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文檔簡介

1、第四章系統(tǒng)操作與系統(tǒng)管理第四章系統(tǒng)操作與系統(tǒng)管理 【學(xué)習(xí)要點學(xué)習(xí)要點】 會計軟件安裝和卸載方法會計軟件安裝和卸載方法 會計軟件操作常識會計軟件操作常識 系統(tǒng)管理的功能、地位和作用系統(tǒng)管理的功能、地位和作用 新賬套建立新賬套建立 操作員及其權(quán)限設(shè)置方法操作員及其權(quán)限設(shè)置方法4.1 4.1 會計軟件的安裝與卸載會計軟件的安裝與卸載 用友企業(yè)級財務(wù)軟件與傳統(tǒng)的財務(wù)軟件產(chǎn)品有著根本的不同,它由多個產(chǎn)品組成,各個產(chǎn)品之間相互聯(lián)系,數(shù)據(jù)共享,實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理,覆蓋了企業(yè)財務(wù)、購銷和決策三個管理層次。財務(wù)軟件由三大部分組成:企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)以賬務(wù)處理子系統(tǒng)為核心,包括應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、資金管理

2、、工資管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理等子系統(tǒng),為企業(yè)的會計核算和財務(wù)管理工作提供了全面、詳細的解決方案;企業(yè)購銷存系統(tǒng)以庫存管理和存貨核算為核心,包括銷售、采購和采購計劃等子系統(tǒng);企業(yè)決策系統(tǒng)以報表為核心,包括決策支持、財務(wù)分析等子系統(tǒng)。 1硬件環(huán)境(1)單用戶版: 主機: P100或以上; 內(nèi)存: 16兆或以上; 硬盤: 200兆或以上; 鼠標: 標準系列鼠標; 顯示器: Windows系統(tǒng)支持的顯示器,可顯示256色; 打印機: Windows9x、Windows NT Server/Workstation 4.0支持的各類打印機。(2)網(wǎng)絡(luò)版: 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器: 主機P133或以上,其他同單用

3、戶版要求。 工作站: 同單用戶版要求。 4.1.1 4.1.1 系統(tǒng)運行環(huán)境系統(tǒng)運行環(huán)境 2軟件環(huán)境 操作系統(tǒng): 中文Windows 9x+DCOM 98、西文Windows 9x+Richwin For Windows 9x+DCOM98、Windows NT Workstation 4.0; 網(wǎng)絡(luò)協(xié)議: TCP/IP、DCOM; 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng): Windows NT Server 4.0。4.1.2 系統(tǒng)安裝與卸載 1系統(tǒng)安裝 如果系統(tǒng)運行環(huán)境滿足要求,則可以進行財務(wù)軟件的安裝。在安裝前通常要關(guān)閉所有正在運行的軟件,以免引起系統(tǒng)資源沖突。“用友U8系統(tǒng)”的安裝方法如下:【操作步驟】將光盤插入光

4、驅(qū),運行setup.exe文件,如下圖所示。在屏幕顯示的“用友財務(wù)及企管軟件UFERP-M8.0安裝”界面上單擊需要安裝的模塊,如“總賬系統(tǒng)”、“應(yīng)收款管理”、“應(yīng)付款管理”、“固定資產(chǎn)”、“工資管理”、“UFO報表”等模塊。單擊安裝界面上的【開始安裝】按鈕,按照提示步驟完成安裝過程。系統(tǒng)安裝完畢后,將在桌面創(chuàng)建快捷圖標。2系統(tǒng)卸載【操作步驟】單擊Windows的 【開始】【程序】 【用友財務(wù)及企管軟件UFERP-M8.11】【卸載用友軟件】命令。選擇需要卸載的子系統(tǒng),按提示操作即可完成卸載過程。4.2 會計軟件操作常識 在“用友U8系統(tǒng)”的應(yīng)用中,會計軟件的操作始終遵循Windows窗口所要

5、求的具有普遍意義的基本操作要求,如鼠標和鍵盤的使用、菜單和工具按鈕的使用等。因此,進行會計軟件操作之前必須要掌握Windows的基本操作方法。在此基礎(chǔ)上,還要熟悉會計軟件的操作技巧和操作流程,這對會計電算化應(yīng)用將會起到非常大的便利作用。4.2.1 “用友U8系統(tǒng)”常用功能鍵和快捷鍵介紹 為了方便用戶操作,“用友U8系統(tǒng)”提供了一些常用功能的快捷鍵,用戶在熟練使用系統(tǒng)之后,可不用打開菜單,而直接在鍵盤上按下命令快捷鍵就可完成相應(yīng)的操作。如下表所示。 功能鍵功能鍵/快捷鍵快捷鍵 作用或功能作用或功能 功能鍵功能鍵/快捷鍵快捷鍵 作用或功能作用或功能 Alt+字母鍵用來激活菜單欄上的指定菜單項 Ct

6、rl+I 在單據(jù)中增加或插入一條記錄 Tab 在對話框中各個選項或錄入的數(shù)據(jù)項之間正向轉(zhuǎn)換 Ctrl+D 在單據(jù)中刪除一條分錄 Shift+Tab 在對話框中各個選項或錄入的數(shù)據(jù)項之間逆向轉(zhuǎn)換 Ctrl+K 查詢 Esc 輸入時放棄輸入內(nèi)容;在對話框中等同于取消按鈕 Ctrl+P 打印 PageUp 數(shù)據(jù)處理時,回到上一屏 Alt+F4 關(guān)閉當(dāng)前窗口 PageDown 數(shù)據(jù)處理時,回到下一屏 Ctrl+X 剪切 Home 數(shù)據(jù)處理時,回到本行的開始 Ctrl+V 粘貼 End 數(shù)據(jù)處理時,回到本行的末尾 Ctrl+A 選中文本框中的全部內(nèi)容 Backspace 刪除當(dāng)前光標左邊字符 F1 幫助

7、 Del 刪除當(dāng)前光標右邊字符 F2 參照 Enter 回車鍵,命令確認或錄入換行 F5 增加單據(jù)或目錄 F6保存單據(jù) F7會計日歷F8 代碼與名稱轉(zhuǎn)換鍵 F9 計算器 1.使用幫助菜單 單擊【幫助】菜單后,將彈出一個“幫助主題”對話框,幫助內(nèi)容的正文全部在“幫助主題”對話框窗口中,對話框中有“目錄”和“索引”兩個選項卡。4.2.2 幫助的使用(1)使用目錄?!皫椭黝}”對話框的“目錄” 選項卡是按幫助內(nèi)容主題進行的分類,通過多級目錄查找可以顯示幫助信息。 如果幫助項目中含有子項目,則幫助項目用一本閉合的書表示,雙擊書本形狀圖標,可打開下級。再次雙擊書本圖標則由打開變?yōu)殚]合,收藏下級子項目。有

8、的幫助目錄前有問號圖標,單擊問號圖標可直接打開相關(guān)幫助正文。 在幫助正文中,有的文字顯示為綠色,這樣的文字處為鏈接跳轉(zhuǎn)點。把鼠標指針移動到鏈接跳轉(zhuǎn)點上時,鼠標指針就變成手的形狀,此時,單擊鏈接跳轉(zhuǎn)點可調(diào)出相關(guān)內(nèi)容。(2)使用索引。使用幫助索引可以快速查找?guī)椭鷥?nèi)容。在索引編輯框中輸入想要查找的名詞,名詞列表中的相同或相近的名詞則自動被激活。雙擊此名詞或單擊對話框底部顯示按鈕,可以調(diào)出相應(yīng)的幫助內(nèi)容。有的名詞被選中后會打開“找到的主題”對話框,其中列出名詞出現(xiàn)的不同位置。2.使用對話框窗口中的“?幫助”按鈕 單擊工具欄上的【?幫助】按鈕,屏幕顯示出與當(dāng)前操作功能直接相關(guān)的幫助內(nèi)容。3.使用F1鍵

9、在沒有進入某項具體功能的主窗口時,按“F1”鍵,彈出“幫助主題”窗口,可以從中查找?guī)椭鷥?nèi)容;在進入某項操作功能窗口后按“F1”鍵,屏幕顯示出與當(dāng)前操作功能直接相關(guān)的幫助內(nèi)容。4.2.3 參照的使用 所謂參照,是一種直接調(diào)用或選擇調(diào)用已定義或已存在的信息的一種功能,是信息輸入的一種便捷方式,如常用摘要、常用憑證等。在會計數(shù)據(jù)的日常錄入過程中,參照的使用比較頻繁。1.參照使用的前提 參照內(nèi)容必須是事先定義好或已存在的內(nèi)容,否則參照內(nèi)容為空。2.參照使用的目的 參照的目的是為了實現(xiàn)快速和準確的錄入,減少差錯發(fā)生,提高工作效率。3.參照使用的方法(1)不帶參參照。用戶進入要輸入信息的欄目,按ENTER

10、鍵,或按參照功能鍵(用友軟件通過“F2”鍵實現(xiàn)),此時,彈出參照窗口,相關(guān)信息項目從第一項開始進行列示,用戶可從中進行選擇。(2)帶參參照。在需要輸入信息的欄目中輸入一個對照特征值,對照窗口中只顯示含有該特征值的項目,與不帶參參照相比,列示范圍縮小,從而提高了參照使用的速度。4.2.4 系統(tǒng)操作流程 系統(tǒng)正確安裝完畢后,必須按照正確的操作流程才能準確、及時地完成各項系統(tǒng)的操作。 “用友U8系統(tǒng)”操作流程如下圖所示。2、以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入系統(tǒng)管理4、新建賬套7、進入系統(tǒng)控制臺,設(shè)置基礎(chǔ)信息5.以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理6、設(shè)置操作員權(quán)限8、啟動各子系統(tǒng)1、啟動系統(tǒng)管理3、設(shè)置操作員

11、4.3.1 系統(tǒng)管理的主要功能 系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護,它具體包括以下幾個方面的功能。 4.3 系統(tǒng)管理1賬套管理 賬套指的是一組緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)。就企業(yè)財務(wù)的核算功能而言,可以將賬套狹義地理解為是一個獨立核算單位所建立的賬簿文件體系。一般說來,一個獨立的核算單位可以建立一個賬套。系統(tǒng)最多允許建立999個賬套。不同的賬套數(shù)據(jù)之間彼此獨立,沒有絲毫關(guān)聯(lián)。賬套的管理包括賬套的建立、修改、刪除、引入和輸出。2年度賬管理 每個賬套中一般存放不同年度的數(shù)據(jù),為方便管理,不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)表中,稱之為年度賬。年度賬的管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出

12、和結(jié)轉(zhuǎn)上年度數(shù)據(jù)。3操作權(quán)限管理以及統(tǒng)一安全機制的設(shè)立 為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密,系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理功能。通過對系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理,一方面可以避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員進入系統(tǒng),另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調(diào),以保證各負其責(zé),流程暢通。操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)定各子系統(tǒng)的操作員以及為操作員分配一定的權(quán)限。設(shè)立統(tǒng)一的安全機制包括數(shù)據(jù)庫的備份、功能列表和上機日志。【說明】系統(tǒng)管理模塊的作用具有雙重性。如果以“系統(tǒng)管理員”的身份登錄,則可以實現(xiàn)對整個軟件系統(tǒng)進行管理;如果以某“賬套主管”的身份登錄,則可以實現(xiàn)對軟件系統(tǒng)中所建立的某個賬套進行管理。無論是對

13、整個系統(tǒng)進行管理,還是對系統(tǒng)的某個賬套進行管理,系統(tǒng)管理的功能可以分為兩大類:一是對涉及到整個系統(tǒng)或賬套的主要參數(shù)和功能進行集中管理;二是對涉及到整個系統(tǒng)或賬套的公共資源進行管理。1啟動系統(tǒng)管理模塊 進入“系統(tǒng)管理”模塊的操作非常簡單,只需單擊Windows的 【開始】【程序】 【用友財務(wù)及企管軟件UFERP-M8.11】【系統(tǒng)服務(wù)】【系統(tǒng)管理】命令,即可啟動該模塊。 “系統(tǒng)管理”模塊采用的是后臺運行模塊,圖標首先出現(xiàn)在屏幕下方的任務(wù)欄中,經(jīng)單擊該圖標后才能將窗口展開,展開窗口如下圖所示。4.3.2 系統(tǒng)管理功能的應(yīng)用【說明】 “系統(tǒng)管理”模塊為整個系統(tǒng)中的所有子系統(tǒng)提供運行的環(huán)境支持,因此可

14、以單獨啟動并打開該模塊。另外,啟動系統(tǒng)的任何子系統(tǒng)也會自動“觸發(fā)”該模塊。2系統(tǒng)注冊 注冊功能是為防止無關(guān)人員非法進入系統(tǒng)而設(shè)置的查驗身份的一種安全機制,要想進入系統(tǒng)必須提供系統(tǒng)所認可的身份。 第一次以系統(tǒng)管理員“Admin”的身份注冊進入“系統(tǒng)管理”模塊,初次啟動時,“Admin的密碼為空,用戶可以根據(jù)實際情況修改密碼。當(dāng)賬套建立以后,既可以以系統(tǒng)管理員的身份登錄“系統(tǒng)管理”,還可以以賬套主管的身份注冊登錄。3.設(shè)置操作員(1)用戶及其權(quán)限 為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密,需要對使用財務(wù)軟件的用戶加以管理。用戶管理的內(nèi)容包括對用戶名、密碼和權(quán)限的管理。系統(tǒng)中的用戶分為兩大類:一類是系統(tǒng)管理員

15、用戶,系統(tǒng)默認的用戶名為“Admin”;另一類是操作員用戶,其用戶名在系統(tǒng)安裝完畢后定義。操作員用戶又可以進一步分為賬套主管和一般操作員。 系統(tǒng)管理員的主要工作是設(shè)置和修改管理員密碼、設(shè)置操作員、建立賬套、引入和輸出賬套。賬套建好后,日常賬套內(nèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理工作將全部由操作員來完成,系統(tǒng)管理員不具有操作賬套內(nèi)數(shù)據(jù)的權(quán)限。 賬套主管負責(zé)所選賬套的維護工作,擁有對該賬套的除刪除賬套外的所有操作權(quán)限。對于初學(xué)者,一定要注意區(qū)分系統(tǒng)管理員和賬套主管的職責(zé)與權(quán)限,其區(qū)別如下表所示。系統(tǒng)管理員賬套主管建立、刪除賬套有無建立年度賬無有修改賬套的某些設(shè)置無有增加、注銷操作員有無對操作員授權(quán)有有指定賬套主管有無

16、清除異常任務(wù)和單據(jù)鎖定有無引入、輸出所有年度的賬套某一年度的賬套引入系統(tǒng)中不存在的賬套自動創(chuàng)建新賬套不能引入對總賬等模塊進行操作無有用戶權(quán)限操作【操作步驟】 在“系統(tǒng)管理”窗口,以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入“系統(tǒng)管理”模塊單擊菜單【權(quán)限】【操作員】命令,即可進入操作員設(shè)置對話框。各欄目說明如下: 操作員全名:所設(shè)置的操作員的全名,必須輸入; 操作員ID:用來標識所設(shè)置的操作員的編號,操作員編號必須輸入且唯一; 部門:設(shè)置操作員的所屬部門; 密碼:設(shè)置該操作員初始登錄系統(tǒng)時的密碼。(2)設(shè)置一般操作員增加新操作員。單擊“操作員管理”窗口菜單中的【增加】按鈕,系統(tǒng)將彈出一個用于增加操作員的窗口。用戶

17、可根據(jù)實際需要填寫相關(guān)欄目的內(nèi)容。各欄目填寫完畢后,單擊【增加】按鈕表示確認,該系統(tǒng)沒有專設(shè)【保存】功能按鈕。單擊【放棄】按鈕表示放棄。修改和刪除操作員。單擊欲修改或刪除的操作員,然后雙擊鼠標或單擊功能菜單中相應(yīng)的按鈕,便可進行有關(guān)的操作。刷新。當(dāng)設(shè)置的操作員發(fā)生變動后,單擊【刷新】按鈕,系統(tǒng)將適時地刷新系統(tǒng)管理中有關(guān)操作員設(shè)置的內(nèi)容。此功能在網(wǎng)絡(luò)版中尤其重要。 退出。單擊功能菜單中的【退出】按鈕,便可退出本功能的操作。(3)設(shè)置賬套主管 為某賬套設(shè)置賬套主管,只能是以系統(tǒng)管理員的身份登錄,并且在該賬套已建立后才能進行?!静僮鞑襟E】以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入操作員權(quán)限設(shè)置窗口。 單擊菜單【權(quán)限

18、】【操作員】命令,系統(tǒng)將彈出“操作員權(quán)限”對話框。設(shè)置或取消賬套主管 首先單擊欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員用戶行,如想將該操作員用戶設(shè)定為該賬套的主管,則用鼠標單擊窗口最上一行的【賬套主管】選項框,標上打鉤標記即可;如果對已設(shè)定的賬套主管進行取消時,執(zhí)行相同操作去掉標記即可。(3)設(shè)置賬套主管 為某賬套設(shè)置賬套主管,只能是以系統(tǒng)管理員的身份登錄,并且在該賬套已建立后才能進行。【說明】為賬套設(shè)置賬套主管的操作應(yīng)該是在該賬套已經(jīng)建立后才能進行。只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)進行賬套主管的設(shè)定與放棄操作。如果以賬套主管身份登錄,則窗口中的【賬套主管】設(shè)置欄不能進行任何操作;系統(tǒng)默認賬套主管自動擁有該賬套的

19、全部操作權(quán)限,因而對賬套主管來說,就不存在在該賬套中對其增加或刪除權(quán)限的任何設(shè)置操作,此時權(quán)限設(shè)置的【增加】和【刪除】按鈕呈灰色。操作員隊伍是系統(tǒng)中建立的所有賬套的“公共資源”,因此為賬套分配權(quán)限的操作員只能在已有的操作員隊伍中選擇。個操作員可以兼任多個賬套的操作,個操作員也可以兼任多個賬套的主管。原則上,一個賬套中只設(shè)一個賬套主管。系統(tǒng)管理員不可以從事賬套的具體操作,而賬套主管自動擁有所轄賬套中的所有操作權(quán),因此系統(tǒng)管理員與賬套主管之間應(yīng)該是屬于“互斥”的崗位,即二者不可以相互兼任。4為普通操作員分配賬套操作權(quán)限本功能用于為非賬套主管的普通操作員進行授權(quán)。【操作步驟】繼續(xù)以上窗口;單擊窗口左

20、側(cè)操作員顯示區(qū)中的非賬套主管操作員行,選擇相應(yīng)的賬套和年度,單擊功能菜單中的【增加】按鈕,系統(tǒng)即彈出“增加權(quán)限”窗口。4為普通操作員分配賬套操作權(quán)限本功能用于為非賬套主管的普通操作員進行授權(quán)。如果要刪除操作員權(quán)限,則只要選中要刪除權(quán)限的操作員,在右側(cè)的權(quán)限顯示區(qū)中單擊欲被刪除的權(quán)限,單擊【刪除】按鈕即可??梢耘縿h除權(quán)限,方法是:接住“Shift”鍵,同時移動鼠標選定一批權(quán)限,然后單擊功能菜單中的【刪除】按鈕,便可執(zhí)行批量刪除功能。當(dāng)操作員權(quán)限變動后,可單擊功能菜單中的【刷新】按鈕,系統(tǒng)將根據(jù)有關(guān)操作員權(quán)限的變化,適時地刷新系統(tǒng)管理中有關(guān)操作員權(quán)限設(shè)置的內(nèi)容。單擊功能菜單中的【退出】按鈕,便可

21、退出權(quán)限設(shè)置功能的操作?!菊f明】為普通操作員分配賬套操作權(quán)限,必須是在該賬套已建立后才能進行。為非賬套主管的其他普通操作員進行賦權(quán),也可以由賬套主管來進行。二者的區(qū)別是:以系統(tǒng)管理員身份操作時,可以為任意操作員分配任意賬套的操作權(quán)限;而以賬套主管身份操作時,只能為任意操作員分配賬套主管所管轄賬套的權(quán)限。注意各子系統(tǒng)及其各明細權(quán)限的ID號,它們的編碼有一定的規(guī)律性,明細權(quán)限ID的前兩位一定是其所屬子系統(tǒng)的ID號。另外在分配權(quán)限時,一定要注意所分配權(quán)限的操作員、賬套、年度、子系統(tǒng)及各崗位明細權(quán)限之間的對應(yīng)關(guān)系,否則就會出現(xiàn)錯誤。所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被該操作員使用(即進入過相應(yīng)的功能),則該項權(quán)限

22、便不能再被修改或刪除。5建立賬套 在設(shè)置了密碼和操作員之后,在運行其子系統(tǒng)之前,首先要為本單位建立一個新的賬套。建立賬套即是采用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件體系。其過程主要包括兩個環(huán)節(jié):首先由人工為所建賬套輸入并定義一系列相關(guān)參數(shù),如賬套信息、單位信息、核算信息、分類信息、編碼方案和數(shù)據(jù)精度等;然后由軟件系統(tǒng)根據(jù)這些參數(shù)信息自動建立一套賬簿文件體系。輸入賬套參數(shù)信息 現(xiàn)存賬套欄:顯示在系統(tǒng)中已建立的賬套。用戶只能參照,而不能輸入或修改。999演示賬套是系統(tǒng)內(nèi)置的賬套。 賬套號:輸入新建賬套的編號,賬套號不得為空。新建賬套時,系統(tǒng)自動從“001”號開始編號,賬套號要求唯一。如果與已有的賬套重

23、號,則系統(tǒng)拒絕向下運行。【操作步驟】以系統(tǒng)管理員身份注冊進入“系統(tǒng)管理”模塊,在“系統(tǒng)管理” 窗口單擊【賬套】【建立】命令,即進入“創(chuàng)建新單位賬套”對話框。 賬套名稱:輸入新建賬套的名稱,可以是核算單位的簡稱。它將隨時顯示在正在操作的財務(wù)軟件窗口上,賬套名稱不得為空。 賬套路徑:輸入新建賬套所要被放置的路徑,系統(tǒng)默認的路徑是“C:WINDOWSSYSTEM32UFSYSTEM”。用戶可以手工輸入,也可以單擊【】按鈕進行選擇。建議使用系統(tǒng)的默認路徑。啟用會計期:輸入新建賬套被啟用的日期,即原手工系統(tǒng)到電算系統(tǒng)的交接日期。規(guī)定啟用日期是為了便于確定電算化方式下賬務(wù)處理的起點,以保證賬、證、表數(shù)據(jù)的

24、連續(xù)性。啟用日期具體到“月”。系統(tǒng)缺省時設(shè)置為計算機的機器時間。用戶也可用鼠標單擊【會計日歷】進行更改?!緯嬈陂g設(shè)置】用于確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期,單位可根據(jù)實際情況自行設(shè)定。如果單位的會計年度與日歷年度不一致,則可雙擊【會計期間設(shè)置】中的第一行進行修改。系統(tǒng)自動將啟用月份以前的日期背景設(shè)為藍色,標記為不可修改部分,而將啟用月份以后的日期(僅限于各月的截止日期,至于各月的初始日期則隨上月截止日期的變動而變動)背景設(shè)置為白色。單擊【確定】按鈕,輸入完成。單擊【下一步】按鈕,繼續(xù)進行其設(shè)置。 輸入單位信息。單位名稱必須錄入。如果用戶有發(fā)票業(yè)務(wù)處理,則應(yīng)將相關(guān)的單位信息輸入完整,如單位全稱

25、、稅號、用戶開戶銀行等。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時使用,其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。輸入完成后,單擊【下一步】按鈕繼續(xù)設(shè)置。輸入核算信息。按單位實際情況錄入本單位的基本核算信息。 企業(yè)類型:從下拉框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型,如果選擇了工業(yè)模式,則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù),如果選擇商業(yè)模式,委托代銷和受托代銷業(yè)務(wù)均可處理。 行業(yè)性質(zhì):從下拉框中選擇輸入。行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著企業(yè)所適應(yīng)的會計制度,確定會計制度將影響到軟件系統(tǒng)內(nèi)預(yù)置的會計科目體系和報表格式等。 賬套主管:輸入新建賬套的賬套主管姓名,只能從下拉框已有的合法操作員中選擇。 是否按行業(yè)預(yù)置科目:如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標準一

26、級科目,則單擊該項打上對勾標志。輸入完成后,單擊【下一步】按鈕,繼續(xù)設(shè)置。 輸入分類信息。如果單位的存貨、客戶、供比商相對較多時,可對它們進行分類核算,單擊相應(yīng)選項使其打上對勾標志。如果此時不能確定是否進行分類核算,則可在分銷軟件啟動時再設(shè)置分類核算。如果這里選擇了各項分類核算,則在后面進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時,須先設(shè)置分類方案(即建立類別檔案),然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。需要說明的是,如果這里不選擇分類核算,則在后面的“基礎(chǔ)設(shè)置”窗口中,將不會列示有關(guān)建立分類方案的相關(guān)目錄。 輸入完成后,單擊【完成】按鈕,便完成了創(chuàng)建賬套的參數(shù)設(shè)置。稍后系統(tǒng)將自動打開“分類編碼方案”對話框,如圖所示。定義編碼方

27、案 由于系統(tǒng)中的很多對象(如往來客戶、供應(yīng)商、存貨等)都是采用分級核算和管理的,因此需要預(yù)先對這些對象設(shè)置分級的編碼規(guī)則,然后在此基礎(chǔ)上建立其相關(guān)的基礎(chǔ)檔案。這些編碼規(guī)則一般采用群碼方案,這是一種分段組合的編碼模式,每一段有固定的位數(shù)。所謂編碼規(guī)則,就是要確定分類編碼共分幾段,每段有幾位。我們把一級至最底層的段數(shù)稱為級次。每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長等于每級編碼級長之和。在編碼時,要注意各級之間的隸屬關(guān)系,即對象的全編碼應(yīng)由本級以上的各級編碼和本級編碼共同組成。 在賬套參數(shù)設(shè)置完畢后,系統(tǒng)會自動打開“分類編碼方案”對話框。用戶可根據(jù)單位的實際情況修改系統(tǒng)編碼方案的默認值,然后單

28、擊【確認】按鈕,即可完成了分類編碼方案的設(shè)置。稍后系統(tǒng)會自動打開“數(shù)據(jù)精度定義”對話框。 【說明】 用戶也可以在后面的“基礎(chǔ)設(shè)置”模塊中,打開“分類編碼方案”設(shè)置窗,進行與上面類似的相關(guān)設(shè)置。 在會計信息系統(tǒng)中,對核算涉及到的對象“分級”管理和“分類”管理是不同的兩個概念。分級管理是屬于對象編碼檔案本身的范疇,而分類管理則是屬于對象類別編碼檔案的范疇。在后面的學(xué)習(xí)過程中,應(yīng)仔細加以理解、區(qū)分。定義數(shù)據(jù)精度 定義數(shù)據(jù)精度即是定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致,為了適應(yīng)不同的需要,系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能(要求輸入06之間的整數(shù))。需要進行數(shù)量核算時,就需要認真填

29、寫該項。然后單擊【確認】按鈕。數(shù)據(jù)精度的定義也可以在后面的“基礎(chǔ)設(shè)置”模塊中進行。 以上七步工作全部完成后,系統(tǒng)將提示“創(chuàng)建賬套成功”信息,此時單擊【確認】按鈕便完成了賬套的創(chuàng)建工作。 (1)引入賬套引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。增加該功能將有利于集團公司的操作,子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期引入母公司系統(tǒng)中,進行賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。對于定期將子公司賬套數(shù)據(jù)引入到總公司系統(tǒng)中的用尸,可在建立賬套時就進行規(guī)劃,使各公司之間的賬套號不一致,這樣在引入外部系統(tǒng)的子公司數(shù)據(jù)時就不會出現(xiàn)覆蓋本系統(tǒng)其它公司賬套數(shù)據(jù)的情況,因為系統(tǒng)是以賬套號來唯一辨識不同賬套的。6賬套的引入、輸出、修改和

30、刪除賬套的輸出和引入,即通常所指的數(shù)據(jù)的備份利恢復(fù)。(2)輸出賬套輸出賬套功能是指將所選的賬套數(shù)據(jù)備份或?qū)⒃促~套刪除。(3)賬套修改賬套修改功能僅供賬套主管查看和修改其主管賬套的賬套信息。年度賬 系統(tǒng)可以創(chuàng)建多個賬套,每個賬套中又可以存放一個單位不同年度的會計數(shù)據(jù),即賬套是由年度賬組成的。系統(tǒng)規(guī)定,對年度賬的管理只能由賬套主管來完成。(1)建立年度賬以賬套主管的身份選定賬套,注冊進入“系統(tǒng)管理”窗口。單擊窗口菜單中【年度賬】【建立】命令,屏幕顯示兩個欄目,都是系統(tǒng)默認的,用戶不得進行任何有選擇的操作,用戶對新建的年度賬進行確認即可。賬套:自動顯示的是用戶注冊進入時所選的賬套。會計年度:自動顯示

31、的是所選會計賬套當(dāng)前會計年度加1的年度。用戶若對新建的年度賬確認,則單擊【確認】按鈕即可。(2)清空年度數(shù)據(jù) 如果用戶發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多,或不希望將上年度的余額或其它信息全部轉(zhuǎn)到下一年度,這時候,便可使用“清空年度數(shù)據(jù)”功能?!扒蹇铡辈⒉皇菍⒛甓荣~的數(shù)據(jù)全部清空,而是還保留一些信息,保留的信息主要有基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)預(yù)置的科目及報表等。保留這些信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。清空年度賬數(shù)據(jù)前一定要備份數(shù)據(jù),然后再進行操作。(3)引入和輸出年度賬 年度賬操作中的引入利輸出與賬套操作中的引入利輸出的含義基本一致,作用都是對數(shù)據(jù)的備份利恢復(fù),所不同的是年度賬操作中的引入利輸出不是針

32、對某個賬套,而是針對賬套中的某個年度的年度賬數(shù)據(jù)。由系統(tǒng)卸出的年度賬的備份文件,前綴名統(tǒng)為uferpyer。 (4)結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù) 在企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的情況下,企業(yè)的會計工作是一個連續(xù)性的工作,只是人們?nèi)藶榈匕阉M行了會計分期。每到年末,在啟用新年度賬時,就需要將上年度中相關(guān)賬戶的余額及其它信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中?!静僮鞑襟E】以賬套主管身份選定賬套,注冊進入“系統(tǒng)管理”窗口。 單擊窗口菜單中【年度賬】【結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)】命令即可?!菊f明】以系統(tǒng)管理員身份和以某賬套主管身份,在進入“系統(tǒng)管理”的注冊窗口時均有很大的區(qū)別。如以系統(tǒng)管理員身份登錄時,不需要選擇賬套;而以賬套主管身份登錄,則只能選擇自己主管的賬套。如果用戶使用用友財務(wù)軟件系統(tǒng)中

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