辦公室基本知識手冊

1、辦公室基本知識手冊前言為普及辦公室基本知識，提升工作效率，特編制本手冊。望對工作有所裨益。一、基礎知識及技能（一）辦公室的性質。辦公室是指一個單位具體設置的綜合性的職能機構，是協(xié)助單位領導辦理專門事項、輔助和協(xié)調本單位整個日常工作事務的部門，是指揮、控制整個單位工作的中心部門和聯(lián)絡上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。（二）個人素質技能。1、知識結構(1)基礎知識：科學文化知識、政治理論知識、政策法規(guī)知識。(2)專業(yè)知識：秘書專業(yè)知識、辦公專門知識（行業(yè)性、事務性管理知識）。(3)相關知識：方法論知識、心理學知識、社交知識、其他科學知識。2、業(yè)務能力要求(1)基礎能力：寫作和辦事能力。(2)一般

2、技巧：參謀技巧、協(xié)調技巧、公關技巧、調研技巧、應急技巧。(3)特殊技能：電腦、錄音、攝影攝像、速記、打印、駕駛等。3、思想素質要求公道正派；嚴守機密；服從領導；埋頭苦干。二、工作內容隨著組織所處時期以及擔負的工作任務的不同，辦公室具體工作內容會有差異，但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個方面。（一）辦文辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分為以下三方面事項：1、文件收發(fā)。包括收文和發(fā)文兩個方面：收文指對上級部門、同級職能部門以及下級單位送達的文件、批示件、督查件、會議紀要等文件的扭轉；發(fā)文指以部門名義發(fā)出的各類正式公文。2、撰寫材料。主要指文件、信函、稿件等的撰寫，包括領導需要的各

3、種文字材料的準備和起草。3、檔案管理。指對原始性、有價值的文件、資料進行分類整理、立卷歸檔，并在此基礎上做好對檔案的查閱和保管工作。 （二）辦會辦會工作是指對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作，包括會前的籌備和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。具體可以分為一般會務工作和接待工作。1、一般會務工作。指兩人以上直接或間接參加的圍繞特定主題、履行一定程序而展開的活動。2、接待工作。接待對象國別的不同，具體可以：(1)內賓接待。指對國內客人的接待，主要包括對來訪客人的迎接、招待、洽談、參觀和歡送等禮儀活動。(2)外賓接待。指對來自國外客人的接待，與內賓接待程序基本一致。在接待過程中需要注意

4、不同國別的客人在風俗文化上的差異，尤其注意在飲食文化上的禁忌。（三）辦事辦事工作主要包括財務管理、后勤管理、印章管理和保密管理四部分。1.財務管理。是組織部門財務活動，處理財務關系的一項經(jīng)濟管理工作，具體包括制定本部門年度預算、審批經(jīng)費、審核報銷單據(jù)等內容。2.后勤管理。對工作中所需物資進行管理，以使組織實現(xiàn)目標。3.印信管理。印章是機關、單位權力的象征和職能的標志，具有一定的權威性和法定性，具有全權威、證明、標志的作用；介紹信是單位對外聯(lián)系、商洽事務的憑證。印信管理是指對單位印章和信證的管理。4.保密管理。指對工作中獲悉的，以不同載體呈現(xiàn)的各類涉密材料的管理。三、工作技巧(一)文件管理技巧1

5、、收文事務。收文事務主要包括以下流程：(1)擬辦：指對來文的處理，作出初步意見呈領導批辦。(2)請辦：包含請辦法和請批法兩種。(3)傳閱：指輪流傳看的引事復印、翻印的重要文件和資料。(4)催辦：是指必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促檢查。(5)承辦：是指機關、單位有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。(6)辦復：是指需辦理的文件在辦畢后，對來文單位所作的答復。2、發(fā)文事務。發(fā)文事務包括：(1)發(fā)文程序：擬稿審核簽發(fā)繕印、校對用印、登記、封發(fā)。(2)傳文：指根據(jù)文件內容和規(guī)定的傳達范圍，利用會議進行口頭傳達。根據(jù)時限要求，可一次性傳達，也可分幾次

6、傳達。3、文件管理中需要分清不同文件的類型，不同類型的文件分類扭轉。同時需要注意對于涉密文件領導閱后立即退回辦公室，不橫傳，不下傳，更不能泄露在工作中知悉的秘密。4、領導及各科室須長期使用的文件，由領導在閱批單上批示，辦公室統(tǒng)一復印分發(fā)，原件退回存檔。5、對于急辦文件有關負責人應立即將文件送交領導批閱。領導不在時，負責人應根據(jù)文件內容及實現(xiàn)要求，交有關部門或人事辦理，事后及時與領導匯報并做好督辦工作。（二）協(xié)調工作的技巧1、協(xié)調工作技巧六字要訣(1)“硬”協(xié)調：指運用行政法規(guī)組織協(xié)調；(2)“軟”協(xié)調：指運用道德輿論的力量和負責政治工作的優(yōu)勢進行協(xié)調處理；(3)“冷”協(xié)調：指運用冷處理的辦法解

7、決矛盾，特點是“避其鋒芒，以柔克剛，后發(fā)制人”；(4)“熱”協(xié)調：指趁熱打鐵的方法解決矛盾、協(xié)同處理問題；(5)“明”協(xié)調：指利用會議、談話、對話、談判形式進行公開場合下的協(xié)商解決矛盾；(6)“暗”協(xié)調：指與“明”協(xié)調相輔的方法，首先背后做工作、協(xié)調關系，再轉入“明”協(xié)調解決問題。2、內部人際關系協(xié)調的技巧(1)協(xié)調與領導關系的技巧：j勇?lián)負?；k切勿越位；l巧言進諫；m貴在勤奮：手要勤、腦要勤。(2)協(xié)調與下級關系的技巧：j以身作則：帶頭搞好人際關系；要帶頭樹立良好的職業(yè)道德；要帶頭廉潔奉公。k協(xié)調下級關系中的平衡藝術：平衡利益的可容性；平衡心理的可接受性；平衡空間的等距性。l協(xié)調下級關系中

8、的引力藝術：作風的吸引性；態(tài)度的相近性；需求的互補性。(3)熟練運用協(xié)調工作中的語言技巧。j激勵的語言藝術。情愫真切；揚長也須論短；多用通俗語言。k說服的語言技巧。以情動人；巧妙利用數(shù)字；重復申述；采用比喻；用名人的話或俗語來支持你的言論。l批評的語言藝術。使用幽默的語言；多用委婉語言；批評應注意場合；批評語適度技巧。（三）會務活動技巧1、認真做好會前準備工作。(1)確定會議名稱：以與會者的身份或職務作為會議名稱的主體；以會議的內容作為會議名稱的主體；(2)確定會議時間（會期宜短不宜長）；(3)確定會議地點；(4)確定與會人員；(5)會議議題的確定：領導確定議題，辦公室和有關部門準備材料；辦公

9、室主動收集議題；下級部門提出的議題；上級機關提出的議題；(6)制發(fā)會議通知：一般采用文件或電報形式，要求簡明扼要，概念準確，寫清楚會議時間、地點、議程、員、要求等；(7)會議議程、日程與程序的確定；(8)組織會議報到；(9)擬制編組名單；(10)準備會議文件：草擬文件，審閱文件，文件送迎。2、認真做好會間組織服務工作：(1)組織簽到；做好會議記錄；(2)編發(fā)會議簡報；(3)會議特殊情況的處理；(4)特殊會議的組織工作。3、做好會議禮儀。(1)安排好會場。首先，選擇會場：大小要適中；地點要合理；附屬設施要齊全；要有停車場地。其次，會場選定，接著是布置。根據(jù)會議性質與主題布置會場。一些大型會議的會

10、場門口，還要張貼“歡迎”之類的標語。(2)正確設計主席臺和會場形式。主席臺設置：j大型會議的會場大多設主席臺，和與會人員呈面對面形式。k中型會議的主席臺，設在舞臺上面或下面均可，如設在臺下，要離與會者近一點，稍微墊高一點。l小型會議可不設主席臺。(3)會場形式種類（根據(jù)交際需要和情況而選定）：j圓桌式、方桌式。在圓桌或方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。領導和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開1620人左右的小型會議。 k“口”字型。如果出席會議的人較多，可以把桌子擺成口字型，內側也可以安排座位。l“匚”字型、“V”字型。擺成“匚”字型、“V”字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就

11、像研討會使用黑板或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動座位就可以看到。m教室型。是目前中國最通行的開中型、大型會議的會議形式，它便于召開發(fā)布會或以說明情況、傳達情報為目的的會議。(4)注意排列座次。主席臺座次，以上主席臺人員的職務（或社會地位、聲望）高低排列，最高的排在第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為重點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座位，其余各排的排位可靈活掌握。其他參加會議的人員面對主席臺就座，習慣采用以下幾種方法排列：j按漢字筆畫排列；k按地理位置排列；l按行業(yè)系統(tǒng)排列；4、搞好會務服務。(1)準備好會議文件和材料，包括工作報告、典型經(jīng)驗、會議須知、日程表、編組名

12、單。(2)辦妥后勤服務事宜。(3)大型會議要做好新聞發(fā)布準備工作。5、做好會后事項處理工作。(1)整理會議記錄;(2)印發(fā)會議紀要;(3)安排與會人員離會;(4)會議文件和立卷歸檔;(5)會議決定事項的傳達與催辦；(6)會議新聞報道;(7)會議財務決算;(8)總結會議工作（四）接待工作技巧1、接待準備要求：(1)接待計劃的擬定。接待計劃應盡可能具體、詳細、全面、周到，擬訂后應報送上級領導單位批準后再執(zhí)行。(2)具體準備工作。提前預訂住房；準備專業(yè)活動；落實參觀單位；通知迎接陪同人員；準備禮品。(3)準備工作注意事項。依靠各方，密切配合；認真仔細，充分準備；精心設計，巧妙安排。2、接待實務。接待

13、工作總體上由禮賓禮儀、參觀游覽、生活保衛(wèi)三個部分組成，在接待工作中又分為各具體事項。要區(qū)別不同國家、不同對象，結合具體時間、地點、條件，有針對性地做好外事接待工作。(1)接待須知態(tài)度上應不卑不亢、熱情大方，服務上細致周到。時刻注意自身文明形象塑造：如，嚴格遵守時間、在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻、剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調等。(2)排列禮賓次序接待禮賓次序基本上有以下幾種方式：j按身份與職務高低排列。k按字母順序排列。l按通知代表團組成的日期先后排列。m把關系最密切的國家（團體或個人）排在最前列。(3)參觀游覽在參觀游覽過程中，要有針對性的突出重點，同時注意勞逸結合。(五)寫作技巧1、要熟悉掌握公文主旨的確定依據(jù)。(1)黨和國家以及上級文件是公文主旨確立的直接依據(jù);(2)領導意圖是公文主旨的具體要求;(3)工作實踐是確立公文主旨的直接因由。2、要熟悉地運用公文主旨的表現(xiàn)形式。(1)題目明旨；(2)開門見山;(3)卒章顯志；(4)片言居要；(5)一線貫通。3、正確選取和使用公文材料。(1)材料的占有：直接材料和間接材料；現(xiàn)實材料和歷史材料；具體材料和概括材料；正確材料和反面材料。(2)選材的要求：準確；新穎；真實；典型。(3)公文材料的使用方法：先亮觀點，后列材料；先列材料，后擺觀