會(huì)議管理會(huì)議管理

1、會(huì)議管理制度1會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度2會(huì)議室使用和管理規(guī)定會(huì)議室使用和管理規(guī)定3會(huì)議室使用控制會(huì)議室使用控制1. 1.會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度1目的：規(guī)投資公司各種會(huì)議管理，減少會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率。2適用圍：適用于投資公司及所屬事業(yè)部例會(huì)和非例會(huì)會(huì)議。3引用文件：4投資公司會(huì)議概況：4.1例會(huì)安排概況：經(jīng)營(yíng)分析會(huì)：投資公司每月召開(kāi)一次經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，匯報(bào)、總結(jié)上月經(jīng)營(yíng)情況，并進(jìn)行偏差分析，會(huì)議由戰(zhàn)略管理部部長(zhǎng)主持，戰(zhàn)略管理部進(jìn)行記錄。與會(huì)人員：投資公 司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、各部部長(zhǎng)。月度考核會(huì)：投資公司及所屬事業(yè)部每月召開(kāi)一次機(jī) 關(guān)月度考核會(huì)，匯報(bào)、總結(jié)上月工作情況，制訂下月工 作計(jì)劃，由總經(jīng)

2、辦/督察審計(jì)部部長(zhǎng)主持，總經(jīng)辦 /督察審計(jì) 部進(jìn)行記錄。與會(huì)人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理，各部部長(zhǎng)。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)：投資公司所屬事業(yè)部每月召開(kāi)一次生 產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)，匯報(bào)、總結(jié)上月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，通報(bào)上月 各分公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檢查考評(píng)結(jié)果，安排布置下月的工作任 務(wù)，會(huì)議由企管部部長(zhǎng)主持，企管部進(jìn)行記錄。與 會(huì)人員：企管部部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)、部長(zhǎng)助理、各分公司經(jīng)理、 副經(jīng)理、生產(chǎn)辦主任、質(zhì)檢辦主任。營(yíng)銷協(xié)調(diào)會(huì)：投資公司所屬事業(yè)部每月召開(kāi)，分析生 產(chǎn)、質(zhì)量和銷售上存在的問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)、質(zhì)量和 銷售環(huán)節(jié)上的問(wèn)題。會(huì)議由企管部部長(zhǎng)主持，企管部進(jìn)行記 錄。與會(huì)人員：主管領(lǐng)導(dǎo)、企管部部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)、 部長(zhǎng)助理、市場(chǎng)部部長(zhǎng)、業(yè)務(wù)

3、部部門經(jīng)理、各分公司經(jīng)理。4.2非例會(huì)安排概況：投資公司總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理根據(jù)需要確定會(huì)議 時(shí)間并召集、主持。會(huì)議審議當(dāng)前公司的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng)管理、行政人事等方面的重大事項(xiàng)和決策、決定?？偨?jīng) 辦記錄，總經(jīng)理辦公會(huì)議審議事項(xiàng)的最終決定權(quán) 在總經(jīng)理。與會(huì)人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各 部部長(zhǎng)、各事業(yè)部經(jīng)理。各事業(yè)部科技專題會(huì)議由總工根據(jù)需要確定會(huì)議時(shí) 間并召集、主持。會(huì)議學(xué)習(xí)與企業(yè)相關(guān)的新工藝、新技術(shù)， 討論解決生產(chǎn)工藝中存在的問(wèn)題或發(fā)布各類科技成果?？偣?指定人員記錄。423部門會(huì)議由各部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況，定期召開(kāi)部門 有關(guān)人員工作會(huì)議，布置任務(wù)，協(xié)調(diào)工作，部門領(lǐng)導(dǎo)指 定記錄人

4、。投資公司、各事業(yè)部年度、季度各類競(jìng)賽活動(dòng)總結(jié)大 會(huì)、動(dòng)員大會(huì)由總經(jīng)辦或相關(guān)部門組織、召集、記錄。5會(huì)議管理：5.1會(huì)議管理的要求：會(huì)議必須符合國(guó)家的法律和政策。5.1.2 會(huì)議必須追求效率。5.1.3 選擇好開(kāi)會(huì)的時(shí)機(jī)。5.1.4 明確和統(tǒng)一會(huì)議的責(zé)權(quán)。嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量和規(guī)模，簡(jiǎn)化會(huì)議的程序。5.2參加會(huì)議須知：應(yīng)將會(huì)議的目的、宗旨、議題及有關(guān)資料認(rèn)真地予以 研究，并準(zhǔn)備提出意見(jiàn)或詢問(wèn)事項(xiàng)。嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)出席。如因故不能出席，須 事先通知會(huì)議組織者。發(fā)言力求簡(jiǎn)要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)。只要有利于公司整體利益，應(yīng)毫不保留地發(fā)表意見(jiàn)。5.2.5 凡與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的話題，應(yīng)盡量避免。5.2.

5、6 在反駁他人意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)注意態(tài)度和語(yǔ)言。不能因細(xì)節(jié)問(wèn)題爭(zhēng)吵不休。528注意不能喋喋不休，應(yīng)讓他人也有發(fā)言機(jī)會(huì) 529應(yīng)服從多數(shù)人的決定。6會(huì)議的程序：6.1會(huì)議的準(zhǔn)備工作：由會(huì)議組織部門擬定會(huì)議計(jì)劃。6.1.2 確定會(huì)議議題。確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及與會(huì)人員。要求全面周到、無(wú) 錯(cuò)漏、圍恰當(dāng)必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議資料準(zhǔn)備。發(fā)布會(huì)議通知。例會(huì)在無(wú)特別變化時(shí)不另行通知，非 例會(huì)由會(huì)議組織者發(fā)通知或以填寫會(huì)議通知單的方 式通知與會(huì)人員。排列座次，布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)議報(bào)到。6.2會(huì)議的進(jìn)行階段：會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)的安排、沖突、意見(jiàn)分歧等 現(xiàn)象進(jìn)行處理和協(xié)調(diào)。加強(qiáng)治安保衛(wèi)工作，引導(dǎo)與會(huì)人員有秩序出入會(huì)場(chǎng)， 對(duì)遲到

6、者迅速引導(dǎo)落座。需進(jìn)行選舉工作的應(yīng)事先準(zhǔn)備好票箱、選票、選好監(jiān) 票人，并清點(diǎn)到會(huì)人數(shù)和缺席人數(shù)。做好會(huì)議過(guò)程中文件的分發(fā)和保管工作625做好會(huì)議的工作，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的通訊設(shè)備，擴(kuò)音設(shè)備 的管理。6.2.6 做好會(huì)議的服務(wù)工作。6.3會(huì)后處理工作做好會(huì)議文件的處理工作。安排好外地與會(huì)人員的返回服務(wù)工作。進(jìn)行會(huì)務(wù)總結(jié)，對(duì)會(huì)議的安排工作，會(huì)議費(fèi)用等作合 理程度評(píng)價(jià)。擬寫會(huì)議報(bào)告，向上級(jí)主管部門報(bào)告會(huì)議情況及所取 得的成果。傳達(dá)會(huì)議精神。2. 2. 會(huì)議室使用和管理規(guī)定會(huì)議室使用和管理規(guī)定1目的：加強(qiáng)管理，使會(huì)議室充分發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于 領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部。2適用圍：適用于投資公司及所屬事業(yè)部會(huì)議室。3

7、引用文件：4規(guī)定：4.1會(huì)議室由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。4.2會(huì)議室的使用限于投資公司及所屬事業(yè)部、全資、控股 子公司召集的各類會(huì)議和公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的外來(lái)客人的 接待業(yè)務(wù)。4.3使用會(huì)議室須提前1日到總經(jīng)辦、行辦辦理手續(xù)。4.4愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室的清潔，使用完畢，應(yīng) 及時(shí)清洗水杯和煙缸，并對(duì)接待用品認(rèn)真登記，由使用 部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。4.5任何部門和個(gè)人不得將會(huì)議室的桌椅、煙具、煙缸等設(shè) 施拿出會(huì)議室。控目標(biāo)：*保證會(huì)議室使用合理關(guān)鍵控制點(diǎn)：1. 會(huì)議室使用部門應(yīng)根據(jù)參加會(huì)議的對(duì)象及人數(shù)提前 兩個(gè)工作日提出合理的使用申請(qǐng)，由總經(jīng)辦進(jìn)行審批2. 如暫無(wú)會(huì)議室安排會(huì)議，應(yīng)由申請(qǐng)部門重新安排會(huì) 議

8、時(shí)間3. 會(huì)議室服務(wù)員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)主要接待物品并做好記錄 以備每月底核算費(fèi)用，同時(shí)要清點(diǎn)會(huì)議室重要設(shè)置，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)報(bào)告。相關(guān)文件：1. 會(huì)議通知單2. 會(huì)議室使用登記表3. 會(huì)議接待用品消耗統(tǒng)計(jì)表4. 出席會(huì)議情況統(tǒng)計(jì)表使用部門提前2日提出申 請(qǐng)使用部門填寫會(huì)議 室使用申請(qǐng)單交 會(huì)議室服務(wù)員 會(huì)議室服務(wù)人員接 通知單時(shí)開(kāi)門登記 秘書半個(gè)工作日 確定有無(wú)會(huì)議室 會(huì)議完畢半個(gè)工作 日清點(diǎn)主要接待 用品、清理衛(wèi)生 責(zé)任人：服務(wù)員 會(huì)議室使用結(jié)束 否231有根據(jù)會(huì)議重要 情況協(xié)調(diào)安排責(zé)任人：秘書是否優(yōu)先安排是不能使用會(huì)議室否開(kāi)會(huì)使用部門負(fù)責(zé)人或委派有關(guān)人員簽字認(rèn)可2使用部門提前半個(gè)工作日布置會(huì)議室4313. 3.會(huì)議室使用控制會(huì)議室使用控制會(huì)議通知單會(huì)議通知單會(huì)議主持：備注：編號(hào)：會(huì)議名稱：會(huì)議主旨、議題：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：與會(huì)人員：會(huì)議組織：通知人：通知時(shí)間：聯(lián)系：編號(hào)：TH-Z-B-013會(huì)議室使用登記表會(huì)議室使用登記表日期會(huì)議室人數(shù)使用部門會(huì)議名稱接待情況服務(wù)人員部門負(fù)責(zé)人編號(hào)：TH-Z-B-014各部門會(huì)議接待用品消耗統(tǒng)計(jì)表各部門會(huì)議接待用品消耗 統(tǒng)計(jì)表領(lǐng)用時(shí)間飲料品名數(shù)量單價(jià) （元）總價(jià)（元）合計(jì)金額（元） 領(lǐng)用人簽字編號(hào)：TH-Z-B-015出席