財務(wù)報銷管理制度

1、財務(wù)報銷管理制度（試行） 廣元市金笑農(nóng)業(yè)發(fā)展有限公司財務(wù)報銷管理制度（試行）為完善公司管理，便于公司成本核算及其他財務(wù)工作的有序開展，加強對公司業(yè)務(wù)費用、支出報銷的管理，結(jié)合公司的實際情況制定本制度。本制度中所稱費用是指生產(chǎn)、銷售、行后人員進行業(yè)務(wù)開拓所產(chǎn)生的差旅費及其他費用。報銷人員報銷業(yè)務(wù)開拓所產(chǎn)生的費用時，必須持真實有效的發(fā)票，如實填寫有關(guān)財務(wù)報銷審核表，整理、粘貼好相關(guān)憑證，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后交財務(wù)人員審核報銷。若票據(jù)遺失，需寫出書面說明，并憑相關(guān)關(guān)證明材料報銷；超出規(guī)定標準的，超出部分費用公司不予以報銷。所有費用必須及時報銷，無特殊原因，費用報銷時間應(yīng)控制在費用產(chǎn)生時間的10天內(nèi)，超過

2、規(guī)定時間，費用不予報銷。公司人員必須本著合理、節(jié)約、高效的原則使用差旅費。能夠通過其他方式解決的事務(wù)，盡量不安排出差，禁止以出差為由外出旅游或參加其他私人性質(zhì)的活動；在時間允許的情況下，能乘坐火車的就不得乘坐飛機；能乘坐一般列車，不得乘坐特快或動車；同等住宿條件下，住宿費應(yīng)就低不就高；能多人同住的應(yīng)，安排標準間、多人間。出差完成后必須向上級主管匯報工作成果，上級主管有責任對差旅費使用情況進行了解和管理。一、出差管理規(guī)定差旅費是指因公到外地出差發(fā)生的交通費、車船費、住宿費、出差補助費、其他雜費等。1、出差是指員工因公離開本人工作單位所在地去異地辦理公務(wù)的行為過程。2、出差申報程序的規(guī)定（1）一般

3、員工出差，由部門主管提出，部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準。（2）部門主管出差，由部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準。（3）部門經(jīng)理及副總經(jīng)理出差，由總經(jīng)理批準。（4）出差人出差前需填“出差任務(wù)書”（見附表一）?！俺霾钊蝿?wù)書”應(yīng)明確以下內(nèi)容：出差人姓名、離開工作地時間、返回時間、出差地點、出差日程安排、出差主要任務(wù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，作為借支差旅費的附件附在借款單后面，方可借款（注：借款需特殊情況才可，并需總經(jīng)理同意）。附表一：出差任務(wù)書出差人姓名：申請日： 年 月 日出差人部門：出差地點：出差主要任務(wù)：出差日程安排：離開工作地時間： 年 月 日 時 分預(yù)計返回時間： 年 月 日 時 分預(yù)計出差天數(shù)：往返交通工具：

4、 部門主管意見： 部門經(jīng)理審核： 部門經(jīng)理審批： 注：本表適用范圍：公司員工因公出差填寫。（5）出差人出差回來后，需填寫“出差情況匯報書”（見附表二）?！俺霾钋闆r匯報書”應(yīng)明確以下內(nèi)容：出差人姓名、日期、客戶名稱、聯(lián)系人的姓名和職務(wù)、聯(lián)系方式、具體拜訪情況、反映出的問題、應(yīng)對/思考及下步計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，將影印件作為報銷差旅費的附件附在報銷單后面，方可報帳。（原件由分管經(jīng)理歸檔）附表二：出差情況匯報書出差人姓名： 出差人部門： 匯報日期： 年 月 日日期客戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式具體拜訪情況反映出的問題應(yīng)對/思考下步計劃姓名職務(wù)部門主管簽字： 部門經(jīng)理簽字：（6）差旅費報銷標準：出差標準分四

5、個級別：經(jīng)理、主任、主管、銷售員。差旅費報銷標準城區(qū)類別級別住宿標準單位（元/天）出差補貼單位（元/天）國內(nèi)省會一級城市經(jīng)理24090主管18070銷售員16050國內(nèi)二級城市及計劃單列城市經(jīng)理20050主管16040銷售員14030除以上城市以外的三級城市經(jīng)理16035主管12030銷售員8025（7）在報銷住宿費用時，憑酒店開具的正式發(fā)票，在規(guī)定標準之內(nèi)的實報實銷，超過標準的按標準報銷。若有特殊原因超過標準的，要經(jīng)分管副總審批同意后才能報銷。正式發(fā)票上須有“稅務(wù)監(jiān)制或財政監(jiān)制”字樣，并要注明：住宿起止日期、住宿人數(shù)、住宿天數(shù)、住宿費單價、住宿費總金額、酒店蓋章。請收到發(fā)票后注意審核，沒有寫

6、上述要求的將不能報銷：報銷住宿費要填“住宿費用明細單”（見附表三），將住宿費發(fā)票附后。附表三：住宿費用明細單單位名稱： 日期： 部門票號旅店名稱旅店地址住宿日期離開日期入住人及人數(shù)金額合計：¥（8）凡享受出差補貼的，不再報銷餐費。購買車票、飛機票的，原則上由辦公室前臺統(tǒng)一辦理，購票款由出差人墊付，回所在地區(qū)報銷。（9）使用交通工具標準：A、公司總經(jīng)理可乘坐公務(wù)倉或火車軟臥；B、公司副總可乘飛機經(jīng)濟倉或火車軟臥；C、其他人可乘火車、汽車等，經(jīng)總經(jīng)理特批，可乘坐飛機經(jīng)濟倉；（10）差旅費報銷單各項目填寫方法。A“部門”欄：按出差人員所屬部門填寫。B“年月日”欄：填寫報銷日期。C“附單據(jù)

7、張”欄：按單據(jù)實際張數(shù)填寫阿拉伯數(shù)字。D“出差人”欄：按費用負擔人填寫，如屬倆人以上（含）出差，必須在差旅費報銷單背面注明每個人負擔費用金額，且每個人負擔費用金額之和=差旅費報銷單合計。E“出差事由”欄：填出差工作內(nèi)容。F“出發(fā)月日時”欄：按車票上自然月日時順序填寫。G“到達月日時”欄：按實際到達月、日、時填寫。H“出發(fā)、到達地點”欄：按車票出發(fā)、到達地點填寫。I“交通工具”欄：按火車、飛機、長途汽車、輪船分欄填寫。J“交通費”欄：“單據(jù)張數(shù)”欄按火車、飛機、長途汽車、輪船票張數(shù)填寫，“金額”欄按車票金額填寫（注：車票、機票等交通工具的保險不包括在內(nèi)）。如果火車票、機票等由公司支票支付的，在交

8、通費單據(jù)張數(shù)欄注明“支票付”字樣，并在交通費金額欄注明相應(yīng)金額（計算交通費合計金額時該金額不計算在內(nèi)）K“出差補貼天數(shù)”欄：不填寫L“出差補貼金額”欄：按出差補貼申請單合計金額填寫。M“住宿費金額”欄：按實際發(fā)生金額填寫，N “其他”欄：填寫交通工具的保險費、訂票費等其他費用。O “預(yù)借旅費、補領(lǐng)金額、退還金額”欄：不用填報。二、車輛油費報銷標準為方便工作所使用的車輛油費實行實報實銷政策。報銷車輛油費時，必須認真、詳細填寫 “費用報銷單”報部門主管簽批后由財務(wù)進行審核，再由總經(jīng)理簽批。報銷單據(jù)填寫、保管應(yīng)注意以下幾點：（1）“費用報銷單”中用途欄填寫“車輛油費”即可，不需要寫明具體情況，詳細支

9、出情況在“車輛油費報銷申請單”中注明，“車輛油費報銷申請單”必須按格式詳細、認真填寫。（2）“車輛油費報銷申請單”要與“費用報銷單”一起報公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。財務(wù)部辦理報銷手續(xù)后，按規(guī)定單獨保管“車輛油費報銷申請單”；（3）財務(wù)部每月裝訂憑證時，須將“車輛油費報銷申請單”從費用報銷單中抽出妥善保管，并應(yīng)定期整理，按時間順序裝訂、保存。（4）“車輛油費報銷申請單”未經(jīng)公司批準不得銷毀。待公司財務(wù)主任審計檢查無誤后，經(jīng)批準方可銷毀。（5）為了保證“費用報銷單”填寫的真實、可靠性、方便領(lǐng)導(dǎo)審批及財務(wù)部的審核工作，對“費用報銷單”的填寫要求如下：A、每位報銷人員在報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批前必須將除“車輛油費報銷申請單”

10、外的所有報銷單粘貼于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據(jù)張數(shù)欄按所粘貼的票據(jù)張數(shù)如實填寫。B、“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。C、“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字間不能留空隙。D、“費用報銷單”按公司審核程序，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后到財務(wù)部報銷。三、因公借款規(guī)定借款須本著“前款不清、后款不借”的原則。財務(wù)應(yīng)嚴格把關(guān)。根據(jù)公司財務(wù)制度中借款條款中的標準嚴格執(zhí)行。若發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定執(zhí)行者，將處罰責任人200元以上的罰款。1、根據(jù)工作需要，員工出差或業(yè)務(wù)活動可預(yù)先向公司借支備用金，并填寫“備用金借支單”（見附表八），“備用金借支單”必須按格式詳細、認真填寫。借

11、支額度根據(jù)實際需要確定，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。A、差旅備用金借款出差人員差旅備用金借款時必須出示經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后的 “出差任務(wù)書”，作為借支差旅費的附件附在借款單后面，方可借款。出差人員差旅備用金借款限額：公司員工出差五日內(nèi)（含五日）借款最高限額1500元，超過五日者，每超出一天增加200元?？偨?jīng)理出差五日內(nèi)借款最高限額3000元，超出五日者，每超出一天增加500元B、業(yè)務(wù)備用金借款當月業(yè)務(wù)費借款總額限制為：當月銷售目標總額的3%為上限。每次業(yè)務(wù)費借款必須事先填寫“備用金借支單”（見附表八），報經(jīng)營銷主任、總經(jīng)理簽字批準后，才能進業(yè)務(wù)費借款。所借款項于領(lǐng)取當月工資時直接沖抵。在業(yè)務(wù)備用金借款時填寫的

12、“備用金借支單”中“備用金借支事由”必須詳細填寫招待客戶的單位名稱、客戶姓名、職位、招待方式、招待日期、地點、顧客方面同席者和本次招待理由及可獲得的效果等。所借支的業(yè)務(wù)備用金包含因業(yè)務(wù)拓展所包含的所有費用，已借支業(yè)務(wù)備用金不再另行借支借款人的車輛使用維護費及油費備用金。2、借支程序A、程序付款批準復(fù)核審核 簽批審核填借款單公務(wù)借支人員部門主管部門經(jīng)理財務(wù)部總經(jīng)理出納經(jīng)辦人領(lǐng)款B、備注 部門主管需借支款項的，填請款單， 財務(wù)人員進行事項重點復(fù)核，總經(jīng)理審核、簽批。 財務(wù)部對不符合規(guī)定、不合理、不合法的借款事項，不予辦理。 借款金額超過2000元，應(yīng)提前一天向財務(wù)部預(yù)約。 3、備用金借支后應(yīng)及時沖

13、帳，備用金占用時間應(yīng)不超過15天。如遇特殊情況不能按時沖帳，可書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可延期，但最長不可超一個月。凡催收超過三次未還者，財務(wù)部有權(quán)在其工資中直接扣減。4、對于長期占用備用金的，財務(wù)部將從占用備用金人員的個人收入中扣減，直到完成沖銷，在此之前不允許再借支備用金。附表八：備用金借支單所屬部門： 申請時間：20 年 月 日備用金借支事由借款金額(大寫)人民幣 萬 仟 佰 拾 圓整￥： 元財務(wù)審核總經(jīng)理審批意見營銷主任審核意見借款人四、差旅費的報銷流程費用報銷程序A、程序結(jié)算審核批準審核 簽批預(yù)算及標準復(fù)核票據(jù)形式復(fù)核審核粘帖報銷單普通員工部門主管部門經(jīng)理財務(wù)部出納總經(jīng)理B、備

14、注 部門主管需報銷費用的，粘貼報銷單，分管領(lǐng)導(dǎo)進行事項審核，財務(wù)人員對預(yù)算及費用標準、票據(jù)形式進行復(fù)核，報總經(jīng)理審核、簽批；營銷主任需報銷費用的，粘貼報銷單，財務(wù)部對預(yù)算及費用標準、票據(jù)形式進行復(fù)核，總經(jīng)理審核、簽批。 報銷單據(jù)按費用性質(zhì)分類粘貼，財務(wù)部負責審核票據(jù)的合法性、完整性及預(yù)算標準，并簽署意見。按合同管理辦法需要簽署合同的費用報銷時應(yīng)附合同。 不屬于固定資產(chǎn)的物資在采購后必須辦理入庫手續(xù)方予報銷； 如董事長或財務(wù)人員不在，情況特殊的，須電話請示同意后可先行辦理借款或者報銷事項，但事后必須辦理補簽手續(xù)。（一）出差前借款1、出差前填寫“出差任務(wù)書”；2、報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字；3、將“出差

15、任務(wù)書”附在借款單后面；4、到財務(wù)部借款。（二）出差后報銷1、出差回來后先填寫“出差情況匯報書”、“住宿費用明細單”、“差旅費報銷單”、“出差補貼申請單”；2、報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；3、報經(jīng)總經(jīng)理審批簽字；4、將“出差情況匯報書”影印件作為報銷差旅費的附件附在報銷單后面，原件交由銷售主管歸檔；5、將所有差旅票據(jù)分類粘貼于報銷單后面，并在“差旅費費用報銷單”附票據(jù)張數(shù)欄按所粘貼的票據(jù)張數(shù)分類如實填寫，“住宿費用明細單”中填寫內(nèi)容必須與實際報銷的票據(jù)內(nèi)容一致；6、到財務(wù)部報銷。五、審批制度 1、公司人員的報銷票據(jù)由財務(wù)部審核簽字后交由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字。然后在財務(wù)部進行報銷。2、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是經(jīng)復(fù)寫紙一次性套寫清楚的票據(jù)，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷，公務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷。六、處罰條例為了很好的貫徹報銷制度的實施，避