(quán)。下屬的問題 您是否總是疲于奔命而下屬們卻無所事事？或許您放任員工將本應(yīng)自己解決的問題推卸給您。如果是這樣，請學(xué)會幫助下屬們解決他們自己的問題：· 允許員工征求您對問題的建議，但僅限于報告問題解決的進展或所遇到的困難。· 當(dāng)員工將問題帶給您時，詢問他們準(zhǔn)備如何處理這種情況。· 對下屬提議的問題解決方案給予反饋，但應(yīng)確保由員工（而不是您）來執(zhí)行解決方案。不必要的出差 出差會占用很多時間，因此需要定期評估它的價值。

34、評估方法是：1. 記錄各項活動所花費時間，例如去機場的時間、候機時間及返程時間。2. 依照您的工資和收益標(biāo)準(zhǔn)，估算這些時間的成本。將該數(shù)字與交通費、食宿費用累加。3. 比較差旅的成本收益。是否有凈收益或凈損失？4. 考慮差旅的機會成本，即如果放棄出差而在辦公室工作所創(chuàng)造的價值。5. 考慮出差的替代方案，例如電話會議或網(wǎng)絡(luò)會議。另請參見最大限度地利用差旅時間的技巧。過多的電子郵件和書面工作 避免因電子郵件浪費寶貴時間的對策：· 每天僅在指定的時間檢查電子郵件。· 讓非業(yè)務(wù)聯(lián)系人使用家庭電子郵件地址。· 將您的信件分類：刪除所有垃圾郵件，然后將緊急信件轉(zhuǎn)移至“緊急”郵

35、件夾。在規(guī)定的時間內(nèi)處理這些信件。將其他郵件一并歸入“待處理”郵件夾，并在完成日程表上所有高優(yōu)先級任務(wù)之后再回復(fù)。· 要求員工創(chuàng)建明確的郵件主題行，便于您分清如何處理相應(yīng)的郵件：刪除、立即處理還是或稍后回復(fù)。· 讓員工了解您希望通過電子郵件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。書面工作的管理：· 對于無需回復(fù)的書面信件，快速瀏覽后可根據(jù)需要丟棄或歸檔。· 如果需要回復(fù)，而您也能夠迅速回復(fù)，就應(yīng)立即處理，然后丟棄或歸檔信件。· 如果您太忙無暇顧及回復(fù)事宜，如果可能可將郵件委托給下屬，或?qū)⑿偶w入按優(yōu)先級排列的“待處理”文件。管理不善的會議 要減少在會

36、議上浪費的時間：· 取消或不參加不必要的會議。· 避免參加自己無所建樹或毫無收獲的會議。· 在同意出席之前，索要會議的議程表以便決定是否參會。· 如果您要組織一個會議，應(yīng)確保嚴(yán)格遵循議程，遵循日程表，并按照向會者承諾的具體行動來結(jié)束會議。另請參見取得最佳會議成果的技巧。另請參見 Harvard ManageMentor 主題主持會議。分心因素和轉(zhuǎn)換成本 分心因素（如：在網(wǎng)上查看天氣預(yù)報或與訪客閑談）會迫使您必須花時間回顧之前所進行的工作，并將注意力重新集中到當(dāng)前的任務(wù)上來。這些轉(zhuǎn)換成本總體上會使企業(yè)效率下降 20-40%。要在從事重要工作時抵制分心因素：

37、· 使用語音信箱應(yīng)答來電。· 關(guān)閉電子郵件。· 清除辦公桌上的報紙和其他與工作無關(guān)的材料。· 關(guān)上辦公室的門并放置“請勿打擾”的標(biāo)志。· 專注于一項任務(wù)直至完成。然后再開始下一項任務(wù)。另請參見時間浪費因素判別及評估工作表。您已經(jīng)分析了自己的時間利用情況并了解常見的時間浪費因素，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時間了。更有效地安排您的時間 您已經(jīng)對自己的時間利用情況和存在的時間浪費因素有所了解，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時間了。您的目標(biāo)是什么？您的目標(biāo)是以有助于實現(xiàn)最重要目標(biāo)的方式來利用時間。日程表是系統(tǒng)安排時間的最佳方法。日程表是在具體時限內(nèi)

38、完成任務(wù)的書面承諾。它將您的可用時間及時間分配計劃形象化。通過日程表，您可以更容易看到未分配的時間。而尤為關(guān)鍵的是，它會顯示優(yōu)先級為 A 和優(yōu)先級為 B 的任務(wù)是否占據(jù)了您的大部分時間，得到了應(yīng)有的重視。選擇計劃工具 有很多種計劃工具：· 任務(wù)列表· 約會時間表· 書面或電子版的日、周計劃· 聯(lián)網(wǎng)的日程安排軟件和硬件· 掛歷企業(yè)可能提供這些工具。如果這些工具符合您的個人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。您很可能會使用更適合自己工作風(fēng)格的系統(tǒng)。另請參見任務(wù)列表。制定日程表 將任務(wù)輸入日程表，并指定完成任務(wù)的預(yù)期時限即可制定日程表。以下指

39、導(dǎo)原則可以幫助您制定實用的日程表：· 首先輸入優(yōu)先級為 A 的任務(wù)，然后將剩余時段分配給優(yōu)先級為 B 的任務(wù)。· 在每天您思想最活躍、精力最充沛的時段安排需要創(chuàng)造力與活力的活動。將例行任務(wù)安排在精力不足的時段。· 預(yù)留一些時間不做安排，以應(yīng)對突發(fā)危機、意外機會以及與同事或下屬之間的臨時性交流。· 避免連續(xù)不斷的會議。每次會議結(jié)束后，您都需要時間來處理信息和完成行動事項。· 盡量固定處理電子郵件、書面工作和電話等各任務(wù)的時間。例如，規(guī)定上午 9:00-9:30 和下午 4:30-5:00 執(zhí)行這些任務(wù)。固定各項任務(wù)的時間通?？梢员苊忾_始和轉(zhuǎn)換的時

40、間，從而減少執(zhí)行任務(wù)所需的整體時間。· 工作周快結(jié)束時，應(yīng)將未完成的優(yōu)先任務(wù)轉(zhuǎn)移到以后未安排的時段，必要時暫緩低優(yōu)先級任務(wù)。· 將日程表置于電腦顯示器或辦公桌的明顯位置。充分利用任務(wù)列表 任務(wù)列表是一種簡便、常用的計劃工具，一目了然地列出您一天內(nèi)必須完成的所有任務(wù)。其中包括：· 要參加的會議· 必須制定的決策· 必須撥打或要接聽的電話· 需要起草的電子郵件、信件和備忘錄· 前一天未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)許多管理者在每天早晨或下班時準(zhǔn)備任務(wù)列表，并將其與日（周）計劃結(jié)合使用。例如，如果每天日程表提醒您周二下午 3

41、點 到 4 點“回復(fù)電話”，那么當(dāng)天的任務(wù)列表就應(yīng)明確要給哪些人回電話，并指出每次談話的目的。運用以下策略可以充分利用任務(wù)列表：· 僅包括您認為可以完成的一半任務(wù)；人們經(jīng)常低估完成任務(wù)所需的時間。· “緊急但不重要”和低優(yōu)先級的任務(wù)一概不列入任務(wù)列表。· 下班時要查看列表。是否還有未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)？如果有，必須重新進行安排，但首先您要考慮為什么沒有按計劃完成任務(wù)。如果您不習(xí)慣列表，可以考慮嘗試其他的方法描述待完成的任務(wù)。例如，在一大張紙或白板上貼一些便簽，以便為您的關(guān)鍵任務(wù)創(chuàng)建“思維導(dǎo)圖”。以下是一位管理者的思維導(dǎo)圖示例：讓日程表具有靈活性 當(dāng)

42、人們承擔(dān)更高級別的管理職責(zé)時，他們的責(zé)任往往更缺乏組織性，而他們的工作則變得更加不明確且不可預(yù)測。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應(yīng)工作的需要。讓日程表具有靈活性：· 在每天的日程表中預(yù)留更多的“空閑時間”。· 在您的日程表中只列出未來兩周（或更長）的最關(guān)鍵任務(wù)及最終期限。· 培養(yǎng)在機遇或危機出現(xiàn)的時刻主動放棄計劃任務(wù)的意識。較大的靈活性并不會令您的日程不飽滿，而是會確保您有充裕的時間處理最重要的事務(wù)。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進度以確保正確的工作方向。在“核心概念”的下一部分中，您將了解到監(jiān)督并不斷改進時間管理系統(tǒng)的方法。監(jiān)督和改進您

43、的時間管理策略 在日程表開始啟用后，對照它來監(jiān)控您的工作進度是至關(guān)重要的。這樣，您才能明確問題并發(fā)現(xiàn)不斷改進時間管理系統(tǒng)的方法。檢查進度 每天至少對照日程表檢查一次任務(wù)的完成情況。許多管理者每天早晨和下班之前進行這項工作。在檢查進度時，向自己提出以下問題：· “我是否完成了今天安排的任務(wù)？”如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務(wù)所需的時間？· “我是否向著目標(biāo)的實現(xiàn)又躍進了一步？”如果不是，可能是由于您的日程安排過于繁重。· “我的精力是否更加集中？”如果不是，您可能安排了過多的優(yōu)先級為 C 的任務(wù)，或未將同類任務(wù)合并處理。· “我是否能堅持

44、使用這個日程表？”如果不能，可能您使用的計劃工具或系統(tǒng)并不適合您的個人工作風(fēng)格。根據(jù)您對上述問題的回答，決定是要對時間管理系統(tǒng)進行徹底改革還是進行微調(diào)。尋找規(guī)律 在您檢查自己的進度并考慮是否需要改進計劃系統(tǒng)的同時，尋找您所經(jīng)歷的各種問題的規(guī)律。例如，如果您無法按時完成任務(wù)，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。導(dǎo)致這種局面的常見原因包括：· 習(xí)慣性地對任務(wù)所需時間估計不足· 拖延· 各種干擾浪費時間· 為意外需求預(yù)留的時間不足改進您的計劃系統(tǒng) 發(fā)現(xiàn)自己的計劃系統(tǒng)存在問題并不是個別現(xiàn)象。大多數(shù)管理者都需要調(diào)整他們的時間管理方式。關(guān)鍵在于迅速地采取措施解決這些

45、問題。您的目標(biāo)是什么？是要不斷改進管理時間的方式。以下做法會對您有所幫助：· 學(xué)以致用。在確定未能如期完成計劃任務(wù)的原因之前，不要將未完成任務(wù)重新列入日程表。一旦發(fā)現(xiàn)計劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。例如，提醒自己為先前未能完成的活動分配更多的時間?；蛟谛碌娜粘瘫碇蓄A(yù)留更多的“空閑時間”以便處理意外事件?；蚪鉀Q拖延傾向背后的原因，例如懼怕失敗或無法確定如何處理大型任務(wù)。· 征詢建議。如果那些困擾您的“時間浪費因素”和計劃問題也同時困擾著其他人，那么征求他們的意見就顯得彌足珍貴。詢問您的上司、同事和下屬怎樣不斷改進其管理時間的方法。

46、您將發(fā)現(xiàn)他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。例如，一位管理者發(fā)現(xiàn)他的助理制定了一項利用意外空閑時間的有效策略。該策略是：如果助理突然獲得五分鐘的空閑時間，他將利用這段時間安排會面，書寫簡單的工作筆記，或更新他的日程表。如果他有10 分鐘的意外空閑時間，他就會打個簡短的電話，制定會議議程，回復(fù)電子郵件或計劃即將來臨的出差旅行。當(dāng)有半個小時意料之外的空閑時，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報告的草稿，或填寫費用報表。于是管理者開始采納這一策略，并發(fā)現(xiàn)它確實行之有效。· 要有耐心。如同所有的行為變化一樣，完善您的時間管理系統(tǒng)需要實踐與耐心。由微小的改變?nèi)胧?。如果這

47、些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。并主動調(diào)整您的期望。例如，假設(shè)您改進計劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復(fù)時間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實際。這時，可以考慮改為 10 分鐘。許多管理者在改進時間管理系統(tǒng)時面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。尤其是，如果您的上司由于經(jīng)常安排低效會議或設(shè)定模糊期望而浪費了您的時間，您應(yīng)該怎么辦？而您又該如何創(chuàng)建一個有效的計劃系統(tǒng)以平衡自己的工作和個人生活？下面兩項“核心概念”對這些挑戰(zhàn)進行了分析，并提供了應(yīng)對挑戰(zhàn)的指導(dǎo)原則。與浪費時間的上司打交道 令人遺憾的是，一些上司無意中為下屬制造了許多障礙，浪費了很多時間。這種問題的原因可能包括：目標(biāo)不明確、方向不清晰、

48、不必要的會議以及在上司處存在工作瓶頸。以下是扭轉(zhuǎn)這種狀況的對策：向上司闡明您的目標(biāo) 如果您與上司未能完成如下工作：就目標(biāo)達成一致、為目標(biāo)賦予時限并確保它們對公司戰(zhàn)略的支持等，那么您就無法確定一系列的任務(wù)，也無法制定相應(yīng)的日程表。當(dāng)一位管理者被告知削減成本但未告知詳情，就出現(xiàn)了以上的問題，例如這位管理者應(yīng)該裁減一定比例的個人開銷，還是要達到總削減量的特定數(shù)額。結(jié)果將如何？結(jié)果只能是導(dǎo)致耗盡管理者時間的混亂活動。您可以借助以下措施避免這種情況：· 請求與上司會談以討論您的目標(biāo)。設(shè)定下一年和后半年的目標(biāo)。· 確保目標(biāo)的具體、有實效性、可衡量并與部門或公司目標(biāo)的一致。·

49、確保您為既定目標(biāo)所做的工作會受到獎勵而非處罰。· 評估您實現(xiàn)目標(biāo)的能力。如果缺乏必要的技能和資源，請申請額外的培訓(xùn)或資源。· 將目標(biāo)整理為書面材料。· 定期與上司會面，討論您的進展并對照目標(biāo)做出必要的調(diào)整。另請參見 Harvard ManageMentor 主題設(shè)定目標(biāo)。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨立處理項目，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。當(dāng)上司具有特殊偏好但未能明確傳達給下屬時，員工經(jīng)常為了迎合自己的上司而浪費時間重復(fù)工作。以下步驟有助于您扭轉(zhuǎn)這種狀況：1. 當(dāng)

50、上司安排您處理項目時，起草一個初步計劃，說明您打算如何處理這項任務(wù)。2. 與上司面談，“這是我開展這個項目的計劃。您的意見如何？”3. 根據(jù)上司的反饋修訂計劃。4. 就改進后的計劃征詢反饋。5. 重復(fù)以上過程直至上司批準(zhǔn)您的計劃。這一過程的不斷反復(fù)最終將使您的上司意識到，如果在最初布置工作時要求更為明確，就會大大節(jié)省時間。因而，您的上司可能會采取更加有效的新方法來分配工作。反對無謂的會議 某些上司會召開一些浪費時間的會議。例如，一些管理者總是在會議期間接聽電話。另一些則拘泥于達成一致的過場，即使他們已對預(yù)計的結(jié)果了然于心。和其他會議一樣，您的上司所組織的會議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、合適

51、的與會者以及最終的決策或行動計劃。應(yīng)該讓與會者感覺到自己的時間被有效地利用，并且在會議上有所建樹并從中獲益。如果您的上司所主持的會議不符合以上描述，盡自己所能去改變或善用這種狀況。例如：· 在會議開始之前，要求調(diào)整議程以突出會議的重點。向上司說明您建議改變的原因。· 禮貌地表達您對會議安排方式的顧慮。指出召開不必要會議的成本，說明如果將這些時間用于實現(xiàn)您與上司達成共識的目標(biāo)將獲得更多收益。· 如果您的上司一意孤行，繼續(xù)接聽電話或容許其他與會議無關(guān)且乏味的行為，那么您就準(zhǔn)備一些可以利用這些時間完成的額外工作。這樣至少能夠完成某些任務(wù)。消除瓶頸 某些上司需要事事批準(zhǔn)后

52、，才允許員工采取進一步行動來完成任務(wù)。無庸置疑，這些管理者們往往無法及時響應(yīng)想要干預(yù)的決策。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個工作停滯不前。為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：1. 評估由瓶頸引致的生產(chǎn)率損失。2. 與您的上司面談，討論評估結(jié)果并尋求補救措施。3. 制定上司能夠接受的修正方案。例如，明確哪些任務(wù)可以不經(jīng)“瓶頸”就能自行開展?；蚨卮偕纤緦⒋我蝿?wù)的審批權(quán)授予您或其他人。多數(shù)上級都會對提高效率感興趣。通過就問題進行交流并指出造成的損失，您可能能夠說服上司放棄某些控制權(quán)?？紤]您 在哪些方面可能浪費上級的時間 抱怨上司浪費時間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費了上司的時間卻極為難得。

53、要尊重上司的時間：· 如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務(wù)，就要避免頻繁地要求上司介入。· 不要將問題推給上司處理。相反，提出可能的解決方案，征詢他們的反饋意見。· 適應(yīng)上司的工作風(fēng)格。例如，如果相對于面談的形式，他更喜歡接收書面信息，那么請尊重這些偏好。當(dāng)然，您自己作為上級，也必須注意與下屬相處過程中浪費時間的行為。您一定不希望他們 占用寶貴的時間思考如何糾正您的 習(xí)慣。在“核心概念”的下一部分中，您將了解時間緊迫的管理者當(dāng)前面臨的另一項主要挑戰(zhàn)：平衡工作與個人生活。平衡工作需要和個人時間 您的工作生活是否滲透到了您的個人生活中，以至您與朋友和家庭相處、履行

54、對社區(qū)的承諾以及追求個人興趣的時間越來越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。為什么需要如此大量的個人時間？有以下幾個原因：· 更富吸引力的工作。許多工作變得更具有吸引力，對人們的心理有很大的沖擊力。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們愿意在自己的工作中投入更多的時間和精力，但這往往對其家庭生活造成了損害。· 通信技術(shù)的進步。隨著諸如電子郵件等通信手段的進步，人們發(fā)現(xiàn)自己在晚間、周末甚至休假期間也會經(jīng)常查看、回復(fù)與工作相關(guān)的郵件。· 更繁重的工作。隨著所面臨的競爭環(huán)境日益嚴(yán)峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。任由工作吞噬您的

55、個人生活是錯誤的。您必須平衡二者的關(guān)系。為使其重歸平衡，您可能需要掌控自己的個人時間。怎么做呢？可運用與管理工作時間類似的方法：1. 澄清您的個人目標(biāo)。 請思考，“我的最高個人目標(biāo)是什么？”您想學(xué)會彈奏吉他嗎？花更多時間與家人在一起？為社區(qū)服務(wù)？完成一項重要的住宅或花園工程？哪些目標(biāo)使您最具有成就感并且 符合您生活中重要人員的目標(biāo)和喜好？用具體的言語描述您的目標(biāo)；例如，“這個夏天要在鄉(xiāng)間別墅與已成年的孩子以及他們的家庭共度兩周的假期?！?. 區(qū)分目標(biāo)的優(yōu)先次序。 您設(shè)定的個人目標(biāo)可能超出了自己的精力范圍。因此，請確定它們的優(yōu)先級。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標(biāo)，那么花園的整修可以稍

56、后再完成。3. 明確實現(xiàn)最高目標(biāo)所必須完成的任務(wù)。 為實現(xiàn)最重要的個人目標(biāo)，您可能必須同時完成工作與家庭兩方面的具體任務(wù)。請回顧上面家庭度假的例子：· 工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進行安排以騰出時間。您還需要委托其他人員在這段時間內(nèi)處理您的項目。· 家庭方面。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請鄰居臨時代管自己負責(zé)的社區(qū)志愿活動。4. 安排任務(wù)和目標(biāo)。 您已經(jīng)明確了最高目標(biāo)和完成它們所需的任務(wù)，現(xiàn)在要在日程表中留出時間。預(yù)留兩周的假期。在任務(wù)列表中加入“向上司提出假期計劃”，然后付諸行動。以下輔助技巧有助于您更有效地安排個人時間：&#

57、183; 不要將個人時間安排得太緊，以免無法應(yīng)對意外事件和機會。· 如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創(chuàng)建一份個人時間的活動日志。分析日志，檢查自己是否在無益于最高個人目標(biāo)的活動上浪費了過多時間。5. 尋找釋放個人時間的機會。 通常，只需通過一些簡單的方法便可以極大地釋放個人時間。例如：· 評估人際關(guān)系。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關(guān)系，以至耗盡了您的時間與感情精力，卻很少（或完全不能）得到有價值的回報？如果是這樣，請考慮結(jié)束這種關(guān)系。您可以騰出時間和精力構(gòu)建更健康、更充實的個人關(guān)系。· 養(yǎng)精蓄銳。通過合理的膳食和長期的身體訓(xùn)練計劃，您的精力和體力都將獲得長足的進步。這些精力的深層儲備有助于您更積極、更迅速地達成目標(biāo)，并可以有更多時間從事其他重要活動。· 評估社區(qū)責(zé)任。您承擔(dān)的義務(wù)對自己和他人是否具有真正的價值？您從別人那里得到的收益與為他人提供的價值是否相稱？如果這些問題的答案是否定的，就應(yīng)考慮取消這些義務(wù)，將時間投入到更重要的活動中。· 減少混亂。財產(chǎn)也占用時間。您必須對這些東西進行整理，尋找合適的地點保存，定期清潔和維護等等。扔掉那些并不需要或不能用的東西，可以為更重要的事務(wù)留出時間。當(dāng)您能夠成功管理工作和個人時間時，您將成為