酒店管理系統(tǒng)用戶手冊

1、陽光酒店管理系統(tǒng)用戶手冊文件名稱： 用戶手冊 目 錄一、快速入門41.1、名詞解釋41.2、啟用步驟51.3、日常運行步驟61.4、日常接待業(yè)務操作步驟7二、各功能模塊操作方法7系統(tǒng)主界面71來賓登記81.1賓客開單81.2 更換房間101.3 修改登記101.4 房間狀態(tài)111.5 預定管理111.6 退出系統(tǒng)122收銀結賬122.1賓客結賬122.2合并結賬142.3拆分結賬143業(yè)務查詢153.1結賬單查詢153.2全部賓客信息查詢163.3在店賓客消費查詢173.4離店賓客消費查詢184客戶管理194.1基本信息管理194.2來賓信息管理205系統(tǒng)維護215.1網(wǎng)絡設置215.2系統(tǒng)設

2、置235.2.1 房間項目設置235.2.2 客戶類型設置265.2.3 操作員設置285.2.4 計費設置295.3系統(tǒng)日志295.4數(shù)據(jù)備份30一、快速入門1.1、名詞解釋房間項目：房間項目也可以理解為房間的種類（例如可分為標準房間、商務房間等）。具體到某個房間類型都有其相對應的房間，而每個房間就具體到某一來店登記的賓客，一般把房間提供給一個客人后，在當前客人未退出占用狀態(tài)前暫時無法提供給另一個客人消費。此項目在系統(tǒng)設置中設置，在賓客開單時使用。商品項目：是店方提供給賓客的并收取一定費用的項目（例如：服務項目、酒水、香煙等）。此項目在系統(tǒng)設置中設置，在為賓客增加消費時使用。計費設置：計費設

3、置主要是提供計算收取在店賓客消費費用的方法。主要包括：（1）全場打折設置：如果啟用了全場打折，那么在賓客結賬時將根據(jù)設置好的打折比率進行打折優(yōu)惠；（2）全天計費（鐘點計費）：此設置作用于設置房間的計費方法，賓客登記后，房間將按此設置的方法開始計費。此項目在系統(tǒng)設置中設置。服務生設置：服務生是指能為賓客提供服務的本店員工，在此設置中可增加、修改、刪除服務生信息，還可為每個服務生設置相應的服務生等級（例如：高級技師、中級技師、普通技師等）。有了服務生等級可在商品項目中為每種服務項目所對應的服務生等級設置相應的提成金額（如果有此需求），此項設置可為賓客提供服務的服務生自動計算提成金額?？蛻粼O置：客戶

4、是本店的VIP客戶、簽單客戶、團會客戶、合約客戶、其他客戶的統(tǒng)稱。可設置客戶等級（例如：協(xié)議單位、團體客戶、散客等）還可為每種客戶等級設置打折比例。操作員設置：操作員是指使用本系統(tǒng)的本店員工，管理員可為其分配相應的操作權限。來賓登記散客開單（團體開單）：每個客戶發(fā)生消費前必須進行登記（建立客戶帳），給客戶安排一個房間（房間）等房間項目，房間項目必須是在“系統(tǒng)設置”模塊中的“房間項目”中已經(jīng)設置，系統(tǒng)只能對已設置的房間項目（房間）進行登記。來客登記更換房間：假如因為店內(nèi)原因或客人要求，造成客人當前占用的項目必須終止提供，但客人的消費并未終結，為此，可以通過更換房間來將客人資料及消費信息在不進行結

5、帳操作的情況下轉到另一新項目下。例如：換房間（房間）。項目狀態(tài)：房間項目（房間）的當前使用狀態(tài)。例如：可供、占用、停用、預定等狀態(tài)。點單消費增加消費：客人在消費過程中所消費的所有項目均要進行入帳處理，以便在客人離店時自動計算消費額?？腿说南M明細便是在此入帳。收銀結賬賓客結帳：終結客戶當前的消費活動，并進行收款及自動還原房間項目（房間）的占用狀態(tài)為可供狀態(tài)。商品打折：在商品項目設置中有打折設置，這里給大家詳細解釋 一下，比如選中啤酒這個商品點擊"打折設置"，會彈出一個窗口，此窗口會把所有的客人類型列出來，然后修改每種客人類型的打折比例就行了。 此折扣的優(yōu)先級高于全場打折比例

6、。這個屬性比較適合做特價商品。1.2、啟用步驟第一步：執(zhí)行“系統(tǒng)維護系統(tǒng)設置”菜單，設置相關項目。1. 房間項目設置2. 商品項目設置3. 服務生設置4. 操作員設置5. 服務生設置6. 計費設置第二步：開始使用。1.3、日常運行步驟第 一 步、雙擊圖標打開本系統(tǒng) 第 二 步、輸入正確的用戶名及密碼進行登錄第 三 步、登記模塊：來賓登記預訂管理第 四 步、登記模塊：來賓登記顧客開單(團體開單)第 五 步、點單模塊：點單消費增加消費第 六 步、收銀模塊: 收銀結帳賓客結賬(確認或詢問客人是否為本店客戶)第 七 步、查詢模塊: 查詢來賓信息、收銀明細、打印營業(yè)情況日、月報表、統(tǒng)計分析營業(yè)收入及賓流

7、量等。第 八 步、客戶管理模塊：管理客戶的基本信息、消費信息。第 九 步、維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份第 十 步、維護系統(tǒng)系統(tǒng)設置1.4、日常接待業(yè)務操作步驟第 一 步、登記模塊：來賓登記散客開單(團體開單) 第 二 步、點單模塊：點單消費增加消費第 三 步、收銀模塊：收銀結帳賓客結賬二、各功能模塊操作方法系統(tǒng)主界面（圖1）1來賓登記1.1賓客開單功能 建立賓客消費帳，本模塊為每位來店賓客指定一個房間（房間），是賓客消費的開始。（圖2）（圖3）* 在選定某一處于 “可供” 或 “預訂” 狀態(tài)的房間后，通過點擊菜單 “散客登記（團體登記）開單” (或直接點擊主窗口中的 “顧客開單” 快捷按鈕)菜單進入顧客開

8、單界面。* 進入 “顧客開單” 界面后（如圖2、3），可以看到有關選定開單房間的基本信息及一些基本費用。* 填寫來賓人數(shù)（必須填寫）、押金金額（根椐本店情況而定），系統(tǒng)將自計算相應的費用。* 填寫完之后，點擊 “確定” 按鈕將完成開單任務，點擊 “取消” 按鈕將取消此次開單操作。1.2 更換房間功能 假如因為店內(nèi)原因或客人要求，造成客人當前占用的房間（房間）必須終止提供，但客人的消費并未終結，為此，可以通過更換房間來將客人資料及消費信息在不進行結帳操作的情況下轉到另一新項目下。例如：換房間（房間）。（圖4）* 在選定需要更換的房間后, 通過點擊菜單 “來賓登記換房間”進入更換房間界面（如圖4）

9、。* 進入 “更換房間” 界面后可以看到當前待調(diào)換的房間號（即：原房間）,在“調(diào)整為”后的文本框中輸入要調(diào)整到的目標房間。* 填寫完之后，點擊 “確定” 按鈕將完成更換房間任務，點擊 “取消” 按鈕將取消此次更換房間操作。(注：如果待更換的房間和目標房間在同一房間類型中，可通過拖放的方式進行調(diào)換)1.3 修改登記功能 如果在顧客開單時填寫有誤，或者用于修改來賓姓名、押金金額等可通過此項操作完成。* 在選定需要修改登記的房間后, 通過點擊菜單 “來賓登記登記”進入修改登記界面。* 進入修改登記界面后，相應的文框將顯示出顧客登記時的數(shù)據(jù)，更改需要修改的項目。如：來賓人數(shù)、押金金額。* 填寫完之后，

10、點擊 “確定” 按鈕將完成修改任務，點擊 “取消” 按鈕將取消此次修改操作。1.4 房間狀態(tài)功能 此項操作可手動修改處于非占用狀態(tài)的房間狀態(tài)為”可供”、“預訂”、“停用”、“臟房”等狀態(tài)。1.5 預定管理功能 此項功能可以完成增加預訂、修改預訂、刪除預訂，預訂情況的查詢、導出、打印等功能。（圖5）* 通過點擊菜單“來賓登記預訂管理”菜單(或直接點擊主窗口中的“預訂管理”快捷按鈕)進入預訂管理界面。* 增加預訂：點擊預訂管理窗口中的 “增加” 按鈕進入預訂登記窗口，在預訂登記窗口中填寫預訂人信息并指定其預訂的房間類型及房間、確認賓客預計到達的時間和最后保留時間，還可選擇“到達保留時間是否自動取消

11、預訂”。填寫完之后點擊“確定”按鈕將完成此次預訂，點擊“取消”按鈕將取消此次預訂操作。（注：最后保留時間是指若賓客在預訂到達的時間沒有到達，最多還能廷長到的時間。此時間做為自動取消預訂的條件）。* 修改預訂：若要修改某條預訂信息可在預訂管理窗口中選擇一條要修改的預訂信息，然后點擊預訂管理窗口中的 “修改” 按鈕進入修改預訂登記窗口，修改相應內(nèi)容（操作方法類似于增加預訂）后點擊“確定”將保存修改后的信息，若點擊“取消”按鈕將取消此次修改預訂登記操作保持原有的數(shù)據(jù)不變。* 刪除預訂：在預訂管理窗口中選擇一條要刪除的預訂信息，然后點擊預訂管理窗口中的“刪除”按鈕，系統(tǒng)將給出提示“刪除后將不能恢復，確

12、定刪除嗎？”，點擊“確定”將永久刪除所選中的預訂信息，點擊“取消”將不做任何操作并返加預訂管理窗口。* 查詢預訂：在預訂管理窗口中“房間號/姓名”后的文本框中輸入被預訂的房間號或預訂人的姓名后點擊“查詢”，數(shù)據(jù)表中將顯示出符合查詢條件的預訂信息，當然可以點擊“過濾”按鈕選擇過濾條件從而指定查詢范圍。點擊“刷新”按鈕數(shù)據(jù)表中將顯示所有預訂信息。1.6 退出系統(tǒng)功能 此項操作可中斷本系統(tǒng)的運行并退回到操作系統(tǒng)。* 點擊菜單“來賓登記退出系統(tǒng)”,系統(tǒng)將提示“真的要退出系統(tǒng)嗎？”，點擊“是”將中斷當前所的操作并退出本系統(tǒng)，點擊“否”將返回到本系統(tǒng)。（注：退出系統(tǒng)前請先確認對未保存的操作進行保存，否則系

13、統(tǒng)將取消未保存的操作）2收銀結賬2.1賓客結賬功能 本模塊將自動統(tǒng)計每個登記客人在店時所發(fā)生的所有消費額和應付款額，并完成結帳收銀操作。（圖6）* 在主窗口中選要結賬賓客的房間后，點擊菜單“收銀結賬賓客結賬”（或點擊主窗口中的“賓客結賬”快捷按鈕）進入賓客結賬界面。* 此窗口主要包括:結賬房間信息區(qū)、付款情況區(qū)。(注：結賬房間信息區(qū)：用來顯示當前結賬房間的賬單號、房間編號、賓客姓名，付款情況區(qū)：中分別有消費金額、應收金額、已收押金、優(yōu)惠金額、實收金額、賓客支付、找零等，其中：“已收押金”是指已經(jīng)收取的“預付款”等金額的合計額；“結算金額” 是指經(jīng)系統(tǒng)計算應收的結賬金額，即：“消費金額已收押金=

14、結算金額”；“賓客支付”是指客人結賬時交付給收銀員的金額，如果大于結算金額，則在其后顯示找零金額；“優(yōu)惠金額”是指系統(tǒng)根設置的打折比率自動計算出的讓利于賓客的金額及抹零金額等的統(tǒng)稱。最后的“入賬金額=消費金額優(yōu)惠金額”由系統(tǒng)自動計算。消費消單區(qū)：用來顯示選中房間的消費清單。* 點擊“結賬”按鈕后就完成了結賬操作，也就意味著終止了此賓客此次在本店的消費行為，并自動關閉本窗口。* 點擊“取消”按鈕將取消此次結賬操作并自動關閉本窗口。2.2合并結賬功能 合并兩個或兩個以上的帳單為一個帳單，合并后的賬單可同時結賬。（圖7）* 通過點擊主窗口中的菜單“收銀結賬合并賬單”進入合并賬單界面（如圖7）。* 在

15、“在店賓客”列表框內(nèi)移動光標或直接用鼠標指定客人，也可在“指定房間后”的文本框內(nèi)輸入賓客房間編號迅速查找定位相關賓客。* 在“在店賓客”列表框內(nèi)按回車鍵或雙擊鼠標或按帶有向右方向箭頭的按鈕，將當前光標所指的賓客記錄移動到“合并區(qū)”列表框；可添加多個房間到合并區(qū)，方法同上。帶有向左方向箭頭的按鈕與帶有向右方向箭頭的按鈕的作用相反。* 在“合并區(qū)”內(nèi)移動光標，可選擇確定合并后以哪個房間作為合并后的主單。* 按“確定”按鈕完成合并操作，反之按“取消”按鈕則取消合并操作。2.3拆分結賬功能 將合并后的賬單拆分成單個的賬單。（圖8）* 通過點擊主窗口中的菜單“收銀結賬分賬單”進入拆分賬單界面（如圖8）。

16、* 在“可供分拆的帳單”列表框內(nèi)移動光標或直接用鼠標選中某一賓客，也可在“指定房間”后的文本框內(nèi)輸入賓客的房間編號迅速查找定位相關賓客。* 在“可供分拆的帳單”列表框中選擇需要分拆的子賬單，按回車鍵或雙擊鼠標或按帶有向右箭頭的按鈕，可將當前光標所指的子帳單移到“拆分區(qū)”，按“確定”按鈕完成拆分賬單操作，反之按“取消”按鈕取消拆分賬單操作。3業(yè)務查詢3.1結賬單查詢功能 根據(jù)結賬時間、賓客姓名、賬單號、房間號來查詢已經(jīng)的結賬的賬單（圖9）* 點擊菜單“營業(yè)查詢結帳單查詢”進入“結帳單查詢”界面。* 選擇賬單時間后，填寫起始時間和終止時間后點擊查詢按鈕，在結賬狀態(tài)信息里會顯示這一段時間的結賬單內(nèi)容

17、。* 選擇姓名/房間號/賬單號后，填寫內(nèi)容后點擊查詢按鈕，在結賬狀態(tài)信息里會顯示某個賓客、某房間、某個賬單號的結賬單內(nèi)容。3.2全部賓客信息查詢功能 根據(jù)輸入的賓客姓名、證件編號、房間號查詢來賓的信息內(nèi)容。（圖10）* 點擊菜單“營業(yè)查詢?nèi)抠e客信息查詢”進入“全部賓客信息查詢”界面。* 輸入賓客姓名、證件編號、房間號后，點擊查詢按鈕，在所有來賓信息里會顯示賓客的信息內(nèi)容。* 點擊近日來客按鈕可以查詢今天到店的賓客內(nèi)容。3.3在店賓客消費查詢功能 查詢在店的賓客某時間內(nèi)的消費。（圖11）* 點擊菜單“營業(yè)查詢在店賓客消費查詢”進入“在店賓客消費查詢”界面。* 選擇入住時間，填寫起始時間和終止時

18、間，點擊查詢按鈕在店賓客消費里會顯示所選時間里的在店賓客消費明細。* 選擇房間號，填寫后點擊查詢按鈕在店賓客消費里會顯示所選房間號的在店賓客消費明細。3.4離店賓客消費查詢功能 根據(jù)結賬時間、賬單號、房間號來查詢已經(jīng)離店的賓客消費內(nèi)容。（圖12）* 點擊菜單“營業(yè)查詢離店賓客消費查詢”進入“離店賓客消費查詢”界面。* 選擇賬單時間后，填寫起始時間和終止時間后點擊查詢按鈕，在離店賓客里會顯示這一段時間的離店賓客消費內(nèi)容。* 選擇姓名/房間號/賬單號后，填寫內(nèi)容后點擊查詢按鈕，在結賬狀態(tài)信息里會顯示某房間、某個賬單號的離店賓客消費內(nèi)容。4客戶管理4.1基本信息管理功能 此模塊用于增加客戶、修改客戶

19、信息、刪除客戶、客戶信息的查詢、導出和打印等功能。（圖13）* 點擊菜單“客戶管理基本信息管理”(或點擊主窗口中的快捷按鈕“客戶管理”)進入客戶“基本信息管理”界面(如圖13)。* 增加客戶：點擊本窗口中點擊“增加”按鈕即彈出增加客戶窗口，在此窗口中輸入客戶的基本信息后點擊“確定”按鈕后完成一次增加任務并返回“基本信息管理”窗口，（注：增加客戶窗口中的客戶等級只能隨著客戶積分的改變而改變，客戶的初始積分可在“系統(tǒng)設置中”設置。）* 修改客戶信息：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要修改的客戶信息(可通過查詢的方式找到要修改的客戶信息)后點擊“修改”按鈕即彈出修改客戶信息窗口，操作方法同增加客戶。* 刪除客

20、戶：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要刪除的客戶(可通過查詢的方式找到要修改的客戶信息)后點擊“刪除”按鈕，彈出一提示窗口，“刪除后將不能恢復，確定要刪除嗎？”,點擊“是”執(zhí)行刪除，點擊“否”則不做刪除操作。4.2來賓信息管理功能 用來查詢來賓的信息內(nèi)容（圖14）* 點擊菜單“客戶管理客戶消費信息”進入“客戶消費信息”界面（如圖14）。* 進入來賓信息一覽表窗口中可指定客戶的編號或姓名來查詢符合條件客戶的所有信息。5系統(tǒng)維護5.1網(wǎng)絡設置功能 設置數(shù)據(jù)庫的連接方式（圖15）（圖16）* 點擊菜單“系統(tǒng)維護網(wǎng)絡設置”進入“網(wǎng)絡設置”界面（如圖14）。* 如是ODBC連接方式的用戶請選擇參數(shù)設置（如圖15）

21、便可選擇連接方式為ODBC，輸入數(shù)據(jù)源名稱（數(shù)據(jù)庫名稱）點擊測試按鈕，如測試成功則測試結果會顯示測試成功，系統(tǒng)會自動提示連接成功清退出系統(tǒng)重新進入系統(tǒng)。* 如是JDBC連接方式的用戶請選擇參數(shù)設置（如圖15）在選擇連接方式JDBC，然后點擊JDBC連接設置（圖16）便可輸入數(shù)據(jù)庫名稱、登錄用戶名、登錄密碼、服務器IP、服務器端口，點擊測試按鈕，如測試成功則測試結果會顯示測試成功，系統(tǒng)會自動提示連接成功清退出系統(tǒng)重新進入系統(tǒng)。5.2系統(tǒng)設置 房間項目設置功能 設置房間狀態(tài)、添加房間類型、添加房間數(shù)量、刪除房間、刪除房間類型等。（圖17）* 點擊菜單“系統(tǒng)維護系統(tǒng)設置房間項目設置”進入“房間項目設置”界面（如圖17）。（圖18）* 點擊添加類型則會顯示（圖18）填寫內(nèi)容后點擊保存按鈕則會添加房間類型（圖19）* 選中房間類型點擊修改類型則會顯示（圖19）填寫內(nèi)容后點擊保存按鈕則會修改房間類型* 選中房間類型點擊刪除類型則會刪除被選擇的房間類型。（圖20）* 選中房間類型點擊房費打折則會顯示（圖20）填寫內(nèi)容后點擊保存按鈕則會修改房間打折（圖21）* 點擊單個添加則會顯示（圖21）填寫內(nèi)容后點擊保存按鈕則會添加單個房間。（圖22）* 點擊批量添加則會顯示（圖22）填寫內(nèi)容后點擊保存