文書(shū)管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上文書(shū)管理制度（一）公司文書(shū)管理規(guī)定第一章 總則 第一條 本規(guī)定的目的，在于確保文書(shū)事務(wù)正常且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率。 第二條 所謂“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、契約書(shū)、專利許可證書(shū)、電報(bào)、各種帳簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)類(lèi)與公文。 第三條 全部文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。 第五條 文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理： （一）凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 （二）即使在緊急狀況下，

2、以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。 第六條 文書(shū)的主管原則規(guī)定如下： （一）文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部庶務(wù)科負(fù)責(zé)。 （二）分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)主管，另有文書(shū)管理細(xì)則作出規(guī)定。第二章 文書(shū)的收發(fā) 第七條 到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管科室接收，并按下列要點(diǎn)處置。 （一）一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)、科室。 （二）私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直送收信人。 （三）分送各部門(mén)、科室的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回庶務(wù)科。第八條 節(jié)假日等制度工作時(shí)間外到達(dá)的文書(shū)，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交庶務(wù)科。第三章文書(shū)的處理 第九條 文書(shū)按機(jī)密程度可分為以下幾類(lèi)。 （一）絕密。指極為重要并且不得向公

3、司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。 （二）秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。 （三）外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。 （四）普通。指非機(jī)密文書(shū)。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重要東西，則另當(dāng)別論。 （五）傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。 第十條 普通文書(shū)的處理原則如下： （一）由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、照會(huì)以及其他必要的處理；或者指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。 （二）如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。 （三）如果與各部門(mén)、科室有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須經(jīng)與各部門(mén)、科室的合議后方能予以處置。 第十一條 機(jī)密文書(shū)

4、的處理原則如下： （一）機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。 （二）指名或親啟文書(shū)的寄發(fā)，原則上在封面上注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。 （三）到達(dá)的指名或親啟文書(shū)，原則上由信封上所指名者開(kāi)啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。 第十二條 文書(shū)的閱覽原則如下： （一）某文書(shū)被閱覽后，閱覽者必須簽字劃押，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下，在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。 （二）有必要在各部門(mén)、科室傳閱的文書(shū)，必須附上“傳閱登記簿”，按傳閱登記簿規(guī)定攔目填寫(xiě)，并最終交還文書(shū)主管。第十三條 與各部門(mén)、科室

5、有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如果存在分歧，則由文書(shū)的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。第四章請(qǐng)示審批 第十四條 請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁、專務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實(shí)行或行事。 第十五條 須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下： （一）向社會(huì)發(fā)布的公告、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況等信息職務(wù)及重要人事安排； （二）各種制度性規(guī)定的變更； （三）重要契約的締結(jié)、解除與變更； （四）訴訟行為； （五）與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求回執(zhí)、申請(qǐng)等等； （六）土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓； （七）大額饋贈(zèng)、謝禮

6、、以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支； （八）分支機(jī)構(gòu)的增變與升格； （九）預(yù)算與決算事宜； （十）借款與貸款，以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更； （十一）重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售； （十二）定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂； （十三）有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃； （十四）其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。 第十六條 請(qǐng)示審批者為分公司主管、分店主管，以及以此基準(zhǔn)確定的主管領(lǐng)導(dǎo)。 第十七條 請(qǐng)示審批的提案文書(shū)，必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利地予以實(shí)施。 第十八條 請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書(shū)的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示，但事后必須盡

7、快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)。 第十九條 請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書(shū)一式多份，分送有關(guān)部門(mén)如業(yè)務(wù)部門(mén)、出版部門(mén)、總務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等等。 第二十條 請(qǐng)示提案文書(shū)必須編號(hào)，并注明起草或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門(mén)、科室，以及簽名蓋章。 第二十一條 請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）替代批復(fù)返回請(qǐng)示部門(mén)執(zhí)行。第二十二條 請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部庶務(wù)科保管。第五章文書(shū)的制作 第二十三條 文書(shū)制作要領(lǐng)如下： （一）文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語(yǔ)言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。 （二）起草文書(shū)的理由必須作出交代，包括起因以及中間交涉過(guò)程必須寫(xiě)明。必要情況下附上

8、有關(guān)資料與文件。 （三）必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，署上請(qǐng)示審批提案者姓名。 （四）對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。 第二十四條 文書(shū)的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文書(shū)起草只是一個(gè)“文書(shū)化”的過(guò)程與結(jié)果。文書(shū)的草案必須予以保存。 第二十五條 重要文書(shū)或契約書(shū)案，必須經(jīng)過(guò)公證，并且在正式文書(shū)形成之日前，必須掌握且附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。 第二十六條 文書(shū)的署名按下列規(guī)定進(jìn)行。 （一）公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文書(shū)，只需主管署名即可；如果只是單純的上報(bào)文書(shū)，或者不涉及各部門(mén)、科室，且內(nèi)容并不重要的文書(shū)，只需部門(mén)、科室署名即可；如果是

9、重要文書(shū)，按責(zé)任范圍署名總裁、副總裁、專務(wù)董事、常務(wù)董事、或者有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。 （二）對(duì)外文書(shū)，如契約書(shū)、責(zé)任狀、官方許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署名總裁職務(wù)與姓名。如果總裁委托事項(xiàng)，可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署名分公司或分支機(jī)構(gòu)主管職務(wù)與姓名。文書(shū)發(fā)出前應(yīng)由法務(wù)部門(mén)審核其風(fēng)險(xiǎn)性。 第二十七條 文書(shū)的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行： （一）在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)、科室印章。 （二）如果文書(shū)署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書(shū)存檔前加蓋署名者印章。 （三）以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)

10、，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。 第二十八條 總裁與公司印章按下列原則使用： （一）在有必要加蓋總裁或公司印章時(shí)，必須填寫(xiě)委托申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)所屬部門(mén)主管認(rèn)可、并且加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門(mén)提出。 （二）總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如果有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。在事情緊急情況下，可以口頭申請(qǐng)與批準(zhǔn)，但事后必須補(bǔ)填申請(qǐng)書(shū)。 （三）在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。 （四）經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。 （五）一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。第六章文書(shū)的送發(fā) 第二十九條 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)，按下列要點(diǎn)進(jìn)行，必要時(shí)給文秘處以

11、回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。 （一）文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清發(fā)送或接收單位與地址，收件人姓名。并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”、或“轉(zhuǎn)交”。 （二）公司內(nèi)部文書(shū)原則上不作封緘。 笫三十條 各部門(mén)、科室的郵寄文書(shū)，必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上作好登記與填寫(xiě)。第七章 電報(bào)的處理 第三十一條 一切電報(bào)都由庶務(wù)科受理。 第三十二條 有關(guān)責(zé)任者在接到電報(bào)并閱讀后，把電報(bào)要點(diǎn)記下，送相關(guān)部門(mén)、科室傳閱，如果不涉及各部門(mén)、科室，只是一般查詢、確認(rèn)或聯(lián)絡(luò)性電報(bào)，主管科室或部門(mén)全權(quán)負(fù)責(zé)予以處理。 第三十三條 向外部發(fā)電報(bào)時(shí)，必須用郵電部門(mén)的電報(bào)用紙起草電文，呈主管上司或領(lǐng)導(dǎo)審核。 （

12、一）盡量使電文簡(jiǎn)明扼要，采用標(biāo)準(zhǔn)的郵政省略符號(hào)與簡(jiǎn)稱。 （二）注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示，特殊情況下如何處置的辦法與手段。 第三十四條 電報(bào)發(fā)出后必須給庶務(wù)科以回執(zhí)；并告訴庶務(wù)科有無(wú)必要催促對(duì)方回電。第三十五條 與調(diào)查、詢問(wèn)、聯(lián)系等無(wú)關(guān)的電報(bào)，或者一些無(wú)關(guān)緊要的電報(bào)，由庶務(wù)科全權(quán)處置。第八章文書(shū)的整理與保存 第三十六條 文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理，并區(qū)分兩類(lèi)文書(shū)分別保管，一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū)，另一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)。 第三十七條 全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門(mén)、科室，文件機(jī)密程度，整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上作好登記，歸檔保存。 第三十八條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、契約

13、書(shū)、往來(lái)公文與特許專利文書(shū)等特別重要的文書(shū)，由總務(wù)部庶務(wù)科填寫(xiě)“重要文書(shū)目錄”后，予以保存。 第三十九條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)，分為兩類(lèi)，一類(lèi)特別重要文書(shū)，直接歸主管領(lǐng)導(dǎo)保存，另一類(lèi)一般文書(shū)，留存各部門(mén)或科室保管。 第四十條 文書(shū)的保存年限如下：（本條規(guī)定以外的文書(shū)保存年限，依法律或部門(mén)主管指示） （一）永久保存文書(shū)，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)，股票關(guān)系書(shū)類(lèi)；重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的官方許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。 （二）保存十年文書(shū)，包括請(qǐng)示審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上的帳簿、傳票與位計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書(shū)。 （三）保存五年文書(shū)，指不需要保存十年的次重要文書(shū)。 （四）保存一年文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要的，或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 第四十一條 全部重要的機(jī)密文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)金庫(kù)或帶鎖的文件柜之中。 第四十二條 保存期屆滿的文書(shū)，以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)登記廢除理由和日期之后，可以予以銷(xiāo)毀。機(jī)要文書(shū)一律以火焚的方式銷(xiāo)毀